SISTEM INFORMASI AKUNTANSI : APLIKASI DI
SEKTOR PUBLIK
BAB I Gambaran Umum Sistem Informasi ... 1
1.1 Deskripsi Umum Sistem ... 2
1.2 Ciri-ciri Sistem ... 4
1.2.1. Sistem Mempunyai Komponen-Komponen ... 5
1.2.2 Komponen Sistem Harus Terintegrasi (Saling Berhubungan) 5 1.2.3 Sistem Mempunyai Batasan Sistem ... 7
1.2.4 Sistem Mempunyai Tujuan Sistem yang Jelas ... 8
1.2.5 Sistem Mempunyai Lingkungan ... 8
1.2.6 Sistem Mempunyai Input Proses Output ... 10
1.3 Jenis-jenis Sistem ... 11
1.3.1 Transaction Processing System (TPS) ... 11
1.3.2 Management Information System (MIS) ... 12
1.3.3 Virtual Office System... 12
1.3.4 Decision Support System (DSS) ... 13
1.3.5 Enterprise Resource Planning (ERP) System ... 14
1.4 Informasi ... 14
1.5 Manajemen ... 18
1.6 Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi... 19
1.6.1 Sistem Informasi Manajemen ... 19
1.6.2 Sistem Informasi Akuntansi... 21
1.7 Sistem Informasi Manajemen dan Keunggulan Bersaing ... 22
BAB II Metode Dan Teknik Pengembangan Sistem ... 26
2.1 Metode Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle/SDLC) ... 27
2.2 Teknik Pengembangan Sistem ... 29
2.2.1 Prototyping... 30
2.2.2 Rapid Application Development (RAD) ... 35
2.2.3 Joint Application Development (JAD) ... 37
2.2.4 Unified Modeling Language (UML) ... 41
2.2.4.1 ... Use Case Model 41 2.2.4.2 ... Activity Diagram 54
BAB III Komponen Sistem Informasi ... 62
3.1 Pengertian Sistem Informasi... 63
3.2 Komponen-Komponen dalam Sistem Informasi... 63
3.3 Integrasi antar Komponen Sistem (Saling Berhubungan) ... 73
BAB IV E-Government ... 79
4.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 80
4.1.1. Peranan Sistem Informasi Akuntansi ... 80
4.1.2. Pengertian Internet, Intranet, dan Electronic Commerce dalam SIA 81 4.1.3. Perkembangan Adopsi Teknologi Dalam SIA ... 86
4.1.4. Konfigurasi Jaringan Dalam SIA ... 87
4.2 Peran Dan Tantangan Profesi Akuntan Di Era Teknologi... 88
4.4 Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E- Procurement) ... 92
4.4.1. Apa yang dimaksud dengan e-procurement ? ... 93 4.4.2. Manfaat dan Kelebihan dari Penggunaan E-Procurement .... 103 4.4.3. Kelemahan dalam Pelaksanaan E-Procurement ... 104 4.4.4. Upaya Mengatasi Hambatan dan Kendala pada Proses E- Procurement ... 106
BAB V Sustainable Reporting...109
5.1 Perspektif Sosial dari Sustainability ... 110 5.2 Permintaan untuk Mendesain Sistem informasi yang Sustainable (Sustainable Information System/SIS) ... 111 5.3 Model Organisasi dan Sistem Informasi untuk Production-
Integrated Environmental Protection (OPUS) (Hilty et.al., 2005:39) .... 112 5.4 E-Organization dan Sustainable Information Society (Hilty et.al., 2005:146) ... 117 5.5 Corporate Sustainability Reporting: Dengan penggunaan Situs Internet (Hilty et.al., 2005:164) ... 122
BAB VI Sustainability Reporting dan Sistem Informasi ....126
6.1 Manajemen Strategis Prescriptif ... 127 6.2 Integrasi SIS ... 128 6.2.1 Keberlanjutan SIS... 129 6.3 Nilai Keberlanjutan Teknologi Informasi (Hack and Berg, 2014) .... 130 6.4 Keberlanjutan Sistem Inovasi (SIS): Investasi TI dan Tahapan
6.5 Sistem Informasi Manajemen Lingkungan Perusahaan - Corporate Environmental Management Information Systems (CEMIS) -Alat
Pelaporan Keberlanjutan untuk UKM -(Jameous et.al, 2012) ... 151
6.6 Keberlanjutan: Pengumpulan data, Pengukuran dan Pelaporan pada Praktiknya (Frost et al., 2012) ... 161
BAB VII Sustainability Reporting Di Sektor Publik ...178
7.1 Corporate Sustainability Reporting ... 179
7.2 Tujuan Sustainability Reporting ... 183
7.3 Standard GRI ... 187
7.4 Tujuan Sustainability Reporting Sektor Publik ... 207
7.5 Sustainability Reporting di Perusahaan Sektor Publik di Indonesia 212 7.5.1 Sektor Publik BUMN ... 212
7.6 Komponen Sustainability Reporting sesuai Standar GRI ... 215
7.7 Level integrasi Corporate Sustainability di Sektor Publik ... 218
BAB VII Sustainbability Reporting Dan Integrated Reporting Di Sektor Publik...178
8.1 Latar Belakang ... 179
8.2 Overview Organisasi Dan Lingkungan Eksternal ... 180
8.2.1 Governance ... 180
8.2.2. Prinsip Good Governance ... 180
8.2.3. Penerapan Good Governance di Indonesia... 186
8.2.4. Business Model ... 187 8.2.4.1 ... Building Blocks 188
8.2.6 Strategi dan alokasi sumber daya ... 201
8.3 Kinerja Sektor Publik ... 204
8.3.1 Peran Indikator Kinerja dalam Pengukuran Kinerja Sektor Publik... 207
8.3.2. Pengembangan Indikator Kinerja ... 208
8.3.3. Indikator Kinerja dan Pengukuran Value for Money ... 210
8.3.4 Peran Indikator Kinerja bagi Pemerintah adalah: ... 212
8.4 Outlook Sektor Publik sebagai Pengukuran Outcome ... 213
8.5 Basis Penyajian Akuntansi Sektor Publik ... 214
8.6 Desain Sistem Informasi Dan Isi Integrated Reporting di Perusahaan Sektor Publik ... 216
8.6.1. Sustainable Reporting ... 216
8.6.1.1 Dimensi Social Sustainability………..218
8.6.1.2 Dimensi Economic Sustainnability……….221
8.6.1.3 Dimensi Environment Sustainnability ……….223
8.6.2 Managenement and Discussion Analysis………..224
8.6.2.1 Prinsip-prinsip untuk Menentukan Konten Laporan………..224
8.6.2.2Prinsip-Prinsip untuk Menentukan Kualitas Laporan 227 8.6.2.3 Pengungkapan Standar………..229
8.6.3 Integrated Reporting di Perusahaan Sektor Publik………….234 8.6.3.1Prinsip-Prinsip Panduan tentang Integrated Reporting 236
8.6.3.2 Elemen-elemen Integrated Reporting……….238 8.7 Penerapan dan contoh Sustainable Reporting Perusahaan Sektor
Publik ……….240
BAB I
Gambaran Umum Sistem Informasi
Sub Bahasan
Deskripsi Umum Sistem
Ciri-ciri Sistem
Klasifikasi Sistem
Informasi
Manajemen
Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Manajemen dan Keunggulan Bersaing
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan Anda bisa mengerti tentang gambaran umum sistem informasi, mengenal sistem, informasi, Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Informasi Akuntasi (SIA) dan sebagainya, selain itu materi ini juga diharapakan bisa menjadi dasar ketika Anda mempelajari bab-bab selanjutnya.
Sistem bisa diartikan sebagai sekumpulan sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerjasama dengan tujuan yang sama untuk
menghasilkan output yang sudah di tentukan sebelumnya
1.1 Deskripsi Umum Sistem
Romney (2006) mengatakan sistem adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling bekerja dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Dia juga berpendapat bahwa perusahaan adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa departemen yang bertindak sebagai subsistem yang membentuk sistem perusahaan tersebut. Sedangkan pendapat lain mengatakan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Kamus Teknologi dan Informasi, 2008).
Dari kedua pandangan diatas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa sistem bisa diartikan sebagai sekumpulan subsistem, komponen ataupun elemen yang saling bekerjasama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah di tentukan sebelumnya. Sebagai contoh sistem komputer, pada umumnya komputer akan bekerja jika ada beberapa komponen berikut:
1. Processor (sebagai pemroses data)
2. Memory (sebagai tempat penampungan data sementara)
3. Monitor (sebagai media untuk menampilkan output data yang sudah diproses)
4. Keyboard (sebagai media
5. Untuk penginputan data / interaksi antara manusia dengan komputer)
Processor, memory, monitor ataupun keyboard merupakan subsistem dari komputer, dimana
sendiri, misalnya processor merupakan sistem yang dibentuk dari beberapa subsistem seperti ALU dan CU, begitupun dengan memory, monitor dan keyboard.
Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi sistem komputer berikut:
user
Memory
(menampung antrian data untuk di proses oleh processor dan menampung data yang akan ditampilkan ke layar monitor)
Processor (melakukan pemrosesan data)
Data yang sudah di proses
Data (antrian dari memory) Monitor
(menampilkan data yang sudah di proses)
Keyboard
Data yang sudah di proses
Data (inputan dari user)
1
2 3
4
input
output
Process
Gambar 1. Ilustrasi Sistem Komputer
Berikut ini gambaran kerja dari ilustrasi diatas : 1. User menginputkan data yang akan diolah oleh
processor.
Ciri-ciri Sistem
Sistem mempunyai komponen- komponen yang
membentuknya
Komponen-komponen sistem harus terintegrasi (saling berhubungan)
Sistem mempunyai batasan sistem
Sistem mempunyai tujuan yang jelas.
Sistem mempunyai
2. Memory bertindak sebagai tempat penampungan data sementara.
3. Processor akan mengolah data sesuai dengan antrian pada memory, kemudian data yang sudah diolah di kirim lagi ke memory untuk ditampilkan di layar monitor
4. Layar monitor akan menampilkan hasil output dari data yang diinputkan oleh user
Jadi jelas bahwa sistem mempunyai komponen- komponen yang membentuk sistem dan saling bekerja sama. Salah satu dari komponen ini tidak boleh hilang ataupun rusak. Jika salah satu dari komponen ini tidak bekerja, kerja sistem akan terhenti dan tujuan dari sistem tidak pernah akan tercapai. Sebagai contoh, jika processor mengalami kerusakan, maka data yang diinputkan oleh user tidak akan pernah di proses dan data akan terus menumpuk di memory sehingga akan menyebabkan komputer menjadi crash.
1.2 Ciri-ciri Sistem
Ada beberapa ciri-ciri sistem yang bisa kita tarik jika kita melihat pada bahasan mengenai sistem diatas, ciri-ciri sistem tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem mempunyai komponen-komponen.
2. Komponen-komponen sistem harus terintegrasi (saling berhubungan)
3. Sistem mempunyai batasan sistem 4. Sistem mempunyai tujuan yang jelas.
5. Sistem mempunyai lingkungan.
1.2.1. Sistem Mempunyai Komponen-Komponen Komponen-komponen sistem biasanya berupa subsistem baik berupa fisik maupun abstrak.
Subsistem sebenarnya adalah sebuah sistem, biasanya merupakan sebuah sistem yang lebih kecil dari sistem yang menjadi lingkungannya, namun tidak menutup kemungkinan subsistem bisa lebih komplek atau lebih besar dari pada sistem yang menjadi lingkungannya.
Jika kita kembali pada ilustrasi sistem komputer, maka subsistem-subsistem tersebut adalah processor, memory, monitor dan keyboard dimana processor juga merupakan sebuah sistem yang didalamnya terdapat beberapa subsistem lagi seperti ALU, CU dan lain-lain, begitu juga dengan memory, monitor dan keyboard.
1.2.2 Komponen Sistem Harus Terintegrasi (Saling Berhubungan)
Dalam melakukan pekerjaanya, komponen- komponen dalam sistem harus saling terintegrasi satu sama lain. Seperti layaknya sekumpulan pekerja bangunan yang membangun sebuah gedung, mereka saling terintegrasi satu sama lain ada yang bertindak sebagai kuli, mandor, arsitek dan lain sebagainya. Sebagai contoh mari kita lihat ilustrasi sistem komputer. Antara memory dan processor harus saling terintegrasi, bagaimana data yang akan diproses oleh processor dikirimkan dari memory, bagaimana data yang sudah di proses oleh processor dikirimkan lagi ke memory, bagaimana data yang ada di memory bisa ditampilkan di layar monitor dan lain sebagainya. Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi berikut:
SISTEM X
Subsistem - 1
Subsistem - 3
Subsistem - 2
Hubungan subsistem
Gambar 2. Ilustrasi Hubungan Komponen Sistem (Subsistem)
Dari ilustrasi diatas kita dapat melihat bahwa subsistem 1 saling berhubungan dengan subsistem 2 dan 3 sedangkan subsistem 2 berhubungan dengan subsistem 1 dan 3 dan subsistem 3 berhubungan dengan subsistem 1 dan 2.
Untuk lebih mudah memahami ilustrasi ini bayangkan sebuah perusahaan yang mempunyai beberapa divisi, seperti misalnya divisi keuangan dan divisi produksi, dimana divisi keuangan melakukan pengolahan keuangan untuk biaya operasional, sedangkan divisi produksi mengerjakan produksi perusahaan tersebut.
Batasan Sistem yaitu sebuah batasan-batasan yang bisa memberikan gambaran pemisah antara lingkup sistem dengan batas luar sistem.
1.2.3 Sistem Mempunyai Batasan Sistem
Mengingat manusia adalah makhluk yang tidak pernah lepas dari kesalahan, maka sistem yang dibuat oleh manusia pun harus mempunyai batasan sistem, yaitu sebuah batasan-batasan yang bisa memberikan gambaran pemisah antara lingkup sistem dengan batas luar sistem. Dengan batasan sistem inilah seseorang bisa menilai kompleksitas suatu sistem. Semakin sedikit batas sistem maka semakin komplek sistem tesrsebut dan sebaliknya semakin luas batas sistem maka kompleksitas sistem tersebut akan semakin sempit. Sebagai contoh kita ambil dari ilustrasi diatas dimana komputer akan memproses data yang diinputkan oleh user melalui keyboard komputer. Pertanyaanya adalah bagaimana jika user menginput data dari media inputan yang lain seperti scanner, barcode, sensor dan lain-lain. Oleh karena itu disinilah sebuah batasan sistem dibutuhkan, misalnya dengan memberikan batasan bahwa sistem hanya akan menerima inputan dari keyboard. Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi berikut:
SISTEM X
Subsistem - 1
Subsistem - 3
Subsistem - 2
Batasan sistem
Gambar 3. Ilustrasi Batasan Sistem
Tujuan sistem merupakan target atau hasil akhir yang sudah dirancang oleh pembuat sistem dimana tujuan ini menjadi titik koordinat komponen-komponen sistem dalam bekerja sehingga tujuan dari sistem tersebut bisa dicapai.
Dari ilustarasi diatas dapat kita lihat bahwa sistem x mempunyai batasan-batasan sistem dimana batasan tersebut terlihat dari batas dimana komponen- komponen (subsistem) didalamnya saling berinteraksi.
1.2.4 Sistem Mempunyai Tujuan Sistem yang Jelas Selain mempunyai batasan, sistem juga harus mempunyai tujuan. Tujuan sistem merupakan target atau hasil akhir yang sudah dirancang oleh pembuat sistem dimana tujuan ini menjadi titik koordinat komponen-komponen sistem dalam bekerja sehingga tujuan dari sistem tersebut bisa dicapai.
Tujuan sistem harus fokus, karena tujuan sistem akan mempengaruhi batasan, komponen-komponen sistem, dan hubungan kerja dari sistem tersebut.
Sebagai contoh dari ilustrasi diatas kita dapat menetapkan tujuan sistem adalah “untuk melakukan penghitungan gaji pegawai”. Pertama kali user akan menginputkan Nomor Induk Kepegawaian (NIK), bulan dan tahun gaji pegawai, kemudian NIK, bulan dan tahun tersebut akan dijadikan parameter oleh sistem untuk menghitung gaji.
Bagaimana jika tujuan dari sistem tersebut kita ganti menjadi “untuk mematikan komputer secara otomatis jika lampu pada ruangan dimatikan”, disini sistem akan memerlukan tambahan media input yaitu sensor cahaya untuk mengetahui apakah lampu pada ruangan tersebut dalam keadaan mati atau menyala.
1.2.5 Sistem Mempunyai Lingkungan
Lingkungan sistem bisa kita bagi menjadi 2 (dua),
Lingkungan luar sistem adalah lingkungan diluar batas-batas sistem sedangkan lingkungan dalam sistem adalah lingkungan yang mewadahi komponen- komponen (subsistem) yang ada dalam sistem.
lingkungan dalam sistem (internal). Dimana lingkungan luar sistem adalah lingkungan diluar batas-batas sistem sedangkan lingkungan dalam sistem adalah lingkungan yang mewadahi komponen-komponen (subsistem) yang ada dalam sistem. Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi berikut:
SISTEM X
Subsistem - 1
Subsistem - 3
Subsistem - 2
SISTEM Y SISTEM Z
Lingkungan luar sistem
Lingkungan dalam sistem
Gambar 4. Ilustrasi Lingkungan Sistem
Dari ilustrasi diatas kita dapat melihat bahwa sistem mempunyai lingkungan luar sistem (external) dimana pada lingkungan ini sistem akan berinteraksi dengan sistem lain yang berada diluar batas sistem, misalnya sistem x bisa berinteraksi dengan sistem y atau sistem z. Sedangkan untuk lingkungan dalam sistem (internal) adalah lingkungan dimana komponen-komponen sistem (subsistem) saling terintegrasi.
1.2.6 Sistem Mempunyai Input Proses Output Untuk mencapai tujuannya, sistem memerlukan inputan dari pengguna sistem. Inputan tersebut akan dijadikan parameter sebagai bahan baku untuk pengolahan data. Proses penginputan parameter oleh pengguna sistem biasanya disebut proses triggering (pemicu sistem). Tanpa pemicu sistem tidak akan berjalan. Pemicu sistem bisa berupa orang (manusia), mesin ataupun sistem lain yang terintegrasi. Sebagai contoh kita ambil dari ilustrasi sistem komputer yang sudah kita bahas sebelumnya, dimana processor tidak akan bekerja jika data tidak diinputkan oleh user.
Setelah sistem menerima inputan dari user, maka sistem akan memproses data tersebut sesuai dengan perintah ataupun program yang sudah ditanamkan dalam sistem. Kemudian sistem akan memberikan output dari hasil pengolahan data yang sudah diinputkan user tersebut. Output bisa saja hal yang diinginkan oleh user, misalnya user ingin menggunakan komputer untuk penghitungan gaji karyawan, dan output yang dihasilkan adalah gaji karyawan, namun bisa juga output yang dihasilkan adalah pesan error, dimana data yang diinputkan oleh user adalah data yang tidak benar. Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi berikut:
Input (parameter - 1 = 10, Parameter - 2 = 20)
Proses (melakukan penjumlahan parameter – 1 + parameter
– 2)
Output (menampilkan hasil dari penjumlahan, hasil = 30)
Pemicu (trigger)
Gambar 4. Ilustrasi Input Proses dan Output
Jenis-jenis Sistem Transaction Processing System (TPS)
Management Information System (MIS)
Virtual Office System Decissions Support System (DCS) Enterprise Resource Planning System (ERP)
Ilustrasi diatas menggambarkan proses penjumlahan dua bilangan, dimana sistem akan melakukan penjumlahan pada dua parameter yang diinputkan oleh user dan akan memberikan output hasil penjumlahan ke dua parameter tersebut.
Pemicu atau trigger dari sistem ini adalah penginputan dua buah parameter oleh user.
1.3 Jenis-jenis Sistem
McLeod dan Schell (2007) berpendapat ada 5 jenis sistem yaitu
1. Transaction Processing System (TPS) 2. Management Information System (MIS) 3. Virtual Office System
4. Decision Support System (DSS)
5. Enterprise Resource Planning System (ERP)
1.3.1 Transaction Processing System (TPS) Sebuah perusahaan akan memiliki banyak transaksi dalam kegiatan operasionalnya. Transaksi-transaki tersebut awalnya di proses secara manual atau yang sedikit lebih canggih biasa kita kenal dengan istilah punch-card system. Namun seiring dengan berjalanya waktu, para ahli teknologi terus mengembangkan sebuah sistem yang bisa mengolah semua transaksi-transaksi perusahaan.
McLeod dan Schell (2007) mengatakan sistem komputer yang pertama kali dikembangkan adalah Electronic data processing (EDP) kemudian muncullah Accounting Information System (AIS) dan sekarang disebut dengan istilah Transaction Processing System (TPS).
Transaction processing system adalah sebuah sistem komputer yang didesain untuk mengolah transaksi yang tidak hanya terbatas pada database atau file system namun juga melakukan pengolahan beberapa operasi transaksi dimana semua transaksi harus berhasil atau semua transaksi harus dibatalkan.
Transaction processing system adalah sebuah sistem komputer yang didesain untuk mengolah transaksi yang tidak hanya terbatas pada database atau file system namun juga melakukan pengolahan beberapa operasi transaksi dimana semua transaksi harus berhasil atau semua transaksi harus dibatalkan.
Sebagai contoh adalah pengolahan data transaksi bank yang melayani nasabah hampir diseluruh Indonesia.
1.3.2 Management Information System (MIS) McLeod dan Schell (2007) mengatakan Management Information System adalah sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi yang melakukan pengolahan data agar bisa digunakan oleh orang yang membutuhkannya. Pembahasan mengenai Management Information System akan dibahas pada sub bahasan selanjutnya.
1.3.3 Virtual Office System
Virtual Office System merupakan pengembangan dari Office Automation System yaitu mesin komputer (hardware) dan software yang digunakan untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi dan menyebarkan informasi untuk kebutuhan perkantoran (perusahaan) secara digital untuk mnegerjakan tugas-tugas perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
McLeod dan Schell (2007) berpendapat bahwa cikal bakal office automation yaitu berawal dari sebuah aplikasi yang disebut word processing yang menggunakan jaringan-jaringan komunikasi elektronik. Sebagai contoh aplikasi tersebut misalnya e-mail, voice mail, electronic calendaring,
Decission Support System merupakan sebuah sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok kecil manajer untuk memecahkan sebuah
permasalahan.
namun sekarang office automation lebih mengarah kepada personal productivity system, dimana seseorang bisa menggunakan alat-alat elektronik untuk melakukan manajemen dan membantu mengerjakan tugas-tugas pribadi (bisnis) mereka.
Sebagai contoh Personal Data Assistant (PDA) adalah alat elektronik yang digunakan untuk melakukan manajemen email, address book, data-data bisnis lain dan sebagainya.
Kemampuan office automation application dalam melakukan segala sesuatu melahirkan sebuah konsep yang disebut office automation system.
1.3.4 Decision Support System (DSS)
PT. Telkomsel ingin memberikan hadiah kepada 100 pengguna jasa operator yang menghabiskan pulsa lebih dari 5jt perbulan, untuk itu manajernya harus mencari data-data pengguna tersebut, dan dia menggunakan program applikasi untuk melakukan query reporting (pengambilan data) yang akhirnya menghasilkan 100 pengguna yang menghabiskan pulsa lebih dari 5jt perbulan. Proses ini merupakan salah satu contoh Decision Support System, dimana McLeod dan Schell (2007) mengatakan bahwa Decision Support System merupakan sebuah sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok kecil manajer untuk memecahkan sebuah permasalahan. Bila sebelumnya kita sudah mempelajari Transaction Processing System dan Management Information System kita dapat melihat bahwa kedua sistem tersebut melakukan pengolahan data yang kompleks, sedangkan Decision Support System melakukan pengolahan data yang spesifik. Contoh lain dari Decision Support System misalnya pengolahan data 10 Sales terbaik, 10 produk yang paling laku dipasaran, 10 proyek
ERP System merupakan sistem yang terkomputerisasi yang melibatkan seluruh resource manajamen dalam sebuah perusahaan.
Informasi merupakan data yang sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang membutuhkan.
yang menggunakan biaya operasional terbesar dan lain sebagainya.
1.3.5 Enterprise Resource Planning (ERP) System McLeod dan Schell (2007) mengatakan bahwa ERP System merupakan sistem yang terkomputerisasi yang melibatkan seluruh resource manajamen dalam sebuah perusahaan. Bila sebelumnya kita telah mempelajari Decision Support System (DSS), Management Information System (MIS) dan Transaction Processing System (TPS), kita dapat melihat bahwa ke tiga sistem ini merupakan sistem yang berdiri sendiri, sebagai contoh MIS inventory hanya menangani masalah inventory, MIS Payroll hanya menangani kebutuhan payroll dan lain sebagainya, begitupun dengan DSS dan TPS. ERP merupakan integrasi dari semua subsistem pada sebuah perusahaan, misalnya Human Resource Management (HRM) akan berhubungan dengan Project Management Sistem, Payroll, Inventory, hingga Accounting Information System (AIS) yang akan menghasilkan suatu reporting yang dibutuhkan oleh semua departemen dan integrasi diantara departemen tersebut.
1.4 Informasi
Informasi merupakan data yang sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang membutuhkan. Informasi akan menjadi berguna apabila objek yang menerima informasi membutuhkan informasi tersebut. Sebagai contoh jika saya mengatakan kepada Anda “Kakek Udin hari
Informasi bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat didalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu mereka
mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan memprediksi masa depan, serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa lalu.
informasi ini tidak berguna bagi Anda, karena Udin bukan siapa-siapa Anda, bahkan kenalpun tidak, lain halnya jika saya mengatakan kepada Anda “Hari ini Anda harus pergi ke luar kota untuk mengurus proyek kantor” tentu informasi ini akan memicu Anda untuk segera berkemas dan mempersiapkan segalanya untuk keberangkatan ke luar kota. Jika kita tarik kedalam sebuah sistem perusahaan, informasi untuk divisi tertentu tidak boleh disampaikan kepada divisi lainnya, karena divisi yang menerima informasi yang bukan untuk kepentingan divisinya tidak akan pernah memicunya untuk bertindak sesuatu.
Romney (2006) mengemukakan kriteria informasi yang baik sebagai berikut :
1. Relevan
Informasi bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat didalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan memprediksi masa depan, serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa lalu. Dengan demikian, informasi manajemen keuangan yang relevan dapat dihubungkan dengan maksud penggunaannya. Informasi yang relevan adalah informasi yang:
Memiliki manfaat umpan balik.
Informasi memungkinkan pengguna untuk menegaskan atau mengoreksi ekspektasi mereka di masa lalu.
Memiliki manfaat prediktif.
Informasi dapat membantu pengguna untuk memprediksi masa yang akan datang berdasarkan hasil masa lalu dan kejadian masa kini.
Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi.
Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua informasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.
2. Andal
Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi. Informasi mungkin relevan, tetapi jika penyajiannya tidak akurat maka penggunaan informasi tersebut secara potensial dapat menyesatkan. Informasi yang akurat memenuhi karakteristik:
Penyajian Jujur.
Informasi menggambarkan dengan jujur transaksi serta peristiwa lainnya yang seharusnya disajikan atau yang secara wajar dapat diharapkan untuk disajikan.
Netralitas.
Informasi diarahkan pada kebutuhan umum dan tidak berpihak pada kebutuhan pihak tertentu.
3. Lengkap
Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua informasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.
Informasi yang melatarbelakangi setiap butir informasi utama yang termuat dalam informasi manajemen keuangan diungkapkan dengan jelas agar kekeliruan dalam penggunaan informasi tersebut dapat dicegah. Informasi yang lengkap memenuhi karakteristik:
Disajikan dengan Lengkap
Sesuai dengan Ketentuan dan Kebutuhan.
Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna dalam pengambilan keputusan.
4. Tepat Waktu
Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna dalam pengambilan keputusan. Informasi yang tepat waktu memenuhi karakteristik:
Tersedia pada saat dibutuhkan.
Informasi yang disajikan terbaru.
5. Dapat Dipahami
Informasi yang disajikan dalam informasi manajemen keuangan dinyatakan dalam bentuk serta istilah yang disesuaikan dengan batas pemahaman para pengguna.
6. Dapat Diverifikasi
Informasi yang disajikan dalam informasi manajemen keuangan dapat diuji, dan apabila pengujian dilakukan lebih dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya tetap menunjukkan simpulan yang tidak berbeda jauh.
7. Dapat Diakses
Informasi tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan format yang dapat digunakan.
Informasi mempunyai arti dan manfaat yang sangat relatif, tergantung dari pihak penerima dan pengguna informasi tersebut. Informasi bisa saja menjadi data untuk diolah kembali, misalnya informasi bagi wartawan adalah sebuah data yang harus diolah untuk dijadikan informasi lagi bagi pendengar berita, sehingga penggunaan dari informasi tersebut tidak lepas dari pihak pengguna informasi. Untuk lebih jelas perhatikan ilustrasi berikut:
Stoner et al mengatakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi serta penggunaan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Sedangkan menurut Koontz manajemen adalah proses perencanaan dan pemeliharaan sebuah lingkungan individu-individu yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok secara efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Data Pengolahan data Informasi
Gambar 6. Ilustrasi Hubungan Antara Data dan Informasi
Dari ilustrasi diatas, kita dapat melihat bahwa data yang sudah diolah akan menghasilkan informasi, namun informasi tersebut bisa kembali lagi menjadi data yang akan menghasilkan informasi lagi.
1.5 Manajemen
Dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan, akan mempunyai banyak orang anggota atau karyawan yang bekerja sesuai dengan penempatan posisi kemampuan (skill) mereka masing-masing. Mereka bekerja untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan ataupun organsisasi.
Berbagai program dan kegiatan yang mereka lakukan harus sesuai dengan visi dan misi dari organisasi atau perusahaan tempat mereka bekerja, sehingga tujuan dari perusahaan tersebut bisa dicapai.
Untuk melakukan pengontrolan kerja sehingga tujuan perusahaan atau organisasi bisa tercapai diperlukan adanya suatu manajemen dengan baik.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi manusia dan komputer
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi serta penggunaan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner, et al., 1999). Sedangkan menurut Koontz (2007) manajemen adalah proses perencanaan dan pemeliharaan sebuah lingkungan individu-individu yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok secara efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pendapat Stoner, et al. (1999) tentang pengertian manajemen lebih luas karena ruang lingkup proses tidak hanya perencanaan akan tetapi meliputi pula pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
1.6 Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi
1.6.1 Sistem Informasi Manajemen
Tahun 1946 John W mengembangkan sebuah mesin yang dikenal dengan nama Electronic Numerical Integrator and Calculator (ENIAC) yang merupakan cikal bakal perkembangan dunia teknologi komputer. Awalnya mesin ini hanya digunakan sebagai alat hitung saja, layaknya seperti kalkulator.
Namun seiring waktu, mesin inipun mengalami pengembangan demi pengembangan menjadi seperti apa yang kita kenal sekarang yaitu komputer. Sekarang, komputer tidak hanya digunakan untuk alat penghitung, namun sudah digunakan untuk bermacam-macam aplikasi seperti misalnya, pengloahan data karyawan disebuah kantor, pengolahan data inventory, keuangan dan lain-lain, bahkan sekarang komputer hampir digunakan diseluruh aspek kehidupan. Banyak transaksi-transaksi yang sudah menggunakan sistem komputer, seperti misalnya transaksi bank,
transaksi penjualan, pembelian dan lain sebagainya.
Seiring dengan banyaknya penggunaan sistem komputer, data yang diproses pun akan semakin banyak dan tugas-tugas komputer pun semakin komplek, oleh karena itu diperlukan sebuah sistem untuk mengatur dan mengolah data-data ini agar bisa menjadi sebuah informasi yang bisa berguna bagi penggunanya, disinilah sistem informasi manajemen akan berperan.
Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi manusia dan komputer. Sistem informasi manajemen mencakup tugas-tugas yang sangat luas termasuk analisis keputusan dan sebagai alat untuk membuat keputusan. Untuk mengakses sistem informasi, pengguna sistem informasi manajemen melakukan pembagian tugas terhadap sumberdaya sistem informasi manajemen tersebut, seperti misalnya Data Base Management System (DBMS) yang digunakan sebagai media penyimpan data, model- model sebagai alat pendukung untuk menginterpretasikan data-data yang tersimpan dalam database dan lain-lain. Sistem informasi manajemen akan menghasilkan output berupa informasi yang bisa dijadikan sebagai pertimbangan (alat) untuk mengambil atau membuat keputusan.
Menurut McLeod dan Schell (2007) Sistem Informasi Manajemen adalah “as a computer-based system that makes information available to users with similar needs”. Dia berpendapat bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen merupakan informasi yang menggambarkan hal-hal atau informasi di masa lalu, sekarang dan apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.
1.6.2 Sistem Informasi Akuntansi
Pada umumnya Sistem Informasi Akuntansi digunakan sebagai alat untuk melakukan analisis keputusan ataupun sebagai pembuat keputusan yang terkait dengan transaksi-transaksi perusahaan.
Sebagai contoh misalnya sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor telekomunikasi mempunyai banyak proyek yang bertempat hampir diseluruh Indonesia. Masing-masing proyek mempunyai biaya operasional yang berbeda tergantung dari besar kecilnya pekerjaan proyek tersebut. Untuk melakukan perhitungan biaya operasional dari proyek-proyek tersebut, perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi sebagai media atau alat untuk menghasilkan informasi agar para manajer proyek ataupun karyawan yang bergerak dalam level manajemen perusahaan bisa mengambil keputusan, seperti misalnya berapa uang makan untuk masing- masing pekerja proyek, berapa uang telekomunikasi, biaya koordinasi, biaya installasi, biaya perawatan dan lain-lain. Selain itu dengan sistem informasi akuntansi perusahaan bisa mengetahui apakah suatu proyek tersebut dikatakan profit atau rugi, sehingga manajer ataupun pengambil keputusan bisa mengambil sebuah keputusan yang tepat dan sesuai dengan kondisi proyek. Ilustrasi sistem informasi akuntansi dapat dilihat pada gambar berikut :
Data
S.I.A
Informasi
User
Decissions
Gambar 7. Ilustrasi Sistem Informasi Akuntansi
Keunggulan Bersaing dilihat dari sisi sistem informasi merupakan penggunaan informasi untuk meningkatkan penjualan (market place) yang lebih tinggi.
Menurut Romney & Steinbart (2006) Sistem informasi akuntansi adalah “a system that collects, record and stores and process data to produce information for decisions makers”. Dia berpendapat ada 6 (enam) komponen Sistem Informasi Akuntansi, yaitu:
1. User, yaitu orang yang menggunakan atau mengoperasikan sistem.
2. Procedure atau Instructions, yaitu pemrosesan dan penyimpaan data kegiatan organisasi.
3. Data, yaitu representasi dari dunia nyata terkait dengan organisasi.
4. Software, yaitu kumpulan program komputer yang digunakan untuk memproses data
5. Information Technology Infrastructure, yaitu struktur yang akan digunakan oleh sistem seperti misalnya, struktur jaringan komputer.
6. Internal Control and Security Measures.
1.7 Sistem Informasi Manajemen dan Keunggulan Bersaing
McLeod dan Schell (2007) mengatakan keunggulan bersaing dilihat dari sisi sistem informasi merupakan penggunaan informasi untuk meningkatkan penjualan (market place) yang lebih tinggi.
Porter’s Value Chains
Porter menyatakan sebuah perusahaan akan bisa mendapatkan keunggulan bersaing apabila perusahaan tersebut membuat sebuah value chain
mendapatkan sebuah margin, dimana margin adalah suatu keadaan dimana produk dan jasa layanan perusahaan dibawah cost/budget perusahaan.
Meningkatkan margin adalah tujuan dari value chain. Berikut ini contoh ilustrasi dari value chain.
Mar gin
Margin Firm Infrastructure
Human Resource Management
Technology Development
Procurement
Inbound
Logistic Operations Outbound Logistic
Marketing
& Sales Service
Primary Activiies
Support Activities
Gambar 8. Ilustrasi Value Chain.
Dalam membuat value chain, ada 2 (dua) aktivitas yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan yaitu:
1. Primary Activities 2. Support Activities
Primary Activites, merupakan aktivitas perusahaan yang mengarah pada kegiatan operasional, umumnya kegiatan ini dilakukan untuk mengolah physical resource perusahaan. Dari gambar diatas kegiatan ini meliputi inbound logistic, operational, outbound logistic, marketing and sales serta service.
Keunggulan bersaing akan bisa direalisasikan oleh perusahaan dengan melaksanakan Keuntungan strategis - Keuntungan taktis - Keuntungan operasional -
Support Activities, merupakan aktivitas perusahaan yang mengarah pada level manajemen perusahaan seperti firm infrastructure, human resource management, technology development and procurement.
McLeod dan Schell (2007) mengatakan keunggulan bersaing akan bisa direalisasikan oleh perusahaan dengan melaksanakan keuntungan strategis, keuntungan taktis dan keuntungan operasional.
1. Keuntungan Strategis.
Merupakan dasar dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. Untuk membuat keuntungan strategis perusahaan bisa menggunakan sistem informasi, sebagai contoh MSI adalah sebuah perusahaan kontraktor telekomunikasi yang melakukan pemeliharaan dan installasi BTS , BSC dan transmisi untuk proyek Nokia Telkomsel. Hampir setiap hari kegiatan operasional perusahaanya berhubungan dengan Nokia, seperti misalnya memberikan laporan progress penyelesaian proyek, pengambilan Purchase Order (PO) dan lain-lain. Agar data antara Nokia dan MSI bisa terintegrasi, MSI memutuskan untuk membuat suatu sistem informasi yang menghubungkan antara Nokia dan MSI sehingga laporan progress penyelesaian proyek bisa terupdate secara otomatis dan informasi mengenai dokumen- dokumen proyek bisa langsung dilihat secara realtime.
2. Keuntungan Taktis
Perusahaan bisa mengimplementasikan keuntungan taktis jika perusahaan tersebut mengimplementasikan keuntungan strategis lebih dari para pesaingnya. Sebagai contoh perusahaan “X” adalah sebuah perusahaan
proyek bangunan. Perusahaan “Y” adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi bangunan dan banyak mengerjakan proyek-proyek berbagai daerah. Perusahaan “Y”
membeli alat-alat untuk keperluan proyek mereka kepada perusahaan “X” dan perusahaan
“X” dengan menggunakan sistem informasi yang baik, mencatat semua transaksi-transaksi pembelian perusahaan “Y”, ketika total pembelian perusahaan “Y” sudah mencapai 200jt perbulan, perusahaan “X” memberikan diskon sebesar 10% dari total pembelian selanjutnya. Dengan pemberian diskon, perusahaan “Y” akan terus melakukan pembelian kepada perusahaan “X” karena perusahaan “Y” merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh perusahaan “X”. Selain perusahaan “Y” akan terus melakukan pembelian, perusahaan “X” juga mendapatkan informasi mengenai alat-alat apa saja yang sering dibeli oleh perusahaan “Y” sehingga untuk selanjutnya perusahaan “X” akan bisa memenuhi kebutuhan perusahaan “Y”.
3. Keuntungan Operasional
Transaksi dan proses yang setiap hari dilakukan oleh perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi perusahaan bisa memberikan layanan ekstra kepada konsumennya, misalnya ketika konsumen melakukan klaim atas produk yang dibelinya, dengan bantuan sistem informasi perusahaan bisa dengan cepat mencari kesalahan yang terdapat pada produk yang dijualnya, sehingga komplain konsumen bisa dilayani dengan cepat.
BAB II
METODE DAN
TEKNIK PENGEMBANGAN SISTEM
Sub Bahasan
Metode Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) selanjutnya disingkat SDLC.
Teknik Pengembangan Sistem Prototyping
Teknik Pengembangan Sistem Rapid Application Development (RAD)
Teknik Pengembangan Sistem Joint Application Development (JAD)
Unified Modeling Language selanjutnya disingkat UML
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini diharapkan Anda bisa mengerti dan memahami metode pengembangan sistem serta berbagai teknik pengembangan lainnya yang nantinya akan digunakan dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi manajemen keuangan daerah.
SDLC adalah sebuah proses logika yang digunakan oleh seorang system analist untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang melibatkan requirements, validation, training dan pemilik sistem
Metode adalah tahap-tahap ataupun aturan untuk melakukan sesuatu.
2.1 Metode Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle/SDLC)
Sistem yang sedang berjalan atau sedang digunakan oleh organsisi atau perusahaan akan terus dikembangkan untuk memperbaiki kekurangan- kekurangan pada sistem tersebut. Untuk melakukan pengembangan sistem, metode yang digunakan adalah SDLC. Metode adalah tahap-tahap ataupun aturan untuk melakukan sesuatu. McLeod dan Schell (2007) mengatakan metode adalah cara untuk melakukan sesuatu.
SDLC adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem. SDLC adalah sebuah proses logika yang digunakan oleh seorang system analist untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang melibatkan requirements, validation, training dan pemilik sistem.
SDLC identik dengan teknik pengembangan sistem waterfall, karena tahapannya menurun dari atas kebawah. Berikut tahapan dari SDLC :
1. Planning 2. Analysis 3. Design
4. Implementation 5. Use
Namun seiring perkembangan dunia teknologi dan pemikiran manusia, kelima tahap pengembangan ini banyak mengalami pengembangan. Kita tidak perlu terpaku pada langkah dan prioritas tahap pengembangan. Kita bisa saja melakukan interupsi diantara tahap-tahap pengembangan tersebut, misalnya sebelum analisis diselesaikan, sebagian tim sudah melakukan desain untuk membuat prototype dari sistem, atau bisa juga sebagian tim
sudah melakukan pengembangan sistem baik dalam bentuk pembuatan program ataupun rancangan sistem baru. Berikut ini ilustrasi SDLC:
initiation
System Concept Development
Planning
Requirements Alanysis
Design
Development
Integration and Test
Implementation
Operation and Maintenance
Disposition
Gambar 9. Tahapan Pengemban Sistem SDLC Waterfall
Jika kita perhatikan dan telaah lebih dalam, banyak pandangan yang berbeda dalam tahap pengembangan sistem, seperti misalnya penambahan tahapan atau pemecahan tahapan.
Namun semua itu tergantung pada kondisi dan kebutuhan Anda. Jangan pernah terpaku pada pengembangan tahap tertentu. Anda bisa mengembangkan model untuk melakukan pengembangan sistem sesuai dengan apa yang Anda butuhkan. Seperti contoh diatas yang memberikan gambaran kepada kita sebanyak 10 tahapan dalam melakukan pengembangan sistem, namun pada kondisi-kondisi tertentu ada tahapan-tahapan yang tidak perlu kita lakukan atau ada tahapan yang harus kita tambahkan.
Initation / Planning, merupakan tahap dimana sistem digambarkan secara global beserta tujuan yang akan direncakan terhadap sistem yang akan dikembangkan. Tahap ini identik dengan tahap
Requirement Gathering and Analysis, pada tahap ini analis mencoba untuk menguraikan permasalahan sistem dan menggambarkannya kedalam beberapa diagram untuk menggambarkan situasi yang sedang berjalan, kemudian pada tahap ini juga analis mencoba mendesain sebuah solusi yang akan diberikan kepada user.
Design, pada tahap ini solusi-solusi yang sudah digambarkan secara global pada tahap requirement gathering and analysis diuraikan secara detail baik dalam bentuk diagram, layouts, business rules, dan dokumentasi-dokumentasi lain yang dibutuhkan.
Build or Coding, pada tahap ini sistem mulai di bangun atau dikembangkan. Tahap ini identik dengan pembuatan program aplikasi untuk mendukung sistem.
Testing, pada tahap ini sistem yang sudah dibangun atau dikembangkan dicoba oleh tim tester ataupun oleh user.
2.2 Teknik Pengembangan Sistem
Semakin berkembangnya dunia teknologi, sistem yang digunakanpun akan semakin kompleks sedangkan waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tersebut terbatas. Kondisi ini menyebabkan metode pengembangan sistem SDLC dirasa tidak cukup bisa memberikan solusi dalam pengembangan sistem. Seiring dengan perkembangan ini, metode pengembangan sistem pun mengalami pengembangan. Banyak teknik- teknik pengembangan sistem yang merupakan pengembangan dari metode SDLC yaitu sebagai berikut :
Prototyping merupakan teknik pengembangan sistem yang menggunakan prototype untuk menggambarkan sistem, sehingga pengguna atau pemilik sistem mempunyai gambaran
pengembangan sistem yang akan dilakukannya.
Dalam pengembanan sistem informasi, prototype sering diwujudkan dalam bentuk user interface program aplikasi dan contoh-contoh reporting yang akan dihasilkan
1. Prototyping
2. Rapid Application Development (RAD) 3. Joint Application Development (JAD) 4. Unified Modeling Language (UML)
2.2.1 Prototyping
Prototyping merupakan teknik pengembangan sistem yang menggunakan prototype untuk menggambarkan sistem, sehingga pengguna atau pemilik sistem mempunyai gambaran pengembangan sistem yang akan dilakukannya.
Teknik ini sering digunakan apabila pemilik sistem tidak terlalu menguasai sistem yang akan dikembangkannya, sehingga dia memerlukan gambaran dari sistem yang akan dikembangkannya tersebut. Dengan teknik prototyping, pengembang bisa membuat prototype terlebih dahulu sebelum mengembangkan sistem yang sebenarnya. Contoh dari prototype misalnya dalam dunia automotif, ketika vendor dari suatu mobil ingin mengembangkan sistem dari mobil yang sudah di produksinya, mereka sering membuat prototype sebagai gambaran untuk mewakili sistem yang sebenarnya, dan tak jarang ketika sistem tersebut sudah akan diluncurkan dipasaran, para calon konsumen pun diberikan prototype tersebut, agar calon konsumen mempunyai gambaran dari mobil yang akan dibelinya. Prototype dari sistem mobil ini bisa berupa mobil kecil yang berbentuk seperti mainan. Dalam pengembanan sistem informasi, prototype sering diwujudkan dalam bentuk user interface program aplikasi dan contoh-contoh reporting yang akan dihasilkan, sehingga dengan demikian pengguna sistem akan mempunyai gambaran tentang sistem yang akan digunakannya nanti.
McLeod dan Schell (2007) mendifiniskan 2 (dua) tipe dari prototype yaitu:
1. Evolutionary Prototype 2. Requirements Prototype
Evolutionary prototype yaitu, prototype yang secara terus menerus dikembangkan hingga prototype tersebut memenuhi fungsi dan prosedur yang dibutuhkan oleh sistem. Berikut gambar dari tahapan evolutionary prototype:
Analisa kebutuhan user
Menyesuaikan prototype dengan keinginan user
Membuat prototype
Menggunakan Prorotye
sesuai
tidak
Gambar 10. Tahapan Langkah Evolutionary Prototype
1. Analisis kebutuhan user, pengembang dan pengguna atau pemilik sistem melakukan diskusi dimana pengguna atau pemilik sistem
Evolutionary prototype yaitu, prototype yang secara terus menerus dikembangkan hingga prototype tersebut memenuhi fungsi dan prosedur yang
dibutuhkan oleh sistem.
Berikut gambar dari tahapan evolutionary prototype
Requirement prototype merupakan prototype yang dibuat oleh pengembang dengan mendifiniskan fungsi dan prosedur sistem dimana pengguna atau pemilik sistem tidak bisa mendefinisikan sistem tersebut
menjelaskan kepada pengembang tentang kebutuhan sistem yang mereka inginkan.
2. Membuat prototype, pengembang membuat prototype dari sistem yang telah dijelaskan oleh pengguna atau pemilik sistem.
3. Menyesuaikan prototype dengan keinginan user, pengembang menanyakan kepada pengguna atau pemilik sistem tentang prototype yang sudah dibuat, apakah sesuai atau tidak dengan kebutuhan sistem.
4. Menggunakan prototype, sistem mulai dikembangkan dengan prototype yang sudah dibuat.
Requirement prototype merupakan prototype yang dibuat oleh pengembang dengan mendifiniskan fungsi dan prosedur sistem dimana pengguna atau pemilik sistem tidak bisa mendefinisikan sistem tersebut. Berikut ini langkah-langkah dari requirement prototype :
Analisa kebutuhan user
Menyesuaikan prototype dengan keinginan user
Membuat prototype
Membuat sistem baru
sesuai tidak
Melakukan Testing Sistem
Menyesuaikan Sistem dengan keinginan user
Menggunakan Sistem
sesuai sesuai
tidak
Gambar 11. Tahapan Langkah Requirements Prototype
1. Analisis kebutuhan user, pengembang dan pengguna atau pemilik sistem melakukan diskusi dimana pengguna atau pemilik sistem menjelaskan kepada pengembang tentang kebutuhan sistem yang mereka inginkan.
2. Membuat prototype, pengembang membuat prototype dari sistem yang telah dijelaskan oleh pengguna atau pemilik sistem.
3. Menyesuaikan prototype dengan keinginan user, pengembang menanyakan kepada pengguna atau pemilik sistem tentang prototype yang sudah dibuat, apakah sesuai atau tidak dengan kebutuhan sistem.
4. Membuat sistem baru, pengembang menggunakan prototype yang sudah dibuat untuk membuat sistem baru.
5. Melakukan testing sistem, pengguna atau pemilik sistem melakukan uji coba terhadap sistem yang dikembangkan
6. Menyesuaikan dengan keinginan user, sistem disesuaikan dengan keinginan user dan kebutuhan sistem, jika sudah sesuai sistem siap digunakan.
7. Menggunakan sistem.
Kelebihan dari teknik pengembangan prototyping yaitu :
1. Menghemat waktu pengembangan.
2. Menghemat biaya pengembangan.
3. Pengguna atau pemilik sistem ikut terlibat dalam pengembangan, sehingga kemungkinan- kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dalam sistem bisa diminimalisir.
4. Implementasi akan menjadi mudah, karena pengguna atau pemilik sistem sudah mempunyai gambaran tentang sistem.
5. Kualitas sistem yang dihasilkan baik.
6. Memungkinan tim pengembang sistem memprediksi dan memperkirakan pengembangan-pengembangan sistem selanjutnya.
RAD merupakan metode yang memfokuskan pada kecepatan dalam pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna atau pemilik sistem seperti prototyping namun mempunyai cangkupan yang lebih luas.
Sedangkan kelemahannya adalah :
Pengguna atau pemilik sistem bisa terus menerus menambah kompleksitas sitem hingga sistem menjadi sangat kompleks, hal ini bisa menyebabkan pengembang meninggalkan pekerjaanya sehingga sistem yang dikerjaan tidak akan pernah terselesaikan.
2.2.2 Rapid Application Development (RAD) Sistem yang semakin komplek dan waktu pengembangan yang dibutuhkan semakin cepat, membuat para pengembang sistem berfikir keras dan berusaha untuk mencari solusi teknik pengembangan yang cepat tanpa mengurangi kualitas sistem yang dihasilkan. Dengan kondisi ini, dikembangkanlah Rapid Aplication Development (RAD).
McLeod dan Schell (2007) berpendapat bahwa RAD merupakan metode yang memfokuskan pada kecepatan dalam pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna atau pemilik sistem seperti prototyping namun mempunyai cangkupan yang lebih luas.
Nama RAD dikenalkan oleh James Martin pada tahun 1991, yang mengacu pada life cycle pengembangan sistem. RAD mengadopsi teknik waterfall dan prototyping yang menggunakan manajemen, metode dan tools yang cukup kompleks, selain itu pengembang yang menggunakan teknik ini harus merupakan pengembang yang professional, sehingga Martin memberikan istilah SWAT (skilled with advanced tools) Team untuk pengembang yang menggunakan sistem ini. Berikut ini ilustrasi RAD
User community
Information System Departement
Time Reqruirement
planning
User
design Construction Cutover
Gambar 12. Ilusrasi Teknik Pengembangan Sistem RAD
Yang membedakan antara antara waterfall dengan RAD adalah dimana pada teknik waterfall pengguna atau pemilik sistem akan ikut berpartisipasi dalam tahap cutover sedangkan pada RAD pada tahap construction. Hal ini menyebabkan tahap cutover akan lebih cepat dibandingkan pada waterfall, sedangkan urutan tahapan pada RAD sama dengan waterfall.
McLeod dan Schell (2007) mengatakan ada 4 (empat) komponen pada RAD yaitu
1. Manajemen, yaitu orang-orang (dari sisi user) yang berada pada level manajemen yang mempunyai yang bisa beradaptasi dengan cepat untuk menggunakan metode baru.
2. Pengembang, yaitu tim pengembang sistem yang professional dalam menggunakan metode- metode pengembangan sistem dan tools yang dibutuhkan. Tim ini di sebut oleh Martin sebagai SWAT (skilled with advanced tools) Team.
3. Metode, yaitu metode RAD yang dikenal dengan
JAD melibatkan pengguna atau pemilik sistem dalam melakukan pengembangan sistem, dimana ada tahap- tahap yang dilakukan dengan cara mendiskusikan sistem dalam bentuk meeting diantara orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem, dalam hal ini seperti misalnya IT Spesialis (Sistem Analis, Programmer dan lain- lain), pengguna atau pemilik sistem, sponsor dan lain sebagainya.
4. Tools, yaitu Computer-Aided Software Engineering (CASE) dan 4th Generation Language yang bisa memfasilitasi untuk pembuatan prototype dan pembuatan kode program. Sedangkan CASE tools lebih kepada dokumentasi dan perancangan database.
2.2.3 Joint Application Development (JAD) Sistem yang memiliki kompleksitas yang tinggi akan menuntut teknik pengembangan yang baik, cepat dan tidak mengurangi kualitas dari sistem yang dihasilkan. Setelah mempelajari metode dan teknik pengembangan SDLC, Prototyping, dan RAD diatas, disini kita akan membahas teknik pengembangan Joint Application Development (JAD).
JAD pertama kali dikembangkan oleh Chuck Morris (IBM Raliegh) dan Tony Crawford (IBM Toronto) pada akhir tahun 1970an. Tahun 1980 Crawford dan Morris mengenalkan JAD dengan mengadakan beberapa workshop untuk membuktikan kemampuan JAD. Usaha mereka berhasil, dan JAD diterima di beberapa perusahaan sebagai teknik pengembangan dan design sistem.
JAD melibatkan pengguna atau pemilik sistem dalam melakukan pengembangan sistem, dimana ada tahap-tahap yang dilakukan dengan cara mendiskusikan sistem dalam bentuk meeting diantara orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem, dalam hal ini seperti misalnya IT Spesialis (Sistem Analis, Programmer dan lain-lain), pengguna atau pemilik sistem, sponsor dan lain sebagainya. Hasil dari meeting ini akan berupa cara dalam penyelesaian masalah untuk pengembangan sistem baru, menyatukan pendapat-pendapat yang berbeda serta agenda- agenda yang terkait lainnya.
Pelaku-pelaku yang terlibat dalam pengembangan sistem yaitu
1. Executive Sponsor, yaitu orang yang mempunyai project atau mempunyai sistem yang mendukung dan memfasilitasi segala resource project yang dibutuhkan. Executive Sponsor harus ada pada setiap meeting untuk menyelesaikan perbedaan-perbedaan pendapat mengenai sistem.
2. Project Leader/Manager, yaitu orang yang menjadi titik koordinat dalam masa pengembangan sistem, mengatur dan berhubungan dengan Executive Sponsor untuk pembahasan sistem.
3. Facilitator/Session Leader, yaitu orang yang menjadi penengah pada saat meeting. Orang ini bertugas mengidentifikasi pemecahan permasalahan, merangkung hasil meeting yang nantinya akan di umumkan diakhir meeting.
4. Scrie/Modeller/Recorder/ Documentation Expert, yaitu orang yang mencatat informasi- informasi pada saat meeting.
5. Participants, yaitu konsumen yang akan membeli dan menggunakan sistem. Orang ini akan menjadi sumber inputan atau masukan dalam pengembangan sistem.
6. Observers, yaitu tim pengembang sistem.
Berikut ini tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem JAD :
1. Menentukan Tujuan Project dan Batasan Sistem, tahap ini mendefinisikan tujuan proyek dan batasan sistem dari proyek. Segala perkiraan mengenai sistem akan dibahas pada tahapan ini, seperti misalnya kompleksitas sistem, perkiraan tingkat keberhasilan, perkiraan implementasi
