HASIL PENELITIAN PADA PT. ASURANSI KESEHATAN INDONESIA (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA MEDAN
B. Komponen EDP Sistem yang digunakan oleh perusahaan 1. Perangkat Keras (Hardware)
Hardware merupakan sarana fisik pengolahan data elektronik. Oleh karena itu
pemilihan hardware yang dipakai harus seseuai dengan kebutuhan perusahaan, ditinjau dari segi jumlah atau banyaknya transaksi yang akan diolah serta banyaknya jenis informasi yang dibutuhkan. Alasan utama yang menjadidasar pemilihan
hardware antara lain karena kemampuan kecepatan kerja CPU-nya, kemampuan
Askes (Persero) KCU Medan menggunakan Personal Computer (PC) dalam pengolahan datanya. Dimana jumlah PC yang terdapat di perusahaan ini sebanyak 28 (dua puluh delapan ) unit yang tersebar disetiap bagian dan untuk bagian keuangan sebanyak 8 (delapan) unit. Secara umum perangkat keras (hardware) yang digunakan perusahaan dapat dibagi atas tiga bagian yaitu : (a) Input Unit, (b) Central Processing
Unit, dan (c) Output Unit.
Input unit merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang digunakan
untuk memasukkan data ke komputer, Input unit yang digunakan PT. Askes KCU Medan berupa keyboard, diskdrive, CD-Rom dan Mouse. Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai komputer untuk menulis, mengubah program, dan memasukkan data. Keyboard yang digunakan antara lain merk Wearnes yang terdiri dari 104 Keys yang dapat dklasifikasikan ke dalam function key pad, alphabetic key, dan numeric key pad. CD-Rom yang digunakan dengan kecepatan 52 speed. Mouse merupakan suatu alat untuk memudahkan penggunaan software yang bersifat desktop
publishing. Dalam hal ini PT. Askes (Persero) KCU Medan menggunakan mouse
untuk merancang dan menyempurnakan tabel skema, dan diagram dalam MS-Windows dan penggunaan Internet.
Central Processing Unit merupakan pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan arimatika dan logika serta mengawasi kegiatan seluruh sistem EDP. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi 3 bagian utama yaitu :
a. Control unit
b. Arithmetic and logical unit c. Main memory
Control unit berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan
dalam sistem EDP. Koordinasi dan pengaturan ini dilakukan agar dapat keserasian kerja antara setiap alat dalam sistem EDP. Fungsi bagian ini dilakukan dengan menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan lebih dahulu, mengatur input/output, mengeluarkan data dari tempat penyimpanannya. Arithmetic dan
logical unit berfungsi untuk melaksanakan operasi-operasi perhitungan dan
perbandingan.
Main memory merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan data
atau program yang akan atau lebih diolah oleh CPU. Pada umumnya memory dapat dibagi atas 2 macam yaitu ROM (Read Only Memory) dan RAM (Random Access
Memory). ROM merupakan memori yang dapat dibaca dan isinya telah ditentukan
oleh pabrik pembuat dan tidak dapat dihapus atau dirubah oleh pemakai komputer. Fungsinya adalah unutk mengatur segala tugas pada saat komputer mulai dihidupkan. RAM merupakan bagian memori yang dapat dibaca dan dirubah, sifatnya hanya sementara, artinya program atau data yang tersimpan di dalamnya akan hilang bila
komputer dimatikan. PT. Askes (Persero) KCU Medan menggunakan memori 512 MB DDR PC 2750. Selain memori, di dalam masing-masing komputer yang digunakan juga dipasang hard disk dengan kapasitas 80 GB. Tempat penyimpanan data eksternal yang digunakan adalah sejumlah flash disc dengan kapasitas 512 MB dan 1 G.
Output unit merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang berfungsi
untuk meyajikan hasil proses dari komputer. Output unit yang digunakan perusahaan berupa monitor, printer, dan diskdrive. Monitor mempunyai fungsi untuk memperlihatkan seluruh aktivitas (input) yang dimasukkan melalui keyboard. Monitor yang digunakan perusahaan yaitu Wearnes VGA Card color monitor 15” memiliki resolution 1024 X 768 Max, Low Radiation Characteristic dan juga Plug & Play, ada juga monitor GTC SVGA, semuanya mempunyai power supply 90-270 volt, 50/60 Hz dan power consumption 70 watts. Printer adalah peralatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun suatu program berupa Canon PIXMA iP 1700, Epson LQ 2170 dan Epson LQ 2180.
2. Perangkat Lunak (Software)
Secara umum software yang digunakan perusahaan dapat dibedakan atas 3 jenis yaitu :
a. Operating system software (Utility Program) b. Application software (Package Program) c. User program (Tailor-made program)
Operating system biasanya disingkat dengan OS, yaitu terdiri dari
program-program yang mengatur peralatan input/output agar berfungsi sebagaimana mestinya.
Operating system yang digunakan adalah Win XP SP 2.
Application software adalah paket program yang telah siap pakai dimana
program tersebut berfungsi untuk melaksanakan tugas tertentu. Application software PT. Askes KCU Medan dibuat khusus dan dirancang dari Kantor Pusat dengan menggunakan Program Visual Basic dan Menggunakan SQL Server sebagai Data Base. Untuk Pelaksanaan Aplikasi Software dijalankan berdasarkan Internet dengan setiap seksi mempunyai aplikasi sendiri. .
User program/tailor mode program yaitu program-program yang disusun
sendiri, yang secara khusus dirancang untuk dipakai dalam menangani bidang-bidang tertentu. Adapun program aplikasi komputer yang terdapat pada perusahan yang disurvei adalah program aplikasi Keuangan dan Akuntansi. Program aplikasi Keuangan dan Akuntansi PT Askes (persero) KCU Medan dikembangkan berdasarkan studi akuntansi umum yang telah dikembangkan terlebih dahulu sebelum pengembangan aplikasi ini. Aplikasi Keuangan dan Akuntansi dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic, yang dijalankan dalam sistem perangkat internet dan Local Area Network (LAN) .
Perkembangan Aplikasi ini telah didesain dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Mudah digunakan
Pengembangan aplikasi disusun sedemikan rupa sehingga memudahkan dalam pengoperasian bahkan pemakai awal sekalipun. Pemakaian yang mudah ini didukung oleh beberapa fasilitas bantu yang dibatasi dengan studi akuntansi secara umum dan menggunakan bahasa Indonesia sehingga akan mengurangi tingkat kesalahan faktor manusia pada saat pengoperasian.
b. Fleksibilitas Aplikasi
Program aplikasi dikembangkan dengan memiliki tingkat fleksibilitas dalam hal pemakaian, sehingga diharapkan bahwa aplikasi keuangan dan akuntansi PT. Askes (Persero) KCU Medan ini dapat digunakan untuk rentang waktu yang relatif panjang, meskipun terjadi perubahan dan penambahan sistem yang mendasar. Disamping itu aplikasi juga mudah dikembangkan untuk memudahkan dalam penambahan laporan diluar laporan yang sudah dikembangkan sesuai dengan studi akuntansi umum sehingga PT. Askes (Persero) KCU Medan mudah untuk melakukan perubahan program dan penambahan program.
c. Sistem password berjenjang
Aplikasi keuangan dan akuntansi memiliki sistem pengamanan program yang berjenjang, sehingga hanya pada level tertentu saja yang dapat melakukan akses
aplikasi. Dengan sistem pengamanan yang berjenjang ini tingkat keamanan data akan lebih terjamin.
3. Prosedur (Prosedure)
Dalam hal mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data di masing-masing bagian/fungsi ditetapkan prosedur-prosedur yang menjelaskan tentang langkah yang harus dilalui. Prosedur-prosedur ini dapat disajikan dalam bentuk bagan arus (flowchart). Dalam tulisan ini akan dibahas prosedur-prosedur yang berkaitan dengan akuntansi yaitu antara lain prosedur penerimaan dan pengeluaran kas dan pencatatan kedalam buku besar dan selanjutnya pembuatan laporan keuangan.
4. Pengguna (Brainware)
Pelaksanaan sistem EDP pada PT Askes (Persero) KCU Medan berlangsung disetiap bagian/fungsi. Hal ini dimungkinkan dengan adanya jaringan komputer local (Lokal Area Network) yang terangkai dalam suatu program aplikasi Integrated
Systems. Untuk pengolahan data dibagian keuangan dan akuntansi diawasi oleh
Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan, sedangkan dibagian pelayanan kesehatan dan pemasaran menjadi tanggung jawab Kepala Seksi pelayanan kesehatan dan Pemasaran.
Dalam setiap bagian/fungsi terdapat satu atau lebih operator yang bertugas menginput data (data entry). Dokumen-dokumen yang membutuhkan validitas terjadinya input data kedalam sistem baik dokumen sumber (source document) maupun dokumen pendukung (corroborating documents) langsung ditangani oleh bagian/fungsi yang bersangkutan.
Adapun data dan informasi yang terkumpul selama pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan disimpan dalam hard disk yang ditempatkan secara online di dalam CPU komputer induk. Untuk tujuan keamanan maka data/informasi yang terdapat dalam sistem back-up kedalam flas disc yang kemudian disimpan ketempat yang aman oleh kepala seksi Administrasi dan Keuangan. Berikut ini diuraikan tanggung jawab masing-masing bagian aktivitas :
a. Kasir bertanggung jawab untuk memasukkan data kedalam buku Bantu atas setiap transaksi yang terjadi dan memberikan kode perkiraan.
b. Pelaksana akuntansi/pembukuan bertanggung jawab untuk memasukkan data ke komputer setelah melakukan verifikasi terhadap data yang diberikan oleh kasir. c. Kepala seksi Administrasi & Keuangan melakukan verifikasi atau pemeriksaan
ulang terhadap data yang sudah dientry, hal ini delakukan jika terdapat kesalahan dalam mengentry dapat segera diketahui dan langsung diperbaiki.
C. Penerapan EDP Sistem dalam Pengolahan Data Akuntansi Perusahaan