(RECEIVE ITEM)
Setelah melakukan pemesanan barang kepada Pemasok (Vendor), lalu pemasok mengirimkan barang terlebih dahulu sedangkan Faktur Pembelian (Purchase Invoice) dikirim setelah barang yang dipesan diterima. Dalam proses transaksi seperti ini, Anda sudah dapat mencatat bertambahnya persediaan barang walau ketidakpastian nilai barang dan nilai hutang atas penerimaan barang (seharusnya sesuai dengan nilai di pesanan) karena harus menunggu Faktur Pembelian (Purchase Invoice) dari Pemasok (Vendor). EASY CLOUD menyediakan formulir di modul Pembelian yaitu formulir Penerimaan Barang (Receive Item).
1. FORMULIR PENERIMAAN BARANG
a. Tombol-tombol pada formulir Penerimaan Barang
• Pesanan : Menampilkan daftar Pesanan Pembelian yang telah dibuat sebelumnya, centang Pesanan Pembelian yang dimaksud untuk menampilkan detailnya.
• Sebelumnya : Membuka formulir Penerimaan Barangsebelumnya.
• Selanjutnya : Membuka formulir Penerimaan Barangselanjutnya.
• Simpan dan Keluar : Menyimpan Penerimaan Barang lalu keluar dari formulir.
• Batal : Membatalkan Penerimaan Barang lalu keluar dari formulir.
• Lihat Jurnal : Melihat jurnal yang terbentuk atas Penerimaan Barang.
• Pratinjau : Melihat tampilan pratinjau Penerimaan Barang.
• Cetak : Mencetak transaksi Penerimaan Barang.
• Faktur Pembelian : Menarik transaksi Penerimaan ke Faktur dari Penerimaan Barang.
b. Kolom-kolom pada formulir Penerimaan Barang
• Pemasok : Kolom untuk memilih nama Pemasok.
• Pesanan : Menampilkan Pesanan Pembelian yang sudah dibuat sebelumnya, centang transaksi pada daftar tersebut untuk menampilkan detailnya.
• No.Penerimaan : Kolom untuk mencatat nomor Pengiriman/Surat Jalan dari Pemasok.
• Tgl. Penerimaan : Kolom untuk mencatat tanggal Penerimaan Barang.
• No. Formulir : Secara default, kolom ini otomatis terisi dengan angka 1000. Anda dapat menggantinya sesuai dengan
penomoran sesuai dengan perusahaan Anda. Nilai dari nomor ini adalah menambah satu dari nomor terakhir yang diinput (Autonumber). Jika terdapat nomor yang sama,maka sistem secara otomatis memberikan
peringatan bahwa nomor tersebut sudah ada dan Anda dipersilahkan untuk menggunakan nomor yang lain.
• Rancangan : Menu list down yang menampilkan pilihan rancangan (template) dari formulir Penerimaan Barang.
c. Tab Rincian Barang pada formulir Penerimaan Barang
• No. Barang : Pilih nomor barang/jasa yang akan diminta.
• Deskripsi Barang : Secara otomatis, kolom ini berisi informasi nama barang sesuai dengan nomor barang/jasa yang dipilih. Kolom ini dapat diubah dengan deskripsi lain dengan cara mengetik langsung pada kolom tersebut.
• Kts : Isi kolom ini dengan kuantitas/jumlah barang yang akan diminta. Secara otomatis, kolom ini akan selalu terisi dengan angka 1 (satu) dan kolom ini tidak bisa diisi dengan angka minus (angka di bawah nol).
• Satuan : Pilih satuan atas kuantitas yang akan diminta.
• Departemen : Isi kolom ini dengan daftar departemen yang tersedia
• Proyek : Isi kolom ini dengan daftar proyek yang tersedia.
• No. Pesanan : Secara otomatis, kolom ini berisi informasi dengan No.
Pesanan sesuai dengan Pesanan Pembelian yang dipilih.
• No. Permintaan : Secara otomatis, kolom ini berisi informasi dengan No.
Permintaan sesuai dengan Pesanan Pembelian yang juga mengambil data dari transaksi Permintaan Pembelian.
• Gudang : Isi kolom ini dengan daftar gudang yang tersedia.
• Kts Retur : Secara otomatis, kolom ini berisi kuantitas barang yang telah diretur dari Retur Pembelian.
• Serial Number : Isi kolom ini dengan nomor serial.
d. Tab Informasi Lainnya pada formulir Penerimaan Barang
• Alamat Pemasok : Secara otomatis, kolom ini berisi informasi alamat sesuai dengan Pemasok yang dipilih.
• Tgl. Kirim : Kolom untuk mencatat tanggal Pengiriman Barang.
• Tgl. Ekspektasi : Kolom untuk mencatat tanggal diharapkan Pengiriman Barang oleh Pemasok.
• Kirim Melalui : Menu list down untuk mengisi jenis pengiriman yang digunakan sesuai dengan data yang telah disediakan.
• FOB : Menu list down yang menampilkan jenis penyerahan barang, ada 2 (dua) jenis yaitu :Shipping Point atau Destination.
e. Informasi Lain pada formulir Penerimaan Barang
• Deskripsi : Isi kolom ini dengan keterangan atas Penerimaan Barang tersebut.
2. CARA DAN LANGKAH MEMBUAT PENERIMAAN BARANG
Anda dapat mencatat aktifitas Penerimaan Barangdari Pemasok (Vendor) pada formulir Penerimaan Barang dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
a. Buka formulir Penerimaan Barang yang baru dengan cara klik ikon Penerimaan Barang pada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module) – Pembelian (Purchase) – Penerimaan Barang (Receive Item).
b. Isi formulir Penerimaan Barangberdasarkan gambar di bawah ini :
c. Setelah semua informasi Penerimaan Barang diinput, langkah selanjutnya klik tombol Simpan dan Keluar untuk menyimpan data input yang telah Anda lakukan sekaligus menutup tampilan formulir Penerimaan Barang.
3. Pilih item dengan caradouble klik pada kolom No. Barang, kemudian lengkapi informasi masing-masing barang. Jika Penerimaan Anda buat berdasarkan Pesanan maka detail barang dapat Anda isi dengan klik tombol Pesanan, lalu pilih Pesanan yang dimaksud.
2. Isi kolom No. Penerimaan, Tgl.
Penerimaan dan No. Formulir, lalu lengkapi isian dengan informasi lainnya.
1. Pilih nama Pemasok.
4. Klik Tab Informasi Lainnya untuk mengisi informasi lainnya.
3. DAFTAR PENERIMAAN BARANG
Daftar Penerimaan Barang adalah daftar tabel yang menampilkan transaksi Penerimaan Barang yang telah Anda buat dalam database.Klik ikon Penerimaan Barangpada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module) – Pembelian (Purchase) – Penerimaan Barang (Receive Item).
a. Tombol-tombol pada Daftar Penerimaan Barang
• Baru : Untuk membuat Penerimaan Barang yang baru.
• Ubah : Untuk membuka dataPenerimaan Barang yang tersorot.
• Hapus : Untuk menghapus Penerimaan Barang yang tersorot.
• Filter : Untuk menampilkan menu filter. Filter berfungsi untuk memudahkan Anda dalam menampilkan data transaksi berdasarkan Pencarian, Pemasok, Tanggal, Status, Catatan Audit dan Easy Branch di samping kiri daftar.
• Ekspor : Untuk meng-ekspor data daftar dalam bentuk excel.
b. Kolom-kolom pada Daftar Penerimaan Barang
• No. : Informasi nomor urut pada daftar.
• No. Permintaan : Informasi nomor transaksi Penerimaan Barang.
• Tgl. Permintaan : Informasi tanggal transaksiPenerimaan Barang.
• No.Formulir : Informasi nomor formulir transaksiPenerimaan Barang.
• Nama Pemasok : Informasi nama pemasok transaksi Penerimaan Barang.
• Status : 1. Diproses, semua barang/jasa sudah ada yang difakturkan.
2. Menunggu, barang/jasa belum ada yang difakturkan.
• Deskripsi : Informasi deskripsi transaksi Penerimaan Barang.
4. CARA MENGHAPUS/MENGUBAH PENERIMAAN BARANG
Formulir Penerimaan Barang ingin Anda hapus atau ubah pada Daftar Penerimaan Barang dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
1. Buka Daftar Penerimaan Barang dengan caraklik ikon Penerimaan Barang pada Tab Jalan Pintas atau pilih menu Modul Utama (Main Module) – Pembelian (Purchase) – Penerimaan Barang (Receive Item).
2. Pada Daftar Penerimaan Barang cari Penerimaan Barang yang ingin Anda hapus atau ubah dengan cara mengetikkan nomor penerimaan yang ingin Anda hapus atau ubah pada kolom pencarian.
3. Setelah data yang ingin dihapus atau diubah tersorot, langkah selanjutnya klik kanan Hapus (Klik tombol Hapus) untuk menghapus data tersebut atau klik kanan Ubah (Klik tombol Ubah) untuk mengubah data tersebut.