Sumber Data Hasil Wawancara dan Observasi Event Marketing Tantangan Gesit
3. Implementasi (Leading) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia memotivasi peserta
yang ikut dalam event ini ?
Informan 4 : Kita di kasih susu, di beri yogurt, kemudian kita dikasi semangat waktu main games, kemudian diakhir kita diberi souvenir tas isinya beberapa sachet produk, kita juga pengen hadiahnya kan lumayan kalo menang.
Pertanyaan : Bagaimana cara panitia mendorong peserta agar mau beli produk ?
Informan 4 : Mereka kasih tahu kita kalo harganya lebih murah daripada disupermarket, merka juga kasih tau info produknya, terus abis kita belanja kita dikasih voucher belanja online.
4. Implementasi (Controlling) Event Marketing Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian terhadap masalah-masalah yang terjadi?
Apa ada yang perlu dievalusi menurut ibu?
Informan 4 : Kalau ada masalah langsung dihandle sama panitia contohnya waktu kita kelelahan itu panitia suruh kita istirahat dan memberi susu HiLo. Yang perlu dievaluasi menurut saja ketanggapan panitia dalam mengahdapi masalah, lebih dipersiapkan saja
Pertanyaan : Bagaimana panitia melakukan pengendalian pada briefing peserta dan rangkaian acaranya? Adakah yang perlu dievaluasi?
Informan 4 : Briefingnya diadakan setelah registrasi, rame-rame gitu jadi kurang jelas. Harusnya panitia membagi bebrapa tim untuk di briefing satu per satu lebih efektif sepertinya menurut saya. Rangkaian acaranya sudah baik walaupun mulainya terlambat.
Pertanyaan : Apakah sebelumnya ibu mengenal brand produk HiLo Platinum?
Informan 4 : Tahu
Pertanyaan : Apakah ibu mengonsumsi produk tersebut?
Informan 4 : Konsumsi sama suami saya kan susunya untuk tulang.
Pertanyaan : Apakah dengan adanya event ini mampu memberikan pengetahuan lebih tentang fungsi produk?
Apakah ibu tetap akan mengonsumsi produk HiLo platinum?
Informan 4 : bisa, karena eventnya ini ngajak kita untuk olahraga dan gerak gesit jadi sesuai sama fungsi produknya. Saya tetap akan konsumsi karena sudah minum dari dulu dan sehat untungnya.
Pertanyaan : Apakah ibu mendapatkan pengalaman menarik dari event ini?
Informan 4 : Dapat karena eventnya ini seru dan jarang diadakan sama yang lain, kita juga bisa kenal antarpeserta omong-omongan, jalin relasi.
5. Kendala
Pertanyaan : Menurut ibu apakah perencanaan mereka baik?
OR-OP2
L-M4
L-M5
CT-MSR
CT-OP
CT-EV
D2
D2
D2
D2
D2
D2
135
Informan 4 : Menurut saya sudah cukup baik, lebih siap aja untuk beberapa panitia yang kapan hari saling berdiskusi, kalau bisa dikurangi ya.
Pertanyaan : Menurut ibu apakah pada saat acara mereka sudah baik dalam melakukan koordinasi, pengendalian masalah dll?
Informan 4 : Belum baik karena gamesnya kurang persiapan sehingga kami tidak bisa main beberapa games, kemudian hadiahnya kurang banyak, terus panitia jangan terlalu banyak melakukan diskusi karena banyak peserta yang juga melihat kesannya kan kurang professional.
KD-PL
KD-I
D3
D3
136
Transkrip wawancara Ketua Ngabuburit Hijau Nama : Ayu Meivitasari
Jabatan : Karyawan PT. ABCD Departemen Brand Usia : 24 tahun
Waktu wawancara : 14.00
Peran : Ketua Penyelenggara event Ngabuburit Hijau (dari perusahaan) Penyelenggaraan Event Marketing
Pembukaan : Selamat sore, saya cindy felisiana dari Universitas Kristen Petra akan mengadakan wawancara singkat sehubungan dengan topik skripsi saya yaitu tentang Event Marketing Ngabuburit Hijau yang diadakan oleh PT. ABCD di Surabaya.
Pertanyaan : Apakah anda terlibat dalam 3 event terakhir?
Informan 1: Saya ayu meivitasari saya terlibat dalam event ngabuburit hijau, saya PIC dari PT. ABCD Pertanyaan : Apakah perusahaan punya dokumen perencanaan, implementasi dan evaluasi 3 event terakhir?
Informan 1: Kita ada dokumentasi berupa foto dan video saat hari H nya saja.
11. Perencanaan Event Marketing
Pertanyaan : Sebutkan nama, jenis, tanggal dan bentuk event marketing yang direncanakan perusahaan?
Informan 1: Nama event nya ngabuburit hijau, ketua dari perusahaan yaitu saya sendiri Ayu meivitasari, ketua dari komunitas HGCnya Mas Rifqi, bentuknya gathering sharing kumpul-kumpul komunitas komunitas yang ada di surabaya selagi menunggu buka puasa. Acaranya diadakan pada tanggal 12 juli 2014.
Pertanyaan : Bagaimana menetapkan dan memilih nama, jenis dan bentuk event?
Informan 1 : Pertama dari tema nya kan tentang lingkungan hijau, nah kebetulan ini kan lagi bulan puasa jadi kita pilih nama Ngabuburit Hijau dimana ntar kita kumpul-kumpul sambil menunggu buka bersama sambil mendengarkan pengetahuan seputar lingkungan. Kedua kita bawa brand HiLo Active, dimana brand HiLo cukup dikenal memiliki kecintaan terhadap lingkungan. Yang ketiga budget yang turun berapa nah kita sesuaikan, yang terakhir siapa yang kita undang. Kebetulan yang dibawa brand HiLo Active yang segmennya anak-anak muda yang aktif dan kali ini kita khususkan kepada komunitas-komunitas peduli lingkungan.
Pertanyaan : Kalau dari segi tema, panitia dapat temanya dari mana? Apakah dirancang sendiri atau seperti apa?
Informan 1 : Temanya kita dapat dari PT. ABCD Jakarta, setelah kita dapat tema nya lalu kita breakdown jadi sebuah konsep.
Pertanyaan : Masih seputar tema, untuk membuat agar ide dan konsepnya fix apakah ada rapat antar panitia? Istilahnya untuk mengedealkan acaranya itu mau seperti apa.
Informan 1 : Kita yang jelas rundingan, bisa di dalam rapat bisa waktu ngobrol-ngobrol biasa kaya gini.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam menentukan jumlah budget yang harus di keluarkan perusahaan ketika akan menyelenggarakan event!
Informan 1 : Dari tujuan diadakannya event Ngabuburit yaitu untuk mengumpulkan komunitas-komunitas istilahnya community gathering, kita juga memperkenalkan brand kita yaitu HiLo active kalau mereka kenal brand kita ada kemungkinan untuk beli dan tentunya akan meningkatkan awareness dan omzet kita kedepan. Kemudian kita juga lihat dari skala event kita, kalau event kali ini skalanya nggak sebesar HGA kemarin jadi budget yang turun juga nggak begitu banyak.
Pertanyaan : Siapa sajakah yang melakukan perhitungan budget?
Informan 1 : Saya sendiri.
Pertanyaan : Kapan panitia melakukan perhitungan budget? mengapa?
Informan 1 : Perhitungan budget dilakukan kira-kira 1 hingga 2 bulanan sebelum event, karena mencegah adanya biaya lain yang timbul dan keterbatasan jumlah waktu serta biaya juga.
Pertanyaan : Seperti yang barusan disebutkan agar mencegah biaya lain yang timbul dll apakah ada bentuk antisipasi lain yang dilakukan panitia?
137
Informan 1 : Kita ada jadwal dan deadline dana ini masuk dana ini keluar, main catat aja. Kalau kita beli apa-apa kita minta pertanggung jawaban.
Pertanyaan : Kalau boleh tahu, sumber dana yang didapatkan panitia itu dari mana saja ya?
Informan 1 : dari perusahaan dan sponsor yang terlibat.
Pertanyaan : Sebutkan komponen komponen budget yang disusun? Budget yang paling besar ada di komponen yang mana ya?
Informan 1 : Budget sewa restoran, budget sponsor, budget sertifikat dan kenang-kenangan, budget sewa perlengkapan, budget publikasi juga, dan budget lain-lain. Paling besar ada di budget sewa restoran dan budget publikasi.
Pertanyaan : Kapan panitia memilih venue yang akan digunakan untuk event?
Informan 1 : Setelah budget cair kira-kira 2 bulanan.
Pertanyaan : Apakah panitia selalu mengadakan survey terhadap venue yang akan digunakan?
Informan 1 : ya, kami melakukan survey di beberapa lokasi.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist pada setiap venue yang akan disurvey?
Informan 1 : tentu saja kami buat, kita ada survey 4 sampai 5 lokasi untuk setiap detil dari harganya keadaannya kita catat untuk dipertimbangkan
Pertanyaan : Setelah dapat venuenya, panitia pasti membuat perkiraan berapa lama mau pinjam venuenya, kalau untuk event ini seperti apa ya?
Informan 1 : Tentu kita perkirakan, kita sewa restorannya 4 jam an njagani kalau ada keterlambatan dari pihak panitia maupun undangan. Ya kita itu rencana mulai jam 4 sore selesai nya kurang lebih jam setengah 8 hingga jam 8 an.
Pertanyaan : Sebutkan dan jelaskan pertimbangan perusahaan menentukan venue yang tepat untuk pelaksanaan event!
Informan 1 : dari harganya, strategis tidaknya, lalu konsepnya, kemudahan pesan makanan dan minumannya, kemudian kita lihat dari
Pertanyaan : Dalam menentukan venue yang digunakan, apakah panitia melakukan semacam rundingan atau rapat untuk memfixkan venue yang akan digunakan?
Informan 1 : Kita adain rapat koordinasi nggak cuma untuk rundingin venue aja tetapi pencapaian yang kita dapat dan apa yang belum di dapat.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia dalam rangka mempublikasikan event marketing yang akan diselenggarakan?
Informan 1 : kita buat desain eposter kemudian kita email ke komunitas-komunitas yang kita undang, lalu kita juga kerja sama dengan jeje radio untuk publikasinya.
Pertanyaan : Berapa dan siapa target peserta yang ditetapkan panitia?
Informan 1 : Target undangan kita 25 komunitas-komunitas yang memiliki passion di lingkungan.
Pertanyaan : Apakah panitia sendiri menyediakan contact person yang selalu siap menjawab pertanyaan peserta seputar event?
Informan 1 : Tentu kita sediakan, yang jadi CP nya saya kalo nggak mas rifqi kadang dibantu sama anak-anak panitia juga
Pertanyaan : Untuk memasarkan brand yang dibawa, apa yang dilakukan panitia saat hari H disamping menjalankan event?
Informan 1 : kita kasih mereka sampel produk masing-masing orang dapat jadi setidaknya mereka coba mungkin aja mereka mau beli setelah coba.
Pertanyaan : Bagaimana panitia memilih segmen peserta yang diajak untuk ikut dalam event ini?
Informan 1 : dari Brand HiLo active yang dibawa sama dari temanya yaitu lingkungan Hijau yang mengundang komunitas-komunitas anak muda pencinta lingkungan
Pertanyaan : Bagaimana sistem ticketing yang digunakan panitia?
Informan 1 : Kita nggak pake sistem tiket, kita pakai sistem undangan.
Pertanyaan : Apa yang dilakukan panitia sebagai bentuk antisipasi apabila peserta tidak membawa undangan?
Informan 1 : Kita nantinya bakal minta tanda pengenal sebagai bukti kehadiran mereka.
Pertanyaan : Rencana operasional apa saja yang disusun panitia?
Informan 1 : Rencana operasional yang kita susun kita siap-siapkan peralatan, pembicara, cek fasilitas, gitu aja sih.
138
Pertanyaan : Bagaimana bentuk rundown yang disusun oleh panitia? Apa dibentuk semacam tabel seperti ini (sambil menunjukkan contoh rundown kepanitiaan)?
Informan 1 : Rundown kita sederhana tidak sedetail ini.
Pertanyaan : Prosedur apa yang dilakukan ketika membooking pengisi acara?
Informan 1 : Kita hubungin para pembicaranya, lalu kita deal, kemudian kirim materi.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat checklist untuk rencana operational?
Informan 1 : Cuma buat catatan kecil-kecilan aja per orangan.
Pertanyaan : Apakah panitia mengadakan rapat koordinasi? Kalau boleh tahu kira-kira berapa kali panitia melakukan rapat koordinasi dan briefing?
Informan 1 : Rapat koordinasinya kita adakan 3 kali, briefingnya dilakukan sebelum event dimulai untuk mengingatkan tugas masing-masing.
Pertanyaan : Bagaimana cara perusahaan mengantisipasi masalah yang akan timbul pada penyelenggaraan event? apakah panitia memberikan asuransi untuk kecelakaan?
Informan 1 : Kita antisipasi masalah-masalah teknis saja. Kita cek-cek peralatan seperti mic, sound, penerangan. Ohya untuk asuransi kita nggak sedia soalnya acara kita sederhana jadi ngga bakal ada kecelakaan yang fatal banget gitu.
Pertanyaan : Apakah panitia membuat kontrak dengan pengisi acara sebagai bentuk antisipasi apabila pengisi acara tiba-tiba berhalangan atau bagaimana?
Informan 1: Tidak ada kontrak.