1. Persiapan. Pada tahap ini dilakukan pembentukan tim dan sosialisasi tentang
rencana pembentukan SOP. Selain itu pada tahap ini perlu pula diidentiikasi kapasitas tim yang akan menyusun SOP. Jika diperlukan dapat dilakukan peningkatan kapasitas atau pelatihan terlebih dahulu tentang bagaimana menyusun SOP dengan baik.
2. Indentiikasi kebutuhan SOP. Pada tahap ini tim penyusun perlu melakukan identiikasi tentang SOP apa saja yang dibutuhkan. Identiikasi ini dapat dilakukan dengan melihat
bussines process dari keterbukaan informasi maupun juga dengan menggali masukan dari stakeholders di internal badan publik. Pelaksanaan keterbukaan informasi umumnya membutuhkan SOP seperti di bawah ini: a. Penyusunan daftar informasi publik. b. Pendokumentasian dan penyimpanan
informasi publik.
c. Pengumuman dan pelayanan permohonan informasi publik.
d. Pengelolaan keberatan layanan informasi publik.
e. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan keterbukaan informasi publik.
3. Penyusunan SOP. Pada tahap ini bisa
dilakukan dengan beberapa kegiatan mulai dari pengumpulan informasi yang dibutuhkan, penulisan (drafting), dan pengesahan.
S A R K E R Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP: Dasar Hukum : Kualiikasi Pelaksana: 1. 2. .... Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. .... 1. 2. ....
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1.
2. ....
No. Aktivitas
Pelaksana Baku Tembak
Keterangan Pelaksanaan 1 Pelaksanaan 2 Pelaksanaan
3 KelengkapanPersyaratan/ Waktu Output 1.
2. ....
Berikut contoh format SOP secara umum:
Keterangan:
• Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur materi yang akan dibuat SOP nya. • Keterkaitan diisi dengan keterkaitan kegiatan atau prosedur ini dengan prosedur lainnya.
• Peringatan diisi dengan kemungkinan masalah yang terjadi ketika prosedur ini dilaksanakan (jika ada) ataupun tidak
dilaksanakan. Sebaiknya juga diisi dengan bagaimana mengatasi masalah yang muncul tersebut.
• Kualiikasi pelaksana diisi dengan kualiikasi pegawai atau petugas yang melaksanakan prosedur
• Pencatatan dan pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan
dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan.
II.5. SARANA DAN
PRASARANA
Sarana dan prasarana merupakan salah satu aspek penting dalam pelaksanaan keterbukaan informasi. Pelayanan informasi dapat diselenggarakan dengan baik apabila ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai, khususnya pada tahap awal adalah sarana dan prasarana pada Meja Informasi.
Meja informasi adalah tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas
penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik. Beberapa fasilitas yang umumnya diperlukan dalam meja informasi adalah:
1. Meja dan kursi layanan 2. Formulir layanan informasi
3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik 4. Komputer, Printer, dan Scanner 5. Telepon dan Faximile
6. Papan pengumuman dan Website 7. Database
Ad.1. Meja dan Kursi layanan
• Meja dan kursi layanan ini diperuntukkan baik bagi petugas maupun bagi pemohon informasi selama layanan informasi diberikan. Bagi pemohon informasi, meja dan kursi dapat mengoptimalkan sarana ruang tunggu di kantor PPID.
• Pada perangkat meja yang dijadikan Meja Informasi diberikan keterangan/tulisan :
M E J A I N F O R M A S I
• Untuk mempermudah pemohon menemukan letak Meja Informasi di lokasi kantor PPID perlu diberikan petunjuk arah yang memberitahukan dimana letak Meja Informasi.
Ad.2. Formulir Layanan Informasi
Formulir layanan adalah formulir-formulir yang merupakan perangkat layanan berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik (PERKI SLIP). Formulir-formulir tersebut adalah:
1. Register Permohonan Informasi. Format Register tersedia pada Lampiran 4 didalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP
2. Formulir Permohonan Informasi. Format formulir ini tersedia pada Lampiran 3 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP
3. Tanda Terima Permohonan Informasi. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir permohonan informasi atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterima/dinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonfonirmasi hasil permohonan. 4. Surat Pemberitahuan Tertulis. Format ini telah
tersedia pada Lampiran 5 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP.
5. Surat Perpanjangan Layanan. Format ini dapat dibuat dengan menggunakan format tersendiri. 6. Surat Keputusan PPID tentang Penolakan
Lampiran 6 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP.
7. Register Permohonan Keberatan. Format ini tersedia pada Lampiran 8 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP.
8. Formulir Keberatan. Format ini tersedia pada Lampiran 7 di dalam PERKI No 1/2010 tentang SLIP.
9. Tanda Terima Pengajuan Keberatan. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir keberatan atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterima/dinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonirmasi hasil permohonan.
Ad. 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik
Maklumat Pelayanan Informasi Publik adalah penjelasan tertulis kepada publik seputar pelayanan informasi yang terdiri dari:
1. Dasar Hukum;
2. Pemohon Informasi Publik; 3. Cakupan pemerintah daerah;
4. Tata Cara Permohonan Informasi Publik; 5. Tata Cara Pelayanan Informasi Publik; 6. Tata Cara Mengajukan Keberatan; 7. Tata Cara Pengelolaan keberatan; dan 8. Saran dan Masukan;
Ad.4. Komputer, Printer, dan Scanner
Perangkat komputer, printer, alat copy, dan scanner diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat
layanan terlebih lagi dengan penerapan aplikasi layanan. Aplikasi layanan akan mencetak secara otomatis berbagai form-form yang diperlukan oleh petugas. Selain itu, keberadaan komputer juga dapat dihubungkan dengan database terkait dengan informasi/dokumen yang telah dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik. Untuk kebutuhan print, copy, dan scan bisa diupayakan dengan printer yang memiliki kelengkapan untuk ketiga fungsi tersebut.
Ad. 5. Telepon dan Faximile
Telepon dan faximile diperlukan sebagai media komunikasi dalam proses layanan. Oleh karena itu diharapkan setiap pemerintah daerah menyediakan saluran ini untuk kebutuhan pelayanan informasi. Nomor telepon dan faximile perlu dicantumkan dalam Maklumat Pelayanan Informasi Publik dan disebarluaskan kepada publik agar mengetahui kemana mereka melakukan permohonan informasi.
Ad.6. Papan pengumuman dan Website
Papan pengumuman dan website merupakan media wajib yang digunakan dalam pengumuman informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Oleh karena itu, setiap kantor pemerintah daerah harus menyediakan papan pengumuman untuk mengumumkan informasi-informasi tertentu yang disajikan dengan menyesuaikan kapasitas papan pengumuman. Pemerintah daerah yang telah memiliki website perlu segera mengunggah jenis informasi yang wajib diumumkan dan disediakan secara berkala ke dalam website-nya.
Ad.7. Database
Database merupakan salah satu perangkat penting dalam pelayanan informasi. Melalui keberadaan database yang optimal diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan informasi publik sesuai dengan standar operasional prosedur. Oleh karena itu kedepan perlu dipikirkkan agar setiap pemerintah daerah memiliki database untuk menyimpan informasi/dokumen yang telah dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik. Database ini harus dikelola oleh PPID dan PPID Pembantu dengan dibantu oleh petugas teknologi informatika.