TINJAUAN UMUM APOTEK KIMIA FARMA IMAM BONJOL 3.1.Sejarah Apotek
3.6. Evaluasi Apotek
Evaluasi apotek di apotek Kimia Farma Imam Bonjol terdiri dari evaluasi internal dan eksternal. Evaluasi internal, yaitu evaluasi yang dilakukan antara apoteker dan asisten apoteker setiap hari selasa yang membahas tentang rencana kerja, sistem shift kerja serta masalah terkait pekerjaan .Sedangkan evaluasi ekternal, yaitu evaluasi antara Apoteker di setiap apotek Kimia Farma dengan karyawan BM yaitu berupa evaluasi mutu manjerial dan mutu pelayanan farmasi klinik. Evaluasi mutu manajerial yang diadakan yaitu berupa audit internal serta review mengenai manajerial apotek termasuk dalam hal keuangan apotek seperti review HPP (Harga Pokok Penjualan), omzet, laba/rugi dan biaya-biaya yang dikeluarkan apotek. Review tersebut dilakukan setiap per minggu, per bulandan pertahun. Sedangkan evaluasi mutu pelayanan farmasi klinik yaitu dengan menyebarkan kuisioner untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan apotek Kimia Farma. Kegiatan ini dilakukan sebanyak 2 kali dalam setahun. Kuisioner dikaji oleh pimpinan apotek untuk selanjutnya dirapatkan dengan karyawan apotek. Selain evaluasi kepuasan pelanggan terhadap pelayanan farmasi, apotek juga melakukan evaluasi mengenai perkembangan apotek, baik evaluasi hasil penjualan serta evaluasi kinerja karyawan.
BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Pengelolaan Apotek
Praktik Kerja Profesi Apoteker ini dilaksanakan di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol, yang bertempat di Jalan Imam Bonjol No. 34 Samarinda. Kegiatan tersebut dimulai pada tanggal 1 Agustus hingga tanggal 10 September 2016.
Pengelolaan apotek meliputi pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan. Sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan kesehatan meliputi semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
Pengelolaan Apotek dapat dibagi menjadi menjadi dua, yaitu pengelolaan teknis kefarmasian dan pengelolaan non teknis kefarmasian. Di Apotek Kima Farma Imam Bojol untuk proses pengelolaan teknis kefarmasiannya meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pengendalian, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan baik terhadap obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat tradisional, kosmetika, narkotika, psikotropika dan prekursor farmasi. Serta dilakukan peracikan, pengubahan bentuk, dan penyerahan obat dengan pemberian informasi mengenai khasiat, cara penggunaan obat, lama pemakaian obat dan efek samping obat. Selain itu, selain menyediakan sediaan farmasi, Apotek Kimia Farma Imam Bonjol juga menyediakan berbagai produk makanan, minuman serta suplemen kesehatan yang juga memerlukan pengelolaan. Pengelolaan apotek dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek Kimia Farma Imam Bonjol yaitu Ishmatul Aulaa S.Farm., Apt dengan dibantu oleh beberapa staff lainnya. Sedangkan untuk pengelolaan non teknis kefarmasian meliputi kegiatan administrasi, personalia, perpajakan dan evaluasi apotek.
4.2. Pengelolaan Obat
Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku yaitu meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pengendalian, pemusnahan, pencatatan serta pelaporan. Pengelolaan ini bertujuan untuk menjaga dan menjamin ketersediaan barang di apotek sehingga tidak terjadi kekosongan barang. Selain itu juga bertujuan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggung jawabkan dalam waktu tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat. Tujuan perencanaan pengadaan obat antara lain, mengetahui jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan, menghindari terjadinya kekosongan atau kelebihan obat, meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dan meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Kegiatan perencanaan yang ada di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol ada dua yaitu perencanaan yang dilakukan oleh BM dan Apoteker Pengelola Apotek. Perencanaan BM yaitu dengan menggunakan sistem P4 dan DCs (Distribution Center) online yang merupakan sistem dimana obat yang terjual dan terinput di komputer Apotek akan terhubung langsung ke bagian pengadaan BM, sehingga BM akan mengetahui kebutuhan Apotek. Perencanaan dibuat berdasarkan stok level masing-masing obat berdasarkan rata-rata penjualan perhari yang diperoleh dari data minimal 3 bulan yang lalu. BM akan menggunakan analisis pareto (Sistem ABC) yang berisi daftar barang yang terjual yang memberikan kontribusi terhadap omset, disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai yang terendah, dan disertai jumlah dan kuantitas barang yang terjual. Barang yang termasuk dalam Pareto A ialah barang yang memiliki kontribusi omset sebesar 80% total omset dari keseluruhan nilai omset atau yang sering disebut dengan (fast moving drug). Barang dengan konstirbusi terhadap omset sebesar 15 % termasuk dalam Pareto B (moderate moving drug). Sedangkan yang termasuk ke dalam Pareto C ialah barang yang memberikan konstribusi terhadap keseluruhan omset sebesar 5 % (slow moving drug), untuk barang pareto C yang melakukan perencanaannya dilakukan oleh APA atau Apoteker Pengelola Apotek membuat surat pesanan ke PBF langsung dan juga BM, bukan hanya pareto C tapi Apoteker Pengelola Apotek juga melakukan perencanaan obat narkotika dan psikotropika sesuia dengan ketersediaan obat, jika jumlah obat
sudah menipis maka akan dilakukan pemesanan ke PBF Kimia Farma Trading and Distribution. Barang yang termaksud pareto A di Apotek Kimia Farma Imam Bonjol adalah antihipertensi, antikolesterol, antidiabetes, antibiotik analgesik, obat syaraf dan vitamin kehamilan. Barang pareto B adalah obat batuk dan pilek, antipiretik serta obat pencernaan, sedangkan untuk pareto C adalah sediaan kosmetika.
b. Pengadaan
Kegiatan pengadaan perbekalan farmasi untuk mendukung pelayanan di apotek Kimia Farma Imam Bonjol dilakukan secara terpusat oleh Bisnis Manajer (BM). BM akan memberikan daftar nama obat dan jumlahnya ke Apotek untuk di droping apakah sudah sesuai dengan kebutuhan apotek atau tidak. Tetapi sebelumnya Apoteker dan Asisten apoteker sudah melakukan pemeriksaan barang yang habis (kosong) atau persediaan yang menipis yang akan ditulis di buku defecta. Sehingga Apoteker akan memeriksa kesesuaian berkas droping dan buku defecta, apakah sudah sesuai atau tidak, ketika telah disetujui maka BM akan mengirimkan laporan tentang perencanaan pemesanan obat beserta biaya yang diperlukan oleh seluruh Apotek Kimia Farma yang ada di Samarinda termasuk Apotek Kimia Farma Imam Bonjol ke PT.Kimia Farma Tbk. (Pusat) untuk memverifikasi dana yang bertujuan untuk mencairkan dana untuk biaya pembelian perbekalan farmasi. Selanjutnya BM akan membuat Surat Pesanan (SP) ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) untu memesan barang yang dibutuhkan oleh apotek. PBF akan mengirimkan barang ke BM. BM akan memeriksa atau mengecek barang yang diperlukan oleh Apotek Kimia Farma Imam Bonjol. Kemudian BM akan mengirimkan barang tersebut ke Apotek Kimia Farma Imam Bonjol beserta data droping barang.
Khusus untuk pengadaan obat golongan narkotika dilakukan dengan menggunakan surat pesanan khusus narkotika yang disebut SP khusus model N.9. Untuk pemesanan obat narkotika tidak melalui BM tetapi langsung ke PBF Kimia Farma Trading and Distribution sebagai distributor yang memiliki izin resmi, dan ditunjung oleh pemerintah untuk melakukan distribusi obat golongan narkotika yang ada di Indonesia. Surat pesanan tersebut ditandatangani oleh APA dengan
mencantumkan nama, nomor SIA (Surat Izin Apotek), dan stempel apotek. Setiap surat pesanan berlaku untuk satu jenis obat narkotika. Surat pesanan khusus narkotika dibuat sebanyak 4 rangkap, Surat Pesanan lembar pertama dan lembar ke 2 dikirim ke distributor, lembar ke 3 diberikan ke administrator, sedangkan pada lembar ke 4 digunakan untuk arsip apotek. Sedangkan untuk pemesanan obat psikotropika langsung ke PBF dengan menggunakan Surat Pesanan khusus psikotropika. Dimana dalam satu surat pesanan boleh memesan beberapa macam obat psikotropika.
Kegiatan pembelian obat dan perbekalan kesehatan di apotek dikelompokkan menjadi: