MODUL BUKU BESAR (General Ledger)
Buku Besar (General Ledger)adalah aktifitas yang meliputi transaksi jurnal, kas/bank, dan anggaran.Beberapa transaksinya yaitu Jurnal Umum (Journal Voucher), Pembayaran Lainnya (Direct Payment) dan Anggaran Akun (Account Budget).Beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum melakukan aktifitas pada modul ini adalah menentukan Daftar Akun (Chart of Account) dan Anggaran Akun (Budget Account). Biasanya aktifitas ini dilakukan oleh bagian Akunting pada suatu perusahaan, karena lebih mengetahui akun-akun yang akan digunakan dan dibuat nantinya serta mempengaruhi Laporan Keuangan.
Untuk membuat transaksi di Modul Buku Besar melalui daftar, pilih menuModul Utama (Main Module) – Buku Besar (General Ledger) –pilih transaksi Buku Besar atau dapat melakukan transaksi melalui ikon di Tab Jalan Pintas (Shortcut) di Modul Buku Besar.
JURNAL UMUM
(JOURNAL VOUCHER)
Jurnal Umum (Journal Voucher)adalah aktifitas yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat dalam jurnal pada umumnya (General Journal) dimana transaksi-transaksi ini tidakdapat dicatat dengan menggunakan formulir dalam modul lain tersedia, misalnya penyesuaian sewa dibayar dimuka, pembelian atau penjualan valuta asing, transfer antar akun kas/bank, dll.
1. FORMULIR JURNAL UMUM
• Tombol-tombol pada formulir Jurnal Umum
• Sebelumnya : Membuka formulir Jurnal Umumsebelumnya.
• Selanjutnya : Membuka formulir Jurnal Umumselanjutnya.
• Simpan dan Keluar : Menyimpan Jurnal Umum lalu keluar dari formulir.
• Batal : Membatalkan Jurnal Umum lalu keluar dari formulir.
• Lihat Jurnal : Melihat jurnal yang terbentuk atas Jurnal Umum.
• Pratinjau : Melihat tampilan pratinjau Jurnal Umum.
• Cetak : Mencetak transaksi Jurnal Umum.
• Transaksi Berulang : Mengaktifkan fitur perulangan pada transaksi ini.
• Kolom-kolom pada formulir Jurnal Umum
• Mata Uang Asing : Option box untuk transaksi mata uang asing.
• No. Jurnal : Secara default, kolom ini otomatis terisi dengan angka 1000. Anda dapat menggantinya sesuai dengan
penomoran sesuai dengan perusahaan Anda. Nilai dari nomor ini adalah menambah satu dari nomor terakhir yang diinput (Autonumber). Jika terdapat nomor yang sama,maka sistem secara otomatis memberikan
peringatan bahwa nomor tersebut sudah ada dan Anda dipersilahkan untuk menggunakan nomor yang lain.
• Tgl. Jurnal : Kolom untuk mencatat tanggal Jurnal Umum.
• No. Cek : Kolom untuk mencatat nomor cek pada Jurnal Umum.
• Rancangan : Menu list down yang menampilkan pilihan rancangan (template) dari formulir Jurnal Umum.
• Tab Rincian Akun pada formulir Jurnal Umum
• No. Akun : Pilih nomor akun yang akan digunakan.
• Nama Akun : Secara otomatis, kolom ini berisi informasi namaakun sesuai dengan nomor akun yang dipilih.
• Debet : Isi kolom dengan nilai perubahantransaksi atas akun yang dipilih jika berpengaruh pada posisi debet.
• Kredit : Isi kolom dengan nilai perubahantransaksi atas akun yang dipilih jika berpengaruh pada posisi kredit.
• Nilai Tukar : Secara otomatis kolom ini ditampilkan jika check boxMata Uang Asing dicentang. Isi kolom ini dengan nilai tukar mata uang asing terhadap mata uang dasar (base currency) yang Anda gunakan.
• Nilai Asing : Secara otomatis kolom ini ditampilkan jika check boxMata Uang Asing dicentang.
• Memo : Isi kolom ini dengan catatan ringkas dari akun yang digunakan dalam transaksi tersebut.
• Subsidiary Ledger : Secara otomatis, kolom ini ditampilkan jika akun yang Anda pilih adalah akun dengan tipe Piutang Usaha (Account Receivable) dan tipe Hutang Usaha (Account Payable). Jika akun yang Anda pilih adalah akun dengan tipe Piutang Usaha (Account Receivable) maka kolom ini dapat diisi dengan nama Pelanggan yang berhubungan dengan transaksi piutang yang Anda catat dan jika akun yang Anda pilih adalah akun dengan tipe Hutang Usaha (Account Payable) maka kolom ini dapat diisi dengan nama Pemasok yang berhubungan dengan transaksi hutang yang Anda catat.
• Departemen : Isi kolom ini dengan daftar departemen yang tersedia.
• Proyek : Isi kolom ini dengan daftar proyek yang tersedia.
• Rekonsiliasi : Centang kolom ini untuk merekonsil akun bank.
• Informasi Lain pada formulir Perintah Kerja
• Deskripsi : Isi kolom ini dengan keterangan atas Jurnal Umum tersebut.
• Debet : Secara otomatis, kolom ini menghitung total dari jumlah di kolom Debet.
• Kredit : Secara otomatis, kolom ini menghitung total dari jumlah di kolom Kredit.
2. CARA DAN LANGKAH MEMBUAT JURNAL UMUM
Anda dapat mencatat aktifitas Jurnal Umum dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
a. Buka formulir Jurnal Umum yang baru dengan cara klik ikon Jurnal Umumpada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module)–Buku Besar (General Ledger) – Jurnal Umum (Journal Voucher).
b. Beberapa jenis transaksi yang terdapat pada Jurnal Umum :
1) Mata Uang Dasar (Base Currency), jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun selain tipe Kas/Bank, Piutang Usaha dan Hutang Usaha. Semua akun yang dipilih menggunakan Mata Uang Dasar (Base Currency), artinya semua nilai kolom Debet atau Kredit akan dikalikan dengan nilai tukar satu.
2) Multi Mata Uang (Multi Currency), jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun yang bertipe Kas/Bank, Piutang Usaha dan Hutang Usaha yang menggunakan mata uang selain mata uang dasar. Cara pengisiannya
denganmencentang check box Mata Uang Asing, lalu memilih akun-akun yang akan digunakan. Dalam tampilan kolom isian ditambahkan kolom Prime Amount untuk pengisian nilai dalam mata uang asing dan kolom Nilai Tukar sebagai pengkonversi nilai tersebut kedalam mata uang dasar (Base Currency).
3) Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger), jurnal ini berlaku untuk transaksi jurnal dari akun yang bertipe Piutang Usaha dan Hutang Usaha. Setiap memilih No. Akun dengan tipe tersebut, pasti akan meminta Sub Ledger-nya (Pelanggan/Pemasok) untuk akun tersebut. Tanpa mengisikan Sub-ledger-nya, maka tidak dapat mengisikan baris berikutnya dan transaksi tersebut tidak dapat disimpan.
4) Penyelesaian Pembiayaan Pesanan ke Akun (Roll Over), setiap melakukan aktifitas penyelesaian Pembiayaan Pesanan ke akun, secara otomatis sistem akan membuatkan jurnal otomatis atas transaksi tersebut.
5) Akhir Periode (Period End), setiap selesai melakukan aktifitas Akhir Periode, secara otomatis sistem akan membuatkan 2 (dua) Jurnal Umum, yaitu : a) Jurnal dengan tipe Akhir Periode Laba/Rugi Selisih Kurs.
b) Jurnal dengan tipe Penyusutan Aktiva Tetap
Kedua jurnal hasil aktifitas Akhir Periode tersebut tidak dapat diubah secara manual. Jika terjadi kesalahan maka Anda dapat menghapus kedua jurnal tersebut dengan cara klik ikon Jurnal Umumpada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module)–Buku Besar (General Ledger) – Jurnal Umum (Journal Voucher).
Isi formulir Pengeluaran Jurnal Umumberdasarkan gambar di bawah ini :
3. Isi kolom No. Jurnal dan Tgl. Jurnal, lalu lengkapi isian dengan informasi lainnya.
2. Pilih akun dengan caradouble klik pada kolom No.
Akun, kemudian isi nilai pada kolom Debet/Kredit dan lengkapi informasi akun yang lainnya.
c. Setelah semua informasi Jurnal Umumdiinput, langkah selanjutnya klik tombol Simpan dan Keluar untuk menyimpan data input yang telah Anda lakukan sekaligus menutup tampilan formulir Jurnal Umum.
3. DAFTAR JURNAL UMUM
Daftar Jurnal Umum adalah daftar tabel yang menampilkan transaksi Jurnal Umum yang telah Anda buat dalam database.Klik ikon Jurnal Umumpada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module)–Buku Besar (General Ledger) – Jurnal Umum (Journal Voucher).
a. Tombol-tombol pada Daftar Jurnal Umum
• Baru : Untuk membuat Perintah Kerja yang baru.
• Ubah : Untuk membuka dataPerintah Kerja yang tersorot.
• Hapus : Untuk menghapus Perintah Kerja yang tersorot.
• Filter : Untuk menampilkan menu filter. Filter berfungsi untuk memudahkan Anda dalam menampilkan data transaksi berdasarkan Pencarian, Tanggal, dan Tipe.
• Ekspor : Untuk meng-ekspor data daftar dalam bentuk excel.
• Impor : Untuk memasukkan data dengan fitur Impor Transaksi dari sumber lain, misalnya Ms. Excel.
b. Kolom-kolom pada Daftar Jurnal Umum
• No. : Informasi nomor urut pada daftar.
• No. Jurnal : Informasi nomor transaksi Jurnal Umum.
• Sumber : Informasikodetipe transaksi Jurnal Umum.
• Tgl. Jurnal : Informasi tanggal transaksi Jurnal Umum.
• Deskripsi : Informasi deskripsi transaksi Jurnal Umum
• Nilai : Informasijumlah transaksi Jurnal Umum.
4. CARA MENGHAPUS/MENGUBAH JURNAL UMUM
Formulir Jurnal Umum ingin Anda hapus atau ubah pada DaftarJurnal Umum dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
• Buka Daftar Jurnal Umum dengan caraklik ikon Jurnal Umumpada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module)–Buku Besar (General Ledger) – Jurnal Umum (Journal Voucher).
• Pada Daftar Jurnal Umum cari Jurnal Umum yang ingin Anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor jurnal yang ingin Anda hapus atau ubah pada kolom pencarian.
Setelah data yang ingin dihapus atau diubah tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Hapus (Klik tombol Hapus) untuk menghapus data tersebut atau klik kanan Ubah (Klik tombol Ubah) untuk mengubah data tersebut.