dalam keterbukaan
informasi
adalah layanan
informasi.
informasi. Sedangkan SOP pengelolaan informasi publik berkaitan dengan cara/prosedur Badan Publik dalam mengelola informasi di dalam Badan publik itu sendiri, untuk mendukung pelayanan informasi. Oleh karena itu, titik berat dalam mengembangkan SOP
pengelolaan informasi publik adalah efektiitas arus informasi di dalam Badan Publik (pola hubungan yang efektif antara unit penyedia informasi di dalam Badan Publik) serta kualitas informasi dihasilkan atau disediakan.
Alur pengelolaan informasi
PPID Utama
Petugas Meja Informasi
Dinas Kesehatan
Pusat Data Dinas
Petugas Meja Informasi
UPT. Perizinan
Pusat Data UPT
Petugas Meja Informasi
Dinas Pendidikan
Pusat Data Dinas
Petugas Meja Informasi Pusat Data Pemohon Pemohon Keterangan:
• Masing-masing unit kerja melakukan pengelolaan informasi yang terpusat pada Pusat Data Unit Kerja (Dinas/UPT) • Pusat Data Unit Kerja menyampaikan secara proaktif kepada Pusat Data yang berada di bawah pengelolaan
PPID Utama.
• Petugas Pusat Data di bawah PPID utama juga dapat secara proaktif mengumpulkan informasi dari Pusat Data di
masing-masing unit kerja.
Bagan di atas menunjukkan tahapan pengelolaan informasi yang meliputi kegiatan: (1) Pengumpulan informasi; (2) Pengkategorian informasi; (3) Pendokumentasian informasi; (4) Pelayanan
informasi. Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut.
1. Pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi dilakukan oleh masing-masing unit kerja. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengumpulan informasi, antara lain:
a. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang telah, sedang dan akan dikerjakan oleh masing-masing unit kerja, yang relevan dengan tugas pokok dan fungsinya
b. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat di unit yang bersangkutan, arsip, maupun sumber lain yang terpercaya (reliable)
2. Pengkategorian informasi. Pengkategorian informasi adalah memilah dan mengelompokan informasi yang dapat dibuka dan informasi tidak dapat dibuka karena sifatnya yang rahasia (informasi yang dikecualikan). Informasi yang dapat dibuka dikategorikan ke dalam kelompok informasi yang wajib diumumkan secara berkala, informasi yang wajib tersedia sedtiap saat, dan informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Sedangkan untuk informasi yang dikecualikan, pengaktegorian dilakukan setelah melalui uji konsekuensi bahaya.
Kewenangan untuk mengkategorikan informasi tergantung pada pola pembagian kewenangan
yang dipilih oleh Badan Publik (dalam hal ini Pemda) yang bersangkutan (Lihat Bagian Struktur Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Bab II). Apabila PPID Utama tidak mendelegasikan pada unit kerja, maka kewenangan pengkategorian berada pada PPID Utama (Pola 1). Namun, apabila PPID Utama mendelegasikan kewenangan tersebut kepada masing-masing unit kerja (PPID Pembantu/ Pelaksana), maka kewenangan pengkategorian ada pada PPID Pembantu yang berada di masing-masing unit kerja (Pola 2).
3. Pendokumentasian informasi.
Pendokumentasian informasi meliputi kegiatan: a. Penyusunan daftar informasi publik. Daftar
informasi publik berisi antara lain: i. Nomor
ii. Perihal/ringkasan isi informasi iii. Pejabat/Unit kerja yang menguasai iv. Penanggung jawab pembuatan
informasi
v. Waktu dan tempat pembuatan informasi vi. Format informasi yang tersedia
vii. Kategori informasi (diumumkan berkala, tersedia setiap saat, serta-merta) viii. Masa retensi, klasiikasi kerahasiaan
(jika ada), dan pejabat yang memiliki kewenangan akses terhadap informasi yang dikecualikan
b. Veriikasi informasi. Informasi yang telah dikumpulkan dan diringkas, diveriikasi keberadaannya dan diklasiikasi sesuai dengan jenis kegiatannya
c. Otentiikasi informasi.Untuk menjamin keaslian informasi (dokumen), otentiikasi
dilakukan dengan membuat surat pernyataan kebenaran informasi yang ditandatangani oleh pejabat kepala unit kerja.
d. Pemberian kode informasi. Tiap unit kerja membuat sistem pengkodean informasi (code of information system) untuk memudahkan pencarian informasi yang dibutuhkan. PPID utama dapat membuat sistem pengkodean yang seragam bagi tiap-tiap unit kerja untuk memudahkan pengelolaan data di Pusat Data Kabupaten/ Kota.
e. Penataan dan penyimpanan informasi. Penataan dan penyimpanan hendaknya dilakukan secara sistematis terhadap dokumen soft copy maupun hard copy. Apabila memungkinkan, setiap unit kerja memiliki satu komputer yang difungsikan sebagai pusat penyimpanan informasi. f. Pemutakhiran (up-date) informasi. Petugas
PPID (Utama dan Pembantu) melalui petugas yang ditetapkan diharapkan selalu melakukan pemutakhiran informasi secara regular.
Agar tahapan kegiatan pengelolaan informasi di atas dapat dilaksanakan dengan baik, maka dibutuhkan beberapa komponen pendukung, antara lain: 1. Sistem pengelolaan informasi dan dokumen
terintegrasi antar unit.
2. Sarana pra-sarana, antara lain:
• Daftar informasi publik yang dikelola • Panduan pengklasiikasian informasi • Seperangkat komputer yang dilengkapi
dengan sistem-sistem jaringan yang
terhubung dengan LAN. Apabila memungkinkan, setiap unit pengelola informasi direkomendasikan untuk memiliki perangkat komputer. Apabila tidak, maka komputer dapat ditempatkan di unit
pengelola informasi terpusat di institusi yang bersangkutan
• Lemari/ruang penyimpanan dokumen yang tidak berbentuk soft copy. Dokumen- dokumen tersebut hendaknya diberi kode penomoran dan disusun sedemikian rupa agar mudah ditemukan oleh petugas informasi
3. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM yang memiliki kemampuan pengelolaan informasi merupakan komponen kunci dalam pelayanan informasi. Untuk itu, ada beberapa kompetensi dasar yang sebaiknya dimiliki oleh SDM pengelola informasi (PPID), antara lain: • Pengetahuan dan pemahaman yang
baik tentang nilai-nilai dasar UU KIP dan peraturan perundang-undangan yang terkait • Kompetensi manajerial, utamanya untuk
mengkoordinasikan pengelolaan dan pelayanan informasi
• Kompetensi fungsional, utamanya untuk pengelolaan dan informasi secara teknis seperti mengklasiikasikan informasi, mengelola database, pemahaman IT, dll.
Layanan informasi terkait erat juga dengan
kategorisasi informasi. Dari sudut pandang layanan informasi, pada dasarnya kategori informasi dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu: 1) Informasi Proaktif; dan 2) Informasi Pasif. Informasi proaktif adalah informasi yang secara proaktif – tanpa harus diminta
– yaitu: a) informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; dan 2) Informasi yang wajib diumumkan secara sera merta. Informasi pasif adalah informasi yang untuk mendapatkannya mensyaratkan adanya permohonan informasi, yaitu: 1) Informasi yang wajib disediakan setiap saat; dan 2) Informasi lainnya berdasarkan permohonan. Untuk informasi lainnya berdasarkan permohonan adalah informasi yang tidak tercantum dalam kategori informasi namun tetap dapat diminta karena berdasarkan UU KIP layaan informasi tidak dibatasi hanya pada kategori yang secara tegas diatur dalam kategori yang ada.
Berdasarkan kategorisasi di atas, maka layanan informasi bagi informasi yang dalam kategori proaktif harus diberikan melalui pengumuman yang memungkinkan masyarakat dapat dengan mudah mengakses dan mendapatkan informasi tanpa harus meminta terlebih dahulu. Sedangkan untuk informasi yang dalam kategori pasif diberikan setelah ada permohonan melalui saluran media tertentu (internet, kotak surat, pos dsbnya) atau meja informasi yang digunakan sebagai saluran permohonan informasi oleh badan publik.
Layanan informasi melalui pengumuman tidak banyak diatur secara teknis dalam UU KIP. UU KIP mengatur bahwa penyebarluasan informasi harus dilakukan dengan cara yang mudah dijangkau dan bahasa yang mudah dipahami oleh masyarakat (Ps. 9 Ayat (4) dan Ps. 10 Ayat (2)). Bagaimana cara- cara yang mudah dijangkau masyarakat tersebut diserahkan kepada PPID (Ps. 9 Ayat (5)). Ketentuan lebih lanjut tentang ha ini diatur oleh Komisi
Informasi.
Berdasarkan PERKI 1/2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, badan publik Negara wajib mengumumkan informasi yang wajib
disediakan dan diumumkan secara berkala setidak- tidaknya melalui media website atau situs resmi dan papan pengumuman. Namun demikian penggunaan media tidak terbatas hanya kepada jenis media tersebut, PPID harus juga memastikan agar informasi tersebut dapat dijangkau secara mudah oleh masyarakat. PPID harus mempertimbangkan kemudahan akses publik kepada jenis media yang ada, artinya PPID harus juga mempertimbangkan jenis media-media lainnya yang mungkin dapat digunakan sesuai dengan karakteristik masyarakat dalam penggunaan media, misalnya radio lokal, radio komunitas, TV lokal, dan sebagainya. Dalam