TINJAUAN UMUM APOTEK KIMIA FARMA IMAM BONJOL 3.1.Sejarah Apotek
3.2 Struktur Organisasi Apotek
3.3.2. Pengelolaan Resep
Apotek Kimia Farma Imam Bonjol melayani pelayanan resep dan pembelian obat tanpa resep.
a. Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter
Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari pasien. Jika obat tidak ada maka akan diberikan rekomendasi obat yang lain dengan komposisi atau zat aktif yang sama. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk daftar OWA (Obat Wajib Apotek), obat tradisional, kosmetika. Permintaan obat keras tanpa resep dokter yang termasuk daftar OWA disebut UPDS (Untuk Pemakaian Diri Sendiri), dengan mengisi identitas pasien pada sistem komputer. b. Pelayanan Obat Resep Tunai
Resep tunai ialah resep langsung dari dokter yang pembayarannya dilakukan secara langsung saat penebusan obat. Resep yang dibawa pasien diserahkan ke Apoteker atau Asisten Apoteker, kemudian dilakukan skrining resep. Apabila resep tersebut sudah lengkap dan sesuai, maka Apoteker atau Asisten Apoteker akan memeriksa persediaan obat di sistem komputer dan di stok penyimpanan. Jika persediaan lengkap kemudian resep diberi harga. Pembayaran dilakukan apabila pasien setuju dengan harga yang diberikan. Pasien dapat menebus setengah dari resep tersebut apabila bentuk sediaan dan jumlahnya memungkinkan. Jika konsumen keberatan, maka akan diberi alternatif pilihan obat generik berlogo. Kemudian setelah pembayaran dilakukan, resep diberi struk pembayaran (nomor resep) dan diserahkan ke bagian peracikan, dan pasien menunggu di ruang tunggu. Kemudian obat disiapkan/diracik oleh asisten apoteker, dan diberi etiket dengan aturan pakai yang jelas. Setelah semuanya siap, sebelum diserahkan dilakukan pemeriksaan ulang oleh apoteker pendamping atau asisten apoteker, lalu obat diserahkan kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat yang dibutuhkan, serta salinan resep dan kwitansi bila diperlukan. Berikut alur penerimaan resep tunai:
Gambar 3.6 Alur Penerimaan Resep Tunai c. Pelayanan Resep Narkotika dan Psikotropika
Pelayanan resep narkotika dan psikotropika di apotek KF Imam Bonjol yaitu dengan menunjukan resep asli yang terjamin keabsahannya. Apabila dalam bentuk salinan resep karena pasien baru membeli setengah obatnya, untuk resep narkotika hanya boleh membeli di apotek tempat salinan resep tersebut dibuat atau apotek tempat resep asli berada. Sedangkan untuk psikotropika resep bisa dibeli di apotek mana saja.
d. Pencatatan Rekap Resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan berdasarkan tanggal dikeluarkannya resep. Resep asli dan salinan resep beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. Sedangkan untuk resep yang mengandung narkotika dan psikotropika direkap secara terpisah dan diberi tanda, yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika. Resep harus dirahasiakan dan disimpan selama 3 tahun. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien, dokter yang menulis resep, dokter yang merawat pasien, atau petugas medis lain, dan pihak-pihak lain yang berwenang.
e. Pemusnahan Arsip Resep
Arsip resep yang disimpan selama tiga tahun akan dimusnahkan, pemusnahan arsip resep atas persetujuan dari BM.
3.3.3. Administratif
Kegiatan administrasi yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Imam Bonjol meliputi administrasi :
a. Administrasi Pelayanan
Administrasi ini berupa pengarsipan resep yaitu berupa pencatatan data pasien, obat yang digunkan pasien, pembuatan kwitans dan salinan resep.
b. Administrasi Umum 1) Administrasi Keuangan
Kegiatan dalam pengelolaan administrasi keuangan di apotek KF Imam bonjol menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program KIS (Kimia Farma Information System) yang dibuat untuk mempermudah menangani keuangan seperti menangani transaksi pembelian obat resep dan non resep baik, alat kesehatan dan barang swalayan yang dibayar tunai, serta melakukan penginputan stok barang . Selain itu, untuk menyajikan laporan-laporan, data-data yang dibutuhkan, sehingga dengan mudah mengidentifikasi masalah yang terjadi dan mengambil keputusan yang lebih baik dan memudahkan dalam pembuatan berbagai laporan keuangan seperti laporan kas apotek, laporan ikhtisar penjualan harian, setoran kasir dan sebagainya.
Berikut macam-macam administrasi keuangan di apotek KF Imam Bonjol: a) Penerimaan Uang dari Penjualan Tunai
Penerimaan uang ini berasal dari penjualan tunai seperti obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, penjualan alat kesehatan serta barang swalayan farmasi. Hasil penjualan tersebut akan disetorkan ke bagian administrasi keuangan BM Pusat yang ada di Jakarta dengan mentransfer ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek. Penyetoran uang dilakukan setiap hari dan diperiksa kesesuaiannya dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH), kemudian ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) adalah laporan yang
dibuat pada akhrir transaksi yang dilakukan setiap hari. Laporan tersebut berisi rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter atau tanpa resep dokter dan perbekalan kesehatan lainnya yang selanjutnya dilaporkan ke unit Bisnis Manager Samarinda.
b) Penyimpanan Uang
Penyimpanan uang di Apotek KF Imam Bonjol dari hasil penjualan obat dengan resep dokter atau tanpa resep dokter, alat kesehatan dan barang swalayan lainnya, akan disimpan terlebih dahulu dibrangkas yang selanjutnya ketika pergantian hari uang tersebut akan transfer ke BM pusat yaitu melalui bank yang ditunjuk oleh BM, dalam hal ini yaitu Bank Mandiri.
c) Pengeluaran Uang
Pengeluaran uang di Apotek Kimia Farma imam bonjol meliputi biaya-biaya operasional, seperti pembayaran rekening listrik, air, telepon, TV kabel dan biaya untuk pembelian alat tulis kantor. Pembayaran biaya-biaya operasional dilakukan dengan menggunakan uang kas apotek, kemudian setelah dilakukan pelaporan kepada Bisnis Manager, maka uang tersebut akan diganti kembali sehingga jumlahnya tetap. Sedangkan pengeluaran untuk pembayaran hutang dagang dan gaji karyawan dilakukan oleh Bisnis Manager (BM).
2) Administrasi Barang
Kegiatan meliputi pembuatan dan pengarsipan dokumen pembelian (faktur atau droping), Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat Pesana (terutama narkotika dan psikotropika) dan laporan stok opname
3) Administrasi Sumber Daya Manusi
Administrasi Sumber Daya Manusia meliputi kegiatan tata tertib pegawai, pengaturan jadwal kerja, absensi, lembur pegawai, kenaikan gaji dan pangkat para karyawan dan lain-lain. Kegiatan administrasi umum dan personalia ini terdapat di Bisnis Manager (BM).