BAB 4. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gudang Perbekalan Farmasi
Kegiatan yang dilakukan selama praktek kerja profesi apoteker di Gudang Perbekalan Farmasi adalah mengamati dan melaksanakan proses pengelolaan perbekalan farmasi yang terdiri atas perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan dan pengendalian, serta pemusnahan. Pada proses perencanaan, pengadaan, dan pendistribusian, terjadi kerja sama antara Gudang Perbekalan Farmasi dengan unit – unit kerja lain. Waktu pelayanan gudang perbekalan farmasi yaitu dari jam 08.00 hingga 21.00 yang terbagi dalam 2 shift.
Perbekalan farmasi yang dikelola oleh Instalasi Farmasi RSCM meliputi obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmaka, dan gas medis. Perbekalan farmasi ini kemudian dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a. Perbekalan Farmasi Dasar, yaitu perbekalan farmasi yang merupakan kebutuhan dasar dalam perawatan atau tindakan di ruang rawat atau perbekalan farmasi untuk pemakaian bersama oleh pasien–pasien, petugas rumah sakit, ruangan, dan alat. Contoh: kapas, cairan antiseptik, verband, plester, desinfektan.
b. Perbekalan Farmasi Emergensi, yaitu perbekalan farmasi yang diperlukan segera untuk menyelamatkan jiwa pasien, seperti: adrenalin, dobutamin, cairan infus dasar (NaCl 0,9% dan ringer laktat).
c. Perbekalan Farmasi Pelengkap, yaitu perbekalan farmasi kebutuhan individu selain perbekalan farmasi dasar dan emergensi. Contoh: amlodipin tablet, metformin tablet, paracetamol tablet, propepsa suspensi, dan lain–lain.
Proses pengelolaan perbekalan farmasi digambarkan sebagai berikut ini.
Gambar 4.1. Alur pengelolaan perbekalan farmasi RSCM
4.1.1 Perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi
Proses perencanaan dilakukan untuk periode pemakaian perbekalan farmasi selama enam bulan. Tiap departemen / UPT/ instalasi mengajukan usulan kebutuhan ke Instalasi Farmasi, kemudian Instalasi Farmasi akan mengolah, menilai, dan mengompilasi usulan kebutuhan perbekalan farmasi tersebut menjadi perencanaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan RSCM. Masing-masing departemen/ UPT/ instalasi harus mengajukan usulan kebutuhan sebelum tanggal 1 September untuk kebutuhan periode Januari-Juni tahun berikutnya dan sebelum tanggal 1 Maret untuk kebutuhan periode Juli-Desember tahun berjalan.
Perencanaan perbekalan farmasi harus mengacu kepada formularium serta daftar alat kesehatan dan bahan diagnostik yang telah disepakati oleh pengguna (departemen/UPT/instalasi) dan ditetapkan oleh Direksi RSCM. Selain itu, perencanaan perbekalan farmasi juga harus memperhatikan pedoman pelayanan medik departemen, volume kegiatan pelayanan, laporan penggunaan tiga bulan terakhir, rencana pengembangan pelayanan, serta sisa stok perbekalan farmasi di unit pelayanan. Perencanaan perbekalan farmasi yang akurat sangat diperlukan guna mencegah terjadinya kekosongan atau bahkan kelebihan stok.
PROSES PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI
Bidang Yanmed /
Direktur Medik KeuanganDirektur Unit Layanan Pengadaan Pemasok PenerimaanPanitia Dept / UPT / Inst Instalasi Farmasi
Menyusun kebutuhan PF
Menilai dan merekapitulasi kebutuhan PF Dept / UPT / Inst
Menilai dan merekapitulasi kebutuhan PF Perlu revisi? Ya Tidak Perlu revisi? Ya Tidak GUDANG PERBEKALAN FARMASI Menerima Menyimpan Mendistribusikan PF Menginstruksi-kan kepada ULP Memroses pembelian Menentukan pemasok Mengirim PF Menerima PF Menerima dan menggunakan PF KETERANGAN :
Garis tipis : arus dokumen Garis tebal :arus barang Yanmed: Pelayanan Medik ULP: Unit Layanan Pengadaan PF; Perbekalan Farmasi SATELIT FARMASI Menerima Menyimpan Mendistribusikan PF LANGSUNG
Perencanaan perbekalan farmasi yang telah dirumuskan oleh Instalasi Farmasi diajukan ke Bidang Pelayanan Medik untuk dinilai dan direkapitulasi. Setelah perencanaan perbekalan farmasi disetujui oleh Direktur Medik dan Keperawatan, dokumen perencanaan akan diteruskan ke Direktur Keuangan. Setelah disetujui, Direktur Keuangan akan menginstruksikan Unit Layanan Pengadaan (ULP) untuk mengadakan barang sesuai perencanaan dengan mengeluarkan Surat Keterangan Persetujuan Penggunaan Anggaran. Lalu ULP akan melakukan seleksi pemasok-pemasok perbekalan farmasi dengan cara pelelangan (tender), yang kemudian akan dikontrak oleh RSCM selama periode enam bulan tersebut. Para pemasok perbekalan farmasi akan memberikan penawaran-penawaran untuk produknya, kemudian ULP menentukan pemasok yang menang tender sesuai dengan penawaran terbaik dan reputasi pemasok yang juga baik. Kemudian ULP akan menerbitkan Surat Perintah Kerja kepada para pemasok yang telah terpilih dan juga menginformasikan kepada Instalasi Farmasi mengenai daftar pemasok yang terpilih. Maka Instalasi Farmasi kemudian akan menerbitkan SP ke pemasok – pemasok tersebut untuk mengadakan barang sesuai kebutuhan.
Bagian pemesanan akan membuat SP kepada pemasok setelah ada permintaan dari Gudang Perbekalan Farmasi yang dilakukan pada hari Senin dan Rabu. SP yang dibuat hanya berlaku dalam tiga hari. Jika melebihi batas waktu tersebut, perbekalan farmasi yang dipesan belum juga dikirim oleh pemasok, maka harus dibuat SP yang baru. Sedangkan pengadaan perbekalan farmasi yang tidak ada dalam kontrak menggunakan uang muka kerja dan pengadaannya harus dilakukan seefisien mungkin sesuai kebutuhan, karena uang muka kerja terbatas jumlahnya. Pembelian obat yang tidak tercantum dalam formularium pada keadaan emergensi hanya dapat dilakukan setelah mendapat rekomendasi dari PFT departemen dan disetujui oleh direksi.
4.1.2 Penerimaan perbekalan farmasi
Pemasok menerima SP dari Instalasi Farmasi kemudian mengirimkan perbekalan farmasi yang dipesan ke Gudang Perbekalan Farmasi. Perbekalan
apoteker, dan perwakilan Bidang Pelayanan Medik. Selanjutnya diperiksa kesesuaian jumlah, jenis, spesifikasi, batas kadaluarsanya, kondisi fisik sediaaan, kemasan, cara pengiriman dan MSDS/Material Safety Data Sheet (untuk bahan berbahaya). Selain itu, Panitia Penerimaan juga memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen, antara lain: SP, Faktur/Surat Jalan, dan Surat Perintah Kerja Kontrak. Jika semua sudah sesuai, Panitia Penerimaan RSCM, asisten apoteker, dan perwakilan Bidang Pelayanan Medik akan menandatangani disertai nama jelas dan tanggal penerimaan pada Faktur/Surat Jalan. Setelah itu petugas Administrasi Gudang akan melakukan pencatatan faktur ke dalam stok di sistem informasi farmasi.
4.1.3 Pendistribusian perbekalan farmasi
Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan dengan sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu Instalasi Farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit pengguna disuplai langsung dari Instalasi Farmasi. Sedangkan desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan atau pelayanan yang dikenal dengan istilah depo farmasi atau satelit farmasi.
Perbekalan farmasi dari Gudang Perbekalan Farmasi didistribusikan ke satelit dan unit pengguna sesuai dengan jadwalnya masing-masing. Ada 61 unit pelayanan yang dilayani oleh Gudang Perbekalan Farmasi. Prosedur pendistribusian perbekalan farmasi ke satelit dan unit pengguna dimulai dari tahap penerimaan formulir permintaan perbekalan farmasi secara manual. Isi dari formulir permintaan tersebut meliputi nama perbekalan farmasi, jumlah yang diminta, dan satuan perbekalan farmasi. Petugas gudang akan mengisi jumlah perbekalan farmasi pada formulir permintaan sesuai dengan jumlah yang dapat dipenuhi. Setelah perbekalan farmasi yang diminta disiapkan, dilakukan proses serah terima dari petugas gudang kepada petugas satelit atau unit pengguna yang meminta. Saat serah terima, dilakukan pula pencatatan tanggal kadaluarsa dari masing-masing perbekalan farmasi. Kemudian setelah selesai proses serah terima, pada permintaan di sistem informasi farmasi, petugas gudang dan satelit atau unit
pengguna akan melakukan penandaan pada sistem yang menyatakan nama perbekalan farmasi, jumlah, dan satuannya yang didistribusi, sehingga jumlah yang terdapat di kartu stok pada sistem informasi farmasi berubah.
4.1.4 Pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi
Pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi dilakukan pada tahap penyimpanan dan pendistribusian, terutama untuk obat narkotika, psikotropika, dan obat mahal. Bentuk pengawasan dan pengendalian lainnya adalah melakukan
stock opname di gudang setiap tiga bulan. Dengan dilakukannya pengawasan dan
pengendalian perbekalan farmasi, diharapkan akan menjaga ketersediaan obat yang optimum dan efisiensi biaya pembelian perbekalan farmasi.
4.1.5 Penyimpanan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
Bahan berbahaya dan beracun meliputi kimia beracun (toxic), korosif (corrosive), mudah terbakar (flammable), oksidator, reaktif terhadap asam, gas bertekanan, dan radioaktif. Dalam penyimpanan B3, setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label (Lampiran 11), dilengkapi dengan lembar data keselamatan bahan (Material Safety Data Sheet), serta harus sesuai dengan kelompok.
Tempat penyimpanan B3 di Gudang Perbekalan Farmasi belum memadai meskipun telah dikelompokkan sesuai dengan jenis dan diberi label. Hal tersebut dikarenakan tidak terdapat fasilitas penyimpanan seperti lemari besi dan tidak terdapat sarana seperti kran untuk irigasi mata. Petugas yang mengambil B3 juga belum menggunakan Alat Pelindung Diri (APD).
4.1.6 Pemusnahan perbekalan farmasi
Pemusnahan perbekalan farmasi dilakukan pada perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat untuk digunakan atau sudah sampai waktu kadaluarsanya. Pemusnahan dilakukan oleh panitia pemusnahan dengan frekuensi 2-3 kali pemusnahan dalam setahun. Proses pemusnahan disaksikan oleh perwakilan dari Kementrian Kesehatan dan Balai Pengawas Obat dan Makanan.
Pada saat pemusnahan, dibuat berita acara yang ditandatangani oleh panitia, saksi, dan Direktur Utama RSCM.
4.2 Unit Rawat Inap Gedung A