2.1.5. Efektivitas Komunikasi Organisasi
Efektivitas komunikasi organisasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan sebagai salah satu indikator untuk melihat tercapai tidaknya tujuan organisasi. Hal ini disebabkan karena adanya keterkaitan antara komunikasi dalam organisasi dengan efektivitas organisasi (Agung, 2001). Masita (2005) juga menyebutkan bahwa efektivitas komunikasi organisasi mampu mempengaruhi kinerja dari organisasi.
Efektivitas berasal dari kata efektif yang mengandung pengertian dicapainya keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Mulyana, 1996). Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif bila orang menyampaikan apa yang dimaksudnya. Secara umum komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Semakin besar kaitan antara yang dimaksud oleh komunikator dapat direspon oleh komunikan, maka semakin efektif pula komunikasi yang dilaksanakan. Efektivitas komunikasi erat hubungannya dengan tujuannya dan biasanya dalam komunikasi yang efektif menghasilkan pemahaman, kesenangan, mempengaruhi sikap, memperbaiki hubungan, dan tindakan (Mulyana, 1996).
Effendy (1998) mengemukakan bahwa efektivitas komunikasi atau kondisi sukses komunikasi ditentukan oleh:
1) Komunikator yang mampu mengenal komunikan, memahami kerangka rujukan, dan bidang pengalamannya.
2) Ketepatan pesan yang disampaikan, yaitu pesan harus dirancang agar menarik perhatian sasaran. Dengan menggunakan tanda-tanda yang tertuju pada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan. Pesan mampu membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan pesan harus menyarankan suatu cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut yang layak bagi situasi kelompok tempat komunikasi berada.
3) Pemilihan media bergantung pada tujuan yang akan disampaikan dan teknik yang akan digunakan.
Rakhmat (2005) mengemukakan bahwa tanda-tanda komunikasi yang efektif paling tidak menimbulkan lima hal, yaitu:
1) Pengertian, yaitu penerimaan yang cermat dari isi pesan yang disampaikan komunikator sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran pesan oleh komunikan.
2) Kesenangan, yaitu suasana yang menjadikan hubungan menjadi hangat, akrab, dan menyenangkan.
3) Mempengaruhi sikap, yaitu kemampuan persuasif komunikator dalam penyampaian pesan yang menimbulkan efek pada diri komunikan.
4) Hubungan sosial yang baik, yaitu tumbuhnya perasaan ingin bergabung dengan orang lain, ingin mengendalikan dan dikendalikan, serta ingin mencintai dan dicintai.
5) Tindakan, yaitu tindakan nyata yang dilakukan komunikasi setelah terjadi pengertian, pembentukan dan perubahan sikap, serta tumbuhnya hubungan yang baik.
Kasim (1993) memberikan tolok ukur efektivitas komunikasi organisasi yang meliputi:
1) Derajat ketelitian dan relevansi informasi yang ditransmisikan 2) Derajat efisiensi jaringan komunikasi yang dipakai
3) Derajat kepuasan anggota organisasi.
Cahayani (2003) menyebutkan ada tiga hal yang menyebabkan komunikasi tidak dapat berfungsi, yaitu:
1. Dogmatisme, yaitu seseorang sulit diubah pendapatnya.
2. Stereotipe, yaitu seseorang yang menganggap semua hal sama saja.
3. Hallo effect, yaitu kesan pertama yang timbul terhadap seseorang atau terhadap suatu hal.
Muhammad (2004) menambahkan mengenai faktor-faktor yang menyebabkan distorsi pesan. Faktor-faktor tersebut ada dua, yaitu faktor personal yang terdapat dalam diri pengirim dan penerima pesan dan faktor yang di luar diri mereka atau faktor organisasi.
1) Faktor Personal
Hal-hal yang berkenaan dengan persepsi yang ikut mempengaruhi proses komunikasi adalah sebagai berikut:
a. Orang mengamati sesuatu secara selektif: karena adanya kecenderungan manusia untuk menyeleksi pesan, menjadikan pesan yang seharusnya sampai kepada seseorang tidak diterimanya.
b. Orang melihat sesuatu konsisten dengan apa yang mereka percaya: persepsi seseorang mengenai orang lain, dipengaruhi oleh cara orang tersebut berbicara tentang orang lain, benda-benda, dan kejadian-kejadian. c. Bahasa yang kurang tepat
d. Arti suatu pesan terjadi pada level isi dan hubungan: kekurangtepatan, gangguan dan salah mengartikan pesan sering merupakan kegagalan mengenal informasi dan relasi serta membedakannya dari isi dan interpretasi.
e. Distorsi diperkuat oleh tidak adanya konsistensi bahasa verbal dan nonverbal
f. Pesan yang meragukan sering mengarahkan pada gangguan g. Kecenderungan memori ke arah penajaman
h. Motivasi mungkin membangkitkan pesan: ada tiga faktor dasar dari komunikasi yang cenderung memproduksi perubahan pesan yang menghasilkan kurang tepatnya sikap ke arah pesan, isi pesan keinginan dan motivasi dari komunikasi, serta sikap dari penerima yang dimaksudkan.
2) Faktor Organisasi
Terdapat beberapa hal dari lingkungan organisasi yang ikut memberikan kontribusi terhadap distorsi pesan dalam komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Kedudukan atau posisi dalam organisasi: kedudukan atau posisi dalam organisasi mempengaruhi cara orang berkomunikasi. Anggota-anggota fungsional organisasi yang menduduki posisi dengan tugas dan otoritas yang ditetapkan untuk itu akan mempunyai kedudukan yang berbeda. Tiap-tiap posisi dalam organisasi menuntut bahwa orang yang menduduki posisi itu harus mempersepsikan dan berkomunikasi dari pandangan posisinya.
b. Hierarki dalam organisasi: susunan posisi dalam bentuk hierarki menggambarkan bahwa ada orang yang menduduki posisi superior dan lainnya bawahan. Hierarki ini mempengaruhi cara seseorang berkomunikasi. Di antara mereka terdapat perbedaan dalam persepsi status.
c. Keterbatasan berkomunikasi: keterbatasan yang ditentukan oleh organisasi di mana seseorang boleh berkomunikasi dengan yang lain dan ketentuan siapa yang boleh membuat keputusan, mempengaruhi cara anggota organisasi berkomunikasi.
d. Hubungan yang tidak personal: hubungan yang tidak bersifat personal mengarahkan pada tekanan-tekanan yang bersifat emosional.
e. Sistem aturan dan kebijakan: pemakaian aturan dan kebijakan yang kaku mengarahkan ketidakmampuan membuat persetujuan dan mengarahkan pada hubungan yang tidak personal dan kurangnya komunikasi yang bersifat emosional.
f. Spesialisasi tugas: spesialisasi tugas mempersempit persepsi seseorang dan mempengaruhi cara orang berkomunikasi. Spesialisasi tugas juga menyebabkan timbulnya sikap untuk memiliki informasi.
g. Ketidakpedulian pemimpin
h. Prestise: prestise menjadikan hubungan komunikasi antara orang yang mempunyai prestise tinggi dengan yang rendah menjadi kurang lancar atau tidak bebas.
i. Jaringan komunikasi: banyaknya tingkatan atau mata rantai yang harus dilalui oleh suatu pesan dalam komunikasi. Pesan yang dikirim secara seri atau berantai cenderung banyak diubah oleh penerima sebelum dilanjutkan ke pengirimnya.
