Setelah segala prasyarat dasar maupun faktor pendukung diuraikan di atas, termasuk bagaimana PPID serta beberapa opsi struktur organisasi, maka untuk dapat mengoperasionalkan diperlukan langkah-langkah untuk membentuk PPID berdasarkan berbagai prasyarat dan faktor pendukung tersebut di atas. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Sosialisasi Undang-Undang KIP beserta regulasi yang mendukungnya kepada Badan Publik (Satker/SKPD). Sosialisasi ini merupakan
landasan kegiatan operasional awal, karena disinilah dikenalkan berbagai hal tentang keterbukaan informasi publik. Pemerintah Daerah perlu melakukan kegiatan sosialisasi dengan tujuan dapat memberi gambaran kepada Badan Publik/Satker/SKPD mengenai:
i. Paradigma serta prinsip keterbukaan informasi publik
ii. Lembaga atau institusi yang terlibat di dalam kegiatan keterbukaan informasi publik, serta peran masing-masing.
iii. Peran Pemerintah (Daerah) dalam
keterbukaan informasi publik, dimana secara spesiik menjelaskan peran dan fungsi PPID iv. Kategori Informasi publik dan prosedur
pengecualian informasi
v. Mekanisme umum pelayanan informasi publik
vi. Penyelesaian sengketa informasi vii. Sanksi terhadap tidak terpenuhinya hak
publik atas informasi.
Materi sosialisasi dapat diambilkan dari Undang- Undang KIP atau berbagai bahan yang dapat diunduh dari website Komisi Informasi Pusat ataupun Kementrian Informasi dan Komunikasi. Di dalam pelaksanaan sosialisasi perlu
dipastikan bahwa SKPD/Satker yang hadir adalah pejabat tertinggi atau wakilnya, dan bukan staf biasa.
b. Pembentukan Tim Persiapan. Pemerintah Daerah selanjutnya dapat membentuk tim persiapan. Tim ini dibentuk untuk membahas struktur organisasi, SOP dan menyusun kriteria
informasi. Tim ini paling tidak terdiri dari Bagian Hukum, Humas/Kominfo dan semua Bagian di bawah SEKDA). Output yang diharapkan dapat dihasilkan oleh tim ini adalah:
i. Rancangan SK Pembentukan PPID. Adapun materi mengenai regulasi ini telah dijelaskan di dalam bagian terdahulu yang menjelaskan mengenai prasyarat dasar maupun factor pendukung mengenai regulasi.
ii. Rancangan kategori dan kriteria informasi. Adapun materi mengenai rancangan ini dapat dapat diamati berdasarkan bagian di dalam Undang-Undang KIP dan Perki No 1/2010
iii. Rancangan SOP Pelayanan Informasi Publik. Adapun materi mengenai rancangan ini dapat diambil dari Undang-Undang KIP dan Perki No 1/2010.
c. Pembahasan kriteria informasi. Tim persiapan merumuskan rancangan kriteria informasi. Selanjutnya, tim persiapan mengundang seluruh Staker/SKPD untuk membahas rancangan kriteria informasi publik untuk disepakati dengan seluruh satker. Keluaran dari pertemuan
pembahasan ini adalah disepakatinya kriteria informasi publik menjadi alat untuk menentukan kriteria informasi yang dikecualikan dan yang tidak. Kriteria ini selanjutnya digunakan sebagai panduan untuk menyusun daftar informasi publik di masing-masing SKPD/Satker.
d. Tim persiapan melalui Bagian Hukum
menyampaikan Rancangan SK Pembentukan
PPID diajukan kepada Pimpinan Daerah untuk mendapatkan persetujuan untuk ditetapkan.
e. Tim persiapan melalui Bagian Hukum
menyampaikan Rancangan Peraturan Kepala Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik oleh PPID kepada Pimpinan Daerah untuk ditetapkan.
f. Setelah rancangan SK Pembentukan PPID ditetapkan melalui Pimpinan Daerah, maka tim persiapan melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada seluruh Satker/ SKPD. Sosialisasi dapat dilakukan melalui berbagai opsi, yakni: (i) mengundang seluruh SKPD/Satker untuk diberi penjelasan; (ii) mempublikasikan melalui media internal; (iii) mendistribusikan salinan SK kepada seluruh Satker/SKPD dengan meminta semua pimpinan Satker mensosialisasikan SK kepada stafnya; (iv) mengunggah SK ke seluruh situs yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah. Opsi yang disampaikan di sini dapat dilakukan secara bersamaan antar satu opsi dengan opsi yang lain.
g. Setelah rancangan Peraturan Kepala Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik ditetapkan oleh Kepala Daerah, maka tim persiapan melakukan sosialisasi kepada seluruh Satker. Metode sosialisasi sama dengan saat melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada Satker, hanya saja untuk SOP ini diperlukan sesi khusus untuk memastikan SOP dipahami dan dapat dijalankan oleh masing-
masing Satker. PPID Utama atau tim persiapan dapat menyiapkan paket peningkatan kapasitas bagi petugas-petugas yang nanti ditetapkan di masing-masing Satker/SKPD untuk menjalankan peran-peran tersebut.
h. Pembentukan struktur organisasi PPID pada masing-masing SKPD. Kepala SKPD membentuk tim pelaksana pelayanan informasi publik. Tim ini dikoordinasikan oleh PPID pelaksana atau PPID pembantu yang ada di SKPD terkait. Jumlah tim dan struktur internal dibentuk tergantung pada rentang dan struktur yang ada di dalam SKPD masing-masing. Pembentukan ini harus memastikan masing- masing staf yang ditetapkan memahami peran dan fungsi mereka di dalam pengelolaan informasi di dalam SKPD masing-masing. Kepala SKPD perlu mempertimbangkan peningkatan kapasitas dari tim pelaksana agar dapat menjalankan peran dan fungsinya secara optimal.
i. Pengadaan sarana dan prasarana. Hal yang perlu dilakukan adalah merumuskan kebutuhan sarana dan prasarana seperti apa yang hendak digunakan. Ada baiknya SKPD/Satker menyusun kebutuhan berdasarkan rencana jangka
panjang yang berbentuk semacam rencana induk pengelolaan informasi publik, sehingga tergambar jelas di dalam rencana berapa kebutuhan komputer (serta ditempatkan dimana masing-masing serta apakah diperlukan server), lemari penyimpanan (storage cabinets), meja informasi (front desk), bagaimana sistem apa
yang hendak digunakan untuk mempermudah proses pengelolaan informasi (penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan) dan berbagai formulir yang dibutuhkan yang sebagian besar dapat dilihat di dalam lampiran Perki no 1 tahun 20120.
Rencana tersebut dapat diajukan kedalam usulan SKPD untuk Tahun Anggaran berjalan melalui Perubahan APBD ataupun usulan rancangan APBD tahun berikutnya.SKPD masing-masing perlu memberikan alasan mengapa saat ini dibutuhkan peralatan tersebut. Usulan disampaikan melalui proses pembahasan perubahan APBD tahun berjalan ataupun rancangan APBD tahun berikutnya.
j. Sosialisasi kepada publik. Publik perlu mengetahui keberadaan PPID dan perannya, terutama apa yang menjadi hak publik di dalam mengakses informasi. Hal ini merupakan langkah penting setelah semua proses di atas dilakukan. Di dalam melakukan sosialisasi kepada publik adalah penting menyampaikan pokok-pokok materi yang hendak disosialisasi. Hendaknya dihindari penyampaian SK, Peraturan ataupun Undang-Undang semata, namun perlu diberi penjelasan spesiik, terutama yang terkait dengan apa yang perlu diketahui oleh publik. Selain materi yang hendak disosialisasi, juga penting media yang digunakan untuk melakukan sosialisasi.