Implementasi (Controlling) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian

Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Tantangan Gesit

19. Implementasi (Controlling) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian

ide dan konsep yang direncanakan? Apakah menemui kendala?

Informan 1 : Ide dan konsep acara sudah terkendali dengan baik. Kendalanya tidak ada konsep kita unik dan dinantikan oleh para undangan.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget?

Informan 1 : ya kita meminimalkan anggaran aja, nggak banyak pengeluaran sebisa mungkin ngirit.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?

Informan 1 : ya seperti yang kita tadi ceritakan, kalau ada masalah di mushola nya ya semua bisa kita kendalikan kok.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor? Apakah menemui kendala?

Informan 1 : Kita saling cek aja kontribusi para media dan sponsor yang terlibat. Kendala tidak ada.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan undangan? Apakah menemui kendala?

Informan 1 : Undangan dikumpulkan saat registrasi. Tidak ada kendala.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?

Informan 1 : waktu regis kita suruh regis lalu kita arahkan duduk juga, lalu waktu sholat ya kita kasih waktu, waktu buka puasa juga kita sediakan untuk mereka.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?

Informan 1 : Kita siap siapkan semuanya di awal jadi semuanya terkendali.

Pertanyaan : Bagaimana dengan pengendalian terhadap rundown ?

Informan 1 : Ya walaupun kita telat setengah jam, kita tetap jalankan acaranya sesuai rundown.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?

Informan 1 : masalah yang timbul di selesaikan dan kita cari solusi yang paling bijak yang bisa diterapkan saat itu juga contohnya ya masalah musholla tadi. Kita nggak pakke sistem peringatan dini karena acaranya sederhana.

Pertanyaan : Apakah panitia sudah melakukan evaluasi terhadap seluruh aspek dalam penyelenggaraan event marketing? Sebutkan evaluasi yang dilakukan dengan urutan mulai dari ide dan konsep, budget, venue, marketing, audiens, undangan, aktifitas operasional dan manajemen

L-M6

CT-IK

CT-BU

CT-VN

CT-MPR

CT-TI

CT-AU

CT-OP

CT-MSR

167

resiko beserta tindakan korektif yang dilakukan!

Informan 1 : Evaluasi konsep baik sudah sesuai harapan kita dan peserta, untuk budget sudah sesuai juga nggak terjadi pembengkak an, untuk masalah venue kita evaluasi yang tadi masalah musholla itu lain kali kita harus pastikan keadaan semua benar-benar terkendali, untuk marketing media dan sponsor sudah berkontribusi dengan sangat besar kita puas sama kinerja mereka, audiens dan undangan sudah terkendali semua, untuk rundown ada keterlambatan tapi juga terkendali.

20. Kendala

Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?

Informan 1 : Kendala mencari venue yang sesuai dengan budget, kendala menentukan jumlah konsumsi, jumlah sertifikat, dan kapasitas lahan parkir hal ini dikarenakan beberapa komunitas tidak melakukan konfirmasi kedatangan mereka.

Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?

Informan 1 : Kendala saat hari H ya masalah musholla tadi itu saja.

CT-EV

KD-PR

KD-I

168

Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Ngabuburit Hijau

Transkripsi Koding

Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?

Informan 2 : Saya terlibat sebagai PIC dari komunitas HiLo Green Community jadi saya termasuk anggota tim dari mbak ayu, kan mbak ayu sebagai PIC dari PT.

ABCD.

Pertanyaan : Apakah perusahaan punya dokumen perencanaan, implementasi dan evaluasi 3 event terakhir?

Informan 2 : Kalau dokumentasi ada dalam bentuk foto-foto waktu acaranya aja, tapi kalau dari perencanaan sampai evaluasi kita tidak punya arsipnya.

Pertanyaan : Oke saya akan mulai pertanyaan seputar perencanaan event nya.

1. Planning Event Marketing

Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia?

Informan 2 : Nama eventnya ngabuburit hijau, diadakan pada 21 juli 2014, bentuk eventnya kumpul-kumpul komunitas yang bertepatan pada bulan Ramadhan, dimana seluruh komunitas di Surabaya, Malang dan sekitarnya kami undang untuk berpartisipasi dalam event ini.

Pertanyaan : Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?

Informan 2 : Kalau namanya kita buat serempak dari 16 kota-kota besar yang juga ngadain event ngabuburit hijau dimana konsepnya juga sama yaitu kumpul-kumpul sharing komunitas selagi menunggu buka puasa. Disini kita mengundang 3 pembicara yaitu mas pucuk rizaldi yang kapan hari menjadi inspirator hijau, terus saya juga ditunjuk sebagai pembicara, dan ada satu lagi perwakilan dari HiLo Green Ambassador yang ngasih materi tentang passionnya terhadap lingkungan.

Lalu kita lihat juga dari brand perusahaan yaitu HiLo Active yang segmennya anak muda yang punya passion di lingkungan, pertimbangan terakhir dalam memilih bentuk acaranya juga dari sisi budget yang turun dari pusat.

Pertanyaan : Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?

Informan 2 : Temanya kita dapat dari PT. ABCD pusat jakarta serempak juga sama beberapa kota.

Pertanyaan : Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia?

Istilahnya untuk mengedealkan acaranya itu mau seperti apa.

Informan 2 : Ada, ada rapat antar panitia untuk menetapkan kan tema nya.

Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi

3EV

DOK

PL-IK1

PL-IK2

PL-IK3

PL-IK4

169

pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!

Informan 2 : pertimbangannya dari konsep kita yaitu community gathering ya buat jalin relasi dengan anak-anak komunitas hijau, yang ke dua dari skala event kita kebetulan acara kita ini sifatnya sederhana jadi skalanya juga kecil, yang ketiga dari tujuan kita yaitu meningkatkan citra brand HiLo yang kita usung.

Pertanyaan : Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?

Informan 2 : Mbak ayu.

Pertanyaan : Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?

Informan 2 : Kalau tidak salah satu bulan sebelum event diselenggarakan, saya kurang tahu jelasnya kapan karena mbak ayu yang break down budgetnya.

Mengapa karena budget kita terbatas jadi kita harus pintar-pintar mengelolanya supaya lebih optimal.

Pertanyaan : Seperti yang barusan disebutkan budget yang turun terbatas apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?

Informan 2 : Kita hemat-hematkan aja pengeluarannya, jadi yang nggak perlu-perlu nggak usah keluar uang.

Kalau dapat pemasukan kita catat.

Pertanyaan : Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?

Informan 2 : sumber dana utama dari perusahaan, sisanya sponsor yang kasih.

Pertanyaan : Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?

Informan 2 : Komponen budgetnya terdiri dari budget sewa tempat, budget beli peralatan dan kebutuhan, budget branding, budget sertif dan hadiah, budget sponsor. Komponen yang terbesar ada pada budget sewa tempat itu kita juga keluar pertama ya untuk booking restonya.

Pertanyaan : Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?

Informan 2 : setelah kita tahu budgetnya berapa lalu kita survey venuenya kira-kira 1 sampai 2 bulanan.

Pertanyaan : Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?

Informan 2 : ya kita survey setiap venue yang sesuai sama kriteria kita.

Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?

Informan 2 : ya, kami membuat semacam checklist terhadap venue yang kami pilih.

Pertanyaan : Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?

Informan 2 : Kita sewa nya kurang lebih 4 jam an

170

soalnya kita rencana mulai jam 4 sore selesai jam 8.

Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!

Informan 2 : lokasi, harga, konsepnya, dari kemudahan pinjamnya, target audiensnya siapa, kapasitasnya, serta fasilitas yang ditawarkan.

Pertanyaan : Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat untuk memutuskan venue yang akan digunakan?

Informan 2 : Kita adakan rapat mingguan untuk membahas semua kebutuhan kita termasuk venue.

Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?

Informan 2 : urusan publikasi kita pakai media eposter biar paperless, kita juga kirim beberapa undanga, juga by jeje radio, sama social media twitter HiLo.

Pertanyaan : Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?

Informan 2 : Target kita 25 komunitas yang dateng yang jelas yang punya passion sama tema kita.

Pertanyaan : Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?

Informan 2 : Kami menyediakan jadi kalau ada komunitas yang bingung-bingung seputar event kita siap menjawab pertanyaan mereka.

Pertanyaan : Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?

Informan 2 : kita bilang kalau acara ini didukung 100 persen oleh brand HiLo active, kemudian dari pihak HiLo juga bagi-bagi sampel produknya ke para undangan.

Pertanyaan : Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?

Informan 2 : segmennya kita pilih sesuai sama brand dan tema yang kita angkat yaitu lingkungan. Oleh karena itu segmennya kita pilih anak-anak remaja komunitas hijau.

Pertanyaan : Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?

Informan 2 : Kita pakai sistem undangan, nggak pakai tiket.

Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa undangan?

Informan 2 : Kita sediain meja khusus untuk peserta yang nggak bawa undangan, cukup tunjukkan KTP atau tanda pengenal lainnya.

Pertanyaan : Rencana operasional apa saja yang

171

Informan 2 : Kita cek venuenya, fasilitas, siapkan peralatan meja kursi panggung.

Pertanyaan : Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?

Informan 2 : Rundown yang kita susun lebih sederhana daripada yang ini terlalu kompleks menurut saya karena ini acaranya sederhana.

Pertanyaan : Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?

Informan 2 : Kita hubungin pembicaranya lewat telfon bbuat ngedeal in sama kasih gambaran dikit acaranya kemudian kita kirim materi lewat email.

Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?

Informan 2 : Untuk rencana operasional kita nggak buat checklist paling kita catat di notes masing-masing.

Pertanyaan : Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?

Informan 2 : Rapatnya diadakan 3 kali, briefing dilakukan sekali sebelum acaranya mulai.

Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?

Informan 2 : Kita cek seluruh peralatan dan fasilitas yang ada kita pastikan mereka siap digunakan. Untuk asuransi kita nggak menyediakan sampai sejauh itu karena event kita juga berada di dalam jadi nggak bakal terjadi sesuatu yang membahayakan.

Pertanyaan : Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?

Informan 2: Kita nggak buat kontrak.

2. Implementasi (Organizing) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana mengorganisir ide dan konsep yang dirancang panitia?

Informan 2 : Waktu hari H kita kerjakan sesuai pembagian kerja yang sudah kita atur waktu rapat dan waktu gladi bersih kemarin jadi konsepnya benar-benar matang, pembicaranya juga bagus dalam memberikan materi, sangat mengedukasi menurut saya.

Pertanyaan : Apakah venue yang dipakai sudah sesuai perencanaan?

Informan 2 : Sudah, kita pakai ruang pertemuan di lantai 2 Restoran Daun Lada.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir venue yang dipinjam? Apakah Panitia melakukan pengecekan pada venue yang digunakan?

Informan 2 : Sebelum acara dimulai kita cek keadaan venuenya kalau ada yang gak beres kita beresin.

Pertanyaan : Berapa banyak komunitas yang berhasil diajak oleh panitia?

PL-OP3

172

Informan 2 : 23 komunitas yang datang dari 25 yang kita undang.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir media dan sponsor yang terlibat?

Informan 2 : kita dengerin siaran nya Jeje Radio Pertanyaan : Media apa sajakah yang meliput jalannya event marketing?

Informan 2 : jeje radio dan twitter.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengkoordinasi audiens saat hari H?

Informan 2 : pas jam 4 peserta beberapa mulai berdatangan kita minta mereka absen di meja regis, Setelah mereka regitrasi kita arahkan di tempat duduk yang kami sediakan.

Pertanyaan : Apakah acaranya mulai tepat waktu?

Informan 2 : acaranya terlambat setengah jam an, mulainya setengah 5.

Pertanyaan : Kan acaranya jadinya molor apakah panitia mampu mengkoordinasi acara secara keseluruhan sehingga tidak mengganggu kenyamanan audiens?

Informan 2 : beberapa bagian ada yang kita prcepat misalnya sambutan harusnya 3 menit kita percepat jadi 2 menit. Untung tidak mengganggu kenyamanan audiens acaranya santai.

Pertanyaan : Apakah audiens mampu dikoordinasi oleh panitia dengan baik?

Informan 2 : Mampu.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir pengumpulan undangan?

Informan 2 : Undangannya kami kumpulkan saat registrasi awal.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir aktivitas operasional yang direncanakan?

Informan 2 : Perlengkapan dan fasilitas yang kita pinjam kita gunakan sesuai fungsinya masing-masing.

Pertanyaan : Apakah rundown yang disusun sudah sesuai dengan perencanaan?

Informan 2 : secara keseluruhan sudah walaupun sedikit terlambat, tapi acaranya jadinya lebih santai.

Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia untuk memberi tanda ketika akan melakukan pergantian sesi?

Informan 2 : kita saling komunikasi kan ada HT.

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir resiko dan kendala yang terjadi saat event berlangsung?

Informan 2 : waktu hari H terjadi masalah yang kami tidak duga sebelumnya, masalahnya berkaitan dengan fasilitas musholla yang ada didalam ruangan kita, jadi pihak resto nggak memberi info kalau tamu luar juga beribadah sholat di dalam, jadi terpaksa kita menunggu tamu luar selesai sholat ya kurang lebih 10 menit, setelah itu acara kami lanjutkan.

3. Implementasi (Leading) Event Marketing Pertanyaan : Siapakah yang aktif memimpin dan

173

memotivasi anggota tim?

Informan 2 : Saya sama mbak ayu.

Pertanyaan : Bagaimana bentuk motivasi yang diberikan ketua tim?

Informan 2 : Bentuk motivasinya gimana ya.. kita pokoknya saling kerja sama, saling bantu, nggak perhitungan sama satu tim, kalau ada yang nggak beres kita bantu beresin sampe kelar.

Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi staff-staff diluar panitia yang ikut terlibat membantu?

Informan 2 : Staff-staff yang terlibat kita kasih porsi yang lebih ringan ketimbang panitia inti, tapi kita maksudnya saya sama mbak ayu menghargai loyalitas mereka yang membantu kita waktu hari h.

Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi undangan saat hari H?

Informan 2 : Saya sama mbak ayu ramah tamah sama tamu yang datang ngajakin mereka ngobrol ringan juga lalu kita juga ajak mereka duduk sambil mendengarkan pembicara.

Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi media dan sponsor yang terlibat saat hari H?

Informan 2 : Kita bilang kalau kita bisa bekerja sama dengan baik kali ini kita bakal bekerja sama lagi kedepannya. Kita juga saling pantau ya siaran radio Jeje sebelum dan pada saat hari H.

Pertanyaan : Bagaimana memotivasi pengisi acara?

Informan 2 : kita ajak pembicaranya ikut dalam briefing kita.

4. Implementasi (Controlling) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian ide dan konsep yang direncanakan?

Apakah menemui kendala?

Informan 2 : Ide dan konsep mampu kami kendalikan dengan baik dan alhamdulilah sesuai sama harapan kita, tiga pembicara sangat baik dalam memberikan pengetahuan dan sifatnya sangat edukatif bagi panitia maupun peserta.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget?

Informan 2 : untuk budget kita kendalikan dengan meminimalkan pengeluaran, jadi kalau nggak perlu nggak usah keluar uang. Kalau keluar uang kita minta bukti pembayaran untuk dipertanggung jawabkan.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?

Informan 2 : Kita awalnya sudah cek seluruh keadaan ruangan dan fasilitas, tapi malah terjadi miskomunikasi masalah fasilitas musholla.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor?

Apakah menemui kendala?

Informan 2 : untuk publikasi kita koordinasi sama

174

saling pantau saja. Kendala tidak ada.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan undangan? Apakah menemui kendala?

Informan 2 : Undangan dikumpulkan pada saat registrasi peserta. Tidak ada kendala.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?

Informan 2 : audiens terkendali dengan baik saat hari H, Cuma waktu itu terjadi keterlambatan jadi kita mulainya telat.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?

Informan 2 : Seluruh kebutuhan perlengkapan dan lain-lain sudah dipersiapkan dari awal jadi nggak ada yang kurang dan semuanya terkendali.

Pertanyaan : Bagaimana dengan pengendalian terhadap rundown ?

Informan 2 : Rundown kita percepat sedikit karena diawal kita ada terlambat setengah jam.

Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?

Informan 2 : ya waktu itu yang terjadi Cuma masalah mushola itu dan sudah dikendalikan dengan baik dan bijak bagi kami dan bagi seluruh pihak yang terlibat.

Informan 2 : Konsep sudah baik, pembicara sudah mampu membuat audiens tertarik, budget pass, untuk keadaan venuenya pas, tapi sehubungan dengan masalah mushola itu kami evaluasi dan sudah diselesaikan, untuk media juga sudah baik, para undangan juga aktif dalam ceramah dan terihat interest sama topik kita, untuk rundown ada keterlambatan tapi tidak jadi masalah yang besar.

Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?

Informan 2 : Kendala pesan makanan, kendala cari venue yang pas, kendala cetak jumlah sertifikat.

Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?

Informan 2 : Kendala saat hari H ya masalah musholla dan keterlambatan acara

CT-OP

CT-MSR

CT-EV

KD-PR

KD-I

175

Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Ngabuburit Hijau

Transkripsi Koding

Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?

Informan 3 : Saya terlibat sebagai peserta Event Ngabuburit Hijau

1. Perencanaan Event Marketing

Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?

Informan 3 : Nama acaranya Ngabuburit Hijau, acaranya bulan juli, bentuk acaranya community

Pertanyaan : Dimana lokasi event rencananya di selenggarakan sama panitia?

Informan 3 : Di Daun Lada

Pertanyaan : Bagaimana panitia mengajak anda untuk ikut dalam event ini?

Informan 3 : Pakai undangan, juga ada e-poster, ada kiriman sms dan email juga.

Pertanyaan : Apakah dari sepengetahuan anda, teman-teman komunitas yang lain juga akan ikut di event ini?

Informan 3 : Kalau dari sepengetahuan saya, teman-teman pada mau ikut karena acaranya kelihatan menarik Pertanyaan : Apakah panitianya memungut biaya pendaftaran ?

Informan 3 : Tidak, pakai undangan saja

Pertanyaan : Apakah panitia menghubungi anda lewat sms/telefon untuk mengingatkan agar anda tidak lupa mengikuti event ini?

Informan 3 : Iya, panitia mengesms dan email kita agar tidak lupa datang

2. Implementasi (Organizing) Event Marketing

Dalam dokumen Lampiran 1 PANDUAN WAWANCARA (Halaman 94-103)