73
Lampiran 1 – PANDUAN WAWANCARA A. Perencanaan Event Marketing
1. Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event marketing yang direncanakan perusahaan?
2. Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?
3. Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?
4. Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia?
5. Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!
6. Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?
7. Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?
8. Seperti yang barusan disebutkan agar tidak terjadi pembengkakan budget apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?
9. Apakah ada pencatatan dan deadline pemasukan dan pengeluaran?
10. Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?
11. Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?
12. Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?
13. Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?
14. Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?
15. Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?
16. Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!
17. Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat untuk memfixkan venue yang akan digunakan?
18. Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?
19. Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?
20. Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?
21. Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?
22. Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?
23. Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?
24. Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa tiket?
25. Rencana operasional apa saja yang disusun panitia?
26. Rencana operasional itu meliputi apa aja ya?
27. Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?
28. Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?
29. Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?
30. Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?
74
31. Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?
32. Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?
B. Implementasi Event Marketing 1. Organizing Event Marketing
33. Bagaimana mengorganisir ide dan konsep yang dirancang panitia?
34. Apakah venue yang dipakai sudah sesuai perencanaan?
35. Bagaimana panitia mengorganisir venue yang dipinjam? Apakah panitia melakukan pengecekan pada venue yang digunakan?
36. Berapa banyak tim yang berhasil diajak oleh panitia?
37. Bagaimana panitia mengorganisir media dan sponsor yang terlibat?
38. Media apa sajakan yang meliput jalannya event marketing?
39. Bagaimana dengan stand yang sudah disediakan panitia? Apakah mampu diorganisir dengan baik?
40. Bagaimana panitia mengkoordinasi audiens saat hari H?
41. Apakah pertandingan dimulai tepat waktu?
42. Kan acaranya jadinya molor apakah panitia mampu mengkoordinasi acara secara keseluruhan sehingga tidak mengganggu kenyamanan audiens?
43. Apakah audiens mampu dikoordinasi oleh panitia dengan baik?
44. Bagaimana panitia mengorganisir pengumpulan ticket?
45. Berapa banyak kemasan yang mampu dikumpulkan panitia?
46. Bagaimana panitia mengorganisir aktivitas operasional yang direncanakan?
47. Apakah rundown yang disusun sudah sesuai dengan perencanaan?
48. Apa yang dilakukan panitia untuk memberi tanda ketika akan melakukan pergantian sesi?
49. Bagaimana panitia mengorganisir resiko dan kendala yang terjadi saat event berlangsung?
2. Leading Event Marketing
50. Siapakah yang aktif memimpin dan memotivasi anggota tim panitia?
51. Bagaimana bentuk motivasi yang diberikan ketua tim?
52. Bagaimana ketua memotivasi staff-staff diluar panitia yang ikut terlibat membantu?
53. Bagaimana ketua memotivasi peserta saat hari H?
54. Bagaimana panitia mengajak peserta untuk membeli produk yang dijual di stand yang disediakan?
55. Bagaimana ketua memotivasi media dan sponsor yang terlibat saat hari H?
3. Controlling Event Marketing
56. Bagaimana panitia melakukan pengendalian ide dan konsep yang direncanakan? Apakah menemui kendala?
57. Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget? Apakah menemui kendala?
58. Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?
59. Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor? Apakah menemui kendala?
60. Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan kemasan? Apakah menemui kendala?
61. Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?
62. Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?
63. Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?
75
64. Apakah panitia sudah melakukan evaluasi terhadap seluruh aspek dalam penyelenggaraan event marketing? Apakah ada tindakan korektif yang dilakukan?
65. Bagaimana dengan evaluasi brand awareness yang ditimbulkan dari event?
C. Kendala
66. Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?
67. Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?
76
Lampiran 2 – Transkrip Wawancara Event Marketing Tantangan Gesit Transkrip Wawancara Ketua Pelaksana Tantangan Gesit Nama : Frebriansyah Hermawan
Jabatan : Karyawan PT. ABCD Departemen Marketing Promotion Usia : 22 tahun
Waktu wawancara : 16.00
Peran : Ketua Penyelenggara event Tantangan Gesit Penyelenggaraan Event Marketing
Pembukaan : Selamat sore, saya cindy felisiana dari Universitas Kristen Petra akan mengadakan wawancara singkat sehubungan dengan topik skripsi saya yaitu tentang Event Marketing Tantangan Gesit yang diadakan oleh PT. ABCD di Surabaya.
Informan 1 : Sore, Cindy saya Frebriansyah akan menjawab pertanyaan yang anda tanyakan seputar Tantangan Gesit yang kami selenggarakan beberapa bulan yang lalu. Oke bisa dimulai pertanyaannya Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 1 : Saya terlibat sebagai Ketua Pelaksana Event Tantangan Gesit.
Pertanyaan : Apakah perusahaan punya dokumen perencanaan, implementasi dan evaluasi 3 event terakhir?
Informan 1 : Kita cuma ada foto-foto acaranya aja untuk dokumentasinya.
1. Perencanaan Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?
Informan 1 : Nama acaranya Tantangan Gesit, acaranya tanggal 13 oktober 2014, bentuk acaranya seperti amazing race, jadi kita minta peserta untuk saling berkompetisi satu sama lain dalam satu kelompok untuk menguji seberapa gesit mereka.
Pertanyaan : Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?
Informan 1 : Kalau dalam memilih nama eventnya, kita pilih nama gerak lebih gesit supaya audiens itu aktif dan gesit, terus kita juga pengen memperkenalkan dan sosialisasi brand kita yaitu HiLo Platinum. Kemudian kita juga lihat dari sisi budget, kita dikasih berapa sama Pak Omar kemudian kita buat konsepnya.
Pertanyaan : Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?
Informan 1 : Untuk tema nya kita dapat dari pusat PT. ABCD jakarta, setelah mereka kasih kita tema terus budgetnya turun kita rancang satu tim.
Pertanyaan : Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia? Istilahnya untuk mengedealkan acaranya itu mau seperti apa.
Informan 1 : Kita mengadakan rapat tiga kali untuk rundingan tentang konsep eventnya.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!
Informan 1 : Pertimbangannya dari besarnya event yang mau kita adakan, kebetulan skala event kita nggak besar jadi anggarannya juga tidak banyak, juga dari tujuannya juga untuk meningkatkan omzet kita, juga untuk meningkatkan kesadaran akan brand terhadap brand HiLo Platinum yang kita bawa, dimana segmennya adalah masyarakat usia 25-40 tahun, juga sebagai sarana kita menjain hubungan baik dengan konsumen dan pihak-pihak yang nantinya bisa kita ajak kerjasama.
Pertanyaan : Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?
Informan 1 : Saya sendiri dan pak omar yang acc.
Pertanyaan : Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?
Informan 1 : Kira-kira h-2 bulan karena budget kita juga terbatas jadi harus bertindak cepat supaya tidak mengalami pembengkak an.
Pertanyaan : Seperti yang barusan disebutkan agar tidak terjadi pembengkakan budget apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?
Informan 1 : Kita kalau ada pengeluaran dan pemasukan selalu catat masing-masing jadi biar nggak ada yang kelupaan, terus kita juga biasakan untuk minta kuitansi atau bukti berupa bon juga.
Pertanyaan : Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?
77
Informan 1 : sumber dana kita dapatkan sebagian besar dari perusahaan, sebagian juga kia dapat dari sponsor kita.
Pertanyaan : Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?
Informan 1 : Venue budget, promotion budget, sponsor budget, budget hadiah. Paling besar biasanya budget untuk sewa venuenya.
Pertanyaan : Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?
Informan 1 : Kira-kira 1 sampai 2 bulanan pokoknya setelah kita tahu budgetnya berapa kita cari venuenya yang sesuai sama budget.
Pertanyaan : Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?
Informan 1 : Tentu saja kami survey.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?
Informan 1 : Betul, kita buat checklist tiga sampai empat bahkan hingga lima venue kemudian kita pilih yang terbaik dan sesuai sama budget.
Pertanyaan : Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?
Informan 1 : Kita pinjam lapangan UPH di Cito kira-kira 7 hingga 8 jam sudah termasuk persiapan panitia sama ”molor” yang kita antisipasi juga, dimana durasi acaranya itu kira-kira 5 sampai 6 jam termasuk pembukaan dari kita, permainan games, hingga acara penutup (bagi-bagi hadiah souvenir, dll). Untuk mulainya acara kita perkirakan jam 2 an terus selesainya kira-kira jam 5 juga bisa lebih.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!
Informan 1 : Lokasi venuenya, yang jelas kita pilih yang strategis, kemudian dari sisi budget, juga sesuai nggak venuenya sama konsep kita kalau pas kita pasti ambil, kemudian tujuan eventnya, terus siapa audiensnya juga, kapasitasnya, dan prosedur peminjamannya ”ribet” atau tidak kita sangat perhitungkan.
Pertanyaan : Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat untuk memfixkan venue yang akan digunakan?
Informan 1 : Kita adakan rapat koordinasi ya untuk merundingkan masalah venuenya, kita mengadakannya nggak “mepet-mepet” lah kira-kira 3 minggu sebelum event diselenggarakan.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?
Informan 1 : Pertama kita buat poster kemudian kita sebar dibeberapa tempat seperti komunitas- komunitas ibu-ibu (ibu-ibu arisan, ibu-ibu pkk, dll) terus di beberapa outlet juga.
Pertanyaan : Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?
Informan 1 : Target kita masyarakat usia 25- 40 tahun. Kita target bisa ajak 50 tim dimana satu tim itu 2 orang.
Pertanyaan : Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?
Informan 1 : Kita sediakan supaya memudahkan panitia semisal mereka ada pertanyaan bisa langsung sms ke nomor yang disediakan.
Pertanyaan : Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?
Informan 1 : Kita sediakan stand penjualan HiLo Platinum jadi peserta juga tahu kalau produk kita dijual sapa tahu mereka berminat dan ingin langsung membeli di stand kita tentu akan menguntungkan kita.
Pertanyaan : Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?
Informan 1 : dari brand yang kita bawa yaitu HiLo Platinum dimana segmennya masyarakat usia 25 hingga 40 tahun.
Pertanyaan : Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?
Informan 1 : Kita gunakan sistem redeem kemasan HiLo sama tiket registrasi peserta, jadi kita tetapkan sistem tersebut agar peserta kenal brand HiLo platinum kita.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa tiket?
78
Informan 1 : Kita buat stand yang jual produk HiLo platinum, kita sediakan stok sesuai sama jumlah peserta jadi biar nggak terjadi kekurangan barang dan seluruh peserta bisa ikut acaranya.
Pertanyaan : Rencana operasional apa saja yang disusun panitia?
Informan 1 : Kita mengadakan rapat, briefing, kita susun rundown event, kita juga booking pengisi acara, dan kita beli kebutuhan-kebutuhan event.
Pertanyaan : Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?
Informan 1 : Rundown yang kita susun simple aja ya nggak terlalu kompleks seperti ini, cuma kita tulis waktunya terus kegiatan dan PIC nya siapa.
Pertanyaan : Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?
Informan 1 : kita telfon hubungin pengisi acaranya kemudian kita kirim materi kita via email, terus kita lakukan konfirmasi. Kita selalu pakai pengisi acara yang professional jadi kita nggak perlu ketemu khusus untuk booking mereka, via telefon dan email saja.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?
Informan 1 : Kita nggak buat checklist khusus sih, kita cuma buat catatan masing-masing apa saja yang dibutuhkan dan apa saja yang sudah kita dapat. Checklist kita buat waktu kita cari venue saja.
Pertanyaan : Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?
Informan 1 : Kita tentunya mengadakan rapat dong, rapat koordinasinya kita adakan 3 kali termasuk briefing, gladi bersih, dan simulasi games.
Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?
Informan 1 : Panitia melakukan beberapa hal antisipasi antara lain panitia membuka stand penjualan produk HiLo untuk mengantisipasi peserta yang lupa membawa kemasan, panitia juga menyiapkan obat-obatan dak kotak p3k untuk mengantisisipasi peserta yang capai dan mengalami cedera. Tidak ada asuransi karena selama ini kita belum pernah mengalami akan hal itu.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?
Informan 1: Kami tidak membuat kontrak, kami percaya mereka tidak akan membuat kita kecewa karena kita sudah kenal baik siapa pengisi acaranya bagaimana kinerjanya, dan lain lain.
2. Implementasi (Organizing) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana mengorganisir ide dan konsep yang dirancang panitia?
Informan 1 : Konsep kita kan rally games, ya kita siap sedia aja di pos pos games yang kita sudah sediakan seperti pos games menyusun puzzle dari bungkus HiLo, lomba memasak, tembak-tembakan, di setiap stan selalu ada kurang lebih 3 sampai 4 panitia LO yang bantu peserta.
Pertanyaan : Apakah venue yang dipakai sudah sesuai perencanaan?
Informan 1 : Sudah, kita pakai lapangan UPH di Cito.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir venue yang dipinjam? Apakah Panitia melakukan pengecekan pada venue yang digunakan?
Informan 1 : Panitia divisi pelengkapan melakukan pengecekan fasilitas dan keadaan venue yang kita gunakan, selain itu untuk memudahkan peserta mengenali venue kita kasih tanda berupa spanduk besar di depan cito.
Pertanyaan : Berapa banyak tim yang berhasil diajak oleh panitia?
Informan 1 : Tim yang daftar 30 tim
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir media dan sponsor yang terlibat?
Informan 1 : Kita follow up h-2 sebelu event kita hubungi pihak-pihak sponsor yang terkait lewat sms dan email.
Pertanyaan : Media apa sajakan yang meliput jalannya event marketing?
Informan 1 : Media yang meliput dari Twitter HiLo sendiri.
Pertanyaan : Bagaimana dengan stand yang sudah disediakan panitia? Apakah mampu diorganisir dengan baik?
Informan 1 : Tentu dapat dikoordinasi dengan baik, kita ada beberapa spg yang melayani transaksi di stand tersebut.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengkoordinasi audiens saat hari H?
79
Informan 1 : Kita sebelumnya sudah kasih tahu mereka untuk datang tepat waktu karena acara kita sangat padat, tetapi pesertanya banyak yang datang 15 hingga 30 menit setelah waktu yang ditentukan, jadi terpaksa kita molorkan acaranya. Kita koordinasi peserta yang datang kita suruh mereka registrasi kemudian divisi Lo mengrahkan mereka ke spot-spot games yang kita siapkan.
Pertanyaan : Kan acaranya jadinya molor apakah panitia mampu mengkoordinasi acara secara keseluruhan sehingga tidak mengganggu kenyamanan audiens?
Informan 1 : iya mulainya terlambat, kita jadinya mempersingkat beberapa bagian acara jadi nggak membuat acara semakin molor.
Pertanyaan : Apakah audiens mampu dikoordinasi oleh panitia dengan baik?
Informan 1 : Waktu itu ada audiens yang kelelahan, kita arahkan mereka ke pos peristirahatan untuk minum susu HiLo sambil mengisi tenaga, untuk peserta yang butuh obat kita sudah sediakan obat- obatan seperti minyak angin, koyo dan salep.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir pengumpulan ticket?
Informan 1 : Setelah melakukan registrasi, kemudian kita kumpulkan kemasan yang dibawa oleh peserta, kalau ada peserta yang kelupaan membawa kemasan panitia mengarahkan untuk membeli produknya di stand yang kita sudah sediakan disana mereka dilayani oleh SPG yang sudah stand by di sana.
Pertanyaan : Berapa banyak kemasan yang mampu dikumpulkan panitia?
Informan 1 : 50 kemasan, targetnya 60 karena yang daftar 30. Mungkin ada beberapa peserta yang terlewatkan.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir aktivitas operasional yang direncanakan?
Informan 1 : Panitia melakukan persiapan kurang lebih setengah jam sebelum event dimulai, kemudian mengadakan briefing singkat panitia untuk mengingatkan jobdesk masing-masing dan memberikan arahan sebelum event dimulai.
Pertanyaan : Apakah rundown yang disusun sudah sesuai dengan perencanaan?
Informan 1 : Terjadi keterlambatan, seperti yang tadi saya ceritakan sebelumnya tidak ada bagian acara yang dihilangkan tetapi ada yang kami persingkat.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia untuk memberi tanda ketika akan melakukan pergantian sesi?
Informan 1 : Masing-masing panitia kita kasih alat komunikasi HT jadi untuk berkomunikasi satu sama lain dan saling memberi tanda ketika pergantian sesi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir resiko dan kendala yang terjadi saat event berlangsung?
Informan 1 : Jadi waktu itu ada peserta yang tidak bawa kemasan kita arahkan mereka untuk membeli di stand kita, disana mereka dilayani oleh beberapa SPG kita. Kemudian waktu ada peserta yang tidak mampu meneruskan games kita arahkan dan bantu mereka ke pos persitirahatan,
3. Implementasi (Leading) Event Marketing
Pertanyaan : Siapakah yang aktif memimpin dan memotivasi anggota tim?
Informan 1 : Saya sebagai ketua tim yang memotivasi mereka.
Pertanyaan : Bagaimana bentuk motivasi yang diberikan ketua tim?
Informan 1 : Motivasi yang saya berikan bersifat personal, saya menekankan agar satu tim bisa akrab dan saling support satu sama lain, kita sering banget jalan bareng, makan bareng, curhat bareng.
Waktu kita rapat kita saling support kalau ada yang belum beres, kita juga bentuk grup-grup’an di Line jadi bisa saling follow up antar tim.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi staff-staff diluar panitia yang ikut terlibat membantu?
Informan 1 : Kita adain doa bersama sebelum mulai acara, kita juga ajak staff ikut dalam briefing tim kita menggandeng mereka layaknya sahabat dan kita anggap mereka satu tim kita.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi peserta saat hari H?
Informan 1 : kita minta peserta untuk berpartisipasi secara aktif dalam games, kita juga ”iming-iming”
mereka hadiah utamanya jadi kita ajak mereka semua untuk semangat aktif dan enerjik untuk memenangkan hadiah utamanya, kita juga ”iming-iming” souvenir dan pengalaman yang menarik yang bakal terkenang dihati mereka.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengajak peserta untuk membeli produk yang dijual di stand yang disediakan?
80
Informan 1 : waktu itu kita ajak mereka lewat SPG-SPG yang edukatif yang mampu menarik minat mereka dengan memberikan pengetahuan seputar produk. Selain itu kita juga jual produknya lebih murah daripada harga pasar, dan kita kasih tahu ke peserta kalau beli dikita nanti dapat voucher belanja nutrimart, lmen store, dan zalora.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi media dan sponsor yang terlibat saat hari H?
Informan 1 : Kita sediakan banner khusus dan poster yang mana mencantumkan logo mereka disana.
Pertanyaan : Bagaimana memotivasi pengisi acara?
Informan 1 : panitia mengikutsertakan mereka pada briefing dan mereview bersama materi-materi yang sudah panitia berikan sebelumnya.
4. Implementasi (Controlling) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian ide dan konsep yang direncanakan? Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Games-games yang nggak bisa dijalankan peerta kita kasih kelonggaran.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget?
Informan 1 : Kita meminimalkan anggaran pengeluaran dan kita melakukan pencatatan, kita juga meminta bukti transaksi berupa bon dan kuitansi setelah bertransaksi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?
Informan 1 : yang jelas kita selalu melakukan pengecekan dan pengendalian terhadap keadaan dan waktu peminjaman, sebisa mungkin kita nggak melakukan perpanjangan waktu. Untunglah, pada akhirnya nggak sampai terjadi perpanjangan waktu peminjaman lapangan. Oh ya, setelah kita selesai pinjam lapangan kita tidak membiarkan peralatan yang kita pinjam begitu saja, kita mengembalikan segalanya seperti di awalmula kita pinjam rapi dan bersih. Kita bertanggung jawab untuk masalah itu.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor?
Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Kendalanya dulu ya, kendala yang kita alami kita nggak dapat jumlah peserta sesuai sama target kita namun kita tetap jalankan acaranya sebaik mungkin. Kemudian pengendalian yang kita lakukan…kita yang jelas bantu-bantu pihak sponsor dalam membagi produk mereka ke audiens kalau ke media kita cek aja di twitter bantu retweet kalau ada update terbaru.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan kemasan? Apakah menemui kendala?
Informan 1 : Pengendalian ticketing, maksudnya pengumpulan kemasan? Kalau pengumpulan kemasan, yang handle tim divisi registrasi di bantu oleh beberapa panitia yang menganggur. Untuk kendalanya tidak ada ya, bisa teratasi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?
Informan 1 : Pengendalian audiens yang kami lakukan yang jelas dari divisi LO bertugas mengarahkan peserta ke spot-spot games juga bagian memberi aba aba mulai dan selesai, kalau ada peserta yang cedera kita bawa mereka ke pos untuk beristirahat.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?
Informan 1 : Aktivitas operasional kita ada briefing, briefing yang kita lakukan setengah jam sebelum acara dimulai ya tujuannya untuk mengingatkan jobdesc per divisi biar nggak ada yang kelupaan, kita juga mengajak pengisi acara dalam briefing jadi mereka juga bisa bersiap-siap lebih awal dan dapat bekerja dengan maksimal sesuai dengan ekspektasi kita.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?
Informan 1 : waktu ada masalah kita selesaikan saat itu juga sesuai sama persiapan yang sudah kita rencanakan diawal. Untuk sistem peringatan dini kita belum pakai karena event kita ini simple tidak butuh yang seperti itu. Untuk rundownnya kita yang jelas mundur setengah jam karena banyak dari peserta yang datang terlambat.
Pertanyaan : Apakah panitia sudah melakukan evaluasi terhadap seluruh aspek dalam penyelenggaraan event marketing? Apakah ada tindakan korektif yang dilakukan?
Informan 1 : Kita sudah melakukan evaluasi pada seluruh aspek antara lain konsep kita sendiri sudah kita jalankan sesuai rencana dan simulasi yang kita lakukan walaupun ada beberapa games yang nggak sesuai sama peserta, itu diluar ekspektasi kita. Akhirnya kita kasih kelonggaran kepada pesertanya untuk beberapa games dan tantangan yang dirasa tidak mampu diselesaikan. Kita juga
81
evaluasi budget, pemasukan dan pengeluaran sudah sesuai dengan ekspektasi kita. Kemudian kita melakukan evaluasi juga terhadap venue yang kita gunakan yaitu lapangan UPH, venuenya layak dan kita sangat puas akan hal itu. Lalu kita juga evaluasi pemasaran, publikasi dan relasi kita, untuk publikasi kita sedikit gagal karena nggak mencapai target, tapi kita puas terhadap kinerja sponsor yang memberikan sampel produk ke peserta dan juga panitia, kalau perihal pemasaran kita juga sudah melayani peserta dengan baik melalui beberapa spg yang sengaja kita pilih yang edukatif dan ramah.
Kemudian kita evaluasi juga pengumpulan kemasan yang ternyata kurang, sepertinya ada panitia yang lalai, lalu kita evaluasi target dan segmen audiens, hmmm kalau dari segmennya sudah pas kalau target kita belum dapat. Lalu apalagi ya?
Pertanyaan : Bagaimana dengan rundown, penyelesaian masalah yang timbul dan brand awareness yang ditimbulkan dari event?
Informan 1 : Rundownnya telat seperti yang saya sebutkan tadi soalnya pesertanya datang nya juga telat, kalau masalah yang timbul kita bisa selesaikan tapi juga ada masalah yang tidak terduga seperti tantangan yang sudah kita rancang dan simulasikan ternyata tidak sesuai sama pesertanya ya sudah kita putuskan untuk beri kelonggaran. Kalau evaluasi terhadap brand yang kita bawa yaitu HiLo kita lihat peserta antusias sekali ketika mendengarkan jargon brand kita, mereka jadi ingat brand kita itu pas untuk mereka yang ingin gerak aktif dan gesit. Yang jelas banyak audiens yang tanya kapan kita ngadain acara seperti ini kembali karena seru dan berkesan bagi mereka, ada beberapa ibu-ibu yang terlihat capek namun excited sekali.
5. Kendala
Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?
Informan 1 : Kendala pada perencanaan itu mencari perhatian media dan sponsor itu susah sekali padahal kita sudah sebar proposal dimana-mana, juga kendala nyari peserta banyak yang malas ikut atau sudah ada acara dihari itu.
Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?
Informan 1 : Kendala saat hari H itu ya masalah games tadi yang kita kasi kelonggaran.
Pernyataa : Oke, sekian wawancara kali ini terima kasih ata waktu dan tempat yang ko febri berikan.
82
Transkrip Wawancara Anggota Tim Tantangan Gesit Nama : Hillary A.R.
Jabatan : Karyawan PT. ABCD Departemen SPG Event.
Usia : 21 tahun
Waktu wawancara : 12.00
Peran : Anggota Tim Penyelenggara event Tantangan Gesit Penyelenggaraan Event Marketing
Pembukaan : Selamat siang, saya cindy felisiana dari Universitas Kristen Petra akan mengadakan wawancara singkat sehubungan dengan topik skripsi saya yaitu tentang Event Marketing Tantangan Gesit yang diadakan oleh PT. ABCD di Surabaya.
Informan 1 : Yak siang, Cindy saya Hillary Rossalind saya bekerja di PT. ABCD sebagai SPG event.
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 2 : Saya terlibat sebagai Anggota Pelaksana Tantangan Gesit.
Pertanyaan : Apakah perusahaan punya dokumen perencanaan, implementasi dan evaluasi 3 event terakhir?
Informan 2 : Kita tidak punya dokumentasi tertulis, kita hanya ada foto-foto event nya saja.
1. Planning Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?
Informan 2 : Event kita Tantangan Gesit, diadakan pada tanggal 13 oktober, bentuk acaranya seperti Running Game amazing race yang mana segmen kita masyarakat usia 25-40 tahun.
Pertanyaan : Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?
Informan 2 : Kita awalnya terinspirasi dari Senam Tante Bety, beliau merupakan ambassador nya wanita gesit, lalu kita berpikir kita dikasih tema aktif dan gesit, kita juga terima budget berapa, dan brand yang kita bawa HiLo platinum yang mana segmennya jelas masyarakat range usia 25-40 tahun.
Kita milih nama Tantangan Gesit karena pengen nanti peserta kita aktif berkompetisi dan bergerak gesit ya sesuai kan sama brand HiLo kita.
Pertanyaan : Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?
Informan 2 : Tema nya kita diberi dari pusat yaitu dari PT. ABCD jakarta jadi kita tidak bisa menentukan sendiri tergantung dari sananya sih.
Pertanyaan : Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia? Istilahnya untuk mengedealkan acaranya itu mau seperti apa.
Informan 2 : Rapat tiga kali untuk fixkan konsep eventnya dan untuk brainstorming ide-ide yang ada dikepala tiap anak panitia sapa tahu aja ada masukan.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!
Informan 2 : Kalau pertimbangannya kita lihat dari tujuan kita untuk sosialisasi brand, terus kita juga pengen deket sama calon dan konsumer kita, juga untuk peningkatan omzet kedepannya lalu pertimbangan ke dua dari besarnya skala event yang mau kita adakan skala event kita nggak gede jadi budgetnya ya nggak gede-gede banget ya istilahnya pas-pas an.
Pertanyaan : Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?
Informan 2 : Ko Febri.
Pertanyaan : Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?
Informan 2 : Kurang lebih 2 bulan sebelum event, karena budgetnya pas-pas an jadi ya harus cepat dibuat RA-nya.
Pertanyaan : Seperti yang barusan disebutkan budgetnya pas-pas an apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?
Informan 2 : Kita main catat pengeluaran sama pemasukan terus kita kumpulkan bukti transaksi yang kita lakukan.
Pertanyaan : Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?
Informan 2 : sumber dana sebagian besar dari perusahaan, sebagian kecil dari kontribusi sponsor Pertanyaan : Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?
83
Informan 2 : Budget sewa tempat, budget promosi, budget hadiah, budget lain-lain. Budget paling besar ada pada budget sewa tempat.
Pertanyaan : Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?
Informan 2 : 1 sampai 2 bulanan setelah budget cair.
Pertanyaan : Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?
Informan 2 : Ya, kami melakukan survey ke beberapa tempat yang sekiranya memungkinkan untuk digunakan
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?
Informan 2 : Ya, kami membuat checklist.
Pertanyaan : Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?
Informan 2 : Kita sewa lapangan UPH di Cito 7 hingga 8 jam’an kira-kira sudah termasuk persiapan panitia sama ”molor” nya
Pertanyaan : Untuk durasi acara berapa lama kira-kira dan rencananya dimulai jam berapa?
Informan 2 : durasinya kira-kira 5 sampai 6 jam, mulainya jam 2 an selesainya jam 5 an maksimal jam 6 lah paling tidak.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!
Informan 2 : dari sisi budget nya berapa itu yang pertama, kedua dari lokasi venuenya strategis atau tidak, juga kesesuaian sama konsepnya, brandnya sama kelayakan venuenya sendiri dimata audiens, terus kemudahan prosedur peminjaman juga jadi pertimbangan
Pertanyaan : Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat?
Informan 2 : Ada rapat koordinasi ya untuk fixkan venuenya, rapatnya kira-kira 3 minggu sebelum event diselenggarakan.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?
Informan 2 : Publikasinya lewat poster sama datengin komunitas-komunitas ibu-ibu senam, ibu-ibu pkk, ibu-ibu arisan, terus juga dateng ke sekolahan anaknya waktu ada event lain sekalian promosi.
Pertanyaan : Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?
Informan 2 : Berapa targetnya kita target 50 tim, untuk segmen pesertanya usia 25- 40 tahun yang berada disurabaya dan sekitarnya.
Pertanyaan : Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?
Informan 2 : Yap, kita sediakan.
Pertanyaan : Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?
Informan 2 : Kita buat stand penjualan HiLo jadi peserta juga tahu kalau HiLo juga kita jual on the spot, siapa tahu selesai mengikuti event mereka tertarik dan ingin langsung membeli di kita.
Pertanyaan : Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?
Informan 2 : dari brand yang kita bawa yaitu HiLo Platinum dimana segmennya masyarakat usia 25 hingga 40 tahun.
Pertanyaan : Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?
Informan 2 : Sistem ticketing yang kita pakai namanya sistem redeem, jadi audiens kita minta bawa kemasan produk kita sebagai syarat mengikuti event ini.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa tiket?
Informan 2 : Bagi peserta yang tidak membawa kemasan kita sengaja bukakan stand yang menjual produk yang menjadi syarat untuk di kumpulkan
Pertanyaan : Rencana operasional apa saja yang disusun panitia?
Informan 2 : Kita beli dan siapkan kebutuhan-kebutuhan teknisnya seperti tali raffia, bola, potongan kardus, gunting, lem, dan sebagainya. Kita juga siapkan materi, rundown acara, dan pengisi acara yang bertugas.
84
Pertanyaan : Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?
Informan 2 : Bentuk rundownnya sederhana saja, yang jelas tidak sedetail yang kamu tunjukkan.
Pertanyaan : Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?
Informan 2 : Pertamanya kita hubungi mereka lewat telfon kemudian kita tawarkan mau ketemuan atau bagaimana, ternyata mereka minta materi kita dikirim lewat email saja, setelah kita email kita melakukan konfirmasi kembali ke mereka.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?
Informan 2 : Tidak ada checklist rencana operasional, semua kita jalankan apa adanya simple-simple saja yang penting semua beres.
Pertanyaan : Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?
Informan 2 : Yap, kami mengadakan rapat dan briefing bahkan simulasi gladi bersih rally game untuk memantapkan apa yang sudah kita rencanakan. Rapatnya diadakan kurang lebih 3 hingga 4 kali saya lupa-lupa ingat berapa kali pastinya.
Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?
Informan 2 : Kita sediakan pos-pos darurat untuk peserta yang mengalami cedera, kita juga sediakan obat dan susu HiLo yang bisa dikonsumsi secara Cuma-Cuma. Kita juga sediakan pos jualan susu HiLo Platinum untuk peserta yang tidak membawa kemasan produk. Kita juga siapkan beberapa panitia keamanan untuk menngamankan sekitar lingkungan lapangan. Untuk asurasi kita tidak sedia.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?
Informan 2: Kami tidak membuat kontrak, kebetulan kita sudah kenal baik dengan tim pengisi acara.
2. Implementasi (Organizing) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana mengorganisir ide dan konsep yang dirancang panitia?
Informan 2 : Kita koordinasi dua arah pokoknya sesuai dengan apa yang sudah kita konsepkan dan bekerja sesuai dengan divisi dan tugasnya masing-masing.
Pertanyaan : Apakah venue yang dipakai sudah sesuai perencanaan?
Informan 2 : Yap sudah, venue kita di lapangan UPH di Cito.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir venue yang dipinjam? Apakah Panitia melakukan pengecekan pada venue yang digunakan?
Informan 2 : yang bertugas melakukan pengecekan lapangan adalah tim divisi perlengkapan. Kita pastikan semuanya memadai dan sesuai dengan ekspektasi kita waktu survey.
Pertanyaan : Berapa banyak tim yang berhasil diajak oleh panitia?
Informan 2 : 30 tim.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir media dan sponsor yang terlibat?
Informan 2 : Kita hubungi mereka lewat email dan sms mereka 2 hingga 3 hari sebelum event berlangsung.
Pertanyaan : Media apa sajakan yang meliput jalannya event marketing?
Informan 2 : Twitter @HiLoSby
Pertanyaan : Bagaimana dengan stand yang sudah disediakan panitia? Apakah mampu diorganisir dengan baik?
Informan 2 : Mampu.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengkoordinasi audiens saat hari H?
Informan 2 : Sehabis mereka registrasi, divisi LO mengarahkan mereka ke pos-pos untuk bermain games, kalau ada peserta yang kecape’an kita arahkan mereka untuk beristirahat di pos kesehatan.
Pertanyaan : Apakah acaranya mulai tepat waktu?
Informan 2 : Acaranya mulainya terlambat karena peserta datangnya terlambat juga kira-kira setengah jam setelah waktu yang ditentukan.
Pertanyaan : Kan acaranya jadinya molor apakah panitia mampu mengkoordinasi acara secara keseluruhan sehingga tidak mengganggu kenyamanan audiens?
Informan 2 : Kita sih nggak ada main skip acara, kita hanya percepat beberapa bagian acara yang mampu dipersingkat.
85
Pertanyaan : Apakah audiens mampu dikoordinasi oleh panitia dengan baik?
Informan 2 : tentu, panitia mengkoordinasi audiens dengan sangat baik. Ada audiens yang sakit dibawa ke pos, ada yang kebingungan kita jawab pertanyaan mereka.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir pengumpulan kemasan?
Informan 2 : Setelah peserta registrasi, kita minta kemasan yang mereka bawa.
Pertanyaan : Berapa banyak kemasan yang mampu dikumpulkan panitia?
Informan 2 : 50 kemasan.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir aktivitas operasional yang direncanakan?
Informan 2 : Kita siapkan semua kebutuhan dan persiapan yang dibutuhkan kurang lebih setengah jam sebelum mulai acara. Lalu kita adakan briefing singkat dengan seluruh panitia, staff, dan pengisi acara.
Pertanyaan : Apakah rundown yang disusun sudah sesuai dengan perencanaan?
Informan 2 : Sedikit ada keterlambatan.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia untuk memberi tanda ketika akan melakukan pergantian sesi?
Informan 2 : Kita ada alat komunikasi HT, jadi antar panitia berkomunikasi dan saling pantau disitu.
Ketika mau pergantian sesi pasti diberitahu oleh sie acara.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengorganisir resiko dan kendala yang terjadi saat event berlangsung?
Informan 2 : Ada masalah kita langsung tangani.
Pertanyaan : Seperti apa masalah yang terjadi dan bagaimana bentuk penanganannya?
Informan 2 : Ada yang nggak bawa kemasan kita arahkan mereka untuk beli produk dulu di stand, lalu keterlambatan yang terjadi kita persingkat beberapa bagian acara, lalu ada peserta yang sakit kita ajak mereka ke pos.
3. Implementasi (Leading) Event Marketing
Pertanyaan : Siapakah yang aktif memimpin dan memotivasi anggota tim?
Informan 2 : Ketuanya yaitu ko febri
Pertanyaan : Bagaimana bentuk motivasi yang diberikan ketua tim?
Informan 2 : Bentuk motivasinya kita sering makan bareng, jalan bareng, lalu kita bentuk grup Line jadi kalau ada yang dapat masalah bisa cerita disana. Saling support dan beri semangat satu dan lainnya.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi staff-staff diluar panitia yang ikut terlibat membantu?
Informan 2 : Kita ajakin staffnya ikut briefing, terus kita juga ajak mereka bareng bareng, doa bareng cerita bareng, kita rangkul mereka layaknya satu tim internal kita, karena tanpa bantuan mereka kita juga kewalahan.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi peserta saat hari H?
Informan 2 : Ko Febri turun langsung kelapangan nyemangatin mereka juga ngajak panitia buat aktif, katanya kalau panitianya aktif pesertanya pasti aktif juga, lalu kita ngiming-ngimingin hadiah utamanya, kebanyakan peserta antusias karena pengen dapet hadiah utamanya.
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengajak peserta untuk membeli produk yang dijual di stand yang disediakan?
Informan 2 : pertama kita edukasi peserta melalui mbak-mbak SPG yang kita sediakan khusus untuk melayani peserta yang mampir di sekitar stand, kita buat mereka tertarik dengan iming-iming voucher belanja nutrimart dan zalora yang akan mereka dapatkan setelah transaksi.
Pertanyaan : Bagaimana ketua memotivasi media dan sponsor yang terlibat saat hari H?
Informan 2 : Kita cantumkan logo mereka di poster dan banner yang sudah dipersiapkan Pertanyaan : Bagaimana memotivasi pengisi acara?
Informan 2 : kita ikut sertakan mereka dalam briefing sebelum acara.
4. Implemetasi (Controlling) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian ide dan konsep yang direncanakan? Apakah menemui kendala?
Informan 2 : Pengendalian Ide dan konsep kita jalankan sesuai dengan racangan diawal, kalau ada masalah kita langsung selesaikan. Kendalanya ada games yang nggak sesuai sama kemampuan ibu ibu sama bapak bapaknya, pada akhirnya kita beri dispensasi ke beberapa games.
86
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian budget?
Informan 2 : Kita nggak keluarkan duit untuk yang gak penting-penting, pokoknya main catet sama kumpulin bon transaksi.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian venue? Apakah ada kendala?
Informan 2 : kita periksa dulu keadaan lapangan sebelum mulai acara, dan ketika selesai acara kita bersihkan seperti sediakala. Tidak ada kendala.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian publikasi dan terhadap pihak sponsor?
Apakah menemui kendala?
Informan 2 : Kita bantu pihak sponsor bagi-bagi produknya ke peserta di akhir acara, lalu kita memantau twitter dan bantu retweet jadi biar event kita bisa eksis di dunia social media. Kendalanya ada pada jumlah peserta yang daftar tidak sesuai target kita diawal namun the show must go on kita tetep bekerja maksimal.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pengumpulan kemasan? Apakah menemui kendala?
Informan 2 : Pengumpulan kemasan dilakukan setelah peserta registrasi. Kendalanya kita ada miss 10 kemasan tidak terkumpul.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian audience?
Informan 2 : Ketika ada peserta yang capek kita arahkan ke post istirahat, lalu ketika selesai melakukan tantangan games kita arahkan ke pos berikutnya.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian aktivitas operasional?
Informan 2 : Kita atur rundownya sesingkat mungkin karena kita mulainya juga telat, kita gunakan fasilitas dan perlengkapannya dengan baik dan optimal.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian masalah yang timbul saat event? apakah panitia memiliki sistem peringatan dini?
Informan 2 : ada masalah kita selesaikan saat itu juga biar tidak ganggu acara. Untuk sistem peringatan dini kita tidak ada sampai sedetil itu kita hanya ada tindakan antisipatif.
Pertanyaan : Apakah panitia sudah melakukan evaluasi terhadap seluruh aspek dalam penyelenggaraan event marketing? Apakah ada tindakan korektif yang dilakukan?
Informan 2 : Sudah, ide dan konsep sudah berjalan baik sesuai rencana walaupun ada beberapa games yang akhirnya kita longgarkan ketentuannya, budget juga sudah sesuai, venue sudah pas tidak ada kerusakan, masalah publikasi kita sedikit gagal karena tidak mencapai target, untuk sponsor sudah sesuai harapan, untuk pengumpulan kemasan kita ada miss 10 kemasan, untuk segmen audiens sudah sesuai sama target kita, untuk rundown ada sedikit keterlambatan tapi semuanya sudah tepat waktu, untuk pengendalian masalah semuanya terkendali, dan untuk brand awareness banyak peserta sudah memiliki kesadaran akan produk seusai event mereka banyak yang beli HiLo dan menantikan event- event kita berikutnya.
5. Kendala
Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat perencanaan event marketing?
Informan 2 : Mencari pserta, cakupan media, dan minat sponsor itu yang menjadi kendala Pertanyaan : Sebutkan kendala-kendala yang terjadi pada saat hari H event marketing?
Informan 2 : Kendala saat hari H ya mungkin adanya beberapa miskomunikasi tapi wajar lah karena acaranya rame banget, lalu kendala games yang akhirnya kita kasi kelonggaran
87
Transkrip Wawancara Peserta Tantangan Gesit Nama : Ani Susanti
Profesi : Ibu Rumah Tangga Usia : 28 tahun
Waktu wawancara : 13.00
Peran : Peserta Event Tantangan Gesit
(wawancara dilakukan melalui telefon)
Pembukaan : Selamat siang, saya cindy felisiana dari Universitas Kristen Petra akan mengadakan wawancara singkat sehubungan dengan topik skripsi saya yaitu tentang Event Marketing Tantangan Gesit yang diadakan oleh PT. ABCD di Surabaya.
Informan 3 : Ya apa yang bisa saya bantu?
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 3 : Saya terlibat sebagai peserta Event Tantangan Gesit.
1. Perencanaan Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?
Informan 3 : Nama acaranya Tantangan Gesit, acaranya bulan oktober, bentuk acaranya seperti main game di pos-pos, jadi panitia minta peserta untuk saling berkompetisi menyelesaikan tantangan yang mereka buat
Pertanyaan : Waktu mengajak ibu untuk berpartisipasi, dimana eventnya bakal diadakan?
Informan 3 : di Cito di lapangan UPH
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengajak ibu untuk ikut dalam event ini?
Informan 3 : Mereka datang ke komunitas senam kita kemudian mereka menempel poster tersebut dan di posternya bilang kalau ini event menarik dan berhadiah.
Pertanyaan : Apakah dari sepengetahuan ibu banyak teman-teman ibu di sanggar senam tertarik mengikuti event ini?
Informan 3 : Kalau dari sepengetahuan saya, teman-teman pada tidak mau ikut karena mereka sudah ada kesibukan lain di hari itu.
Pertanyaan : Apakah panitianya memungut biaya pendaftaran ?
Informan 3 : Panitia memungut biaya pendaftaran dengan menyuruh kita bawa kotak HiLo platinum saja.
Pertanyaan : Apakah panitia menghubungi ibu lewat sms/telefon untuk mengingatkan agar ibu tidak lupa mengikuti event ini?
Informan 3 : Iya, panitia sms kita dan bilang apa saja yang perlu di bawa sama memberitahu waktu dan dresscode nya.
2. Implementasi (Organizing) Event Marketing Pertanyaan : Dimana akhirnya lokasi event yang ibu datangi ? Informan 3 : Di cito di lapangan UPH.
Pertanyaan : Apakah venue yang dipakai sudah baik?
Informan 3 : Sudah kok, sudah sesuai dengan harapan kita. Kebetulan rumah saya dibelakang cito jadi tidak jauh-jauh dari rumah
Pertanyaan : Dari pengamatan ibu apakah ada media yang meliput event tersebut?
Informan 3 : Tidak ada.
Pertanyaan : Apa ada sponsor yang mendukung acara ini?
Informan 3 : Kita dikasih yogurt heavenly blush sama panitia, mungkin itu sponsornya.
88
Pertanyaan : Apa saja yang dilakukan panitia ketika muncul masalah-masalah pada eventnya?
Informan 3 : Banyak peserta yang tidak membawa kemasan kemudian mereka beli di tempat panitia, kemudian saya juga sempat kelelahan waktu bermain games panitia menyuruh saya istirahat dan memberi susu HiLo untuk diminum. Terus ada beberapa games yang nggak lancar soalnya temen- temen peerta lain nggak bisa main, panitianya berunding lama baru di kasih kelonggaran.
Pertanyaan : Apa yang ibu lakukan ketika sampai di tempat event?
Informan 3 : Kita disuruh registrasi kemudian di minta kemasannya tapi anehnya mereka tidak menghitung kemasan yang kita bawa dan juga ada beberapa peserta yang tidak bawa kemasan dibiarkan masuk begitu saja, seperti kurang terkoordinasi. Setelah mengumpulkan kemasan kami di arahkan untuk bermain games di pos-pos. Sebelum itu panitia yang jaga pos memberitahu tata cara bermain tiap games nya jadi biar kita paham.
Pertanyaan : Apakah event dimulai tepat waktu?
Informan 3 : terlambat setengah jam an nunggu peserta yang lain datang sampai banyak baru mulai.
Pertanyaan : Games-gamesnya apa saja bu?
Informan 3 : Menyusun puzzle, lomba masak, lomba cari potongan baju, terus juga ada tembak- tembakan.
Pertanyaan : Apakah panitia jadi menggunakan sistem redeem kemasan sebagai biaya pendaftaran?
Informan 3 : Jadi, kita satu tim di suruh bawa 3 kemasan HiLo platinum kemudian ditukarkan dengan nomor peserta. Tapi pengumpulannya kurang terkoordinasi panitia tidak menghitung berapa kemasan yang kita bawa kelihatannya mereka terlalu sibuk.
Pertanyaan : Apakah panitia membuka stand penjualan produk saat hari h?? Bagaimana koordinasinya?
Informan 3: Betul, panitia ada buka stand, koordinasinya baik jadi buat peserta yang nggak bawa kemasan bisa beli disana.
Pertanyaan : Apakah ibu mengalami kesulitan mendapatkan kemasan?
Informan 3 : Saya tidak mengalami kesulitan karena produk mereka banyak dijual di supermarket.
Pertanyaan : Apakah rangkaian acara bisa dikoordinasi dengan baik oleh panitia?
Informan 3 : Bisa, hanya beberapa panitia kelihatan kurang koordinasi masih saling berunding tanya- tanya kelihatan sama pesertanya.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia ketika melakukan pergantian sesi sesuai pengamatan ibu?
Informan 3 : Kita di suruh pindah lokasi games sama panitianya, mereka kasih tanda berupa bel yang keras bunyinya jadi satu lapangan dengar semua.
3. Implementasi (Leading) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia memotivasi peserta yang ikut dalam event ini ?
Informan 3 : Kita di kasih susu, di beri yogurt, kemudian kita dikasi semangat waktu main games, kemudian diakhir kita diberi souvenir tas isinya beberapa sachet produk, kita juga pengen hadiahnya kan lumayan kalo menang.
Pertanyaan : Bagaimana cara panitia mendorong peserta agar mau beli produk ?
Informan 3 : Mereka kasih tahu kita kalo harganya lebih murah daripada disupermarket, merka juga kasih tau info produknya, terus abis kita belanja kita dikasih voucher belanja online.
4. Implementasi (Controlling) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian terhadap masalah-masalah yang terjadi?
Apa ada yang perlu dievalusi menurut ibu?
Informan 3 : Kalau ada masalah langsung dihandle sama panitia contohnya waktu kita kelelahan itu panitia suruh kita istirahat dan memberi susu HiLo. Yang perlu dievaluasi menurut saja ketanggapan panitia dalam mengahdapi masalah, lebih dipersiapkan saja
89
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pada briefing peserta dan rangkaian acaranya? Adakah yang perlu dievaluasi?
Informan 3 : Briefingnya diadakan setelah registrasi, rame-rame gitu jadi kurang jelas. Harusnya panitia membagi bebrapa tim untuk di briefing satu per satu lebih efektif sepertinya menurut saya.
Rangkaian acaranya sudah baik walaupun mulainya terlambat.
Pertanyaan : Apakah sebelumnya ibu mengenal brand produk HiLo Platinum?
Informan 3 : Tahu
Pertanyaan : Apakah ibu mengonsumsi produk tersebut?
Informan 3 : Konsumsi sama suami saya kan susunya untuk tulang.
Pertanyaan : Apakah dengan adanya event ini mampu memberikan pengetahuan lebih tentang fungsi produk? Apakah ibu tetap akan mengonsumsi produk HiLo platinum?
Informan 3 : bisa, karena eventnya ini ngajak kita untuk olahraga dan gerak gesit jadi sesuai sama fungsi produknya. Saya tetap akan konsumsi karena sudah minum dari dulu dan sehat untungnya.
Pertanyaan : Apakah ibu mendapatkan pengalaman menarik dari event ini?
Informan 3 : Dapat karena eventnya ini seru dan jarang diadakan sama yang lain, kita juga bisa kenal antarpeserta omong-omongan, jalin relasi.
5. Kendala
Pertanyaan : Menurut ibu apakah perencanaan mereka baik?
Informan 3 : Menurut saya sudah cukup baik, lebih siap aja untuk beberapa panitia yang kapan hari saling berdiskusi, kalau bisa dikurangi ya.
Pertanyaan : Menurut ibu apakah pada saat acara mereka sudah baik dalam melakukan koordinasi, pengendalian masalah dll?
Informan 3 : Belum baik karena gamesnya kurang persiapan sehingga kami tidak bisa main beberapa games, kemudian hadiahnya kurang banyak, terus panitia jangan terlalu banyak melakukan diskusi karena banyak peserta yang juga melihat kesannya kan kurang professional.
Pernyataan : Oke bu, wawancara kali ini saya akhiri terlebih dahulu terima kasih atas waktu yang ibu berikan kepada saya.
Informan 3 : Iya mbak sama-sama.
90
Transkrip Wawancara Peserta Tantangan Gesit Nama : Silviana
Profesi : Pekerja Kantoran Usia : 26 tahun
Waktu wawancara : 19.00
Peran : Peserta Event Tantangan Gesit
(wawancara dilakukan melalui telefon)
Pembukaan : Selamat sore, saya cindy felisiana dari Universitas Kristen Petra akan mengadakan wawancara singkat sehubungan dengan topik skripsi saya yaitu tentang Event Marketing Tantangan Gesit yang diadakan oleh PT. ABCD di Surabaya.
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 4 : Saya terlibat sebagai peserta Event Tantangan Gesit.
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 4 : Saya terlibat sebagai peserta Event Tantangan Gesit.
1. Perencanaan Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event yang direncanakan panitia ?
Informan 4 : Nama eventnya Tantangan Gesit, acaranya bulan oktober, bentuk acaranya rally games seperti di tv tv.
Pertanyaan : Waktu panitia mengajak ibu untuk ikut event ini dimana rencananya panitia mengadakan event?
Informan 4 : di Cito di lapangan UPH
Pertanyaan : Bagaimana panitia mengajak ibu untuk ikut dalam event ini?
Informan 4 : Mereka datang ke sekolah anak saya kemudian mereka mengajak kita, kebetulan saya tertarik dengan hadiahnya jadi saya ikut.
Pertanyaan : Apakah dari sepengetahuan ibu banyak teman-teman ibu disekolah anak ibu tertarik mengikuti event ini?
Informan 4 : Saya kurang tahu akan hal itu ya.
Pertanyaan : Apakah panitianya memungut biaya pendaftaran ?
Informan 4 : Panitia menyuruh kita bawa kotak HiLo platinum saja untuk biaya pendaftaran
Pertanyaan : Apakah panitia menghubungi ibu lewat sms/telefon untuk mengingatkan agar ibu tidak lupa mengikuti event ini?
Informan 4 : Iya, panitia ngesms kita dan mengingatkan agar kita tidak lupa mengikuti event ini.
2. Implementasi (Organizing) Event Marketing
Pertanyaan : Dimana lokasi event yang dipakai panitia untuk event ? Informan 4 : Di cito di lapangan UPH yang letaknya paling atas sendiri.
Pertanyaan : Apakah venue yang dipakai sudah baik?
Informan 4 : Sudah, sebenarnya sudah sesuai dengan konsep tetapi sebaiknya lain kali acara semacam ini dilapangan yang lebih luas agar bisa lebih leluasa
Pertanyaan : Dari pengamatan ibu apakah ada media yang meliput event tersebut?
Informan 4 : Tidak ada.
Pertanyaan : Apa ada sponsor yang mendukung acara ini?
Informan 4 : Sponsornya dari Heavenly Blush soalny kita dikasih 1 kotak heavenly blush sama panitia Pertanyaan : Apa saja yang dilakukan panitia ketika muncul masalah-masalah pada saat eventnya?
Informan 4 : Panitia langsung menyelesaikan masalahnya.
91
Pertanyaan : Seperti apa bentuk permasalahannya?
Informan 4 : Jadi waktu itu ada games yang nggak sesuai sama kita, panitia memutuskan untuk kasih bonus poin untuk games tersebut.
Pertanyaan : apa yang panitia lakukan ketika ibu sampai di tempat event?
Informan 4 : Kita disuruh registrasi kemudian kita mengumpulkan kemasan yang kita bawa kemudian kita diarahkan sama panitia nya untuk main games.
Pertanyaan : Apakah event dimulai tepat waktu?
Informan 4 : Tidak, ada sedikit keterlambatan nunggu semua peserta hadir.
Pertanyaan : Games-gamesnya apa saja bu?
Informan 4 : Menyusun puzzle HiLo, lomba memasak, lomba cari potongan baju, terus juga ada tembak-tembakan di akhir acara.
Pertanyaan : Apakah panitia jadi menggunakan sistem redeem kemasan sebagai biaya pendaftaran?
Informan 4 : Jadi, kita satu tim di suruh bawa 3 kemasan HiLo platinum kemudian ditukarkan dengan nomor peserta.
Pertanyaan : Menurut ibu-ibu yang pernah saya wawancarai apakah panitia tidak mengkoordinasi pengumpulan kemasan dengan baik?
Informan 4 : Menurut saya juga kurang baik, kemasan Hilo yang dibawa tidak dihitung, hanya asal di kumpulkan saja.
Pertanyaan : Apakah panitia membuka stand penjualan produk saat hari h?? Bagaimana koordinasinya?
Informan 4 : Iya ada stand yang jual susu waktu hari H, koordinasinyaa baik distandnya kita juga ditawarin voucher kalo kita beli susu nya.
Pertanyaan : Apakah ibu mengalami kesulitan mendapatkan kemasan?
Informan 4 : Saya tidak mengalami kesulitan karena kebetulan rumah saya dekat dengan alfamidi jadi saya bisa beli disitu, panitia juga menjual produk waktu acaranya di sebelah meja registrasi.
Pertanyaan : Apakah rangkaian acara bisa dikoordinasi dengan baik oleh panitia?
Informan 4 : Baik kok, Cuma koordinasi panitianya yang agak lamban.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia ketika melakukan pergantian sesi sesuai pengamatan ibu?
Informan 4 : Ada bel setiap mau ganti games.
Pertanyaan : Apa ada sponsor yang mendukung acara ini?
Informan 4 : Sponsornya dari susu Hilo sendiri dan yogurt Heavenly Blush 3. Implementasi (Leading) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia memotivasi peserta yang ikut dalam event ini ?
Informan 4 : Kita di kasih susu, di kasih yogurt, kemudian diakhir kita dikasih tas isinya beberapa sachet HiLo belgian coklat yang ada di tv itu.
Pertanyaan : Bagaimana cara panitia mendorong peserta agar mau beli produk ?
Informan 4 : waktu kita berada didekat stand mereka kasih tau kalo harganya itu ada promo, jadi katanya lebih murah itung-itung daripada harga di luaran, terus mereka kasih voucher setelah kita belanja.
4. Implementasi (Controlling) Event Marketing
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian terhadap masalah-masalah yang terjadi?
Informan 4 : Kalau ada masalah langsung dihandle sama panitianya contohnya waktu kita kelelahan itu panitia suruh kita istirahat di pos.
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pada briefing peserta dan rangkaian acaranya? Adakah yang perlu dievaluasi?
92
Informan 4 : Pengendaliannya mereka adakan brefingnya secara keseluruhan setelah kita registrasi.
Rangkaian acaranya sudah oke
Pertanyaan : Dari ibu yang saya wawancara sebelumnya didapatkan informasi panitia tidak membriefing dengan jelas. Apakah benar?
Informan 4 : Iya agak kurang jelas, mungkin karena keadaanya rame sekali jadi tidak konsentrasi.
Pertanyaan : Apakah ibu tahu produk Hilo platinum sebelumnya?
Informan 4 : Tahu
Pertanyaan : Apakah ibu mengonsumsi produk tersebut?
Informan 4 : iya.
Pertanyaan : Apakah dengan adanya event ini mampu memberikan pengetahuan lebih tentang fungsi produk? Apakah ibu tetap akan mengonsumsi produk HiLo platinum?
Informan 4 : tentu, karena eventnya ini semakin membuka pikiran saya kalau minum susu itu penting untuk pertumbuhan tulang.
Pertanyaan : Apakah ibu mendapatkan pengalaman menarik dari event ini?
Informan 4 : Iya donk, di event ini kita bisa tahu kemampuan kita berolahraga sampai dimana juga bisa main games yang seru dan asyik.
5. Kendala
Pertanyaan : Menurut ibu apakah perencanaan mereka baik?
Informan 4 : Menurut saya sudah baik.
Pertanyaan : Menurut ibu apakah pada saat acara mereka sudah baik dalam melakukan koordinasi, pengendalian masalah dll?
Informan 4 : Belum baik karena kesannya kurang persiapan sehingga kami tidak bisa main beberapa games, terus panitia jangan terlalu banyak melakukan koordinasi sendiri, kalau bisa hadiahnya ditambah supaya yang ikut nantinya makin banyak Pernyataan : Oke ibu, sekian wawancara dari saya.
Terima kasih atas waktu dan jawaban yang ibu berikan.
93
Daftar Triangulasi Event Marketing Tantangan Gesit Vari
abel
Informan V
ali d
1 2 3 4
3 EV Terlibat sebagai ketua
Terlibat sebagai anggota tim
Saya terlibat sebagai peserta Event Tantangan Gesit.
√
DO K
Foto-foto Foto-foto - - √
PL- IK1
Nama acaranya Tantangan Gesit, acaranya tanggal 13 oktober 2014, bentuk acaranya seperti amazing race, jadi kita minta peserta untuk saling berkompetisi satu sama lain dalam satu kelompok untuk menguji seberapa gesit mereka.
Event kita Tantangan Gesit, diadakan pada tanggal 13 oktober, bentuk acaranya seperti Running Game amazing race yang mana segmen kita masyarakat usia 25-40 tahun.
√
PL- IK2
Kalau dalam memilih nama eventnya, kita pilih nama gerak lebih gesit supaya audiens itu aktif dan gesit, terus kita juga pengen
memperkenalkan dan sosialisasi brand kita yaitu HiLo Platinum.
Kemudian kita juga lihat dari sisi budget, kita dikasih berapa sama Pak Omar kemudian kita buat konsepnya.
Kita awalnya
terinspirasi dari Senam Tante Bety, beliau merupakan ambassador nya wanita gesit, lalu kita berpikir kita dikasih tema aktif dan gesit, kita juga terima budget berapa, dan brand yang kita bawa HiLo platinum yang mana segmennya jelas masyarakat range usia 25-40 tahun. Kita milih nama Tantangan Gesit karena pengen nanti peserta kita aktif berkompetisi dan bergerak gesit ya sesuai kan sama brand HiLo kita.
√
PL- IK3
Untuk tema nya kita dapat dari pusat PT.
ABCD jakarta,
Tema nya kita diberi dari pusat yaitu dari PT. ABCD jakarta jadi
√
94
setelah mereka kasih kita tema terus budgetnya turun kita rancang satu tim.
kita tidak bisa menentukan sendiri tergantung dari sananya sih.
PL- IK4
Kita mengadakan rapat tiga kali untuk rundingan tentang konsep eventnya.
Rapat tiga kali untuk fixkan konsep eventnya dan untuk brainstorming ide-ide yang ada dikepala tiap anak panitia sapa tahu aja ada masukan.
√
PL- BU1
Pertimbangannya dari besarnya event yang mau kita adakan, kebetulan skala event kita nggak besar jadi anggarannya juga tidak banyak, juga dari tujuannya juga untuk meningkatkan omzet kita, juga untuk meningkatkan kesadaran akan brand terhadap brand HiLo Platinum yang kita bawa, dimana segmennya adalah masyarakat usia 25- 40 tahun, juga sebagai sarana kita menjain hubungan baik dengan konsumen dan pihak-pihak yang nantinya bisa kita ajak kerjasama.
Kalau
pertimbangannya kita lihat dari tujuan kita untuk sosialisasi brand, terus kita juga pengen deket sama calon dan konsumer kita, juga untuk peningkatan omzet kedepannya lalu pertimbangan ke dua dari besarnya skala event yang mau kita adakan skala event kita nggak gede jadi budgetnya ya nggak gede-gede banget ya istilahnya pas-pas an.
√
PL- BU2
Saya sendiri dan pak omar yang acc.
Ko Febri. √
PL- BU3
Kira-kira h-2 bulan karena budget kita juga terbatas jadi harus bertindak cepat supaya tidak mengalami pembengkak an.
Kurang lebih 2 bulan sebelum event, karena budgetnya pas-pas an jadi ya harus cepat dibuat RA-nya.
√
PL- Kita kalau ada pengeluaran dan
Kita main catat pengeluaran sama
√
