6.1. Proses Komunikasi Organisasi
Proses komunikasi merupakan pertukaran materi melalui media dari komunikator ke komunikan. Pada Tabel 5 berikut dapat memberikan informasi mengenai proses komunikasi yang terjadi di BEM KM IPB. Tabel 5 tersebut menunjukkan bahwa secara keseluruhan komunikasi yang terjadi di BEM KM IPB sudah cukup aktif karena jika dilihat dari rata-rata skor yaitu sebesar 1,78. Nilai skor tersebut berada dalam rentang kategori sedang.
Tabel 5. Rata-rata Skor Komnikasi Organisasi Berdasarkan Media dan Arah
Komunikasi
Rata-rata skor: 1,00-1,67 = rendah ; 1,68-2,35 = sedang ; 2,36-3,00 = tinggi
Menurut arah komunikasi, nilai skor tertinggi hingga terendah secara berturut-turut adalah arah komunikasi diagonal, horizontal, ke bawah, dan ke atas. Keempat arah komunikasi tersebut masuk dalam kategori komunikasi yang cukup aktif, karena nilai skor masuk dalam kategori sedang.
Arah komunikasi diagonal paling banyak dilakukan oleh pengurus BEM KM IPB, karena materi komunikasi di organisasi BEM KM IPB paling banyak mengenai koordinasi kerja dan bertukar informasi mengenai isu-isu kebijakan, misalnya yang terjadi antara ISPC dengan empat kementerian “jakmania”. Dengan adanya koordinasi kerja tersebut, baik anggota maupun pimpinan dari kementerian yang berbeda saling berkomunikasi untuk saling menyampaikan ide No. Media Rata-rata Skor Berdasarkan Arah Komunikasi Rata-rata
Total Ke Bawah Ke atas Horizontal Diagonal
1. Tatap Muka 2,80 2,36 2,87 2,76 2,70 2. Telepon 1,45 1,44 1,70 1,91 1,63 3. SMS 1,94 1,75 2,61 2,47 2,19 4. Email 1,21 1,17 1,50 1,42 1,33 5. Laporan Tertulis 1,49 1,33 1,39 1,43 1,41 6. Papan Pengumuman 1,61 1,28 1,28 1,42 1,40 Rata-rata total 1,75 1,56 1,89 1,90 1,78
atau saran, meminta bantuan, bahkan bertukar informasi di luar keorganisasian. Nilai skor untuk arah komunikasi diagonal adalah 1,90.
Arah komunikasi horizontal terjadi antar anggota atau antar responden dalam strata yang sama (antara staf atau antar pimpinan dikementerian/biro). Arah komunikasi horizontal cukup sering dilakukan oleh anggota BEM KM IPB. Hal ini ditunjukkan dengan nilai skor yaitu sebesar 1,89. Komunikasi horizontal memudahkan seorang anggota untuk berkomunikasi dengan santai, karena tanpa adanya jarak atau rentang jabatan. Komunikasi horizontal juga memudahkan anggota untuk mencari informasi yang tidak bisa atau sulit didapatkan dari para komunikator yang ada di strata atas atau bawahnya. Saat berkomunikasi secara horizontal para anggota biasanya menyampaikan rekomendasi atau saran, meminta bantuan tentang pekerjaan, informasi di luar keorganisasian, dan menyampaikan keluhan tentang pekerjaan.
Nilai skor untuk arah komunikasi ke atas masuk dalam kategori rendah yaitu sebesar 1,56. Hal ini memberikan makna bahwa anggota jarang berkomunikasi dengan pimpinan BEM KM IPB, karena anggota (staf) banyak mencari informasi dari pimpinan di kementerian/biro atau sesama staf dibandingkan langsung ke pimpinan BEM KM IPB. Selain itu, pimpinan tertinggi BEM KM IPB telah mempercayakan kepada pimpinan di kementerian atau biro masing-masing anggota untuk dapat mengatasi atau menyelesaikan masalah masing-masing. Walau tidak menutup kemungkinan pimpinan tertinggi turun langsung bersama anggota untuk menyelesaikan masalah, sedangkan untuk pimpinan di kementerian atau biro sering berkomunikasi dengan pimpinan BEM KM IPB. Materi yang biasanya disampaikan adalah saran, laporan pelaksanan pekerjaan, rencana anggaran, keluhan terhadap pekerjaan, permintaan bantuan, dan informasi di luar keorganisasian.
Berbeda dengan arah komunikasi ke atas, arah komunikasi ke bawah memiliki rata-rata skor dalam kategori sedang, yaitu 1,75. Materi yang disampaikan dari pimpinan tertinggi BEM KM IPB ke anggotanya berupa, perintah/instruksi, pengarahan, peraturan, kebijakan, umpan balik/respon, informasi di luar keorganisasian, dan evaluasi terhadap pekerjaan. Pimpinan tertinggi BEM KM IPB telah memberikan kepercayaan kepada pimpinan di
kementerian atau biro masing-masing anggota untuk melaksanakan program kerja, keculi tugas pokok dan fungsi.
Menurut media komunikasi, media tatap muka memiliki nilai skor tertinggi dibandingkan dengan media yang lain. Artinya, media tatap muka paling banyak digunakan untuk menyampaikan materi komunikasi untuk semua arah komunikasi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 5 yang menunjukkan nilai rata-rata skor dari masing-masing arah komunikasi. Media komunikasi tatap muka paling sering digunakan oleh pengurus BEM KM IPB karena baik pimpinan tertinggi, pengurus BEM KM IPB dapat berkomunikasi secara langsung atau mendapat respon langsung. Media ini dianggap sebagai media yang murah, karena tidak mengeluarkan biaya.
Media SMS merupakan media yang cukup sering digunakan untuk menyampaikan materi komunikasi di BEM KM IPB. Penggunaan media ini dirasa murah dan tidak mengelurkan biaya yang mahal. Materi yang biasanya disampaikan melalui media SMS adalah tentang keorganisasian, misalnya informasi-informasi mengenai kegiatan rapat atau pelaksanaan program kerja yang harus dihadiri oleh anggota BEM KM IPB. Media SMS tinggi penggunaannya pada arah komunikasi horizontal dan diagonal dan rendah penggunaannya pada arah komunikasi ke bawah dan ke atas.
Berbeda dengan media SMS, media telepon, email, laporan tertulis, dan papan pengumuman penggunaannya jarang. Telepon jarang digunakan untuk menyampaikan informasi untuk arah komunikasi ke bawah (dari pimpinan BEM KM IPB ke anggota) dan ke atas (dari anggota ke pimpinan BEM KM IPB). Namun, telepon cukup sering digunakan untuk arah komunikasi horizontal (sesama anggota) dan diagonal (dari pimpinan atau anggota ke pimpinan atau anggota dari kementerian atau biro yang berbeda). Hal ini disebabkan karena ada beberapa kementerian atau biro yang melakukan progam kerja secara terkoordinir, sehingga membutuhkan koordinasi kerja. Penggunaan media telepon untuk berkomunikasi juga disebabkan karena para pengurus BEM KM IPB memiliki provider yang berbeda, sehingga penggunaan media telepon jarang karena akan mengeluarkan biaya yang cukup mahal. Dan sebagai alternatif media komunikasi
untuk arah horizontal dan diagonal selain tatap muka adalah SMS, karena media ini murah.
6.2. Efektivitas Komunikasi
Efektivitas komunikasi organisasi yang terjadi dalam organisasi BEM KM IPB dapat digunakan sebagai salah satu indikator untuk melihat tercapai tidaknya tujuan organisasi. Tabel 6 berikut dapat memberikan informasi mengenai perolehan rata-rata skor untuk masing- masing komponen efektivitas komunikasi yang dapat menunjukkan sampai sejauh mana efektivitas komunikasi organisasi yang terjadi di organisai BEM KM IPB.
Tabel 6. Persentase dan Rata-rata Skor Efektivitas Komunikasi Organisasi
No. Efektivitas Komunikasi Organisasi Persentase (%) Rata-rata Tidak Efektif Kurang Efektif Efektif 1. Pengertian 2,6 13,2 84,2 2,82 2. Kesenangan 11,8 27,6 60,5 2,49 3. Mempengaruhi Sikap 2,6 21,1 76,3 2,74
4. Hubungan Sosial yang Baik 11,8 22,4 65,8 2,54
5. Tindakan 1,3 15,8 82,9 2,82
Rata-rata total 2,68
Rata-rata skor: 1,00-1,67 = tidak efektif ; 1,68-2,35 = kurang efektif ; 2,36-3,00 = efektif
Perolehan rata-rata skor menunjukkan bahwa komunikasi yang terjadi di BEM KM IPB sudah efektif. Karena nilai rata-rata skor dari kelima komponen efektivitas komunikasi yang meliputi pengertian, kesenangan, mempengaruhi sikap, hubungan sosial yang baik, dan tindakan sudah masuk kategori efektif. Nilai rata-rata skor dari kelima komponen efektivitas komunikasi mulai dari yang tertinggi hingga terendah secara berurutan adalah pengertian, tindakan, mempengaruhi sikap, hubungan sosial yang baik, dan kesenangan.
Pengertian dan tindakan memiliki nilai rata-rata skor tertinggi yaitu 2,82. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi BEM KM IPB berupa materi yang berkaitan dengan keorganisasian yang meliputi perintah/instruksi, pengarahan, peraturan, kebijakan, umpan balik/respon, dan evaluasi suatu pekerjaan. Anggota juga menyampaikan materi komunikasi yang berkaitan dengan organisasi, misalnya menyampaikan rekomendasi/ ide-ide/saran,
laporan pelaksanan pekerjaan, rencana anggaran, keluhan terhadap pekerjaan, dan permintaan bantuan. Dengan demikian anggota menjadi mengerti kemudian melaksanakan atau bertindak untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan. Walaupun terkadang materi berupa non-keorganisasian juga sering disampaikan oleh pimpinan BEM KM IPB.
Komunikasi yang terjadi di BEM KM IPB sudah efektif, namun masih terdapat rata-rata skor yang rendah, yaitu komponen kesenangan, hubungan sosial yang baik, dan mempengaruhi sikap. Dari hasil wawancara dengan beberapa reponden menyebutkan bahwa mereka kurang nyaman dengan lingkungan kerja BEM KM IPB, baik lingkungan secara fisik maupun tidak. Responden juga memberikan penilaian bahwa yang kurang dari BEM KM adalah kurang dijunjungnya rasa kekeluargaan, sehingga yang dilakukan hanya mengerjakan dan menyelesaikan tugas dan pekerjaan sesuai target dan sukses. Namun, kurang memperhatikan bagaimana anggota bisa belajar, ingin belajar, dapat belajar berkomunikasi, dan berhadapan dengan orang. Responden juga menambahkan bahwa secara nilai mungkin BEM KM IPB sudah memenuhi syarat, tetapi nilai-nilai sosial masih kurang.
BAB VII
HUBUNGAN GAYA KEPEMIMPINAN DAN PROSES KOMUNIKASI
