P ENGANTAR S OFT S YSTEM M ETHODOLOGY (SSM)

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi:

D. Alat Bantu

3. Untuk Individu: Fokus permainan beer game dalam berpikir sistem adalah memberikan pemahaman pentingnya untuk selalu mendapatkan pemahaman terhadap struktur

9.4 P ENGANTAR S OFT S YSTEM M ETHODOLOGY (SSM)

SSM atau Soft System Methodology merupakan metodologi yang dikenalkan oleh Checkland sebagai sebuah pendekatan pemecahan permasalahan sistemik di dunia nyata pada akhir tahun 1960-an(Checkland 1999; Checkland and Scholes 1999). Permasalahan sistemik yang cocok diselesaikan dengan SSM dicirikan sebagai permasalahan yang terlihat tidak beraturan dan tidak bisa didefinisikan dengan jelas. Permasalahan semacam ini biasanya ditimbulkan karena ketidaksamaan persepsi yang bisa timbul dari perbedaan latar belakang penganalisa masalah. Ilustrasi sederhananya adalah tentang bagaimana sejarah bisa mencatat seorang pejuang sebagai pahlawan atau pengkhianat tergantung siapa pencatat sejarahnya.

Sehingga jika biasanya pendekatan permasalahan mengacu kepada dunia nyata saja, misalnya penggunaan metode dan alat peningkatan kualitas (six sigma, 7 tools, 7 steps dll), maka di SSM pendekatannya diperluas ke penekanan kepada dunia pemikiran dari para aktor permasalahan. Keterlibatan dunia pemikiran ini, melalui sebuah pembuatan model pemikiran, adalah hal yang membedakan SSM dengan pemecahan masalah lainnya. Ssehingga nama “soft” dalam SSM dapat diartikan sebagai proses yang merujuk kepada penyelesaian masalah berbasis model pemikiran, bukan kepada “hard” di dunia nyata7. Konsep utama inilah yang sebenarnya membuat SSM pada awalnya digunakan sebagai alat membantu proses memodelkan sebuah sistem. Para pemodel (modeler) pemula sering lupa bahwa mereka sebenarnya tidak memodelkan dunia nyata, tapi memodelkan pemikiran yang ada terhadap dunia nyata.

Ada 4 tahapan dalam pendekatan SSM klasik dengan 7 Langkah, yang diilustrasikan dalam Gambar 9-4, dengan tahapan awal dan akhir berfokus kepada dunia nyata, sedangkan tahapan tengah berupa eksplorasi apa yang harusnya diperbaiki, berfokus kepada dunia pikiran kita (mental model). Beberapa tahapan memiliki sub-tahapan sehingga total sub-tahapan adalah tujuh. Di buku ini akan membahas secara singkat kesetiap tahapan, serta hubungannya terhadap 5 ciri berpikir sistem.

SSM pada awalnya ditujukan untuk memecahkan permasalahan dan sangat cocok dilakukan untuk problem yang harus diatasi dalam kelompok. Dalam langkah dan tahapan pelaksanaan SSM, terdapat banyak proses yang sebaiknya didiskusikan didalam kelompok. Proses diskusi

7 Kata soft pada SSM mengacu kepada pendekatan pemecahan yang bersifat kualitatif dibandingkan pemecahan masalah kuantitatif yang populer terjadi pada analisa sistem pada awalnya. Pendekatan kuantitatif seperti statistik, programa matematika, atau riset operational lebih populer pada awalnya karena memiliki kesan kontrol dan kejelasan struktur yang lebih mudah dipahami dibandingkan permasalahan yang kompleks. Namun ternyata pembatasan, tingginya asumsi, sempitnya tipe-tipe yang bisa diformulasikan secara matematis dan adanya kebutuhan yang berbeda untuk permasalahan yang lebih kompleks dan terstruktur membuat perlunya pendekatan yang lebih lunak secara kualitatif.

118

dalam kelompok membentuk sebuah pengalaman dan pemahaman kolektif dalam menganalisa masalah. Sebagai sebuah metodologi sistem, maka proses berulang (iteratif) sudah pasti tidak terhindari, karena pemahaman yang semakin membaik dari sistem bisa membuat kita kembali pada langkah sebelumnya untuk memperbaiki hasil dari langkah tersebut.

Gambar 9-4 Pendekatan SSM memiliki 7 Sub-Tahapan dalam 4 Tahap

9.4.1 T

AHAP

P

EMAHAMAN

S

ITUASI

P

ERMASALAHAN

Terdapat dua angkah didalam tahapan ini yaitu, 1) Eksplorasi Kontekstual dari Situasi Permasalahan

Langkah awal dari SSM ini adalah untuk memahami “situasi” permasalahan sebelum mendefinisikannya. Evaluasi dilakukan tanpa harus terbatasi dulu dengan tujuan atau batasan, seperti sebuah sesi brainstorming.

119

Inti dari langkah ini adalah untuk mendapatkan sebanyak mungkin data baik kuantitatif dan kualitatif baik secara langsung melalui wawancara, survey, observasi dan pengukuran, atau yang tidak langsung seperti data-data statistik, laporan, dan sebagainya. Data ini kemudian dilihat dalam konteksnya dengan memperhatikan seluruh dimensinya (ruang, waktu, pelaku/aktor dll). Keseluruhan data ini menjadi penting untuk membentuk definisi dari situasi yang merupakan output utama pada tahapan ini.

Secara definisi sistem, ciri terpenting adalah kemampuan untuk melihat secara luas tanpa kehilangan kemampuan untuk melihat detail. Jadi langkah awal ini memaksa kita untuk melihat dulu permasalahan dari berbagai macam konteks yang luas.

2) Mendefinisikan Situasi

Pada langkah ini kita mulai mendefinisikan situasi permasalahan dengan memberikan batasan-batasan didalam hasil eksplorasi kita.

Langkah ini menggunakan sebuah alat bantu khas SSM yaitu Rich Picture(s). Boleh satu atau beberapa gambar dibuat untuk menggambarkan batasan dan interaksi penting dalam sistem yang dianalisa. Dalam rich picture, bisa mencakup

 Struktur (Struktur Organisasi, Layout Kerja, Struktur Kinerja),  Proses,

 Amosfer (budaya, iklim kerja),  Manusia,

 Isu,  Konflik,

yang menjadi sumber atau gejala permasalahan.

Tidak ada petunjuk yang kaku dalam menyusun Rich Pictures walaupun disarankan memiliki komponen-komponen berikut:

 Tunjukkan batasan-batasan sistem atau subsistem berupa garis tegas  Simbol mata untuk menunjukkan persepsi

 Simbol manusia untuk menunjukkan aktor-aktor yang berperan dalam sistem yang bisa ditambahkan simbol awan untuk menunjukkan persepsi atau pemikiran dari manusia tersebut

 Simbol panah untuk aliran yang terlihat maupun tidak terlihat antara komponen sistem yang penting (material, informasi, uang, dll).

 Simbol Gunting atau Cross (X) untuk menunjukkan adanya konflik  Simbol Tanda Tanya untuk menandakan ketidakpastian (?)

 Simbol Awan digunakan untuk menggambarkan perhatian utama dari aktor yang digambarkan biasanya diisi dengan teks yang berupa pertanyaan

120

Gambar 9-5 Contoh Rich Pictures tentang Kompleksitas Otonomi Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia dalam Berbagai Tingkatan

9.4.2 M

EDEFINISIKAN

A

KAR

P

ERMASALAHAN

Tahap ini mulai menterjemahkan dunia nyata ke dalam komponen dan konsep sistem dalam dunia sistem.

121

Yang perlu diperhatikan dalam pendefinisian adalah kemungkinan adanya lebih dari satu tujuan dari sistem sebagai akibat dari berbagai macam persepektif orang yang terlibat didalamnya. Tujuan yang berbeda mengakibatkan perbedaan pula pada komponen lainnya dalam sistem. Untuk itu Checkland memberikan saran bagaimana menyusun kalimat yang mendefinisikan tujuan sistem, yaitu

Sebuah sistem yang melakukan X, dengan cara Y sehingga mampu memenuhi Z

Berbagai tujuan dengan berbagai perspektif yang terkadang cukup banyak, terkadang membingungkan bagi pengguna, namun kekuatan dari SSM adalah menjadikan tantangan ini sebuah perjalanan pemecahan masalah yang dilakukan. Asumsinya adalah adanya pemahaman bersama yang terjadi dengan dikeluarkannya berbagai macam perspektif ini mampu untuk membuka jalan atas sebuah kesimpulan bersama apa yang harus dilakukan. Intinya adalah sistem yang diamati adalah satu, sehingga dari semua perspektif pasti memiliki kesamaan, dan kesamaan inilah yang harus dicari dan disepakati bersama sebagai basis untuk melangkah ke perbaikan sistem.

Cara untuk mendapatkan pemahaman bersama ini adalah melalui proses evaluasi dari setiap perspektif melalui sebuah proses analisa komponen sistem, yang disingkat CATWOE: (C)ustomer, (A)ctors, (T)ransformation, (W)eltanschauung, (O)wner, dan (E)nvironment. Tidak ada urutan khusus yang harus dituruti sebenarnya, anda bisa mulai dari mana saja untuk akhirnya melengkapi semuanya. Namun banyak ahli yang menyarankan prosesnya dimulai terlebih dahulu pada pertanyaan di T-Transformation atau Transformasi, yaitu proses apa yang sebenarnya input menjadi output. Dari T ini kemudian dijadikan basis untuk melihat komponen lainnya,

 Customer, siapa saja yang membutuhkan output atau yang menderita jika tidak ada output

 Actors, siapa yang terlibat langung dan tidak langsung dalam proses transformasi ke pelanggan ini

 Transformation, kumpulan proses yang mengubah input menjadi output

 (W)eltanschauung atau sering diterjemahkan (W)orldview (walaupun kurang tepat) adalah pendapat atau pandangan apa yang membuat transformasi ini memiliki makna atau dibutuhkan?

 Owner, siapa yang memiliki kemampuan untuk menghilangkan sistem ini atau menentukan kinerja yang harus diberikan oleh sistem

 Environment, apa batasan diluar sistem yang harus dipatuhi sebagai “pagar” dari sistem ini

Konsep CATWOE ini mengalami berbagai evolusi dengan tambahan-tambahan komponen atau detail komponen (misalnya customer menjadi penerima keuntungan dan korban). Yang menantang pada proses pendefinisian CATWOE ini adalah setiap pernyataan tujuan bisa beberapa memiliki CATWOE, sehingga proses yang iteratif sangat mungkin terjadi.

122

Hasil dari tahapan ini adalah pemahaman kolektif dan konseptual yang mendalam tentang beberapa hal berikut ini:

 Tujuan dari sistem yang direpresentasikan oleh beberapa output dengan mengarah kepada kebutuhan dari Owner

 Proses-proses yang ada di dalam sistem dalam memproduksi output (termasuk input dan siapa yang melakukannya)

 Batasan yang harus diperhatikan dan memberikan pengaruh

9.4.3 M

ENGEMBANGKAN

M

ODEL

K

ONSEPTUAL

(I

DEAL

)

Model konseptual disusun sebagai sebuah diagram korelasi berupa kotak-kotak yang merepresentasikan komponen sistem (aktivitas-aktivitas inti) yang terhubungkan dengan panah didalam sebuah batasan yang dilambangkan dengan garis putus-putus pada skala analisa yang sama.

4) Pengembangan Model

Model konseptual ini merupakan peta interaksi komponen dalam sistem yang mampu mengeluarkan ciri-ciri holistik yang ideal dari sistem tersebut.

Secara umum langkahnya mencakup:

a) Dengan menggunakan kata kerja pilihlah aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan transformasi, sebanyak 7+2 aktivitas, dati root definition yang kita lakukan.

b) Pilih aktivitasyang independen untuk digambarkan pada bagian teratas secara sejajar c) Pilih aktivitas berikutnya yang dependen dengan aktivitas independen pada bagian

berikutnya untuk kemudian diberikan garis hubungan anak panah. Secara keseluruhan hubungan anak panah mengarah ke bawah

d) Seimbangkan gambar sehingga terjadi garis berpotongan (cross) seminimal mungkin e) Tambahkan kotak yang merepresentasikan output kinerja yang diinginkan diluar batas

garis dan kotak-kotak lingkungan yang diidentifikasikan pada CATWOE

f) Periksalah model yang dikembangkan, apakah ciri-ciri sistem telah digambarkan seperti: a. Ada tujuan yang sedang dituju

b. Ada Cara untuk menilai kinerja

c. Adanya proses pengambilan keputusan

d. Terdapat komponen yang juga bertindak sebagai sub-sistem e. Komponen yang saling berinteraski

f. Lingkungan

g. Batasasn antara sistem dan lingkungan h. Sumber daya

i. Sebab-akibat

9.4.4 T

INDAKAN

P

EMECAHAN

M

ASALAH

5) Membandingkan Model dengan Dunia Nyata

Langkah ini untuk mendapatkan Gap antara model konseptual dan dunia nyata dan

123

Secara umum pertanyaan yang diajukan adalah:  Apakah aktivitas ini ada di dunia nyata?  Jika ada, bagaimana perilaku dan kinerjanya?

 Apa pengaruhnya kepada aktivitas lainnya atau dipengaruhi oleh aktivitas lainnya sehingga mempengaruhi kinerjanya?

Proses ini dilakukan bisa secara kualitatif dengan diskusi atau kuantitatif dengan menggunakan sebuah model dan skenario.

6) Katalogkan Aktivitas Perubahan yang harus Dilakukan

Langkah ini mengumpulkan alternatif aktivitas perubahan pada tingkatan komponen dan atau konektivitas antar komponen, sesuai hasil dari langkah sebelumnya.

7) Melaksanakan Kegiatan Perbaikan

Langkah ini adalah langkah penutup sekaligus awal dari siklus selanjutnya. Proses evaluasi juga bisa dilakukan terhadap keseluruhan langkah-langkah SSM yang telah dilakukan, untuk meningkatkan kualitas siklus SSM berikutnya, misalnya keakuratan pengembangan model konsep, pengaruh yang tidak diduga namun ternyata mendominasi, timbulnya komponen-komponen kesamaan dan pembeda yang dominan dsb. Proses evaluasi ini dilakukan selain untuk kualitas SSM juga menambah pemahaman terhadap sistem itu sendiri.

9.5 B

AHAN

B

ACAAN

Checkland, P. (1999). Soft systems methodology : a 30-year retrospective. Chichester ; New York, John Wiley.

Checkland, P. and J. Scholes (1999). Soft systems methodology in action : a 30-year retrospective. Chichester, Eng. ; New York, Wiley.

De Bono, E., Cognitive Research Trust., et al. (1986). CoRT thinking. New York ; Toronto, Pergamon Press.

Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline : the Art and Practice of the Learning Organization. New York, Doubleday/Currency.

Senge, P. M. (1994). The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization. New York, Currency, Doubleday.

Sweeney, L. B. and D. Meadows (2008). Systems Thinking Playbook: Exercise to Stretch Learning and Build Systems Thinking Capabilities, Sustainability Institute.

124