1. Sistem dan Prosedur Belanja Pemeliharaan Kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar
Perum Damri sebagai perusahaan jasa transportasi tentunya harus memelihara kendaraan atau armadanya yang merupakan sumber penghasilan utama perusahaan. Dalam menjalankan aktivitas tersebut ditunjang dengan keberadaan sistem dan prosedur belanja pemeliharaan kendaraan yang ditetapkan sebagai standar operasional di Perum DAMRI. Setiap prosedur diotorisasi oleh Bapak Arief Hermanto sebagai General Manager selaku pimpinan tertinggi di kantor cabang.
Berikut merupakan sistem dan prosedur belanja pemeliharaan kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar:
a. Laporan kerusakan kendaraan dari crew bus kepada Bapak Hermanto sebagai Manajer Teknik. Kemudian Manajer Teknik membuat lembar pengecekan, dan mengecek kerusakan bus serta mencatat kebutuhan suku cadang.
b. Selanjutnya Manajer Teknik membuat dokumen pengajuan pengadaan barang, dimana dokumen dilengkapi dengan keterangan nama barang, jumlah barang, harga dan nomor kendaraan yang jelas.
c. Dokumen permintaan barang tersebut dibawa kepada Bapak Mansyur Usman sebagai Manajer Keuangan selaku Pemangku Kuasa Administrasi (PKA).
d. Setelah disetujui, selanjutnya dibawa ke General Manager selaku Pemangku Kuasa Kontaibel (PKK).
e. Apabila General Manager menyetujui maka selanjutnya Manajer Teknik melakukan pengajuan kasbon untuk permintaan dana pengadaan barang ke kasir untuk dilakukan pembelian baik cash maupun utang.
f. Selanjutnya Manajer Teknik melakukan pembelian barang dengan pemesanan melalui telepon maupun datang langsung ke toko.
g. Setelah barang pesanan datang disertai dengan nota / faktur, selanjutnya diperiksa di gudang kemudian dicatat pada buku penerimaan barang serta diterbitkan Bukti Barang Masuk (BBM) oleh Juru Gudang begitu pula apabila ada pemakaian barang dari gudang dicatat pada buku pengeluaran barang dan juga dibuatkan Bukti Barang Keluar (BBK).
h. Dokumen Permintaan barang, nota atau faktur, Bukti barang masuk serta bukti barang keluar dibuat 2 rangkap untuk disetor pada Staff Teknik untuk diinput pada Sistem Informasi Manajemen Administrasi (SIMA) Teknik dan juga ke administrasi keuangan dalam waktu 2X24 jam sebagai pertanggungjawaban untuk diinput pada sistem pencatatan Administrasi Keuangan yaitu FORCA untuk menghapus utang kasbon pengadaan barang sebelumnya. Dan juga dokumen-dokumen tersebut diarsipkan Staff Teknik dan Administrasi Keuangan berdasarkan tanggal.
i. Barang bersama dengan bukti barang keluar diserahkan kepada Mekanik untuk selanjutnya dilakukan perbaikan kendaraan.
Dalam pembiayaan pemeliharaan kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar, untuk pembelian sparepart dan kebutuhan lainnya dibeli pada saat barang dibutuhkan. Stok di gudang hanya barang barang lama tetapi apabila ada pembelian barang wajib dicatat oleh Juru Gudang pada buku penerimaan barang dan apabila ada barang yang terpakai atau digunakan maka dicatat pada buku pengeluaran barang. Apabila barang yang dibutuhkan hanya memerlukan sedikit dana maka akan dibeli secara cash tetapi jika memerlukan dana yang besar maka dibeli secara utang. Untuk pembelian barang yang dibutuhkan secepatnya yang bersifat urgent seperti kendaraan yang mengalami kerusakan dalam perjalanan maka dilakukan pembelian langsung tanpa mengikuti prosedur dan tidak dicatat pada gudang. Setelah bus kembali ke kantor, crew bus wajib menyetorkan nota pembelian.
Berikut ini akan disajikan sistem dan prosedur yang dapat disajikan melalui gambar 4.2 yaitu sebagai berikut:
Gambar 4.2
GUDANG
BARANG MASUK BARANG KELUAR
Supplier 6
Permintaan Barang
/ BON Pesanan Nota / Faktur
Bersama Barang
Mencatat pada Buku Penerimaan
Barang Membuat Bukti Barang
Masuk
Nota / Faktur 2X Permintaan Barang / BON Pesanan 2X Bukti Barang Masuk (BBM) 2X
7
SELESAI
8
9
Mengeluarkan Barang
Membuat Bukti Barang
Keluar
10
Bukti Barang Keluar (BBK) 2X
Bersama Barang
11
MANAJER KEUANGAN KASIR GENERAL MANAGER Pemangku Kuasa Administrasi Pemangku Kuasa Kontaibel
(PKA) (PKK)
Permintaan Barang / BON Pesanan
Memberika n Uang Kasbon
5 Permintaan Barang
/ BON Pesanan
Memberi Otorisasi (PKK)
Permintaan Barang / BON Pesanan 2
Permintaan Barang / BON Pesanan
Memberi Otorisasi (PKA)
Permintaan Barang / BON Pesanan
3
3
4
4
MEKANIK
11
Memperbaiki Kerusakan Bukti Barang Keluar
(BBK) Bersama
Barang
Bukti Barang Keluar (BBK)
12
ADMINISTRASI KEUANGAN
7
Nota / Faktur Permintaan Barang /
BON Pesanan Bukti Barang
Masuk (BBM)
Mencocokkan
Menghapus Utang Kasbon
T
Membuat Bukti Kas Keluar
Bukti Kas Keluar
T
FORCA DAMRI
SELESAI
FORCA DAMRI
SELESAI 10
Bukti Barang Keluar (BBK)
T
STAFF TEKNIK
Keterangan:
=Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program.
=Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer
=Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
=Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
=Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain
=Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses dalam lembar/halaman yang sama
=Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan
Sumber: Perum DAMRI Cabang Makassar, 2021 8
Nota dan Faktur Permintaan Barang /
BON Pesanan Bukti Barang
Masuk (BBM)
Mencocokkan T
SIMA TEKNIK DAMRI
SELESAI
T 12
Bukti Barang
Keluar (BBK)
SELESAI SIMA TEKNIK
DAMRI
Biaya pemeliharaan tersebut dapat dilihat pada Laporan Laba Rugi Tahun 2021 berikut ini:
Tabel 4.1
Laporan Laba Rugi Perum DAMRI Cabang Makassar Tahun 2021
Account Name Makassar-
Penerimaan Subsidi KSPN (Kawasan Strategis Pariwisata Nasional)
Beban Pengemudi dan Kondektur
Beban Tunjangan Hari Raya (THR) Sopir dan Kondektur
Beban Honor Karyawan Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)
Beban Pendidikan dan Latihan Sopir dan Kondektur SPPD
Beban Honor Karyawan Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)
Beban Operasional TPR
Beban Operasional Ganti Rugi Pihak Ketiga Kendaraan Kecelakaan
Beban Perawatan Suku Cadang Revisi dan Pengecatan Body
486,500.00
-
Beban Perawatan Suku Cadang Material anti karat body
-
-
Beban Perawatan Suku Cadang Ganti Peralatan/
Perlengkapan
4,008,500.00
-
Beban Perawatan Suku Cadang Ganti material/ parts lainnya
197,589,600.00
2,674,525,043.36
Beban Perawatan Suku Cadang Pemakaian filter oli, solar, uda
29,159,025.00
-
Beban Perawatan Suku Cadang Pemakaian kampas rem, kopling
95,088,572.00
-
Beban Perawatan Suku Cadang Pemakaian bearing, bush
10,828,500.00
-
Beban Perawatan Suku Cadang Pemakaian fan-belt, air accu
Beban Perawatan Suku cadang perbaikan Perawatan Bus/Truck
Beban Perbengkelan Pemakaian Suku Cadang
Beban Honor Karyawan Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)
Beban Pajak Kendaraan Truck
Beban Perawatan Dokter/ Kesehatan Pimpinan
Beban Honor Karyawan Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)
Imbalan Pasca Kerja dan Imbalan Kerja Jangka Panjang
Ongkos Kantor Pemakaian Telepon Genggam (Handphone,Smartphone)
Ongkos Kantor Mesin hitung - ekstra komptabel
Ongkos Kantor Teknologi Informasi Speedy/Jaringan Kabel
Beban Perjalanan Dinas Senior Mngr,General Manager,Area Manager
28,066,500.00
135,970,962.18
Beban Perjalanan Dinas Asisten Senior Manager,Deputi Manager
Beban Kendaraan Dinas Pemakaian Ban Kendaraan Dinas
4,330,400.00
-
Beban Kendaraan Dinas Bahan Bakar Minyak (bensin/solar) Kendaraan Dinas
Beban Operasional Kendaraan Dinas Pemakaian Karcis Tol/e-Tol
Beban Penyusutan Kendaraan Dinas Roda Empat
Beban Umum Santunan
Beban Umum Bina Lingkungan Bantuan Korban Bencana Alam
-
-
Beban Umum Bina Lingkungan Peningkatan Kesehatan
Beban Umum Bina Lingkungan Bantuan Pelestarian Alam
Beban Asuransi Non Operasional Tenaga Administrasi
-
- 753,205.55
Beban Asuransi Non Operasional Asuransi Bangunan, Kantor, Ke
Pendapatan Jasa Giro
Pendapatan non usaha penjualan tiket pesawat/kapal/hiburan/tiket
Beban Non Usaha PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
Beban Pajak Kini
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam belanja pemeliharaan kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar adalah berikut ini:
a. Lembar Pengecekan Kerusakan
Dokumen lembar pengecekan kerusakan digunakan untuk mencatat kerusakan dan mencatat kebutuhan peralatan / suku cadang yang diperlukan dalam perbaikan kendaraan.
b. Dokumen Permintaan Barang / Bon Pesanan
Dokumen permintaan barang digunakan bagian Manajer Teknik untuk membuat usulan pembelian barang / suku cadang yang diajukan ke Manajer Keuangan dan General Manager.
c. Nota / Faktur
Dokumen Nota digunakan sebagai bukti pembelian yang bersifat tunai sedangkan Faktur digunakan sebagai bukti pembelian yang bersifat kredit atau utang.
d. Bukti Barang Masuk (BBM)
Dokumen Bukti Barang Masuk (BBM) digunakan pada saat penerimaan barang / suku cadang di gudang.
e. Bukti Barang Keluar (BBK)
Dokumen Bukti Barang Keluar (BBK) digunakan pada saat pengeluaran barang / suku cadang dari gudang.
f. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar digunakan untuk mencatat jumlah kas yang dikeluarkan dalam pemeliharaan kendaraan.
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dikeluarkan adalah sebagai berikut ini:
a. Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam transaksi pengeluaran kas yang digunakan untuk pemeliharaan kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar, jurnal pengeluaran kas berfungsi untuk mencatat pengeluaran kas yang digunakan untuk membeli peralatan atau suku cadang, yang dilakukan oleh bagian keuangan.
b. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang
Buku penerimaan dan pengeluaran barang digunakan untuk mencatat penerimaan, penyimpanan dan pemakaian suku cadang.
4. Sistem Pengendalian Internal Belanja Pemeliharaan Kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar
Penerapan sistem pengendalian internal atas belanja pemeliharaan kendaraan pada Perum DAMRI Cabang Makassar berdasar aktivitas pengendalian yang melibatkan unsur unsur sistem pengendalian intern diuraikan seperti berikut ini:
a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Gambar 4.3
Struktur Organisasi Pemeliharaan Kendaraan Perum DAMRI Cabang Makassar
Sumber: Perum DAMRI Cabang Makassar, 2021
1) Terdapat pemisahan fungsi kasir dan fungsi administrasi, dimana kasir hanya sebagai pihak yang memberikan kasbon untuk pembelian barang sedangkan yang membuat laporan dan menginput dilakukan oleh bagian administrasi.
2) Bagian administrasi keuangan menginput pengeluaran kas untuk pemeliharaan kendaraan kedalam sistem pencatatan administrasi keuangan yaitu FORCA, dan mencatat tentang penerimaan, penyimpanan dan pemakaian suku cadang.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Untuk melaksanakan transaksi pengadaan barang / suku cadang, pada Perum DAMRI Cabang Makassar telah diadakan
GENERAL MANAGER ARIEF HERMANTO, SE.,MM.
MANAGER KEUANGAN MANSYUR USMAN, SE.
MANAGER TEKNIK HERMANTO, S.Sos.
CREW
STAF
KEUAN GAN
STAF F GUDA
NG
STAFF TEKNIK
MEKA NIK
otorisasi / persetujuan oleh pihak pimpinan / manajer. Sistem wewenang terlihat pada general manager yaitu pemberian tanda tangan sebagai tanda persetujuan diadakan transaksi pengadaan barang /suku cadang pada dokumen pengadaan barang sedangkan pencatatannya dilakukan oleh bagian administrasi keuangan atas dasar daftar pengadaan barang yang berasal dari manager teknik.
c. Praktik yang Sehat
1) Setiap dokumen yang dikeluarkan di Perum DAMRI Cabang Makassar sudah terdapat nomor urut tercetak dan dapat dipertanggung jawabkan.
2) Selalu diadakan unannounced audit, dimana tim audit dari kantor pusat yang dinamakan Satuan Pengendalian Intern (SPI) melakukan audit dadakan tanpa pemberitahuan sebelumnya atau menyamar sebagai penumpang.
3) Terdapat rangkap jabatan dimana manajer teknik mengemban beberapa tugas seperti membuat lembar pengecekan, mengecek kerusakan bus, membuat dokumen pengajuan pengadaan barang, dan melakuakan pembelian barang.
4) Terdapat rotasi jabatan secara berkala pada Perum DAMRI Cabang Makassar.
d. Tingkat Kecakapan Karyawan
Untuk menempati jabatan manajer keuangan, manajer teknik, staff keuangan dan staff teknik di Perum DAMRI Cabang Makassar, sudah ditetapkan kriteria kriteria antara lain: Pendidikan S-1, mempunyai kejujuran tinggi, ulet, dan mempunyai semangat kerja. Terkhusus untuk jabatan General Manager harus berpendiikan S-2. Hanya saja dalam pemberian tanggung jawab karyawan kontrak seringkali tidak sesuai dengan keahliannya, seperti seorang lulusan teknik ditempatkan pada bagian keuangan sementara lulusan akuntansi ditempatkan pada bagian operasi.
