VI. ANALISIS LINGKUNGAN USAHA
7. Bauran Fisik
6.1.3 Kegiatan Produksi-Operasi
Fungsi produksi dan operasi dari suatu usaha terdiri dari semua aktivitas yang mengubah masukan menjadi barang dan jasa. Dalam merumuskan strategi kemampuan dan keterbatasan fungsi produksi dan operasi harus diperhitungkan, karena kekuatan dan kelemahan dalam fungsi-fungsinya dapat menyebabkan kesuksesan maupun kegagalan dari suatu usaha. Proses produksi pada Restoran & Kafe Coffee Time memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas dan terarah. SOP membantu pihak manajemen dan karyawan untuk mencapai visi dan misi perusahaan. SOP berisi standar yang harus dilaksanakan karyawan dalam menjalankan tugas, baik tentang pengawasan kualitas barang dan bahan baku, sikap kepemimpinan dan cara melayani konsumen hingga standar kebersihan lingkungan.
Tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, yaitu menciptakan produk yang memiliki kualitas tinggi. Beberapa usaha yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut diantaranya berusaha memperoleh bahan baku yang bermutu tinggi, menjaga kontinuitas bahan baku dan pengolahannya,
memanfaatkan fasilitas produksi secara optimal, dan berusaha agar jumlah produksi setiap harinya sesuai dengan permintaan konsumen karena daya tahan produk yang tidak lama serta menjaga mutu produk.
a. Pemesanan, Penerimaan Barang dan Bahan Baku
Pada kegiatan produksi dan operasi, Restoran & Kafe Coffee Time memiliki hubungan yang baik dengan pemasok, karena berdasarkan hasil wawancara dengan manajer, Restoran & Kafe Coffee Time membutuhkan barang yang terjamin kualitas dan kesegarannya. Restoran & Kafe Coffee Time memenuhi bahan baku dari beberapa pasar yaitu:
Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku seperti beras, ayam, daging, sayuran, buah-buahan, rempah-rempah, dan lain-lain, perusahaan bekerja sama dengan Arbeef Supplier dan Pasar Bogor. Pemesanan dilakukan tiap hari untuk produk-produk yang mudah rusak.
Sedangkan untuk kebutuhan bahan baku kopi, Restoran & Kafe Coffee Time langsung bermitra dengan perusahaan yang berada di Bukittinggi yaitu penghasil kopi terbaik di Indonesia. Alasan Restoran & Kafe Coffee Time memiliki pemasok untuk membeli bahan baku yaitu dengan berlangganan akan mendapatkan harga lebih murah, mempunyai kualitas yang baik dan adanya kepercayaan dengan pemasok.
b. Penyimpanan dan Penggunaan Bahan Baku
Restoran & Kafe Coffee Time sangat memperhatikan prosedur penyimpanan bahan baku. Penggunaan bahan baku menggunakan sistem First In First Out (FIFO), yaitu barang dan bahan baku yang datang terlebih dahulu diproses lebih awal. Hal ini untuk menghindari bahan baku dan barang yang kadaluarsa atau tidak layak karena masa penyimpanan yang terlalu lama. Setiap hari bahan baku yang masuk sebelum disimpan akan diberikan tanggal awal penyimpanan, bahan baku seperti daging dan ayam maksimal penyimpanan didalam freezer selama dua hari, apabila lebih dari dua hari makan bahan baku tersebut tidak akan digunakan. Sedangkan untuk sayuran maksimal penyimpanan hanya satu hari, untuk sayuran pembeliannya dilakukan setiap hari.
Restoran & Kafe Coffee Time mengolah bahan baku menjadi bahan makanan siap saji. Artinya seluruh masakan tersebut akan diproses atau dimasak setelah ada pesanan dari konsumen. Sebelum beroperasi setiap hari, karyawan melakukan persiapan penjualan yang dilakukan pada pagi hari. Proses pengolahan menu di Restoran & Kafe Coffee Time telah sesuai dengan standar yang telah ditentukan yang telah diatur dalam SOP diantaranya, proses pembersihan bahan baku. Setelah dari pasar bahan baku harus dibersihkan, lalu kemudian disimpan dalam freezer atau lemari pendingin. Kemudian ketika ada pesanan yang datang maka bahan baku diolah atau dimasak sesuai dengan pesanan dari konsumen.
d. Pelayanan Konsumen
Untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan Restoran & Kafe Coffee Time sangat memperhatikan dan mengutamakan kebersihan, keramah tamahan ketepatan penyampaian produk, penanganan pelanggan yang baik, produk yang berkualitas dan kecepatan dalam memberikan pelayanan. Langkah-langkah pelayanaan untuk memuaskan pelanggan yang diterapkan di Restoran & Kafe Coffee Time terdiri dari :
Penyambutan dengan hangat dan bersahabat ketika konsumen memasuki Restoran & Kafe Coffee Time, karyawan tersenyum dan menggunakan kontak mata dan sikap yang ramah.
Menanyakan jumlah kursi yang dibutuhkan konsumen, kemudian memilihkan meja yang sesuai dengan yang dibutuhkan konsumen.
Memberikan menu dan mencatat pesanan konsumen dengan benar, melakukan pembacaan ulang pesanan konsumen, melayani konsumen dengan sabar menjelaskan jenis-jenis menu yang ditawarkan dan komposisi yang terdapat pada makanan tersebut, memberikan saran tentang produk unggulan dan produk baru yang ada di Restoran & Kafe Coffee Time.
Pelayan atau waitress akan menuju kasir dan dapur, untuk kasir diberikan satu bon untuk menginput pesanan kedalam mesin komputer sedangkan untuk dapur diberikan satu bon lagi untuk proses pemesanan makanan agar dapat diolah.
Pelayan atau waitress membawakan pesanan minuman terlebih dahulu secepat mungkin. Setelah pesanan makanan telah siap diolah maka secepatnya dihidangkan kepada konsumen.
Beberapa menit setelah konsumen menikmati hidangannya, pelayan akan datang ke meja konsumen kembali untuk menanyakan apakah semua pesanannya sudah keluar atau disajikan dan apakah ada pesanan tambahan.
Setelah konsumen selesai dan meminta tagihan atau bill pesanannya,
waitress atau pelayan mengambil bill yang telah dicetak dikasir lalu menyerahkannya kepada konsumen. Kemudian mengambil uang yang diberikan konsumen untuk diserahkan kepada kasir, lalu mengembalikan sisa uang dan bill tersebut kepada konsumen sambil mengucapkan terimakasih dan tersenyum yang ramah.
Proses terakhir adalah pembersihan meja yang telah digunakan konsumen dan mengangkat semua peralatan makan yang telah digunakan diatas meja.
Dalam kegiatan operasional, terkadang pihak manajemen mendapatkan keluhan dari konsumen, diantaranya ialah tidak memiliki sertifikasi halal dari MUI dan BPOM dari pemerintah, sehingga konsumen yang memperhatikan keamanan dan kualitas produk sangsi untuk berkunjung ke restoran ini, keluhan lainnya pada saat Restoran & Kafe Coffee Time melakukan acara-acara seperti
live music, barbeque saat valentine dan acara lainnya yang menyebabkan ramainya konsumen di Restoran & Kafe Coffee Time sehingga mendapat
complain dari tetangga sebelah. Maka pihak manajemen merubah semua kegiatan operasional seperti yang dahulunya memakai live music namun sekarang hanya menggunakan musik biasa yang dinyalakan dengan CD Palyer.