Output, Proses dan Input dalam Langkah 1

Ciri 5: Sebuah sistem selalu berada dalam kondisi multi-dimensi:

D. Alat Bantu

6.2.1.1 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1

Tabel 6.4 merupakan daftar output yang dihasilkan, proses yang dilakukan serta input yang dibutuhkan dalam langkah ini

Tabel 6.4 Output, Proses dan Input dalam Langkah 1

Komponen Deskripsi Alat Bantu

Output  Deskripsi dari Definisi Masalah yang dipilih

untuk dilakukan analisa  Six Sigma Project Charter  SIPOC (Supplier, Input, Process,

Output, Customer)  Force Field Analysis  Grafik dan Peta Proses  5W + 1H

 Diagram Affinitas Proses  Melakukan eksplorasi terhadap

 Menentukan dan menyepakati definisi, ruang lingkup, tujuan dan target yang ingin dicapai

 DeBATIK

 Analisa Pemegang Kepentingan (Stakeholders Analysis)

 CATWOE

 Nominal Group Technique (NGT)  Prinsip Iteratif 4F

 Force Field Analysis Input  Wawancara, Survei

 Analisa Dokumen Organisasi (laporan, rencana strategis, dll)

 Media Review  Social Media Input

 Questionnaire  Check Sheet

Tabel 6.5 Kombinasi 5W+1H dengan DeBatik dalam Mendefinisikan Permasalahan

What Why Where When Who How

Dimensi yang Dinamis

 Dimensi apa saja yang bisa mengubah konteks permasalahan? (ruang, waktu, skala dsb)  Pada skala perspektif

helikotper apa permasalahan akan dianalisa?  Apakah penyebab dari permasalahan berubah ketika dimensi diubah?  Dimana Permasalahan ditemukan?  Apakah perubahan ruang mengubah konteks permasalahan?  Kapan permasalahan ditemukan?  Apakah ada aktivitas

masa lampau yang mempengaruhi?  Bagaimana saat ini?  Apa Dampak Masa

depan?

 Apakah semua aktor pemegang kepentingan penting telah teridentifikasi?  Apakah ada perubahan aktor yang

 Jika diperluas ruang lingkupnya apakah ada proses lain

Batasan  Apakah batasan permasalahan mudah untuk diidentifkasikan?  Apa saja gesekan yang

terjadi pada batasan sistem?

 Mengapa batasan sistem permalahan seperti saat ini?

 Apa batasan ruang dari sumber permasalahan?  Apa batasan ruang

dari dampak permasalahan?

 Apakah ada perubahan dari tujuan sistem saat ini dengan sebelumnya? bagaimana pada masa yang akan datang, apakah akan berubah?

 Apakah aktor menjaga/menginduk si interaksi?

 Bagaimana bentuk batas ini dan interaksi antara sistem dan lingkungannya? 

Tujuan  Apakah tujuan sistem yang sedang anda amati?

 Apa tujuan sebuah sistem yang sempurna/ideal menurut kita?

 Mengapa tujuan ini

yang ada? ^^{Apakah perubahan}konteks ruang akan mengubah tujuan?

 Apakah perubahan konteks waktu akan mengubah tujuan?

 Apakah ada perbedaan tujuan sistem para aktor (termasuk perbedaan interpretasi)?  Apakah ada tujuan

yang bertentangan? Paralel? Atau Seri

 Bagaimana tujuan bersama dibentuk?  Bagaimana tujuan pribadi diarahkan ke tujuan bersama? Inter-koneksi

 Apa saja variabel dalam sistem yang berubah-ubah?

 Apakah ada struktur input-proses-output-umpan-balik?  Apakah ada komponen

yang tidak bekerja sebagaimana mestinya?

 Mengapa interaksi ini

timbul? ^^{Apakah perubahan}konteks ruang akan mengubah hubungan variabel?

 Pada variabel yang bermasalahan bagaimana frekuensi masalah timbul

 Apakah para aktor penting telah memiliki interkonektivitas yang memadai?  Bagaimana interkoneksi dari variabel-variabel saat ini?  Bagaimana interkoneksi yang ideal? Aksi Menyeluruh

 Apa yang kita inginkan dari sistem (ideal sistem)?

 Mengapa ciri-ciri ini timbul?

 Mengapa ciri-ciri ideal disusun seperti saat ini?

 Apakah perubahan konteks ruang akan mengubah ciri-ciri sistem?

 Apakah ciri-ciri ini ada di dalam sistem saat ini?

 Apakah pernah ada ciri-ciri ideal tercapai? Apa pelajaran yang bisa diambil pada masa itu?

 Apakah para aktor memiliki kesamaan persepsi terhadap ciri ideal?

 Bagaimana ciri-ciri sebuah sistem yang ideal?

 Bagaimana perilaku sistem saat ini, berbedakah dengan perilaku sebuah sistem yang ideal?

6.2.2 L

ANGKAH

2:A

NALISA

S

ISTEM

S

AAT

I

Setelah memahami permasalahan dan mendefinisikan permasalahannya, maka langkah berikutnya adalah menganalisa sistem saat ini. Seperti yang telah dijabarkan dalam bagian sebelumnya tentang definisi analisa sistem, maka langkah ini berarti memetakan komponen-komponen terpenting pada sistem dan interaksi antar komponen-komponen.

Komponen-komponen dalam sebuah sistem harus dipandang sebagai proses-proses yang saling berinteraksi dalam mencapai tujuan sistem. Proses dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang didesain untuk mengeluarkan sebuah output untuk memenuhi suatu kebutuhan. Artinya sebuah proses bisa terdiri dari 1 aktivitas atau rangkaian dari 2 atau lebih aktivitas. Cara sederhana mengidentifikasikan proses pada skala operasional adalah dengan berbasis kepada output operasional yang dihasilkan. Output berupa dokumen laporan, form, rekomendasi, dan surat bisa ditelusuri balik kepada proses-proses yang membangun dokumen tersebut.Sedangkan proses pada skala yang lebih makro di organisasi biasanya dikenal sebagai fungsi organisasi. Karena proses bisa terdiri dari sub-proses, aktivitas dan tugas pekerjaan (task), maka proses pada tingkatan ini dapat dikatakan pula sebagai fungsi. Artinya fungsi adalah kumpulan dari proses-proses yang memiliki keseragaraman. Contohnya terdapat fungsi marketing, produksi, keuangan dan lain-lain.

Sangat penting bagi kita untuk memahami bahwa sistem biasanya memiliki struktur hierarki yang memiliki penamaan yang mungkin berbeda. Ada proses, sub-proses, aktivitas, tugas, fungsi, sub-fungsi, ad-hoc dll. Jangan memaksakan penamaan yang lebih anda kuasai jika anda tidak memiliki pengaruh yang cukup untuk melakukannya. Yang penting kita bisa mengatahui hierarki dari sistem tersebut.

Bersamaan dengan pengumpulan komponen berupa proses atau fungsi, maka kita juga mencari apakah ada keterkaitan antara setiap komponen dengan yang komponen lainnya. Kita bisa menemukan proses atau fungsi baru ketika menelusuri keterkaitan ini.

Orientasi pemilihan proses dan tingkatan analisa yang dilakukan dalam langkah adalah tergantung dari definisi permasalahan yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya. Misalnya output utama yang dibutuhkan dalam definisi permasalahan menjadi basis dalam menentukan komponen proses mana yang harus dianalisa dan dilakukan. Jika ternyata cukup banyak proses penting yang diidentifikasikan maka analisa bisa dibagi berdasarkan output antara yang membangun output akhir. Pembagian lainnya bisa berdasarkan pengelompokan berbasis lokasi, fungsi atau topik.

Jika hal ini terjadi, maka penamaan dan penomoran proses menjadi penting. Gunakan penamaan yang mirip penamaan hiearki klasifikasi bertingkat dalam identifikasi biologi yang memiliki struktur species, genus, family, order dan seterusnya. Gunakan penomoran angka Arab yang terdiri atas sub-struktur angka yang dibatasi oleh titik (1, 1.1, 1.1.2, 2.1 dsb). Anda juga bisa mengkombinasikan antara kode huruf dan angka, misalanya KU-1.1, MAR-2.1.1 dst.

Tabel 6.6 Tabel Peta Saat Ini

Komponen Proses Utama ^{Bagaimana hal ini}_dilakukan _Penilaian^Kriteria Bagaimana Kinerjanya

1. ---

2. ---

3. ---

Hubungan antar Komponen ^{Bagaimana hal ini}_dilakukan _Penilaian^Kriteria Bagaimana Kinerjanya

1  2 ……. 1  3 ……. 3  2 ……. 3  1 …….

Jika komponen dan interkoneksinya telah ditemukan, maka dilakukan penilaian tentang kualitas dari komponen maupuan interkoneksinya. Dalam organisasi kualitas interkoneksi komponen biasanya dapat dilihat pada disposisi/inter-office memo, jumlah dan notulensi rapat, korespondensi antar personel yang dihubungkan dengan kualitas output.

Untuk merekapitulasi langkah ini, maka kita dapat menyusun sebuah tabel seperti pada Tabel 6.6. Secara umum tabel ini adalah tabel tahapan pertama analisa biasa (identifikasi komponen) namun yang membedakan adalah adanya bagian tabel yang menganalisa khusus hubungan antar komponen. Hubungan dalam organisasi bisa dilihat secara nyata maupun tidak nyat, karena bisa berupa pertemuan, perintah tertulis (disposisi) atau lisan, laporan rutin atau non-rutin, komunikasi informal dan lain-lain. Kolom kedua berisi tentang bagaimana hal ini dilakukan yaitu deskripsi lebih detail dari nama komponen.

Kriteria penilaian merupakan apakah organisasi memiliki kriteria untuk menilai kualitas komponen tadi jika iya apa penilaiannya, kapan dan bagaimana menilainya. Bagaimana kinerjanya merupakan evaluasi apakah komponen atau hubungan komponen ini telah sanggup bekerja sebagaimana mestinya didalam sistem saat ini.

Dalam dokumen BERPIKIR SISTEM POLA BERPIKIR UNTUK PEMAHAMAN MASALAH YANG LEBIH BAIK AKHMAD HIDAYATNO (Halaman 84-88)