HASIL PENELITIAN PADA PT. ASURANSI KESEHATAN INDONESIA (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA MEDAN
C. Penerapan EDP Sistem dalam Pengolahan Data Akuntansi Perusahaan 1. Metode Pengolahan Data Akuntansi
Siklus pada PT. Askes (Persero) KCU Medan, salah satunya siklus buku besar dan penyiapan laporan keuangan. Pemrosesan buku besar pada PT Askes (Persero) KCU Medan meliputi tahap memasukkan data transaksi dan pembuatan berbagai laporan keuangan. Data transaksi dimasukkan ke buku besar dengan menginputkan data jurnal melalui program Keuangan dan Akuntansi . Adapun jenis data jurnal yang dimasukkan adalah untuk transaksi-transaksi yang rutin terjadi. Seperti penerimaan
kas, pengeluaran kas, jasa pekerjaan investasi dan sebagainya sementara jurnal penutupan dilakukan secara otomatis oleh komputer.
Pencatatan jurnal transaksi dilakukan oleh bagian akuntansi setelah memperoleh bukti-bukti dari sumber-sumber tertentu. Sumber-sumber ini bisa berasal dari luar atau dalam perusahaan. Bila berasal dari dalam perusahaan maka harus mendapatkan otoritas dari Kepala Bagian Keuangan yang bersangkutan.
Prosedur diawali dengan mengumpulkan setiap bukti-bukti yang relevan oleh staff yang berwenang. Selanjutnya bukti-bukti tersebut kemudian diperiksa untuk melihat kecocokan atau kesesuaiannya, seperti nilai perkalian, penjumlahan dan lain-lain. Setelah di periksa kebenarannya, kemudian dipersiapkan suatu jurnal yang tujuannya mengelompokkan jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi rutin, memudahkan pemasukkan data transaksi melalui program aplikasi akuntansi, serta memperkecil kesalahan pemberian kode perkiraan dan membantu proses validasi data sebelum posting dilakukan. Setelah dibuat daftar jurnal kemudian dipersiapkan formulir jurnal sebagai dokumen bukti pencatatan jurnal. Formulir ini memuat data meliputi dokumen sumber tanggal/bulan transaksi, nomor fomulir jurnal, kode transaksi, jumlah yang didebit dan dikredit, nama-nama perkiraan transaksi dan keterangan lain yang berisi tentang siapa yang membuat formulir jurnal, yang memeriksa dan menginputkan jurnal ke komputer. Selanjutnya setelah data jurnal diinput kemudian diverifikasi melalui fasilitas cetak layer (print disk). Jika telah sesuai dengan dokumen dasar dilanjutkan proses posting jurnal, dimana setelah
posting jurnal ini data input tidak dapat dirubah lagi, tugas ini dilakukan oleh bagian pembukuan.
Contoh-contoh bukti yang terdapat pada PT. (Persero) Askes Kantor Cabang Utama Medan antara lain yaitu bukti penerimaan kas (lampiran 2), bukti pengeluaran kas (lampiran 3), bukti penerimaan bank (lampiran 4) dan bukti pengeluaran bank (lampiran 5).
Setelah data yang diinput diyakini kebenarannya karena telah diperiksa oleh kepala seksi Administrasi dan Keuangan proses tahap yang terakhir yaitu mempersiapkan keluaran (output) yang dibuat oleh bagian pembukuan atas pengawasan kepala seksi Administrasi dan Keuangan. Laporan yang dikeluarkan oleh komputer sebelum dikirim ke semua pimpinan seksi terlebih dahulu bagian akuntansi mencatat laporan tersebut yang menyangkut : tanggal penerimaan, program aplikasi, jenis laporan, kode laporan, jumlah lembar laporan dan kepada siapa laporan dikirimkan.
2. Sistem Klasifikasi dan Pengkodean Data
Dalam EDP sistem yang diterapkan perusahaan khususnya dalam sistem informasi akuntansi, klasifikasi dan pengkodean diperlukan sebagai fasilitas dalam pengamanan data, dan agar data tersebut dapat diterima dan diproses oleh komputer.
PT. Askes (Persero) KCU Medan didalam penyusunan laporan keuangan mempergunakan sistem kode perkiraan oleh karena penggunaan kode tersebut dapat lebih mempermudah dan mempercepat pencatatan yang dilakukan secara komputerisasi.
Kode perkiraan PT. Askes (Persero) terbagi dalam empat kelompok besar, yaitu : a. Kode reporting entity
Digunakan untuk mengindentifikasi unit-unit PT. Askes (Persero) yang bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan keuangan, dan juga memperlancar transaksi antar unit. Misalnya : kode identitas kantor cabang, kantor perwakilan cabang.
b. Kode pusat aktifitas
Digunakan untuk mengindentifikasi pusat-pusat aktivitas di PT.Askes (Persero). Misalnya : Kode Daerah Tingkat II, dan Kode data Puskesmas di Tingkat II. c. Kode Akun
Digunakan untuk mengindentifikasi akun yang digunakan pada PT. Askes (Persero). Misalnya : kode akun aktiva, modal, kewajiban, pendapatan dan beban.
4) Kode Tambahan
Untuk mengindentifikasi perincian lebih lanjut dari kode perkiraan buku besar. Misalnya : kode untuk merinci kode perkiraan PDP (Pekerjaan Dalam Pelaksanaan).
Kode perkiraan buku besar sangat berhubungan dengan penyusunan laporan keuangan yang dilakukan secara komputerisasi. Untuk lebih jelasnya pembagian kode perkiraan buku besar dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut :
K LM N OP QRS
Golongan Sub Golongan Jenis Golongan Sub Jenis Golongan Jenis Kegiatan Usaha
Gambar 4.1.
Struktur Kode Perkiraan Buku Besar PT.Askes Kantor Cabang Utama Medan
Khusus untuk menu dalam program akuntansi di perusahaan ini harus diisi pula untuk pemberian kode tambahan. Kode ini dimaksudkan untuk memberikan kode khusus untuk buku/kartu tambahan seperti :
1) Kartu aktiva tetap, untuk tiap jenis barang
2) Kartu Piutang/Hutang, untuk nama debitur/kreditur
3) Kartu uang muka, untuk tiapnama pengambilan uang muka 4) Kartu Peserta Sukarela, untuk tiap-tiap Badan Usaha
Pemberian Kode Tambahan dapat dilihat sebagai berikut (1) Kode Aktiva
GB-000-XXXXX
Contoh : GB000010103 = Meja Tulis ½ Biro (2) Kode Pegawai
PG-000XXXXXX
Contoh : PG000002525 = Sawal Sani Tarigan (3) Kode Bank
BA-0-XXXXXX
Contoh : BA0BM0001 = Bank Mandiri Cabang Medan (4) Kode Badan Usaha
BU-XXXXXXXX
Contoh : BU09014401 = PT. Askes 3. Sistem Penerimaan
Sistem Penerimaan di Kantor Cabang meliputi : a. Penerimaan Operasional terdiri atas :
1) Pos dalam perjalanan Kas / Bank Kantor Regional
a) Berdasarkan surat pemberitahuan dari Kantor Regional, Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan melakukan konfirmasi ke Bank.
b) Setelah konfirmasi tentang kebenaran dropping dari Kantor Regional, Kantor Cabang Utama Medan meminta Nota Kredit / Rekening Koran Harian Saldo Harian dari Bank.
c) Setelah menerima Nota Kredit / Rekening Koran petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Bank sebesar yang tertera pada surat Pemberitahuan Dropping.
d) Jika dari hasil butir 1 dan 2 ternyata terdapat selisih, maka selisih tersebut dibukukan sebagai biaya administrasi Bank.
e) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor , bukti penerimaan tersebut dibukukan pada buku Bank oleh petugas pembukuan dan catatan Bank oleh kasir (Lampiran 6)
2) Premi Peserta Wajib yang diperbantukan di BUMN / BUMD
a) Berdasarkan bukti setor BUMN / BUMD, Nota Kredit dari Bank atau kwintasi penerimaan kasir, petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Kas / Bank.
b) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor , bukti penerimaan tersebut dibukukan pada buku harian kas/Bank oleh petugas pembukuan dan catatan kas/Bank oleh Kasir.
3) Premi Peserta Sukarela
a) Badan Usaha PT.Askes (Persero)
(1) Atas Dasar daftar potongan gaji pegawai, dilakukan verifikasi penerimaan premi dan dibuatkan bukti penerimaan Kas/Bank. (2) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor, dibukukan pada
buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan dan catatan Kas/Bank oleh Kasir.
b) Badan Usaha yang terikat Perjanjian Kerjasama Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Sukarela (PKS,JPK Sukarela).
(1) Berdasarkan data tagihan premi yang dibuat oleh Seksi Pemasaran. Seksi Administrasi dan Keuangan mengirimkan surat tagihan ke Badan Usaha bersangkutan dengan memperhitungkan piutang premi maupun yang dibayar dimuka.
(2) Setelah pembayaran diterima, dibuat kwintansi penerimaan dan petugas pembukuan membuatkan bukti peneriman Kas/Bank.
(3) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor, bukti penerimaan tersebut dibukukan pada buku harian Kas/Bank oleh kasir.
b. Pendapatan Non Operasional terdiri atas 1) Jasa Giro / Bunga Tabungan
a) Berdasarkan Nota Kredit/Rekening Koran/Buku Tabungan petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Bank.
b) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor, Bukti tersebut dibukukan pada buku harian Bank oleh petugas pembukuan dan dicatat pada catatan Bank oleh Kasir.
2) Hasil Penjualan Aktiva Tetap
a) Berdasarkan bukti hasil penjualan aktiva tetap dan kwintansi penerimaan uang yang dibuat kasir, petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Kas/Bank.
b) Setelah dapat pengesahan dari Kepala Kantor lalu dibukukan pada buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan, pada catatan Kas/Bank oleh Kasir.
3) Sewa Gedung
a) Berdasarkan kontrak sewa gedung dan bukti penerimaan sewa, petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Kas/Bank.
b) Setelah disahkan Kepala Kantor dibukukan di buku kas/Bank oleh petugas pembukuan, pada catatan kas/Bank oleh kasir.
4) Bunga Deposito
a) Berdasarkan Daftar Deposito, Petugas pembukuan membuat perhitungan bunga deposito yang masih harus diterima sesuai tanggal jatuh tempo. b) Berdasarkan perhitungan tersebut, petugas pembukuan membuat bukti
memorial dan membukukan pada buku memorial.
c) Setelah menerima Nota Kredit dari Bank, petugas pembukuan mencocokkan perhitungan bunga deposito dengan Nota Kredit dan membuat bukti penerimaan Bank.
d) Setelah mendapat pengesahan dari Kepala Kantor, bukti penerimaan tersebut dibukukan pada buku harian Bank oleh petugas pembukuan dan pada catatan Bank oleh Kasir.
c. Penerimaan lain-lain terdiri atas :
1) Iuran Jaminan Hari Tua / Tunjangan hari Tua Karyawan
a) Berdasarkan daftar potongan Gaji Karyawan, petugas pembukuan melakukan verifikasi atas kebenaran perhitungan.
b) Petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Kas/Bank dan disampaikan kepada Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan dan Kepala Kantor untuk mendapat persetujuan.
c) Setelah disetujui petugas pembukuan membukukan pada buku Kas/Bank dan dicatat pada catatan Kas/Bank oleh kasir.
2) Piutang
a) Berdasarkan Kwitansi penerimaan piutang, petugas pembukuan membuat bukti penerimaan Kas/Bank.
b) Setelah disahkan oleh Kepala Kantor bukti tersebut dibukukan pada buku harian Kas /Bank oleh Petugas pembukuan dan Kasir.
3.) Pengembalian sisa uang muka
a) Berdasarkan selisih lebih uang muka yang dipertanggungjawabkan, kasir membuat kwintasi penerimaan pengembalian uang muka yang terdapat tanda tangan penerimaan.
b) Setelah disahkan Kepala Kantor bukti tersebut dibukukan pada buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan dan kasir.
4) Hutang Pajak Pihak Ketiga
a) Atas transakasi pembayaran pengadaan barang/jasa kepada rekanan, transaksi pembayaran jasa kapitasi pelayanan kesehatan kepada dokter keluarga, transaksi pembayaran obat pelayanan kesehatan kepada apotek dan lainnya yang terdapat unsur perpajakan, dimana secara fisik dibayarkan netto, maka dibuatkan bukti pemotongan pejak atas penghasilan pihak ke tiga atau faktur pajaknya.
b) Atas bukti pemotongan pajak / faktur pajak, petugas pembukuan membuat bukti penerimaan kas/Bank.
c) Setelah disahkan oleh Kepala Kantor bukti tersebut dibukukan pada buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan dan kasir.
d. Pos Dalam Perjalanan terdiri atas :
1.) Pembebanan Pendapatan dan Biaya Sukarela
a) Berdasarkan bukti jurnal pembebanan/memorial yang diterima dari Kantor Regional/Kantor Cabang lain, petugas pembukuan membuat bukti memorial/jurnal balik penerimaan pembebanan pendapatan dan biaya sukarela.
b) Setelah disahkan oleh Kepala Kantor bukti memorial tersebut dikirimkankepada Kantor Regional/Kantor Cabang Utama pengirim
sebagai tanda bukti bahwa beban pendapatan dan biaya sukarela telah diterima.
2.) Aktiva Tetap
a) Berdasarkan surat pengiriman aktiva tetap yang diterima dari Kantor Pusat/Kantor Regional, dibuat berita acara penerimaan barang, berdasarkan berita acara penerimaan barang, petugas pembukuan membuat bukti memorial.
b) Setelah disahkan oleh Kepala Kantor, bukti memorial tersebut dibukukan pada buku memorial dan buku Bantu/kartu monitoring aktiva tetap, salinan bukti memorial dikirmkan kepada Kantor Pusat/Kantor Regional pengirim bersamaan dengan berkas berita acara penerimaan barang.
4. Sistem Pengeluaran
Pengeluaran di Kantor Cabang terdiri dari : a. Biaya pokok
1) Seksi administrasi dan Keuangan menerima berkas tagihan klaim pelayanan kesehatan dari seksi pelayanan dan dicatat pada register klaim keuangan. 2) Tagihan tersebut diverifikasi kelengkapan administrasi dan kebenaran,
apabila telah lengkap dan benar petugas pembukuan membuat bukti pengeluaran Kas/Bank, setelah disetujui Kapala Kantor, bukti dibukukan pada buku harian Kas/Bank.
3) Kasir mencatat pada catatan Kas/Bank dan melakukan pembayaran (lampiran 7)
b. Biaya Operasional
1) Seksi Administrasi dan Keuangan menerima tagihan biaya operasional dari unit kerja yang berkepentingan/pengaju.
2) Tagihan tersebut diverifikasi kelengkapan administrasi dan kebenarannya, apabila telah benar dan lengkap disetujui Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan.
3) Petugas pembukuan membuat bukti pengeluaran, setelah disetujui Kapala Kantor dibukukan pada buku harian Kas/Bank.
4) Kasir mencatat pada catatat Kas/Bank dan membayar. c. Pengadaan barang belanja modal, barang atau jasa
1) Seksi Administrasi dan Keuangan menerima berkas tagihan dari rekanan atas pengadaan BBM/barang/jasa yang dilengkapi dengan berita acara penerimaan BBM/barang/jasa dan persyaratan administrasi lainnya sesuai ketentuan termasuk pajak.
2) Tagihan tersebut diverivikasi kelengkapan administrasi dan kebenarannya, apabila telah benar dan lengkap maka disetujui oleh Kepala Seksi Administrasi dan Keuangan.
3) Petugas pembukuan membuat bukti pengeluaran Kas/Bank, setelah disetujui Kepala Kantor dibukukan pada buku harian Kas/Bank.
d. Hutang pajak
1) Penyetoran titipan pajak penghasilan pihak ke-3, PPN, pajak sewa dan lainnya berdasarkan bukti pemotongan pajak/faktur pajak.
2) Pembayaran PPh karyawan berdsarkan perhitungan pajak sementara secara bulanan (SPT pajak bulanan) dan perhitungan pajak tahunan (SPT Tahunan).
3) Berdasarkan bukti pemotongan pajak, faktur pajak dan perhitungan SPT Pajak, petugas pembukuan membuat bukti pengeluaran kas/Bank dan buku tambahan.
4) Setelah disetujui Kepala Kantor petugas pembukuan membukukan pada buku harian Kas/Bank, kasir mencatat pada Kas/Bank dan menyetor pajak ke kas Negara atau bank persepsi.
e. Uang muka kerja kepada Area Asisten Manager/ pegawai
1) Berdasarkan rencana pembayaran Area Manager/Area Asisten Manager atau rencana program/ kegiatan unit kerja yang berkepentingan, yang telah disetujui oleh Kepala Kantor, dibuat bukti pengeluaran uang muka kerja. 2) Setelah bukti pengeluaran disetujui oleh Kepala Kantor, dibukukan pada
buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan, kasir mencatat dan melakukan pembayaran.
f. Uang muka kepada PPK
1) Berdasarkan pengajuan uang muka dari PPK yang telah disetujui oleh Kepala Kantor dibuat bukti pengeluaran uang muka.
2) Setelah disetujui Kepala Kantor, bukti pengeluaran dibukukan pada buku harian Kas/Bank oleh petugas pembukuan, kasir mencatat dan membayar. g. Pos dalam Perjalanan Pembebanan Pendapatan dan Biaya
1) Berdasarkan realisasi pendapatan dan biaya, petugas pembukuan membuat bukti memorial atas pendapatan atau biaya. Setelah bukti memorial tersebut disetujui Kepala Kantor, petugas membukukan pada buku memorial. Salinan bukti memorial tersebut dikirimkan ke daerah yang merupakan pusat pendapatan dan biaya termasuk ke Kantor Pusat melalui koordinasi Kantor Regionalnya.
2) Berdasarkan bukti jurnal pembebanan/memorial yang diterima dari Kantor Regional/Kantor Cabang lain, petugas pembukuan membuat bukti memorial/jurnal balik penerimaan pembebanan pendapatan dan biaya. Setalah disetujui Kepala Kantor, salinan bukti memorial tersebut dikirimkan kepada Kantor Regional/Kantor Cabang pengirim sebagai tanda bukti bahwa beban pendapatan dan biaya telah diterima.
h. Pos Dalam Perjalanan aktiva tetap
1) Berdasarkan surat pengantar atas pengiriman barang/aktiva tetap dan kelengkapan dokumennya yang dilengkapi dengan bukti memorial PDP aktiva tetap, Petugas pembukuan membuat bukti memorial penerimaan PDP.
2) Setelah disetujui Kepala Kantor, Petugas pembukuan membukukan pada buku memorial dan buku Bantu/kartu monitoring aktiva tetap, salinan bukti
memorial dikirimkan kepada Kantor Regional/Kantor Cabang pengirim barang/aktiva tetap.
4. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Area Manager/Area Asisten Manager a. Area Manager/Area Asisten Manager menerima uang muka kerja dari Kantor
Regional/Kantor Cabang berdasarkan rencana pembayaran dan telah mempertanggungjawabkan uang muka sebelumnya.
b. Pemberian uang muka dapat diberikan berupa uang tunai, cek atau transfer ke rekening giro/tabungan yang dibuka atas nama perusahaan atau pribadi dengan surat pernyataan yang bersangkutan diatas materai dan diketahui oleh kepala unit dan pejabat bank bahwa dana tersebut bukan milik pribadi.
c. Area Manager/Area Asisten Manager wajib menyelenggarakan pencatatan dalam catat Kas atau Bank dan setiap akhir bulan wajib menyampaikan pertanggungjawaban kepada Kantor Regional dan/atau Kantor Cabang selaku pemberi uang muka.
d. Pengeluaran Area Manager/ Area Asisten Manager meliputi pembayaran pelayanan kesehatan dan biaya rutin atas persetujuan bayar Kepala Kantor. e. Area Manager/Area Asisten Manager dapat diserahi tugas untuk membantu
verifikasi kalim perorangan dan klaim kolektif dari PPK. 5. Proses Pembukuan
Pembukuan dilakukan berdasarkan bukti asli dan bukti-bukti pendukung yang sah.
a. Pencatatan harian
1) Bukti Kas, dibukukan pada buku harian memorial dan buku Bantu/ buku tambahan/ kartu monitoring.
2) Bukti Bank, dibukukan pada buku harian memorial dan buku Bantu/ buku tambahan/ kartu monitoring.
3) Buku memorial, dibukukan pada buku harianmemorial dan buku bantu/ buku tambahan/ kartu monitoring.
4) Khusus pencatatan transaksi biaya pelayanan kesehatan, data diambil dengan menarik nomor register pelayanan dari program pelayanan kesehatan.
b. Pencatatan Mingguan
Setiap akhir minggu berdasarkan catatan pada buku harian Kas/Bank dan Memorial, dibuat slip jurnal memorial dan dicatat pada buku besar.
c. Pencatatan Bulanan
1) Rekapitulasi Mutasi Buku Besar
2) Setiap akhir bulan masing-masing buku besar dijumlahkan, kemudian dipindahkan ke rekapitulasi mutasi buku besar .
3) Laporan dan Daftar
4) Setiap akhir bulan, petugas pembukuan mencetak buku-buku perusahaan sebagai laporan. Berdasarkan catatan pada buku tambahan membuat/ menyiapakan daftar-daftar sbagai pendukung kelengkapan laporan keuangan. 5) Pertanggungjawaban dan Pelaporan
Pertanggunjawaban dan pelaporan kegiatan operasional Kantor Cabang Utama ditujukan kepada Kantor Regional yang dalam hal ini laporan ditujukan kepada PT. Askes Kantor Regional I di Medan. Adapun jenis laporannya adalah sebagai berikut :
a) Laporan Mingguan yang terdiri dari : (1) Buku Harian Kas, Bank dan Memorial (2) Slip jurnal Kas, Bank dan Memorial (3) Bukti pendukung transaksi
b) Laporan Bulanan terdiri dari : (1) Pelaporan :
(a) Ikhtisar keuangan
(b) Arus Kas
(c) Rekap Slip Jurnal
(d) Neraca Saldo
(2) Kelengkapan Pelaporan
(a) Register Penutupan Kas dan Bank
(b) Rekonsiliasi Bank
(c) Photo Copy Rekening Koran (d) Daftar pos pos Neraca Manual d. Laporan Triwulan terdiri dari :
1) Laporan Arus Kas 2) Laporan Ikhtisar Keuangan
3) Laporan Realisasi Anggaran 4) Laporan Daftar Aktifa Tetap e. Laporan Tahunan terdiri dari :
1) Laporan Arus Kas
2) Laporan Ikhtisar Keuangan 3) Laporan Realisasi Anggaran 4) Laporan Aktiva Tetap
5) Laporan Inventarisasi Kekayaan dan Kewajiban per 31 Desember
Semua proses pembukuan dilakukan secara komputerisasi melalui program akuntansi. Pengiriman data transaksi ke Kantor Regional dilakukan dengan E-Mail dan dalam bentuk dokumen Pelaporan Keuangan yang dilengkapi dengan flas disc pelaporan (lampiran 9).
D. Masalah-masalah yang Dihadapi Perusahaan dalam Penerapan EDP