2.2.4. Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1986) dalam Muhammad (2004) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian. Lebih lanjut Zelko dan Darce dalam Muhammad (2004) menjelaskan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi itu sendiri, seperti komunikasi dari atasan ke bawahan, sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan lingkungan luarnya.
Cara melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu pendekatan makro, pendekatan mikro, dan pendekatan individu (Muhammad, 2004). Masing-masing dari pendekatan ini dijelaskan sebagai berikut:
1) Pendekatan Makro
Pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi, dan menentukan tujuan organisasi.
Memproses informasi adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan mentransfer informasi relevan dengan keadaan
dalam organisasi kemudian merumuskan suatu respon yang tepat terhadap input informasi tersebut. Identifikasi merupakan lanjutan dari memproses informasi dimana suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negosiasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari pelanggan. Dalam integrasi dengan organisasi lain dapat diketahui bahwa setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi harus memonitor hal ini dan menentukan apa pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya. Sedangkan dalam menentukan tujuan merupakan tempat yang diinginkan organisasi sesudah diberikan periode waktu tertentu.
2) Pendekatan Mikro
Pendekatan ini memfokuskan pada komunikasi dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Komunikasi yang dibutuhkan pada tingkat ini adalah komunikasi antar anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan mengarahkan pekerjaan serta komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja kerja dalam organisasi.
Orientasi adalah proses yang terus menerus yang menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Adapun keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas organisasi.
Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor diantaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sekerja, dan tingkah laku dari organisasi. Mengenai tugas-tugas dalam organisasi perlu diawasi, dikontrol, serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.
Ada dua hal yang menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaannya. Pertama, jika orang tersebut tidak mendapat informasi yang dibutuhkannya untuk melakukan pekerjaanya. Kedua, jika hubungan sesama teman sekerja kurang baik.
3) Pendekatan Individual
Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku komunikasi individu dalam organisasi. Komunikasi individu ada beberapa bentuknya diantaranya: (1) berbicara dengan kelompok kerja: kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu, seseorang harus mempunyai ketrampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok, (2) menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat, (3) menulis, dan (4) berdebat untuk suatu usulan.
Proses komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi dapat dilihat melalui pola komunikasinya. Secara umum pola komunikasi organisasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal dan non formal (Purwanto, 2004). 1) Saluran Komunikasi Formal
Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan, maka pesan itu menurut jaringan komunikasi formal. Saluran ini merupakan komunikasi yang didukung dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Komunikasi formal dapat dibedakan menjadi empat tipe, yaitu komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah berasal dari pimpinan tertinggi ditunjukkan kepada pimpinan menengah terus mengalir melewati tingkat manajemen kemudian disampaikan kepada bawahan. Kasim (1993) menyebutkan bahwa fungsi dari komunikasi ini adalah untuk memberi pengarahan, instruksi, indoktrinasi, evaluasi, dan sebagainya. Semakin rendah tingkatan hierarki, makin rinci perintah atau instruksi yang dikomunikasikan. Selain mengkomunikasikan perintah, komunikasi ini juga meliputi informasi tentang tujuan organisasi, kebijakan, peraturan, insentif, manfaat, hak-hak khusus ataupun umpan balik dari atasan tentang hasil pelaksanaan tugas oleh bawahan. Media yang biasa digunakan untuk komunikasi ke bawah adalah rapat, memo, telepon, sms, dan pertemuan tatap muka.
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan bahwa arus informasi mengalir dari bawahan menuju ke atasan. Komunikasi ini merupakan proses penyampaian gagasan, ide atau saran, dan pandangan bawahan kepada atasannya. Menurut Kasim (1993) bentuk-bentuk komunikasi yang dipakai adalah laporan pelaksanan pekerjaan, saran-saran, rekomendasi, rencana anggaran, keluhan, permintaan bantuan, dan sebagainya. Para pejabat di setiap hierarki bertindak sebagai penyaring informasi yang disalurkan ke atas melalui pengintegrasian, pembuatan ikhtisar, dan pemadatan informasi yang datang dari bawah.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal terjadi antara orang-orang yang menduduki jabatan yang setingkat dalam struktur organisasi. Tujuannya antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian yang memiliki hubungan sejajar. Tipe ini menjadi penting ketika masing-masing departemen dalam satu organisasi memiliki ketergantungan yang cukup besar.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi ini melibatkan dua pihak yang tingkatan organisasinya berbeda. Contohnya adalah manajer bagian produksi dengan pegawai bagian pabrik. Komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah penyebaran informasi bisa lebih cepat daripada bentuk komunikasi tradisional. Selain itu, komunikasi diagonal membantu individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu masalah dalam organisasi. Namun, komunikasi ini juga memiliki kekurangan diantaranya adalah komuniksi ini dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Selain itu, komunikasi diagonal dalam organisasi yang besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.
2) Saluran Komunikasi Nonformal
Muhammad (2004) menjelaskan bahwa komunikasi nonformal mengalir tanpa memperhatikan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit.
Komunikasi ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir ke seluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan. Jaringan komunikasi ini lebih dikenal dengan istilah desas-desus (grapevine) atau kabar angin.
Dalam istilah komunikasi kabar angin dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Komunikasi nonformal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh yang berkuasa.
