P EMECAHAN M ASALAH DENGAN B ERPIKIR S ISTEM 1 BEKAL UNTUK MEMECAHKAN MASALAH

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi:

6. P EMECAHAN M ASALAH DENGAN B ERPIKIR S ISTEM 1 BEKAL UNTUK MEMECAHKAN MASALAH

Sebelum menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah maka kita perlu membahas terlebih dahulu tentang beberapa bekal yang dapat berguna dalam memecahkan masalah. Untuk itu perlu mengetahui terlebih dahulu perbedaan perspektif tentang masalah, definisi dari analisa, dan perbedaan antara analisa biasa dengan analisa sistem. Kemudian dibutuhkan pula pemahaman berbagai jenis bantuan yang bisa didapatkan dalam melakukan analisa.

6.1.1.1 Menyamakan Perspektif tentang Masalah

Perspektif merupakan cara pandang, dan penyamaan cara pandang dalam berdiskusi adalah sangat penting. Sangat sering dalam sebuah diskusi terjadi sebuah perdebatan akibat cara pandang yang berbeda dan sebenarnya dapat dihindari dengan penyamaan cara pandang terlebih dahulu atau dalam menjelaskan pendapat, setiap anggota menjelaskan perspektif yang diambil ketika ingin dikemukakan.

Ada beda antara menyetujui dan menerima. Persetujuan terhadap perspektif atau pendapat, tidaklah berarti anda menerima perspektif atau pendapat tersebut. Banyak orang yang salah menangkap atau mengerti bahwa ketika menyatakan setuju berarti menerima.

Masalah Jangan dipandang sebagai Hal Negatif

Masalah diterjemahkan berbeda-beda untuk setiap orang dan secara umum bermakna negatif. Padahal ada masalah yang bermakna positif. Masalah yang positif misalnya adalah masalah yang timbul akibat kita ingin menjadi lebih baik.

Di dalam ilmu manajemen kualitas misalnya, ada pepatah yang mengatakan "A real problem is when we do not have a problem": Masalah sesungguhnya adalah ketika kita tidak memiliki masalah. Mengapa ada perspektif seperti ini? Karena proses pemecahan masalah yang berkesinambungan merupakan kegiatan peningkatan kualitas yang berkesinambungan pula. Jadi ketika tidak ada kegiatan pemecahan masalah, berarti tidak ada peningkatan kualitas. Proses untuk memandang masalah menjadi positif ini penting untuk membuat kita tidak terjebak dari emosi negatif, yang sering timbul ketika kita berpikir negatif. Ketidakadaan emosi negatif dapat mendukung proses kreatifitas dalam mencari pemecahan masalah. Kita jarang bisa menjadi kreatif jika sedang terbakar oleh emosi negatif. Bukankah semua emosi adalah negatif? Apakah ada emosi positif? Ada. Salah satunya adalah cinta. Cinta adalah emosi positif yang dianggap mampu mendorong kreativitas. Jadi mulai sekarang "cintailah masalah", dengan cara memandang masalah sebagai kesempatan perbaikan. Bayangkan jika tidak ada masalah, anda tidak punya kesempatan untuk membuktikan kemampuan diri.

Ada sebuah cerita lucu ketika saya mengantarkan seorang professor dari Jepang untuk meninjau pasar tradisional di Indonesia. Profesor ini ingin mendapatkan gambaran apakah

73

pasar digunakan untuk sarana menyebarkan pesan-pesan kesehatan bagi masyarakat golongan menengah ke bawah. Kita sudah ingatkan kondisi pasar yang pasti tidak sama dengan di Jepang, namun professor ini tetap ingin meninjau. Kami akhirnya mengantarkan dia ke salah satu pasar tradisional di Jakarta, untuk menjelajah pasar dengan berbagai suasananya. Dengan kondisi panas terik yang membuat kami berkeringat tiada habisnya, saya sudah membayangkan dia akan cemberut ketika kembali ke kendaraan. Namun tidak saya duga, sang professor malah tersenyum dan mengatakan bahwa "anda beruntung". Saya kaget, kemudian bertanya mengapa, dan dia menjawab "Anda memiliki lebih banyak sekali peluang untuk melakukan perbaikan". Jawaban ini membuat saya terpana dan sejalan dengan waktu saya merasakan kebenarannya. Jika semuanya sudah ideal dan baik, pasti sulit bagi kita untuk mencari apalagi yang harus kita perbaiki. Jika tidak ada perbaikan, maka tidak dibutuhkan orang-orang yang melakukan perbaikan. Jadi anda tidak perlu repot-repot membaca buku ini.

Coba bayangkan kita semua sudah berhasil menciptakan surga di dunia, tidak ada orang berkelakuan jelek atau berniat buruk, maka mungkin kita semua tidak punya kesempatan masuk surga di akhirat nanti, karena kita tidak punya kesempatan untuk berbuat baik dan mendapatkan pahala.

Cerita lain lagi terjadi ketika mahasiswa melakukan kerja praktek di sebuah perusahaan produsen air mineral. Perusahaan ini berawal dari perusahaan keluarga yang kemudian diakuisisi oleh perusahaan multinational, jadi bisa dimengerti masih terjadi proses adaptasi kultur ketika mahasiswa bekerja praktek disana. Setelah satu minggu di lokasi, mereka berdiskusi dengan saya untuk membahas kondisi dimana mereka bingung karena tidak menemukan topik perbaikan di lokasi. Mereka telah keliling lokasi dan mewawancarai berbagai orang tentang apa masalah yang mereka hadapi, dan semuanya mengelak menjawab. Saya tersenyum karena menyadari bahwa cara bertanya "apakah ada masalah?" tentunya akan dipersepsikan negatif. Karyawan akan berpikir bahwa jangan pernah ada masalah, karena jika ada masalah berarti mereka salah. Saya sarankan kepada mereka untuk mengubah pertanyaan dan mulai mengandalkan observasi sebagai sumber topik, dan dalam dua hari berbagai calon topik muncul.

Masalah adalah Gap antara Keinginan dan Kenyataan

Cara terbaik mendefinisikan masalah adalah adanya gap atau celah antara apa yang idealnya diinginkan dengan apa yang terjadi saat ini (Hosotani February 2004). Definisi ini memberikan kenetralan terhadap cara pandang masalah, baik untuk masalah negatif maupun positif.

Masalah negatif, adalah masalah “normal” yang timbul ketika suatu kondisi terjadi dibawah dari yang kita harapkan. Masalah Positif adalah ketika kita ingin menjadi lebih baik dari saat ini. Lah kenapa kok malah cari-cari masalah? Karena perubahan pasti selalu terjadi di sekitar kita, jadi kita juga perlu berubah. Tinggal kita memilih untuk berubah ke lebih baik atau ke lebih buruk. Ketika kita membiarkan diri kita untuk tidak berubah ke lebih baik, maka kita sebenarnya menuju ke lebih buruk. Kompetitor kita akan selalu memaksa diri kita untuk terus berubah menjadi lebih baik, maka dengan berdiam diri, kita pasti akan disalip oleh kompetitor.

74

Pengertian celah/gap ini juga memaksa kita untuk mendefinisikan kondisi saat ini dan kondisi ideal yang kita inginka. Sesuatu hal yang terkadang lupa kita lakukan, terutama jika masalah akan dibahas di dalam sebuah pembahasan kelompok. Seringkali setiap anggota rapat memiliki pengetahuan yang berbeda tentang kondisi saat ini serta memiliki perspektif yang bertentangan terhadap kondisi ideal yang diinginkan. Tanpa proses klarifikasi dan pendefinisian bersama, rapat dapat berjalan sangat tidak produktif.

Pemecahan Masalah adalah Proses Pengurangan Gap

Semua pendekatan pemecahan masalah pada akhirnya adalah sebuah analisa gap yang dilanjutkan dengan pengurangan gap perbedaan-perbedaan antara yang diinginkan dengan kondisi saat ini melalui usaha penyelesaian masalah.

Tentunya ada dua hal yang mungkin dilakukan yaitu mengurangi target ideal yang diinginkan atau meningkatkan kondisi saat ini. Meningkatkan kondisi menjadi lebih baik adalah upaya yang dianggap wajar, namun bukan berarti mengurangi target ideal juga tidak wajar. Tidak lazim mungkin mengurangi target, tetapi tanpa banyak yang mau mengakuinya, hal ini sebenarnya lebih sering dilakukan. Dalam konsep berpikir sistem, hal ini menjadi salah satu gejala yang harus diidentifikasi dan kita diskusikan pada bagian lain.

6.1.2 M

ENYAMAKAN

P

ERSEPSI TENTANG

A

NALISA

Jika anda diberikan tugas untuk menganalisa, apa yang ada lakukan? Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu? Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb)

An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya)

A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This invol ves the identification of purposes and facts, the statement of defensible

assumptions, and the formulation of conclusions.

(Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)

75

Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya)

Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah

a) membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian

b) diamati per bagian lalu

c) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan.

Berarti menganalisa adalah membagi menjadi komponen, mengamati dan mencari hubungan, lalu mengambil kesimpulan.

(1) Membagi Komponen

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa.

a) What: Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa

b) Where dan When: memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita

c) Why: memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan

d) Who: memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya

e) How: menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa.

Pembagian Lainnya adalah bisa dengan 5M (Man, Money, Machine, Material and Methods), Satuan waktu 3P (Past, Present, Plausible Future), konsep teori pemasaran 4P (Product, Place, Promotion, Price), atau si sederhana 3C (Company, Competitor, Consumer).

(2) Mengamati dan Mencari Hubungan antar Komponen

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu:

a) Co-incidence: bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem

b) Correlated/Concurrent: ketika komponen yang memiliki keterkaitan namun tidak memiliki hubungan causalitas. Hubungan yang terjadi berjalan paralel seolah-olah memiliki hubungan sebab akibat.

c) Causality: ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi dan hubungan sebab akibat antara keduanya. Hal ini yang dicari dalam analisa

76

(3) Mengambil Kesimpulan

Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go . Kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika diminta menganalisa. Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya. Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.

6.1.3 P

ERBEDAAN

A

NALISA VS

.A

NALISA

S

ISTEM

Ada perbedaan antara analisa biasa dan analisa secara sistem, yang dijabarkan dalam Tabel 6.1.

Tabel 6.1 Perbedaan antara Analisa dan Analisa Sistem

Analisa (Biasa) Analisa Sistem

Proses pencarian permasalahan untuk mencari

komponen yang rusak ^{Proses pencarian permasalahan mencakup} tambahan hubungan interaktif antar komponen disesuaikan dengan tujuan dan secara endogenus

Satu tingkatan, masalah dibatasi hanya pada satu tingkatan, dalam satu cara pandang/ perspektif, dalam jangka waktu saat ini atau sangat terbatas, dalam jangka ruang yang terbatas

Multi dimensi , Multi tingkatan/skala, multi aktor, dipertimbangkan multi perspektif,, baik dimensi waktu (dulu-saat ini- akan datang), maupun geografis (disini atau disana)

Sebuah analisa biasa berarti anda harus mencari komponen yang rusak kemudian memperbaikinya. Struktur diatas memiliki 4 komponen titik, jadi ada 4 kemungkinan kerusakan yang dianalisa.

Sebuah analisa sistem mengharuskan anda untuk tidak saja mencari komponen yang rusak namun juga hubungannya. Struktur diatas memiliki 4 komponen titik dan 6 kemungkinan hubungan , jadi ada 10 kemungkinan kerusakan yang dianalisa. Pada struktur lebih dari 3 komponen, jumlah kemungkinan interaksi akan melebihi dari dari jumlah komponen.

Dalam penjelasan lebih lanjut nanti, berpikir sistem akan membantu anda untuk melakukan analisa sistem, karena sama dengan berpikir sistem, dari awal fokus perhatian adalah mencari hubungan, keterkaitan dan ketergantungan.

77

6.1.4 B

EKAL

A

NALISA

:K

ONSEP

/T

EORI

,M

ODEL

,A

LAT DAN

M

ETODE

Dalam melakukan analisa, kita biasanya akan menggunakan 4 kategori bantuan analisa, yaitu: konsep/teori, model, alat dan metode. Kategori ini menambahkan 1 kategori dibandingkan kategori yang dituliskan oleh Senge (Senge 1994), yaitu penambahan kategori model. Ketika anda ingin membeli atau membaca sebuah buku tentang manajemen biasanya buku tersebut memiliki kategori ini selain kategori topik buku. Ada buku yang berbicara soal konsep manajemen, alat bantu, model organisasi atau individu, dan buku tentang metode. Ada pula buku yang mengkombinasikan lebih dari satu dari ke 4 kategori ini.

Setiap kategori memberikan anda bantuan yang berbeda tergantung kebutuhan yang anda lakukan, berikut penjelasan dari masing-masing kategori dan pada saat apa anda biasanya membutuhkan kategori ini. Sebagai ilustrasi disetiap penjelasan dibahas contohnya dalam topik manajemen kualitas.