BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Komponen Sistem Pengendalian dan Penerapannya pada
2. Komponen Pengoperasian
a. Proposal Kegiatan dan Pencairan Anggaran Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Walaupun program kerja dan anggarannya sudah disetujui dan disahkan di Dewan Pleno, namun saat menjelang pelaksanaan kegiatan, tim kerja atau panitia yang akan melakukan kegiatan tersebut harus membuat proposal untuk pencairan dana dari paroki. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mempunyai prosedur yang simple dalam pengajuan proposal kegiatan. Prosedur pengajuan proposal dari tim kerja yang akan melakukan kegiatan kemudian ke Ketua Bidang bersangkutan untuk diketahui sebagai orang yang membawahi tim kerja tersebut, selanjutnya ke
Bendahara. Bendahara akan mencairkan dana jika ada persetujuan dari Romo Kepala. Maka proposal tersebut dari Bendahara ke Romo Kepala untuk diketahui dan dilihat. Pada umumnya proposal selalu disetujui oleh Romo Kepala, tidak lagi banyak diskusi atau tawar-menawar di sana karena sudah diasese saat pengajuan program kerja dan anggaran di Dewan Pleno. Jika Romo Kepala menyetujui maka Bendahara akan mencairkan dana kepada tim kerja bersangkutan.
Menurut Ketua Bidang Pewartaan, untuk mengadakan kegiatan mereka mengajukan proposal. Tidak semua dana berasal dari Dewan Paroki tetapi sebagian dari sumber lain atau swadaya/swadana. Prosedur pengajuan proposal melalui Mbak Ira yaitu salah satu dari Sekretaris Paroki yang membantu Bendahara dalam memegang kas kecil karena Bendahara sendiri tidak bisa
stand by setiap hari di paroki. Dari pemegang kas kecil proposal tersebut diserahkan ke Romo Kepala dan Bendahara, setelah ada asese dari Romo Kepala maka Bendahara akan mencairkan dana dan menyerahkannya kepada tim kerja atau bidang bersangkutan (kode 24). Namun sebelum proposal diajukan ke pemegang kas kecil, Romo Kepala, dan Bendahara, tim kerja tersebut akan menyerahkan proposal ke Ketua Bidang ditanda tangan dan mengetahui Ketua Bidang, ini untuk proposal intern yang ke Dewan Paroki. Sedangkan proposal yang ke luar paroki harus
ditanda tangan dan megetahui Romo Kepala (kode 25). Demikian juga ungkapan dari beberapa informan lain tentang proposal kegiatan dan pencairan anggaran/dana tersebut. Berikut pernyataan mereka:
Untuk pengendalian keuangan, pertama dari masing-masing tim kerja itu dulunya membuat proposal RAB kemudian untuk pencairan dana lagi dia membuat proposal lagi untuk kegiatan ini, bulan ini membutuhkan anggaran sebesar ini, kemudian dimasukkan ke Bendahara, lalu nantinya atas persetujuan Romo baru bisa kita cairkan (18). Ya, Bendahara (21) (Bendahara).
Untuk pernyataan Bendahara kode 21, informan menjawab pertanyaan penulis mengenai siapa yang mencairkan anggaran.
Anggarannya sekian rupiah gitu, „kan sudah diputusi nanti tinggal pas waktu mau pelaksanaan yang membutuhkan dana minta ke Bendahara untuk dicairkan (23)(Sekretaris Paroki).
…kalau mau minta dana „kan harus dengan proposal (14). Kalau raker „kan tanpa proposal hanya angka sekian … hanya nanti ditanya apa yang global saja sekian … (15). Tapi kan detailnya lewat proposal (16). Misalnya ada acara apa sebulan lagi atau dua bulan lagi mengajukan proposal lengkap itu dan pada akhirnya tetap Romo, mencermati (17). Ada mengetahui paling tidak terus ke Romo (18). Nanti, Romo terus ke Bendahara (19) (Wakil Ketua II). … lalu nanti bisa dengan ya kalau bahasanya kami proposal satu lembar lebih pada ini program mau mengklaim budget
yang mana, menuju RAB yang poin mana itu disebutkan di sana (14) (Ketua Bidang Liturgi).
Dana itu sudah tersedia, bukan tersedia, tersetujui kemudian ketika saya mau minta saya tinggal komunikasi saja, komunikasi dengan Bendahara ya kadang memang harus ada asese dari Romo Kepala, kalau saya harus mengajukan asese dulu sekian dengan Romo Kepala, ke Bendahara minta. Ya ndak langsung ditunjukkan ke
Bendahara tapi saya harus komunikasi dulu, kalau saya pribadi saya komunikasi dulu ke Bendahara kemudian saya membuat semacam proposal sederhana ke Romo Kepala, Romo Kepala akan melihat (11) (Ketua Bidang Litbang). …itu membuat proposal, buat proposal (33). Ya untuk kegiatannya harus ada proposal Suster (34) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi).
b. Pengetahuan Pimpinan atas Kegiatan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Romo Paroki mengetahui semua kegiatan di paroki. Di paroki ini mempunyai tiga orang romo, namun yang aktif berkarya di paroki ini ada dua romo yakni Romo Kepala dan satu romo lagi membantu yang disebut sebagai Romo Pembantu atau Wakil Ketua I. Peran Romo Kepala selain mengetahui kegiatan-kegiatan juga sebagai orang yang mempunyai wewenang menyetujui kegiatan tersebut. Jika Romo Kepala tidak menyetujui maka tidak dilaksanakan kegiatan. Romo Pembantu atau Wakil Ketua I selain melaksanakan tugas pokok juga seringkali terlibat langsung dalam kegiatan-kegiatan yang ada di paroki. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini:
Lalu kebetulan Romo Nunung juga aktif di sana, juga ada pengaruh Romo. Itu masalahnya lalu Romo centrisnya ada seperti itu ya (5). Saya juga berpikir kemarin untuk bidang-bidang yang lain barang kali memang harus kita terjun langsung untuk sementara untuk memacunya (6) (Romo Kepala).
(…) di sini lebih sebagai koordinator ya istilahnya, jadi Beliau memberikan penawaran kepada seluruh anggota itu apakah disetujui atau tidak pertimbangan bagaimana? Nanti dengan pendapat-pendapat itu nanti lalu Beliau katakan
kalau memang ini dirasa ini bisa dilaksanakan dan ada pertanggungjawabannya Beliau akan mengatakan oke kita jalankan (13). Di sini sampai Romo Nunung itu mengajar calon baptis. Saya juga tidak bisa akhirnya Romo Nunung yang berkenan mengajar (42) (Ketua Bidang Pewartaan). Orang yang disebut “Beliau” oleh Ketua Bidang Pewartaan (kode 13) adalah Romo Kepala.
… waktu membuat program, menyusun program Pastor Paroki „kan ikut. Ikut dalam penyusunan program (27). Di dalam RAPB juga ada waktu menentukan juga Romo Paroki ikut. Romo Paroki tahu semua kegiatan di paroki (28) (Bendahara).
c. Surplus dan Defisit di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Realisasi anggaran tidak selalu sesuai dengan perencanaan. Pengeluaran dana untuk kegiatan bisa lebih besar dari anggaran yang sudah ditetapkan yang disebut defisit atau sebaliknya lebih kecil dari anggaran yang sudah ditetapkan yang disebut surplus. Hal ini disebabkan kejadian-kejadian di lapangan yang tak terduga sebelumnya. Jika dana lebih bukan menjadi masalah, akan dikembalikan kepada paroki. Jika kekurangan dana maka tim kerja atau panitia pelaksana akan minta lagi ke paroki atau mengusahakannya dengan cara lain. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini:
Yang ada melonjaknya, pengalaman melonjaknya biasanya di lapangan ya (24). … sejauh ini selalu ditangani oleh panitia (25). Ada hal-hal yang tak terduga juga ya (26). Jadi kadang-kadang hal-hal mendadak ya (27). Tapi kalau seperti keamanan itu „kan terjadinya tak terduga pada
waktu hari ha-nya ya (29). Biasanya antar mereka ada pembicaraan (30). Jadi kecuali anggaran dari paroki ada donatur, ada beberapa tim kerja yang kita anggap ya biasanya tidak seluruhnya uang dipakai ya (31). Sehingga uang kita anggarkan juga ndak terpakai, biasanya diambilkan dari itu (32). Bisa dipenuhi dari panitia sendiri (33) (Romo Kepala).
Dan kelebihan antara plus minus anggaran itu nanti kalau dari LPJ-nya itu memang lebih ya kita harus bertanggungjawab karena memang itu „kan DPP „kan sudah bekerja masak mau tombok sehingga nanti kita keluarkan dari paroki, kalau kelebihannya ya dikembalikan di paroki lagi (33) (Bendahara).
Tetap dikembalikan ke Bendahara (31). Nanti dimintakan lagi ke Bendahara (32) (Sekretaris Paroki).
Kalau ada saldo dikembalikan, kalau kurang berarti nanti minta tambah (22) (Ketua Bidang Liturgi).
Kadang-kadang yang pas kadang juga lebih karena jumlah baptisan „kan kita ndak tahu berapa jumlah dalam tahun ke depan „kan kita ndak tahu kita perkirakan (20). Kalau ada kelebihan ya kembalikan, kalau ada kekurangan juga kelihatannya ndak bisa dimintakan lagi (30) (Ketua Bidang Pewartaan).
Kalau yang kepanitiaan saya kebetulan kemarin panitia ulang tahun paroki dari sekian yang dianggarkan kami masih bisa mengembalikan (35) (Ketua Bidang Litbang). Itu semuanya „kan berafiliasi ke paroki … (60). Lebih dikembalikan no (63). (…) ya dikembalikan … (64) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi).
Kalau keuanganlah, keuangan beda banyak baru dibahas misalnya ya kemarin karena ada masalah ini, kemarin karena ini rusak sehingga diganti misalnya, hanya sebatas itu (37). Kalau praktiknya kalau satu kegiatan, kalau misalnya kurang itu lihat dulu acara ini apa acara apa. Kalau acara yang terkait langsung dengan gereja dari paroki atau dari dewan kasik. Tapi kalau acaranya anak muda dan sebagainya ya silahkan cari sendiri (38). Itu tergantung juga kegiatannya, kalau kegiatan misalnya hari paroki, Paskah, Natal itu sisa masuk Bendahara (39). Selama ini
sudah selalu dimasukkan, sudah diantisipasi (41) (Wakil Ketua II).
Pernyataan Wakil Ketua II (kode 41) menjawab pertanyaan penulis tentang bagaimana jika ada keperluan dana yang tiba-tiba misalnya ada kelompok keamanan di luar jumlah yang diperkirakan sebelumnya pada hari-hari raya Natal dan Paska.
Cara lain yang ditempuh selain minta ke paroki dalam hal ini Bendahara atau mencari dana bersama, jika kekurangan dalam jumlah yang tidak terlalu besar maka mereka mengambil uang dari saku sendiri untuk menutupi kekurangan tersebut. Berikut pernyataan Sekretaris Paroki, Ketua Bidang Liturgi dan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisai tentang hal ini:
…karena setahu saya terkadang mereka itu kalau hanya
nombok sedikit ndak minta gitu lho (33) (Sekretaris Paroki).
Kecenderungannya kalau masih diangka yang masih bisa ditolerir dompet sendiri itu masih keluarin sendiri saja (23). Untuk saya dengan beberapa teman yang kebetulan di liturgi dan suka lalu cepek dana talangan itu untuk kami masih dalam batas toleransi (25) (Ketua Bidang Liturgi). …udahlah, ndak usahlah cuma segitu tak relakan (61) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organsasi).
d. Pengawasan di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Ketua Bidang bekerja sama dengan Koordinator Tim Kerja (KTK) yang dibawahinya dalam mengawasi pelaksanaan suatu kegiatan di paroki. Romo Paroki sebagai pemimpin organisasi ini
juga megawasi pelaksanaan kegiatan di paroki secara keseluruhan. Berikut pernyataan para informan:
… koordinator yang bertanggungjawab kepada masing-masing bawahannya. Ya Romo Paroki itu „kan juga pengawasnya ya Romo Paroki itu (38). Kalau dari yang paling kecil tim kerja itu ya masing-masing dalam tim kerja sejauh program yang dia laksanakan tapi yang lebih keatas mungkin selain koordinator Ketua Dewan Paroki yang awam itu yang membawahi semua yang harusnya bisa mengcover dari semua bidang juga dari tim kerja (39) (Sekretaris Paroki).
Bersama-sama dengan koordinator bidang (69). Ya, secara langsung yang menemani karena „kan kita bersama-sama. Jadi, kalau misalnya kita punya acara sekurang-kurangnya Koordinator Tim Kerja akan ngontak, lalu saya akan hadir. Ya di Ketua Bidang (70). Tetapi dalam proses rapatnya, evaluasinya saya menemani sejauh ada informasi (71) (Ketua Bidang Liturgi).
Kalau segi pengawasan biasanya, kita „kan setiap bulan rapat di dalam rapat itu kita nanti dewan itu nanti menanyakan program apa saja yang sudah terlaksana, apa saja yang tidak bisa terlaksana program apa yang akan dilaksanakan? Nah, itu sistem pengawasannya seperti (40). Kami sebagai Ketua Bidang atau lebih senang dikenal sebagai Koordinator Bidang itu lebih mengkoordinir seperti tadi misalnya tadi itu bulan ini bulan adven, sudah siap belum tim kerja untuk menghadapi adven ini tim pewartaan (41) (Ketua Bidang Pewartaan).
Ketua Bidang Litbang mengungkapkan bahwa kegiatan yang bentuknya kepanitiaan diawasi oleh dewan langsung. Berikut pernyataannya:
Kepanitiaan pasti akan dewan langsung mengawasi (40). Pelaksananya „kan panitia. Karena panitia laporan ke dewan. Yang mengawasi dewan (41). Ketika itu sudah terjadi dewan akan, pengawasan lebih pada, di situlah pengawasan terjadi. Sesuai ndak, program ini benar ndak,
ini gimana sesuai tema tidak. Pengawasan lebih pada, bukan mengawasi dalam arti kayak seorang penjaga mengawasi maling, lebih pada (43) (Ketua Bidang Litbang).
Pengawasan di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta penting dilakukan. Hal ini bertujuan supaya program atau kegiatan bisa berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan awal dilakukannya kegiatan tersebut. Berikut ungkapan Ketua Bidang Liturgi dan Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi tentang hal ini:
Biar ndak lepas dari tujuannya, dari tujuan aktivitas atau tujuan program yang sudah dibuat itu saja. Lalu kadang-kadang mereka juga perlu peneguhan (72) (Ketua Bidang Liturgi).
Pasti supaya semuanya berjalan dengan baik (85). Bisa tercapai, juga berjalan dengan baik itu dalam arti juga pengawasan bukan untuk mencurigai ndak ya tapi semuanya supaya berjalan dengan baik, baik itu bisa supaya tepat waktu, supaya semuanya juga (86) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi).
e. Standar Pelaksana Kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP) Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta belum mempunyai standar yang baku (tertulis). Hal ini diungkapkan oleh Ketua Bidang pewartaan berikut:
Kalau ditetapkan standar belum ada tapi kalau … standarnya … kegiatan itu terlaksana misalnya baptisan sudah terlaksana ya sudah berarti „kan sudah memenuhi standar (26).
Dalam melaksanakan program atau kegiatan Paroki ini mengalir berdasarkan kebiasaan dari waktu ke waktu.
f. Struktur Organisasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Struktur organisasi Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mengacu pada keuskupan dan disesuaikan dengan kondisi paroki. Skema dapat dilihat dalam PPDP halaman 16 bandingkan dengan PDDP halaman 17. Pada mulanya dan seharusnya personil yang ada lengkap sesuai dengan yang tercantum dalam skema tersebut namun dalam perjalanan waktu ada beberapa personil yang mengundurkan diri karena pindah tugas atau karena alasan lain terutama orang-orang yang menjabat dalam Dewan Harian. Berikut pernyataan para informan:
Struktur organisasi kita mengacu pada keuskupan (63) (Wakil Ketua II).
Memang untuk Paroki Jetis ini ya sementara memang ada struktur dari Romo Paroki, Ketua, Sekretaris, Bendahara, sampai paling bawah ya (51). Mungkin pada waktu membuat program timnya masih komplit tapi dalam perjalanan mungkin timnya sudah ada yang pindah ada yang keluar (25). Misalnya seperti kemarin, Bendahara. Kami hanya mendampingi sebetulnya „kan pembukuannya kita ambil yang masih muda, Mbak Andry, tapi dalam perjalanan tidak sampai akhir tahun dia sudah pindah (26) (Bendahara).
Paroki ini juga mengadakan peninjauan ulang struktur organisasi. Peninjauan ulang di sini lebih pada peninjauan dari sisi penggantian personil atau orang-orang yang menjabat dalam Dewan Paroki vakum. Tetapi dalam penggantian personil mereka mengalami kesulitan karena sumber daya manusianya (SDM) yang masih minim sehingga ada posisi tertentu yang dibiarkan kosong
sampai periode tersebut berakhir. Berikut pernyataan para informan:
Itu sementara ya kalau orangnya pindah diganti orangnya tapi ada juga yang tidak diganti sampai masa jabatan berakhir. Contohnya Bendahara, lalu beberapa tim kerja yang tidak ada, sampai saat ini masih ada tim kerja yang tidak jalan, kita motivasi tetap tidak jalan (52). Ya, ada (53) (Bendahara).
Pernyataan Bendahara kode 53 menjawab pertanyaan penulis kembali untuk memastikan bahwa benar-benar ada peninjauan ulang dalam struktur organisasi dari sisi personil yang menjabat dalam Dewan Paroki.
Ada, tapi nyari penggantinya susah (65). Maksudnya ada, Romo itu sudah berulang kali siapa ya, … saya lihat susah … (66) (Wakil Ketua II).
Kasuistik Suster ada yang dicarikan penggantinya, ada yang ya sudah biarkan saja (55) (Ketua Bidang Liturgi).
Ada dan biasanya itu digantikan … (87). Diganti (88) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi).
g. Pembagian Kerja atau Job Description Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta juga memiliki job description untuk masing-masing Dewan Paroki yang terdapat dalam Pedoman Pelaksanaan Dewan Paroki (PPDP) halaman 19-28. Berikut pernyataan para informan:
Job desc sangat umum di PPDP (53). Tidak semua walaupun umum, ya masih umum job desc-nya masih sangat umum belum detail sekali. Belum tentu semuanya bisa melakukan itu (56) (Ketua Bidang Litbang).
Yang jelas ada batas-batas tanggungjawab, misalnya sebagai Romo Paroki, Ketua Dewan itu sudah mempunyai tanggungjawab sendiri-sendiri. Sekretarisnya juga sendiri, saya sebagai Bendahara juga mempunyai tugas sendiri dengan PPDP (54) (Bendahara).
… ketua, terus wakil ketua II kalau dikaitkan dengan bidang kami hampir dikatakan ya 80%-lah itu bisa dilaksanakan, kaitannya dengan bidang kami. Misalnya terus-terang untuk romo pembantu Romo Nunung (…) mengkoordinasi bidang kami itu kami berjalan baik. Romo Kepala jelas, segala sesuatukan harus ke Romo Kepala itu lebih pada itu Suster (39) (Ketua Bidang Pewartaan).
Walaupun masing-masing Dewan Paroki sudah mempunyai pembagian tugas sesuai bidangnya, namun belum bisa terlaksana seperti yang tercantum dalam PPDP sepenuhnya. Berikut pernyataan Ketua Bidang Litbang dan Sekretaris Paroki:
Kayaknya belum bisa. Belum bisa 100% seperti yang ada di PPDP (40) (Sekretaris Paroki).
Itu tadi salah satunya waktu saya jelaskan mengenai sumber daya, personil, lowongan di perusahaan satu banding sekian yang pertama, lowongan di gereja belum tentu mudah dan sebagainya (54) (Ketua Bidang Litbang).
h. Kondisi Sumber Daya Manusia (SDM) Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Terlaksana atau tidaknya suatu program kerja sangat ditentukan oleh SDM yang ada pada suatu organisasi tersebut. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta melihat ada kendala dalam melaksanakan program kerja atau kegiatan di paroki ini. Hal ini disebabkan oleh SDM dalam paroki tersebut. Para pekerja yang ada di paroki merupakan tenaga-tenaga sukarela yang membagi
waktu dari pekerjaan pokok mereka. Akibat kesibukkan mereka di luar paroki menyebabkan program di paroki terkesampingkan. Berikut pernyataan para infoman:
Karena koordinatornya kebetulan sibuk-sibuk jadi sulit dan cari person itu ternyata ndak mudah. Jadi yang dipandang mampu ndak mau, yang mau itu maaf ya kurang. Itu penyebabnya (64) (Wakil Ketua II).
Yang ndak jalan malah yang itu yang sepuh-sepuh yang diakonia dan tata organisasinya (48) (Romo Kepala). Ini ndak ada jam kerja Suster. (…) masih aktif bekerja.
Ndak ada jam kerja. Sewaktu-waktu paroki butuh, saya ke sini (4). Minimal ya sore, karena saya harus meninggalkan jam kerja (5). Tidak ada jam kerja (7). Memang minimal ada Bendahara yang ngantor. Tapi kita ndak ada, ya bagaimana ya hanya sambilan (61).
Mereka kadang mungkin dari masing-masing pribadi kurang komunikasinya, sibuk dengan pekerjaan masing-masing …(41). Ya banyak yang kerja aktif (42). Karena kebanyakan kayaknya masih kerja, banyak yang masih kerja (43) (Sekretaris Paroki).
Karena Koordinator Tim Kerja … menurut saya tidak aktif (5). Maka tadi saya katakan yang 70% „kan itu jalan ya, 30% ndak, ada yang sama sekali ndak jalan (6). Ini tugas sosial keagamaan (7). Siapa tahu beliau-beliau banyak tugas di luar (8). Realisasinya pada saat evaluasi dana bahkan boleh dikatakan meskipun bukan cash money untuk di atas kertas angka dana sisa. Inikan satu bukti bahwa banyak yang tidak jalan (10) (Wakil Ketua II).
Nah, kalau mau mengganti orang secara statusnya di sini tidak jelas kalau tidak diganti program tidak jalan tapi kecenderungannya dibiarkan, sejauh saya mengamati (58) (Ketua Bidang Liturgi).
Ada beberapa orang sangat militan terhadap Gereja, dia berani meluangkan waktu lebih besar presentasenya di gereja tapi ada juga yang membaginya fifty-fifty bahkan ada yang kurang dari itu (55) (Ketua Bidang Litbang).
… karena apa kebanyakan malah ya faktor-faktor apa ya sikon juga bisa toh Suster. Sewaktu kita nyusun kemudian untuk kegiatan o kami ndak sanggup atau ndak mampu karena beberapa ini tadi misalnya o saya ujian, saya ini misalnya seperti itu (65) (Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi).