Penanggung-jawab utama dalam menjalankan standar GCG ini adalah Dewan Komisaris dan Dewan Direksi. Keduanya diharapkan dapat melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing secara profesional untuk memastikan manajemen bekerja secara bertanggung-jawab dan transparan dalam memberikan informasi. Kedua fungsi tersebut juga harus memastikan perusahaan berjalan sesuai dengan standar dan aturan yang ada dengan memperhatikan kepentingan ‘stakeholder’.
Perseroan mengacu kepada standar internasional GCG dalam operasional perusahaan, agar dapat sejalan dengan praktek yang berlaku di seluruh dunia. Beberapa paket kebijakan telah dibuat untuk mendukung GCG di seluruh Grup Astra yang dimonitor oleh Komite Audit, Komite Remunerasi dan Nominasi, Komite Eksekutif, Kelompok Manajemen Risiko dan Departemen Audit Internal. Beberapa pertemuan telah dilaksanakan secara teratur sepanjang tahun 2005 oleh beberapa komite dan departemen fungsional dalam mendukung
pelaksanaan program tata kelola perusahaan. Grup Astra menambah tiga komite audit baru tahun 2005, sehingga total komite audit sekarang menjadi sembilan.
Untuk memberikan petunjuk yang jelas bagaimana karyawan melaksanakan tugas-tugasnya, Grup Astra telah membuat buku pedoman yang komprehensif, yaitu “Pedoman Etika Bisnis dan Kerja”, yang mencakup semua aspek dalam berhubungan dengan pihak ketiga dan masyarakat luas secara bertanggung-jawab dan profesional.
Pada saat ini kami sedang dalam proses penyusunan pedoman pelaksanaan GCG yang terintegrasi untuk diterapkan di seluruh Grup Astra. Sebagai
pendukungnya, kami juga menerbitkan Kebijakan Benturan Kepentingan dan Buku Pedoman Dewan Direksi. Hingga kini, Astra sering mendapat pengakuan secara luas berkaitan dengan pelaksanaan GCG, yang dibuktikan dari beberapa penghargaan yang diterima dari berbagai institusi terkemuka dan badan-badan pembuat kebijakan lainnya.
Komite Audit (AC)
Dibentuk pada tahun 2000, AC bertugas memberikan nasehat kepada Dewan Komisaris dalam menjalankan tanggung-jawab pengawasannya dan agar dapat menjamin kepatuhan atas peraturan Bapepam dan Bursa Efek Jakarta. Seluruh kegiatan AC dijelaskan pada bagian yang terpisah dalam Laporan Tahunan ini.
Komite Remunerasi dan Nominasi (RNC)
Komite ini bertanggung-jawab untuk menetapkan kebijakan remunerasi, menentukan kriteria pemberian bonus dan memberikan rekomendasi dalam distribusi tanggung-jawab kepada Direksi, begitu juga kepada setiap kandidat untuk jabatan eksekutif yang tidak termasuk jabatan Direksi dalam Grup Astra.
Komite Eksekutif (EC)
Dibentuk pada tahun 2000, EC bertugas memeriksa kinerja operasional dan kinerja keuangan Grup Astra dan semua keputusan bisnis penting yang memerlukan persetujuan dari Dewan Komisaris. melalui pertemuan bulanan dan kuartalan.
Rapat Dewan Komisaris & Direksi dan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan
Sepanjang tahun 2005, Dewan Direksi mengadakan 66 rapat rutin mingguan, sedangkan Dewan Komisaris bertemu sebanyak 4 kali. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan diadakan pada tanggal 26 Mei 2005 yang menghasilkan beberapa keputusan penting yang ringkasannya antara lain sebagai berikut: 1. Menyetujui laporan tahunan
perusahaan dan mengesahkan Perhitungan Tahunan Perseroan untuk tahun buku 2004.
2. Menyetujui pembagian dividen final sebesar Rp 370 (tiga ratus tujuh puluh rupiah) setiap saham.
3. Mengangkat anggota Direksi
Perseroan dan menyetujui perubahan susunan Dewan Komisaris.
4. Menunjuk Kantor Akuntan Publik “Haryanto Sahari & Rekan” untuk melakukan audit laporan keuangan Perseroan untuk tahun buku 2005. 5. Persetujuan pembentukan Dana
Pensiun Pemberi Kerja baru yang menyelenggarakan Program Pensiun Iuran Pasti.
Manajemen Risiko Korporasi (CRM)
CRM memiliki peran penting dalam menjamin kegiatan manajemen risiko di dalam Grup Astra dan bertanggung-jawab pada Dewan Direksi dengan akses yang tak terbatas kepada Komite Audit. Fungsi CRM dijalankan oleh Grup Audit Internal dan Grup Manajemen Risiko, dimana tugas keduanya memiliki tanggung jawab yang sangat spesifik.
Grup Audit Internal (IAG)
Peran IAG bertugas untuk memberikan jaminan dalam efektifitas dan kecakapan sistem pengawasan internal perusahaan. IAG diatur oleh Internal Audit Charter yang memberi wewenang kepada IAG untuk menjalankan berbagai kegiatan pengawasan internal.
Beberapa upaya penting telah dilakukan dalam kurun dua tahun terakhir, yang terlihat dari peningkatan kualitas dan cakupannya dalam Grup Astra, termasuk mendirikan kelompok kerja baru seperti TI, Grup Audit Perusahaan dan Pengembangan Audit. Sementara, program yang masih dilaksanakan adalah penjaminan kualitas terkait pengukuran serta perbaikan pelaksanaan pengawasan internal agar tetap
mengikuti peraturan internasional. Rencana audit Grup Perusahaan Berbasis Risiko, yang mengatur fokus dan arah kegiatan audit, dikembangkan setelah konsultasi yang ekstensif dengan manajemen, Dewan Direksi dan Komite Audit. Setelah itu, kegiatan audit dimonitor agar sesuai dengan perencanaan dan bila perlu, dilakukan beberapa perbaikan yang menyertakan beberapa perubahan dalam profil risiko.
Dalam menilai dan mengukur efektifitas pengawasan internal, kami menggunakan sistem penilaian tiga tingkat (“efektif”, “memerlukan perbaikan” dan “lemah”). Bidang yang memerlukan perbaikan diidentifikasi dan ditindaklanjuti untuk memastikan bahwa rekomendasi yang diberikan telah dijalankan.
Diskusi yang ekstensif diadakan sepanjang tahun dimana berbagai tingkatan manajemen membahas masalah-masalah audit dan jalan keluarnya. Saat ini sudah tersedia proses pelaporan resmi kuartalan terkait masalah audit di Grup Astra. Permasalahan-permasalahan penting dilaporkan dan dibicarakan dengan Dewan Direksi, Komite Audit dan Dewan Komisaris.
Perusahaan juga berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan bidang audit, termasuk diantaranya adalah program sertifikasi bagi para auditor.
Grup Manajemen Risiko (RMG)
RMG memiliki peran ganda dalam Grup Astra, yakni konsultasi manajemen risiko dan memberikan penjaminan bisnis kepada Direksi Grup Astra.
Terkait peran konsultasi, RMG
menangani dan memberikan advis pada pelaksanaan Manajemen Risiko dan hal-hal yang terkait dalam Grup Astra. Menggunakan praktek manajemen risiko internasional yang terbaik, Grup Astra telah menjalankan secara efektif praktek-praktek manajemen risiko terbaik di seluruh grup, demikian pula halnya dengan manajemen asuransi dan perencanaan kelanjutan bisnis.
Sebagai bagian dari pertanggung-jawaban kepada Direksi Perseroan, para direksi anak perusahaan diharuskan memberikan ‘sign-off’ atas risiko besar yang diidentifikasi, dikaji, dan diawasi dengan cara yang benar secara profesional. Selanjutnya, celah-celah antara pengawasan dan risiko akan disikapi dengan rencana langkah yang terinci. Catatan penandaan atas risiko ini akan dilaporkan secara berkala kepada Dewan Direksi.
Sistem Manajemen Risiko Astra
Pembentukan kerangka kerja manajemen risiko yang mencakup kepentingan grup usaha secara menyeluruh membantu Astra menjawab tantangan dinamika bisnis dan tata kelola korporasi. Sistem ini mengidentifikasi, mengelola dan
GCG Componets Board of Directors & Committees Disclosure & Transparency Legal & Regulatory Monitoring Business Practices & Ethics Enterprise-wide Risk Management Communication
Measuring the effectiveness of companies corporate governance systems, practices and performance requires a framework that encompasses seven essential and inter-related areas of components of governance as described on the chart.
Communication is the final element of governance, the one that connects Board of Directors and Committees, Legal and Regulatory, Business Practices and Ethics, Disclosure and Transparency, Enterprise-wide Risk Management and Monitoring.
Mengukur efektivitas sistem, implementasi dan kinerja tata kelola perusahaan memerlukan suatu kerangka kerja yang mencakup tujuh komponen penting yang saling berhubungan sebagaimana digambarkan pada bagan di samping.
Komunikasi adalah elemen pamungkas dari tata kelola yang menghubungkan semua komponen Direksi dan berbagai Komite, Hukum dan Perundangan, Praktek Bisnis dan Etika, Keterbukaan dan Tranparansi, Manajemen Risiko Perusahaan dan Pengawasan.
Dikutip dari/quoted from: Rick Julien, CIA, CPA of Crowe Chizek and
Company LLC’s Executive of Corporate Governance, Enterprise Risk Management and Internal Audit Services.
Direksi mengadakan forum komunikasi dengan manajemen Grup Astra di berbagai kota di Indonesia setiap tahun.
Every year, BOD holds communication forums with management level staff across the Group in major cities in Indonesia.
melaporkan risiko-risiko bisnis yang signifikan dan merupakan bagian dari Sistem Manajemen Astra. Melalui berbagai kegiatan manajemen risiko dalam tingkat proses strategis dan bisnis, Proses Penilaian Mandiri akan Risiko dan Pengawasan (CSA) dilaksanakan pada saat peninjauan, baik strategis maupun proses bisnis untuk penyusunan ‘Risk Register’ yang diperlukan.
Proses CSA tidak hanya menenggarai risiko-risiko dari tingkat manajemen dan bisnis proses, tetapi juga memetakan dan menimbang berbagai risiko untuk menggambarkan profil risiko Grup Astra, menilai dampaknya pada ‘shareholder value’ dan sebagai alat komunikasi yang tangguh kepada semua tingkat manajemen. Hal ini tidak hanya memberikan manajemen pandangan secara umum tentang risiko operasional di dalam Grup Astra, tetapi juga mengidentifikasi penyebab utama dari risiko tersebut. Hal ini memudahkan perencanaan sumber daya yang
dibutuhkan dalam mengurangi risiko. Untuk menciptakan kepedulian dan membantu identifikasi dan analisa Risiko dan Pengawasan pada berbagai tingkatan manajemen, RMG secara aktif
telah menyebarkan informasi Manajemen Risiko/CSA ke seluruh Grup Astra. Sampai saat ini 90% perusahaan dalam Grup Astra telah menerapkan sistem manajemen risiko termasuk diantaranya Perseroan dan divisi ‘sales operations’, Astra Honda Motor, Toyota Astra Motor, UT, AAL, AOP, AG, Federal International Finance.
Pembentukan “Rencana Kelanjutan Bisnis” (BCP) tidak hanya ditujukan untuk mendokumentasikan proses bisnis yang relevan, prosedur dan jalur komunikasi, tetapi juga menyediakan fasilitas yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasi dan layanan perusahaan terhadap pelanggan serta pihak terkait lainnya pada saat dan setelah adanya bencana. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan proses pengawasan dan juga menjaga kepentingan merek dan reputasi Astra. Hingga kini, Kantor Pusat Astra telah menyelesaikan dokumentasi BCP dan aktifitas penyusunan BCP ini tengah berlangsung di seluruh Grup Astra. Aktifitas RMG lain adalah fokus pada manajemen asuransi. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membantu
perusahaan-perusahaan dalam Grup Astra dalam mengelola biaya asuransi dan juga memberikan tinjauan
menyeluruh atas risiko yang ditanggung oleh perusahaan dan pilihan pendanaan risikonya melalui asuransi.
Belum lama berselang, orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan manajemen risiko telah ditunjuk di setiap anak perusahaan atau unit bisnis untuk memfasilitasi dan bertanggung-jawab atas semua aktifitas manajemen risiko, contohnya, untuk memperbaharui ‘Risk Register’, melaporkan risiko yang dihadapi perusahaan saat ini, membantu penyusunan BCP dan analisa asuransi.
Komunikasi Karyawan
Berbagai tindakan telah diambil
sepanjang tahun untuk menyebarluaskan kegiatan GCG ke seluruh grup untuk meningkatkan komunikasi internal, membangun moral dan menciptakan iklim kerja yang kondusif. Tindakan yang penting adalah menyebarluaskan informasi tentang ‘President Letter’ setiap tahun kepada para eksekutif dan karyawan, yang isinya meliputi tujuan bisnis perusahaan dan strategi utama, iklim bisnis, begitu juga dengan perkiraan makro ekonomi. Untuk
memperkuat pesan-pesan yang terdapat dalam surat ini, diselenggarakan forum komunikasi antara Dewan Direksi dan karyawan tingkat manajemen dari seluruh Grup Astra dan para kepala cabang.
Remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi
Pada tahun 2005, gaji dan bentuk kompensasi lainnya yang diterima Dewan Direksi dan Dewan Komisaris Astra dan anak perusahaan konsolidasi adalah sebesar Rp 267,3 miliar.
Sekretaris Perusahaan
Bertanggungjawab untuk memastikan kepatuhan Grup Astra pada aturan dan kebijakan pasar modal serta memastikan Dewan Direksi untuk selalu mendapat informasi mengenai peraturan pasar modal baik perkembangan maupun perubahan-perubahannya. Tugas lainnya adalah menjaga dan melaksanakan komunikasi yang transparan dan konsisten dengan pelaku pasar modal serta hal-hal yang terkait masalah GCG khususnya di bidang transaksi yang material serta kegiatan korporasi yang signifikan.
Sekretaris Perusahaan juga memegang peran sebagai Pimpinan Komunikasi Korporat. Peran ini melibatkan usaha Perseroan dalam hal memelihara reputasi sebagai perusahaan publik terkemuka di Indonesia, memberikan informasi yang tepat waktu, akurat dan terbaru tentang Astra kepada para pemegang saham, investor, analis, media dan masyarakat luas. Hal lainnya adalah mengkomunikasikan nilai-nilai, filosofi, budaya dan program tanggung-jawab sosial perusahaan secara internal kepada seluruh karyawan melalui publikasi internal dan kegiatan-kegiatan lainnya.
Komunikasi Korporat juga secara aktif mencari, menyusun dan merangkum berbagai informasi untuk kebutuhan Grup Astra, dalam upaya untuk memperkuat jaringan perusahaan. Komunikasi Korporat menjaga dan juga mengembangkan hubungannya dengan semua ‘stakeholder’ perusahaan.
Hubungan Masyarakat (PR)
Sebagai bagian dari pertanggung-jawaban untuk menjaga tingkat transparansi dan keterbukaan kepada para ‘stakeholder’, PR menjaga hubungan yang baik, secara internal
dalam Grup Astra maupun secara eksternal kepada masyarakat. Komunikasi eksternal mencakup hubungan media, hubungan pemerintah dan hubungan lingkungan masyarakat. Secara spesifik, PR memiliki hubungan yang saling mengisi dengan pihak media sebagai mitranya. Sepanjang tahun 2005, kami mengumumkan hasil keuangan kuartalan dan tahunan melalui siaran pers dan mengadakan forum komunikasi karyawan serta forum PR. Sejak tahun 1998, Astra telah mengadakan pertemuan (workshop) tahunan dengan para wartawan untuk memberikan informasi terbaru perusahaan, juga dengan emiten dan penerbit obligasi dalam Grup Astra. Komunikasi internal bertanggungjawab untuk menerbitkan berbagai publikasi perusahaan dan melakukan koordinasi dengan seluruh fungsi PR di Grup Astra. Penerbitan majalah internal yang dibagikan kepada karyawan merupakan suatu alat komunikasi yang memberikan gambaran atas kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan sepanjang tahun. Informasi tentang Grup Astra juga tersedia dalam bentuk laporan tahunan, siaran pers dan situs perusahaan:
www.astra.co.id.
Hubungan Investor (IR)
Perseroan menekankan pentingnya pembinaan hubungan dengan investor jangka panjang. Tim IR secara aktif memberikan informasi terkini kepada analis ekuitas dan pengelola dana melalui interaksi secara berkala. Pada tahun 2005 Perseroan menyelenggarakan lebih dari 240 pertemuan “one-on-one” dengan investor. Separuh dari pertemuan ini diselenggarakan di luar negeri dalam bentuk 6 konferensi investasi skala besar serta beberapa roadshow internasional di Asia, Eropa dan Amerika Serikat.
Untuk memastikan kualitas
komunikasi dan akses ke manajemen, diselenggarakan pula Pertemuan Para Analis secara berkala, minimal tiga kali setahun. Pada bulan Agustus 2005 Perseroan menyelenggarakan Paparan Publik dengan mengundang wartawan, kalangan perbankan, analis, investor, dan pelaku pasar modal lainnya untuk memberikan informasi terkini tentang kemajuan dan strategi bisnis Astra. Pada bulan Desember 2005, telah diselenggarakan acara kunjungan ke fasilitas Astra Honda Motor yang baru diresmikan di Cikarang bagi para analis ekuitas dan investor.
Informasi dan presentasi yang relevan seperti ‘Investor Update’, Perkembangan Penjualan Mobil dan Sepeda Motor secara teratur dimuat dalam situs Perusahaan. Kegiatan lain yang diselenggarakan adalah pendistribusian informasi, telekonferensi dan berbagai kegiatan kunjungan seperti ke perusahaan sekuritas, pabrik dan dealer dalam upaya untuk meningkatkan komunikasi serta mendukung hubungan baik dengan para analis dan investor.
Investor Relations melakukan kunjungan ke pabrik baru AHM bersama para investor. (atas)
Investor Relations arranged a visit to AHM new factory for investors. (top)
Astra mengadakan pertemuan tahunan dengan wartawan untuk memberikan informasi terbaru perusahaan. (bawah)
Astra held annual workshops for journalists to update them with the latest information. (bottom)
The lead responsibility for implementing GCG standards lies with the Board of Commissioners and the Board of Directors. They are expected to perform their duties and functions professionally, to ensure the accountability of management and transparency in the disclosure of information. They also have to ensure the Company works in adherence to current standards and regulations, with due consideration to the interests of all stakeholders.
We incorporate international standards of GCG into our own, in order to keep in line with best practices worldwide. A set of policies is already in place to support GCG throughout the Group, which is monitored by the Audit Committee, the Remuneration and Nomination Committee, the Executive Committee, the Risk Management Group and the Internal Audit Department.
In 2005, meetings were conducted regularly throughout the year by a number of committees and functional departments supporting the implementation of corporate governance programmes. In 2005, three new audit committees were set up within Astra Group, bringing the total number of audit committees to nine.
To provide clear guidance on how employees should perform their duties, the Company has set out its expectations in a comprehensive
manual, “Guidelines on Business and Work Ethics”, which covers all aspects of dealing with third parties and the general public in a responsible and professional manner.
We are in the midst of issuing an integrated GCG code of conduct to be applied across the Group, ancillary to which we are also introducing a Conflict of Interest policy, and developing a Board Manual. Today Astra is widely and regularly acknowledged for the example it sets in GCG, as evidenced by the awards it has received from leading institutions and regulatory bodies.
Audit Committee (AC)
Established in 2000, the AC advises the Board of Commissioners to enable them to better execute their responsibility for oversight, and to ensure compliance with the prevailing requirements of Bapepam and the Jakarta Stock Exchange. The full activities of the AC are described in a separate section of this Annual Report.
Remuneration and Nomination Committee (RNC)
This committee is responsible for setting Astra’s remuneration policy, determining the criteria for awarding bonus payments, and giving recommendations on the distribution of duties among the Board of Directors as well as on candidates for executive positions and Directors.
Executive Committee (EC)
The EC, set up in 2000, reviews the operational and financial performance of the Astra Group, and major business decisions that require the approval of the Board of Commissioners, through monthly meetings and quarterly performance reviews.
BOC & BOD Meetings and the Annual General Meeting of Shareholders
During 2005, the BOD held regular weekly meetings, comprising a total of 66 meetings, whilst the BOC met four times. On 26 May 2005 the Company conducted an Annual General Meeting of Shareholders (AGM), which
included the following key resolutions: 1. Approved the Company’s annual
report and ratified annual accounts for the book year of 2004.
2. Final dividend of Rp 370 (three hundred seventy Rupiah) per share.
3. Appointed the members of the BOD and approved the change of the composition of the BOC. 4. Appointed the public accountant
firm of Haryanto Sahari & Rekan to audit the Company’s 2005 book year.
5. Approved the establishment of a new Employer’s Pension Fund that will administer the Defined Contribution Pension Programme for Employees.