KOMPONEN SISTEM INFORMASI
4.4 Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-Procurement)
4.4.1. Apa yang dimaksud dengan e-procurement ? E-procurement atau lelang secara elektronik adalah
proses pengadan barang/jasa dalam lingkup pemerintah yang menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi dalam setiap proses dan langkahnya.
Dasar hukum pelaksanaan e-procurement adalah UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE, Keppres No. 80 Tahun 2003, dan Perpres No. 8 Tahun 2006.
Secara umum, e-procurement dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu tendering dan e-purchasing. E-tendering adalah proses pengadaan barang/jasa yang diikuti oleh penyedia barang/jasa secara elektronik melalui cara satu kali penawaran,
sedangkan e-purchasing adalah proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui katalog elektronik.
E-tendering sama persis dengan pola pengadaan yang selama ini dilaksanakan secara manual, perbedaannya hanya seluruh tahapan dilaksanakan secara elektronik, sedangkan e-purchasing menggunakan cara yang sama sekali berbeda.
Pengguna barang/jasa tinggal memilih barang/jasa yang diinginkan melalui katalog elektronik yang terbuka serta transparan. Katalog ini disusun oleh LKPP melalui sebuah kontrak payung kepada produsen atau penyedia utama, sehingga harga yang ditawarkan pasti jauh lebih rendah dibandingkan harga pasaran.
Khusus e-purchasing, saat ini masih belum dilaksanakan, menunggu payung hukum selesai ditandatangani oleh Presiden.
Untuk kedepannya pada tulisan ini, setiap istilah e-procurement berarti mengacu kepada e-tendering.
Bagaimana perbedaan antara e-procurement dengan pengadaan konvensional? Saya akan coba memaparkan pada beberapa tahapan utama.
Konvensional E-Procurement 1. Pemasukan dan
pengambilan dokumen dilakukan dengan tatap muka
2. Pengumuman hanya dilakukan di media cetak 3. Daerah cakupan
pemberitahuan terbatas 4. Terbukanya kesempatan
untuk berkolusi antara panitia pengadaan dan penyedia jasa
5. Kurang transparan
1. Pemasukan dan pengambilan dokumen dapat dilakukan melalui internet
2. Pengumuman dilakukan di internet melalui website yang ada
3. Daerah cakupan
pemberitahuan sangat luas (bisa seluruh dunia)
4. Kesempatan untuk berkolusi antara panitia dan penyedia jasa bisadikatakan kecil 5. Lebih transparan
Tabel 4.1 Perbedaan Sistem Pengadaan Barang Dan Jasa Konstruksi
1. Persiapan
Tahap ini khusus untuk PPK dan panitia. Yang perlu diperhatikan pada tahapan ini adalah dokumen pemilihan. Dokumen untuk e-procurement dengan konvensional amat berbeda, terutama pada tahapan pengadaan, penyampaian dokumen dan bentuk surat penawaran serta lampirannya. Untuk mempermudah, pada tulisan ini saya lampirkan Model Dokumen Pengadaan Nasional (MDPN) khusus untuk e-procurement.
2. LPSE
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan, unit tersebut bernama Layanan Pengadaan Secara
Elektronik disingkat LPSE. LPSE inilah yang berfungsi sebagai penghubung antara PPK/panitia dengan penyedia barang/jasa melalui aplikasi e-procurement.
LPSE bertugas untuk membangun sistem e-procurement, memberikan username dan password kepada semua pihak yang terlibat, memberikan pelatihan kepada semua pihak yang terlibat, serta menjaga, merawat, dan memperbaiki sistem e-procurement.
Oleh sebab itu, apabila ada yang hendak melaksanakan lelang secara elektronik, atau hendak ikut lelang yang dilaksanakan secara elektronik, silakan menghubungi LPSE terdekat atau LPSE yang melaksanakan pengadaan barang/jasa.
3. Pengumuman
Pengumuman lelang e-procurement berbeda dengan lelang konvensional. Coba kita lihat harian Media Indonesia. Beberapa lelang yang dilakukan dengan sistem e-procurement selalu mengarahkan pembaca untuk membuka sebuah laman. Biasanya dimulai dengan http://lpse.xxxxxxxx.xxx.id.
Hal ini dilakukan, karena pengumuman yang lebih rinci dan detail sudah dimasukkan pada sistem LPSE. Termasuk jadwal pemilihan mulai pengumuman sampai penandatanganan kontrak, nilai pagu, bahkan sampai ke persyaratan kualifikasi.
Perbedaan lain, pengumuman lelang pada surat kabar hanya dilakukan selama 1 (satu) hari, sedangkan pengumuman pada e-procurement dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja.
4. Pendaftaran
Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar, juga harus ada orang yang menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan formulir pendaftaran untuk diisi oleh calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga harus menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga menyiapkan surat kuasa yang bermaterai jika yang mendaftar bukan direktur atau yang berada di dalam akte, dan persyaratan lainnya.
Namun, dengan sistem e-procurement, pendaftaran dilakukan secara online saja. Dari sisi panitia tidak melakukan apa-apa, cukup melihat layar monitor sekali-sekali untuk mengecek jumlah pendaftar, dan dari sisi peserta cukup login menggunakan username dan password yang telah dimiliki, membaca pengumuman lelang dan syarat-syaratnya, kemudian mengklik tombol daftar pada lelang tersebut. Dengan mengklik tombol daftar, maka secara otomatis sudah dilakukan penandatanganan Pakta Integritas juga.
5. Aanwijzing
Tahapan ini merupakan “momok” bagi panitia pengadaan di beberapa daerah. Mengapa menjadi momok? Karena pada tahapan inilah seluruh pihak-pihak yang terlibat berkumpul pada satu tempat, termasuk seluruh pendaftar yang berasal dari calon penyedia barang/jasa.
Kericuhan demi kericuhan sering terjadi. Hal ini karena ada pihak-pihak tertentu yang memang menginginkan adanya keributan sehingga
pembahasan dokumen pemilihan menjadi tidak efektif.
Dengan sistem e-procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-masing pihak cukup berada di depan komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan, dan jawaban dilakukan secara online.
Bentuknya mirip mengisi komentar pada facebook.
Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan tidak ada emosi.
Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu Aanwijzing selesai. Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia tidak bisa mengirimkan pertanyaan lagi, namun panitia masih punya waktu minimal 1 jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir waktu. Tugas berikutnya bagi panitia adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang selanjutnya diunggah pada sistem LPSE.
Satu lagi, karena seluruh komunikasi telah tercatat pada sistem, maka tidak ada berita acara Aanwijzing, tidak perlu ada tandatangan saksi, dan absensi Aanwijzing.