Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Tantangan Gesit
9. Implementasi (Controlling) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian
ide dan konsep yang direncanakan? Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Games-games yang nggak bisa dijalankan peerta kita kasih kelonggaran.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget?
Informan 1 : Kita meminimalkan anggaran pengeluaran dan kita melakukan pencatatan, kita juga meminta bukti transaksi berupa bon dan kuitansi setelah bertransaksi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?
Informan 1 : yang jelas kita selalu melakukan pengecekan dan pengendalian terhadap keadaan dan waktu peminjaman, sebisa mungkin kita nggak melakukan perpanjangan waktu. Untunglah, pada akhirnya nggak sampai terjadi perpanjangan waktu peminjaman lapangan. Oh ya, setelah kita selesai pinjam lapangan kita tidak membiarkan peralatan yang kita pinjam begitu saja, kita mengembalikan segalanya seperti di awalmula kita pinjam rapi dan bersih. Kita bertanggung jawab untuk masalah itu.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor? Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Kendalanya dulu ya, kendala yang kita alami kita nggak dapat jumlah peserta sesuai sama target kita namun kita tetap jalankan acaranya sebaik mungkin.
L-M4
L-M5
L-M6
L-M7
CT-IK
CT-BU
CT-VN
D2
D2
D2
D2
D2
D2
D2
118
Kemudian pengendalian yang kita lakukan…kita yang jelas bantu-bantu pihak sponsor dalam membagi produk mereka ke audiens kalau ke media kita cek aja di twitter bantu retweet kalau ada update terbaru.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan kemasan? Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Pengendalian ticketing, maksudnya pengumpulan kemasan? Kalau pengumpulan kemasan, yang handle tim divisi registrasi di bantu oleh beberapa panitia yang menganggur. Untuk kendalanya tidak ada ya, bisa teratasi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?
Informan 1 : Pengendalian audiens yang kami lakukan yang jelas dari divisi LO bertugas mengarahkan peserta ke spot-spot games juga bagian memberi aba aba mulai dan selesai, kalau ada peserta yang cedera kita bawa mereka ke pos untuk beristirahat.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?
Informan 1 : Aktivitas operasional kita ada briefing, briefing yang kita lakukan setengah jam sebelum acara dimulai ya tujuannya untuk mengingatkan jobdesc per divisi biar nggak ada yang kelupaan, kita juga mengajak pengisi acara dalam briefing jadi mereka juga bisa bersiap-siap lebih awal dan dapat bekerja dengan maksimal sesuai dengan ekspektasi kita.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?
Informan 1 : waktu ada masalah kita selesaikan saat itu juga sesuai sama persiapan yang sudah kita rencanakan diawal. Untuk sistem peringatan dini kita belum pakai karena event kita ini simple tidak butuh yang seperti itu.
Untuk rundownnya kita yang jelas mundur setengah jam karena banyak dari peserta yang datang terlambat.
Pertanyaan : Apakah panitia sudah melakukan evaluasi terhadap seluruh aspek dalam penyelenggaraan event marketing? Apakah ada tindakan korektif yang dilakukan?
Informan 1 : Kita sudah melakukan evaluasi pada seluruh aspek antara lain konsep kita sendiri sudah kita jalankan sesuai rencana dan simulasi yang kita lakukan walaupun ada beberapa games yang nggak sesuai sama peserta, itu diluar ekspektasi kita. Akhirnya kita kasih kelonggaran kepada pesertanya untuk beberapa games dan tantangan yang dirasa tidak mampu diselesaikan. Kita juga evaluasi budget, pemasukan dan pengeluaran sudah sesuai dengan ekspektasi kita. Kemudian kita melakukan evaluasi juga terhadap venue yang kita gunakan yaitu lapangan UPH, venuenya layak dan kita sangat puas akan hal itu. Lalu kita juga evaluasi pemasaran, publikasi dan relasi kita, untuk publikasi kita sedikit gagal karena nggak mencapai target, tapi kita puas terhadap kinerja sponsor yang
CT-MPR
CT-TI
CT-AU
CT-OP
CT-MSR
CT-EV
D2
D2
D2
D2
D2
D2
119
memberikan sampel produk ke peserta dan juga panitia, kalau perihal pemasaran kita juga sudah melayani peserta dengan baik melalui beberapa spg yang sengaja kita pilih yang edukatif dan ramah. Kemudian kita evaluasi juga pengumpulan kemasan yang ternyata kurang, sepertinya ada panitia yang lalai, lalu kita evaluasi target dan segmen audiens, hmmm kalau dari segmennya sudah pas kalau target kita belum dapat. Lalu apalagi ya?
Pertanyaan : Bagaimana dengan rundown, penyelesaian masalah yang timbul dan brand awareness yang ditimbulkan dari event?
Informan 1 : Rundownnya telat seperti yang saya sebutkan tadi soalnya pesertanya datang nya juga telat, kalau masalah yang timbul kita bisa selesaikan tapi juga ada masalah yang tidak terduga seperti tantangan yang sudah kita rancang dan simulasikan ternyata tidak sesuai sama pesertanya ya sudah kita putuskan untuk beri kelonggaran. Kalau evaluasi terhadap brand yang kita bawa yaitu HiLo kita lihat peserta antusias sekali ketika mendengarkan jargon brand kita, mereka jadi ingat brand kita itu pas untuk mereka yang ingin gerak aktif dan gesit. Yang jelas banyak audiens yang tanya kapan kita ngadain acara seperti ini kembali karena seru dan berkesan bagi mereka, ada beberapa ibu-ibu yang terlihat capek namun excited sekali.
10. Kendala
Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?
Informan 1 : Kendala pada perencanaan itu mencari perhatian media dan sponsor itu susah sekali padahal kita sudah sebar proposal dimana-mana, juga kendala nyari peserta banyak yang malas ikut atau sudah ada acara dihari itu.
Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?
Informan 1 : Kendala saat hari H itu ya masalah games tadi yang kita kasi kelonggaran.
KD-PR
KD-I
D3
D3
120
Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Tantangan Gesit
Transkripsi Koding
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 2 : Saya terlibat sebagai Anggota Pelaksana Tantangan Gesit.
Pertanyaan : Apakah perusahaan punya dokumen perencanaan, implementasi dan evaluasi 3 event terakhir?
Informan 2 : Kita tidak punya dokumentasi tertulis, kita hanya ada foto-foto event nya saja.
1. Perencanaan Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?
Informan 2 : Event kita Tantangan Gesit, diadakan pada tanggal 13 oktober, bentuk acaranya seperti Running Game amazing race yang mana segmen kita masyarakat usia 25-40 tahun.
Pertanyaan : Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?
Informan 2 : Kita awalnya terinspirasi dari Senam Tante Bety, beliau merupakan ambassador nya wanita gesit, lalu kita berpikir kita dikasih tema aktif dan gesit, kita juga terima budget berapa, dan brand yang kita bawa HiLo platinum yang mana segmennya jelas masyarakat range usia 25-40 tahun. Kita milih nama Tantangan Gesit karena pengen nanti peserta kita aktif berkompetisi dan bergerak gesit ya sesuai kan sama brand HiLo kita.
Pertanyaan : Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?
Informan 2 : Tema nya kita diberi dari pusat yaitu dari PT. ABCD jakarta jadi kita tidak bisa menentukan sendiri tergantung dari sananya sih.
Pertanyaan : Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia?
Istilahnya untuk mengedealkan acaranya itu mau seperti apa.
Informan 2 : Rapat tiga kali untuk fixkan konsep eventnya dan untuk brainstorming ide-ide yang ada dikepala tiap anak panitia sapa tahu aja ada masukan.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!
Informan 2 : Kalau pertimbangannya kita lihat dari tujuan kita untuk sosialisasi brand, terus kita juga pengen deket sama calon dan konsumer kita, juga untuk peningkatan omzet kedepannya lalu pertimbangan ke dua dari besarnya skala event yang mau kita adakan skala event kita nggak gede jadi budgetnya ya nggak gede-gede banget ya istilahnya
3EV
DOK
PL-IK1
PL-IK2
PL-IK3
PL-IK4
PL-BU1
D1
D1
D1
D1
D1
121
pas-pas an.
Pertanyaan : Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?
Informan 2 : Ko Febri.
Pertanyaan : Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?
Informan 2 : Kurang lebih 2 bulan sebelum event, karena budgetnya pas-pas an jadi ya harus cepat dibuat RA-nya.
Pertanyaan : Seperti yang barusan disebutkan budgetnya pas-pas an apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?
Informan 2 : Kita main catat pengeluaran sama pemasukan terus kita kumpulkan bukti transaksi yang kita lakukan.
Pertanyaan : Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?
Informan 2 : sumber dana sebagian besar dari perusahaan, sebagian kecil dari kontribusi sponsor Pertanyaan : Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?
Informan 2 : Budget sewa tempat, budget promosi, budget hadiah, budget lain-lain. Budget paling besar ada pada budget sewa tempat.
Pertanyaan : Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?
Informan 2 : 1 sampai 2 bulanan setelah budget cair.
Pertanyaan : Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?
Informan 2 : Ya, kami melakukan survey ke beberapa tempat yang sekiranya memungkinkan untuk digunakan Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?
Informan 2 : Ya, kami membuat checklist.
Pertanyaan : Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?
Informan 2 : Kita sewa lapangan UPH di Cito 7 hingga 8 jam’an kira-kira sudah termasuk persiapan panitia sama ”molor” nya
Pertanyaan : Untuk durasi acara berapa lama kira-kira dan rencananya dimulai jam berapa?
Informan 2 : durasinya kira-kira 5 sampai 6 jam, mulainya jam 2 an selesainya jam 5 an maksimal jam 6 lah paling tidak.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!
Informan 2 : dari sisi budget nya berapa itu yang pertama, kedua dari lokasi venuenya strategis atau tidak, juga kesesuaian sama konsepnya, brandnya sama kelayakan venuenya sendiri dimata audiens, terus kemudahan prosedur peminjaman juga jadi
PL-BU2
122
pertimbangan
Pertanyaan : Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat?
Informan 2 : Ada rapat koordinasi ya untuk fixkan venuenya, rapatnya kira-kira 3 minggu sebelum event.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?
Informan 2 : Publikasinya lewat poster sama datengin komunitas-komunitas ibu senam, ibu pkk, ibu-ibu arisan, terus juga dateng ke sekolahan anaknya waktu ada event lain sekalian promosi.
Pertanyaan : Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?
Informan 2 : Berapa targetnya kita target 50 tim, untuk segmen pesertanya usia 25- 40 tahun yang berada disurabaya dan sekitarnya.
Pertanyaan : Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?
Informan 2 : Yap, kita sediakan.
Pertanyaan : Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?
Informan 2 : Kita buat stand penjualan HiLo jadi peserta juga tahu kalau HiLo juga kita jual on the spot, siapa tahu selesai mengikuti event mereka tertarik dan ingin langsung membeli di kita.
Pertanyaan : Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?
Informan 2 : sesuai sama brand kita yaitu HiLo Platinum.
Pertanyaan : Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?
Informan 2 : Sistem ticketing yang kita pakai namanya sistem redeem, jadi audiens kita minta bawa kemasan produk kita sebagai syarat mengikuti event ini.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa tiket?
Informan 2 : Bagi peserta yang tidak membawa kemasan kita sengaja bukakan stand yang menjual produk yang menjadi syarat untuk di kumpulkan Pertanyaan : Rencana operasional apa saja yang disusun panitia?
Informan 2 : Kita beli dan siapkan kebutuhan-kebutuhan teknisnya seperti tali raffia, bola, potongan kardus, gunting, lem, dan sebagainya. Kita juga siapkan materi, rundown acara, dan pengisi acara yang bertugas.
Pertanyaan : Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?
Informan 2 : Bentuk rundownnya sederhana saja, yang
PL-VN6
123
jelas tidak sedetail yang kamu tunjukkan.
Pertanyaan : Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?
Informan 2 : Pertamanya kita hubungi mereka lewat telepon kemudian kita tawarkan mau ketemuan atau bagaimana, ternyata mereka minta materi kita dikirim lewat email saja, setelah kita email kita melakukan konfirmasi kembali ke mereka.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?
Informan 2 : Tidak ada checklist rencana operasional, semua kita jalankan apa adanya simple-simple saja yang penting semua beres.
Pertanyaan : Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?
Informan 2 : Yap, kami mengadakan rapat dan briefing bahkan simulasi gladi bersih rally game untuk memantapkan apa yang sudah kita rencanakan.
Rapatnya diadakan kurang lebih 3 hingga 4 kali saya lupa-lupa ingat berapa kali pastinya.
Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?
Informan 2 : Kita sediakan pos-pos darurat untuk peserta yang mengalami cedera, kita juga sediakan obat dan susu HiLo yang bisa dikonsumsi secara Cuma-Cuma. Kita juga sediakan pos jualan susu HiLo Platinum untuk peserta yang tidak membawa kemasan produk. Kita juga siapkan beberapa panitia keamanan untuk menngamankan sekitar lingkungan lapangan.
Untuk asurasi kita tidak sedia. Pertanyaan : Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?
Informan 2: Kami tidak membuat kontrak, kebetulan kita sudah kenal baik dengan tim pengisi acara.
2. Implementasi (Organizing) Event Marketing