TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Elektronic Data Processing (EDP)
D. Metode dan Teknik Pengolahan Data Akuntansi dengan EDP Sistem
Pengolahan data dengan menggunakan EDP Sistem memiliki tujuan untuk peningkatan efesiensi dan efektivitas dalam menyelenggarakan sebuah Sistem Informasi. Peningkatan efesiensi dan efektivitas tersebut dapat didukung dengan tersedianya metode dan teknik pengolahan data yang terbaik.
Secara umum tipe pengolahan data dapat dilakukan dengan tiga cara, seperti yang dikemukakan oleh Wahana K (2003 : 127) , yaitu Real Time System, Batch Processing System dan Data Base Management System.
a. Real Time System
Dalam metode ini transaksi dimasukkan secara sendiri-sendiri ke terminal, dan master file langsung berubah pada saat transaksi itu dimasukkan. Magnetic disk adalah media yang digunakan sebagai secondary storage.
b. Batch Processing System
Dalam metode ini dokumen dasar dibuat secara manual, dikumpulkan untuk periode tertentu apakah harian, mingguan atau bulanan. Setiap transaksi langsung dimasukkan ke terminal. Transaksi disimpan secara on line dan diproses dalam master file pada periode interval yang sudah ditentukan.
c. Data Base Management System
Data Base Management System (DBMS) adalah suatu set perangkat lunak yang memiliki tujuan keseluruhan untuk mengelola data dalam suatu database. Sebetulnya DBMS ini mengimplementasikan ketiga fungsi penciptaan data, pemeliharaan data dan pemanggilan data. Data Base Management System (DBMS) ini rumit dan ampuh, karena ia dapat melaksanakan ketiga fungsi ini secara bersamaan.
Selain itu, kebersamaan ini dapat menggarap banyak struktur data yang rumit termasuk variasi-variasi file, baik akses kunci utama (contohnya nomor faktur penjualan) maupun akses kunci sekunder (contohnya tanggal penjualan), baik data isi maupun data penunjuk. Misalnya pada suatu titik waktu, DBMS ini bisa
diperintahkan untuk memutakhirkan file seseorang pelanggan dengan suatu tumpukan transaksi pembayaran, untuk mengubah penunjuk dalam suatu daftar tersambung dari catatan-catatan karyawan dan memanggil data penjualan untuk pembuatan laporan penjualan.
1.) Ciri-ciri Sistem Informasi Berdasarkan Database
Sebagai kebalikan pendekatan berorentasi file, pendekatan database mengambil sudut pandang luas organisasi yang berorentasi data. Pendekatan ini menganggap data merupakan sumber daya yang vital. Jadi daripada diterapkan pada aplikasi-aplikasi, data lebih tepat digunakan dan dikelola untuk keseluruhan organisasi.
Perkembangan teknologi komputer, khususnya sejak awal tahun 1970-an telah memungkinkan makin banyaknya perusahaan menerapkan database. Beberapa ciri dari suatu sistem informasi yang didalamnya telah diterapkan secara efektif yaitu :
a.) Independensi data
Pokok dari pendekatan database ialah independensi database dari berbagai program aplikasi. Independensi data dicapai dengan memasukkan perangkat lunak yang dikenal sebagai sistem manajemen database (DBMS). Diantara database dan program apklikasi. DBMS mengakses data dan mengelolah aspek fisik peyimpanan serta memanggil data kembali untuk program-program aplikasi. Oleh karena itu, program aplikasi tidak merinci
struktur data atau mengetahui rincian penyimpanan fisik, tetapi sebagai gantinya meminta item data dari DBMS menurut nama.
b.) Standarisasi data
Item-item didalam database memiliki definisi standart. Misalnya, item data yang mencerminkan jumlah penjualan hanya memilki satu nama, arti dan format. Jadi data harus kompatibel dengan setiap program yang mengakses database.
c.) Memasukkan data satu kali
Item-item data individual hanya sekali saja dimasukkan kedalam database, jadi data yang berkenaan dengan transaksi atau kesatuan tertentu diterima hanya dari satu sumber. Akibatnya, tidak akan terjadi inkonsistensi dalam masukan item data.
d.) Asosiasi dan paduan data
Jalinan data, baik fisik maupun logis, dibutuhkan didalam database. Jalinan data ini mengaitkan dan memadukan set-set data (kelompok item data) yang memiliki hubungan logis; Harus ditekankan bahwa jalinan-jalinan ini terjadi diantara item dan set-set data, bukan diantara file-file. Jadi Hubungan logis yang terbentuk diantara item data membantu pemakai mengkaji dan mendapatkan data yang dibutuhkan.
e.) Keamanan Data
Data dilindungi dari kemungkinan dilihat, dirubah atau dipanggil oleh orang yang tidak berwenang.
f.) Pemilikan data bersama
Data dibagi oleh semua pemakai, tidak ada fungsi organisasi tersendiri yang mempunyai hak dan kendali ekslusif atas setiap data didalam database. Jadi, fungsi produksi tidak memiliki data yang berkaitan dengan operasi produksi. Sebaliknya data seperti itu tersedia bebas bagi mereka yang membutuhkannya. Akibatnya, informasi yang menarik data yang terkumpul dalam beberapa fungsi dapat digabung untuk pengambilan keputusan.
g.) Pengelolaan data
Data dikoordinasi dan dikendalikan oleh administrator database (DBA). DBA bertanggung jawab untuk mengelola data sebagai suatu sumber daya bagi perusahaan secara keseluruhan. Tanggung jawab jabatan ini antara lain mendefinisikan persyaratan data. Standarisasi item data dan menetapkan model-model database.
2.) Lingkungan Database Management System
Para pemakai dari keseluruhan organisasi perusahaan saling berhadapan dengan database bersama. Pemakai tertentu (misalnya bagian gaji), memasukkan dokumen transaksi untuk memproses tumpukan (batch processing), program-program yang melaksanakan pemrosesan tumpukan membutuhkan record-record induk (master record) yang disusun berurutan dari database, agar mereka bisa memutakhirkan, program-program yang sama atau serupa ini secara berkala membutuhkan data dari record-record itu untuk menghasilkan dokumen dan laporan.
Pemakai lain-lain memasukkan transaksi melaului terminal-terminal on-line bersama-sama dengan kode transaksi atau kata-kata kunci yang merinci program pemerosesan, kemudian program-program on-line yang ditetapkan meminta record-record induk yang memerlukan pemutakhiran. Penggunaan untuk yang lain memasukkan data pertanyaan melalui terminal-terminal
on-line, perangkat lunak pertanyaan khusus meminta data yang dibutuhan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan dan memperagakan jawaban pada monitor. Berbagai tindakan ini menimbulkan interaksi dan konflik. Dua atau lebih pemakai memungkinkan berupaya untuk mengakses data yang sama pada waktu yang sama, atau menggunakan program aplikasi yang sama. Konflik semacam ini dapat mengakibatkan kesalahan di dalam data. Jadi, harus digunakan suatu pengaman khusus dilingkungan database untuk mencegah timbulnya akibat konflik kebutuhan di antara para pemakai.
DBMS menerima permintaan dari program aplikasi dan perangkat lunak pertanyaan untuk mendapatkan data tertentu, menyortir data, menambah record baru dan seterusnya. DBMS ini mengacu pada subskema program permintaan guna memastikan ciri khas data yang diperlukan. Kemudian DBMS meneruskan permintaan itu ke sistem operasi, yang melangsungkan pengalihan data dari penyimpanan disk ke penyangga (buffer) dan unit penyimpanan primer. Pada titik itu DBMS menjalankan pengendalian atas data yang diminta, yang mengalihkannya ke area pekerjaan penyimpanan primer untuk program aplikasi yang diminta. Apabila datanya telah
diperbaharui atau sebaliknya diubah, pengalihan dilakukan kembali ke DBMS lalu ke sistem operasi.
DBMS mengelola aspek-aspek fisik data secara rinci di dalam database. Inilah satu-satunya komponen perangkat lunak sisten informasi berdasar komputer yang “mengetahui” baik susunan penyiapan fisik maupun data logis keseluruhan. Sambil menarik bantuan dari sistem operasi dalam data yang bergerak secara fisik dari dan ke penyimpanan disk, DBMS memberi rincian mengenai struktur dari ciri khas data.
3.). Komponen Fungsional
Set komponen tertentu yang membantu DBMS bervariasi pada setiap pemakai. Namun ada tiga komponen dalam kebanyakan paket, yaitu :
a) Bahasa Deskripsi Data (DDL)
DDL (Data Defenition Language) menggambarkan struktur logis dari data base. Deskripsi ini dimulai dengan skema keseluruhan untuk database itu, bersama-sama dengan berbagai subskema. Setiap subskema harus merinci record yang rusak, termasuk hubungan serta struktur data dan program-program tempat penerapan skema tersebut.
Selanjutnya, DDL mendefinisikan setiap item data. Defenisi penuh akan mencakup nama dan kode, jenis karakter, panjang field, record dimana terdapat item tersebut, posisi dan status kunci didalam setiap record, jalinan pada record lain dan kendala-kendala keamanan. Penting dicatat bahwa hadirnya defenisi-defenisi ini dalam DDL meniadakan kebutuhan akan
defenisi data dari berbagai program akuntansi. DDL adalah kamus data, yaitu suatu gudang item data. Kamus dapat diselenggarakan dengan sarana prangkat lunak yang disambung dengan DBMS. Ini bisa berisi sebagian besar fakta sebelumnya mengenai setiap item data. Disamping itu, ia bisa mencakup keluaran dimana item data yang biasa digunakan, banyaknya peristiwa dalam database, program yang digunakan didalamnya, nama pemakai yang berwenang dan seterusnya. Kamus data dapat memberikan jumlah laporan yang sangat berguna bagi pengelola database. Program aplikasi dan para pemakai seperti akuntan. Laporan semacam ini dapat memuat semua program atau file dimana digunakan item data tertentu, semua item data yang tampak dalam file tertentu dan semua pemakai yang memerlukan item data tertentu. b) Bahasa Manipulasi Data (DML)
DML (Data Manapulation Language) memberikan sarana penyusunan permintaan dan pertanyaan sehingga data dengan mudah dapat disimpan, dimanipulasi atau dipanggil database oleh para pemakai. Kebanyakan DML menyediakan sarana ini melalui penggunaan kata kerja dan operannya yang ampuh. Contohnya kata kerja tersebut adalah READ, DISPLAY, DELETE, ADD, SORT. Operannya bisa berupa nama record dan /atau field atau nilai kunci.
c) Bahasa Pertanyaan (QL)
Bahasa pertanyaan (Query Language) memberikan berbagai perintah khusus, yang dengannya seorang pemakai dapat secara interaktif mencari database. Bahasa ini dikendalikan oleh suatu paket atau modul perangkat lunak yang tersambung pada DBMS. Dalam aspek yang lebih sederhana, perintah pertanyaan sama dengan kata kerja DML.
2. Konfigurasi Komputer
Pengembangan teknologi yang cepat dari sistem komunikasi turut membantu pengembangan yang cepat dari sistem informasi. Karena dengan bantuan peralatan komunikasi yang tersedia, data dapat dimasukkan dari berbagai tempat dan informasi dapat didistribusikan dengan cepat kepada penggunanya. Alat Bantu itu adalah : file Server atau Server yaitu satu unit IBM PC (kompatibel) yang menggunakan salah satu microprocessor Intel 80386,80486m atau Pentium. Hard disk pada Server merupakan media kerja utama bagi PC-PC lain (disebut workstation atau terminal). Terdapat tiga metode komunikasi di dalam sistem komputer,yaitu Computer to
computer, Computer to terminal, Telephone to telephone. Untuk metode komunikasi
yang pertama dan yang kedua tidak masalah, karena komputer yang satu dengan komputer yang lain ataupun dengan terminal menggunakan tipe komunikasi digital. Pada metode komunikasi yang ketiga terdapat masalah karena telepon menggunakan tipe komunikasi yang berbeda yaitu analog (untuk suara). Sehingga di dalam penggunaannya diperlukan alat tambahan (modum/modem) yang dapat mengubah sinyal digital menjadi analog, begitu pula sebaliknya.
Organisasi komputer yang digunakan di dalam suatu perusahaan disebut dengan Network. Bentuk network yang dipakai untuk penggunaan local disebut LAN (Local
Area Network) dan untuk penggunaan yang lebih luas disebut dengan WAN (Wide Area Network).
Media transmisi yang dapat digunakan adalah directline (hardware) dan telephone line. Direct line biasanya digunakan pada suatu lokasi organisasi dan apabila sistem komputer terletak pada lokasi yang berbeda dan berjauhan, maka media transmisi yang digunakan harus telephone line (pada lokasi yang jauh hubungan telephone menggunakan satelit). Untuk lokasi yang berjauhan penggunaan telepon juga lebih murah dari pada penggunaan direct line.
Network dapat diklasifikasikan menurut bentuk atau topologi yang umumnya terdiri dari tiga bentuk, yaitu :
a. BUS b. RING c. STAR
( B U S ) ( RING) (STAR)
Gambar 2.2 Konfigurasi Komputer
Sumber : Wahana K, 2003. Panduan Aplikatif Sistem Komputer Akuntansi Online Berbasis Komputer, Edisi I, Andi, Yogyakarta, hal 137-139.
3. Sistem Pengkodean Data a. Pengkodean Data
Pengkodean diperlukan sebagai fasilitas dalam pengunaan, dan sebagai penjelasan atas data dan informasi yang ada. Pengkodean adalah penetapan nomor-nomor, huruf atau simbol lain yang sesuai dengan rencana yang sistematis untuk membedakan klasifikasi kepada yang mana suatu pos dapat digolongkan, dan untuk membedakan pos satu sama lain didalam klasifikasi yang diberikan.
Dalam EDP sistem, semuanya harus diberi kode agar dapat diterima dan diproses oleh komputer. Dalam akuntansi sistem pengkodeaan harus dirancang untuk dapat mencatat dan mengklasifikasikan data masukan dengan seefesien mungkin. b. Bagan perkiraan (chart of accounts)
Tipe pengkodean yang dihadapi seorang akuntan dalam menyusun bagan perkiraan adalah penentuan angka-angka yang akan mewakili perkiraan-perkiraan dalam sistem keuangan. Penentuan kode dalam bagan perkiraan ini biasanya dimulai dengan membuat kode perkiraan dasar yang dapat disusun dalam urutan berikut : 1.) Kode Akun, terdiri dari 8 digit dengan format sebagai berikut :
a.) Digit 1 Golongan Akun
i. 1 = Aktiva
ii. 2 = Rekening antar kantor
iii 3,4,5 = Passiva
iv 6 = Pendapatan
b.) Digit 2-3 Sub Golongan c.) Digit 4-5 Jenis Golongan d.) Digit 6-7 Sub Jenis Golongan e.) Digit 8 Jenis Kegiatan Usaha
(i.) 1 = Askes Sosial
(ii.) 2 = Askes Komersial
(iii.) 3 = Askes PJKMM 2.) Nama Akun
3.) Golongan
Berikutnya, kelompok-kelompok perkiraan ini dibagi lagi menjadi perkiraan-perkiraan Tambahan. Rincian dari kelompok-kelompok perkiraan-perkiraan ini bisa berbeda antara perusahaan yang satu dengan lainnya. Kode Tambahan , terdiri dari 10 digit dengan format yang ada dalam tabel 2.1 berikut :
a.) Digit 1-2 Kode Golongan tambahan b.) Digit 3-10 Kode Referensi
Tabel 2.1
Sumber : Panduan Aplikasi Program Akuntansi PT. Askes (Persero) G 1 Versi 07.07.04. 2007. hal.213
Kode Tambahan Kode Gol Tambahan Kode Referensi
BA-0-XXXXXX BA Kode Bank
BU-XXXXXXXX BU Kode Badan Usaha