BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Komponen Sistem Pengendalian dan Penerapannya pada
3. Komponen Pengukuran
a. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Setiap Tim Kerja atau kepanitiaan yang telah melakukan kegiatan harus membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ). LPJ ini merupakan pertanggungjawaban kegiatan yang telah diselenggarakan dan dana yang digunakan untuk membiayai terselenggaranya kegiatan tersebut. Berikut penyataan para informan tentang hal ini:
Tapi sebenarnya kalau laporan per tim kerja itu ada (21). Tapi kebanyakan lancar ada LPJ (23) (Romo Kepala). Kemudian kegiatan itu selesai dipertanggungjawabkan dengan LPJ (19). KTK-KTK membuat laporan kemudian juga pertanggungjawaban tentang keluar masuknya uang yang dipertanggungjawabkan dalam tim kerja itu (30) (Bendahara).
Jadi kalau misalnya mereka menjalankan program yang ada biayanya ya mereka ada pertanggungjawabannya (27) (Sekretaris Paroki).
Kalau yang kemarin belum melaporkan ada kegitatan baru, yang kemarin harus lapor dulu. Kecuali keadaan khusus itu Romo harus menyetujui (23) (Wakil Ketua II).
Laporan setiap kali kegiatan (5). Setelah selesai pun nanti (…) seperti itu mereka kita suruh untuk membuat laporan
lalu diketahui oleh Ketua Bidang lalu diserahkan ke Bendahara untuk diserahkan ke Dewan Paroki (8). Setiap kegiatan Suster (18) (Ketua Bidang Pewartaan).
Kalau setiap kegiatan pasti ada laporan, setiap kegiatan pasti ada laporan (26) (Ketua Bidang Litbang).
b. Laporan Keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Laporan pertanggungjawaban Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta adalah berupa laporan keuangan sederhana yang berisi masuk keluarnya kas beserta dokumen-dokumen pendukung yang menyertainya sebagai bukti seperti nota, kuitansi dan dokumen lainnya yang mendukung. Laporan keuangan dan laporan kegiatan dibuat dalam satu dokumen, tidak terpisah antara keduanya. Hal ini untuk kepraktisan, sebab kegiatan-kegiatan yang dilakukan dapat dilihat atau terbaca dalam laporan keuangan pada bagian pengeluaran. Berikut pernyataan para informan:
Kalau untuk laporan internal itu seingat saya di Dewan Harian ada tetapi mungkin itu „kan format seperti format kas ya keluar masuk uang saja (33). Karena yang di coppy
ke kami itu seingat saya kas keluar masuk lalu dibelakang ada catatan kalau memang tadi masih belum pertanggungjawaban itu ada catatan kalau bon (34) (Ketua Bidang Liturgi).
… setelah itu dengan kuitansi laporannya, dengan kuitansi-kuitansinya bukti pembelian (21). Jadi menggunakan buktinya (52) (Ketua Bidang Pewartaan).
LPJ setelah selesai didukung dengan itu, didukung dengan pertanggungjawaban kemana uang itu. Misalnya untuk ini ada laporan pertanggungjawabannya kuitansinya (30). Jadi satu (31) (Bendahara).
Pernyataan Bendahara kode 31 “jadi satu”, maksudnya adalah mau menjelaskan bahwa di paroki ini laporan keuangan dan laporan kegiatan dibuat dalam satu laporan. Begitu juga ungkapan Romo Kepala ketika penulis bertanya selain laporan keuangan apakah ada laporan kegiatan tersendiri? Berikut jawaban beliau akan hal ini:
Kalau itu ndak. Jadi keuskupan melihat dari laporan keuangan, dari laporan keuangan „kan mereka bisa membaca bidang mana yang jalan, mana bidang-bidang yang kosong dan sumber keuangan dari mana saja (46).
Dari kalau itu per program atau aktivitas dari tim kerja nanti yang bikin laporan, laporan keuangan kemarin apa istilahnya DP berapa, atau mengambil anggaran berapa, banyak penggunaannya berapa dilampiri nota-nota (21) (Ketua Bidang Liturgi).
Tidak terpisah (22) (Ketua Bidang Pewartaan).
Menurut Ketua Bidang Liturgi, paroki ini menayampaikan laporan kegiatan di forum namun hanya secara lisan. Berikut pernyataannya:
Secara narasi lisan itu ada nanti forumnya di Dewan Harian tapi yang terdokumentasi tertulis begitu jarang yang terdokumentasi keuangan saja sementara ini.
Selain itu, setiap tim kerja membuat laporan keuangan per kegiatan bukan per bulan. Sebab belum tentu setiap bulan melakukan kegiatan. Berikut pernyataan para informan:
Ndak, „kan tidak pasti tiap bulan mereka ada kegiatan (28). Kalau Bendahara ya hanya berkaitan dengan keuangannya saja (29). Kalau untuk keuangan ke Bendahara (30) (Sekretaris Paroki).
… Ya per kegiatan, karena belum tentu per bulannya ada kegiatan (24) (Ketua Bidang Liturgi).
Tapi laporan keuangan itu „kan setiap kali kegiatan tapi kalau untuk kepanitiaan, seperti misalnya panitia komuni pertama nanti ada panitia krisma itu mereka tersendiri secara keseluruhan dalam satu kepanitiaan (23) (Ketua Bidang Pewartaan).
Laporan keuangan dari tim-tim kerja sebagai pertanggungjawaban seharusnya menyertakan dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti. Namun Bendahara tidak jarang mendapat kendala dalam hal ini yakni tidak lengkapnya dokumen bukti itu sendiri. Ini disebabkan lemahnya pencatatan orang yang bertanggungjawab untuk itu, dalam hal ini Bendahara panitia kegiatan. Berikut pernyataan Romo Kepala dan Wakil Ketua I tentang hal ini:
Sebenarnya pertanggungjawaban itu sudah ada, cuma Bendahara panitia itu ternyata lemah sekali dalam pencatatan (18). Sehingga panitia tidak bisa membuat laporan dengan lengkap (19). Kalau saldonya itu sudah ada hanya perinciannya itu (20). Tanda bukti lalu hal-hal yang harus dilampirkan itu ndak bisa dipenuhi (22) (Romo Kepala).
Catatan harian tidak dibuat sehingga nota-notanya tidak ada (11) (Wakil Ketua I).
c. Keterlambatan Pengumpulan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Walaupun setiap tim kerja yang menyelenggarakan kegiatan harus membuat LPJ kegiatan, namun yang menjadi
kendala adalah keterlambatan dalam pengumpulan LPJ terbebut. Berikut pernyataan para informan:
… kegiatan itu bervariasi …, sering lancar tapi yang terakhir ini dua panitia besar ini malah lambat sekali (17) (Romo Kepala).
Ada beberapa. Terutama untuk kegiatan yang hari-hari besar … (63) (Bendahara).
Pernyataan Bendahara kode 63 menjawab pertanyaan penulis tentang apakah ada tim kerja yang terlambat mengumpulkan laporan? Demikian juga Wakil Ketua II mengungkapkan hal yang sama:
Ada yang masih ngambang ini, sudah sekian bulan salah satu tim kerja (27).
Penulis juga mengajukan pertanyaan yang sama kepada informan lain mengenai apakah ada tim kerja yang terlambat mengumpulkan laporannya? Menurut Ketua Bidang Liturgi ada kecenderungan terlambat dalam pengumpulan laporan (kode 30). Ketua Bidang Pewartaan juga mengungkapkan hal senada, menurut beliau biasanya terlambat mengumpulkan laporan (kode 28).
d. Laporan Keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta ke Keuskupan Agung Semarang (KAS)
Paroki Santo Albertus Agung Jetis tergolong tertib dalam menyampaikan laporan ke Keuskupan Agung Semarang (KAS). Setiap bulan paroki ini menyampaikan laporan keuangannya ke KAS. Berikut pernyataan para informan tentang hal ini:
Kita laporannya per bulan ke keuskupan (44). Laporan Keuangan Paroki (45) (Romo Kepala).
Tiap bulan (62) (Bendahara).
Itu „kan laporan keuangan yang ke keuskupan (44). Ya, tiap bulan tetap kirim (53) (Sekretaris Paroki).
Tiap bulan (26) (Wakil Ketua II).
Tertib, karena setiap bulan melaporkan ke kita ke Dewan Harian bahwa untuk yang ke keuskupan ini …, lalu laporan kita ke keuskupan seperti ini (57) (Ketua Bidang Pewartaan).
e. Penerapan Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki (PTKAP) dan General Ledger (GL) Paroki di Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Dalam pembuatan laporan keuangan Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta berusaha untuk mengikuti Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki (PTKAP) sesuai dengan peraturan dari KAS. Berikut pernyataan Romo Kepala dan Wakil Ketua II akan hal ini:
Ya, kita pakai itu (49) (Romo Kepala).
Ya, meskipun masih tertatih-tatih dan pernah terlambat juga … (67) (Wakil Ketua II).
Namun tidak semua informan mengetahui secara pasti apakah paroki sudah menerapkan dan mengikuti PTKAP dalam pembuatan laporan keuangan. Berikut pernyataan mereka:
Sepertinya sudah, sepertinya (66). Yang saya ingat itu
kayaknya buku yang tadi bon-bon pengeluaran, penerimaan gitu saja sih. PKAP belum (67). Ya. Sepertinya sudah ya (68) (Ketua Bidang Liturgi).
Kalau lihat ndak pernah …(57). Pernah dengar Suster (58) (Ketua Bidang Litbang).
Ada kendala yang dialami oleh paroki, dalam hal ini mereka yang bersentuhan langsung dengan pembuatan laporan keuangan seperti Bendahara. Kendala tersebut berupa kurangnya tenaga yang bekerja di paroki di bidang ini. Berikut pernyataan Bendahara tentang hal ini:
Kalau mungkin Bendaharanya lengkap, ya mungkin tidak sulit. Ini Bendahara hanya 1 dan masih kerja (59).
GL Paroki merupakan software yang disediakan oleh keuskupan dalam pembuatan laporan keuangan di paroki-paroki. Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta mengupayakan menerapkan software tersebut dalam pembuatan laporan keuangannya. Berikut pernyataan Romo Kepala tentang hal ini:
Ya, harus pakai itu, sekarang wajib itu Suster, semua harus mengupayakan pakai itu (50) (Romo Kepala).
Walaupun paroki harus berupaya untuk menerapkan
software ini, namun secara praktiknya belum bisa direalisasikan dengan baik. Mereka masih menggunakan excel atau yang mereka sebut manual dalam pembuatan laporan keuangannya. Berikut pernyataannya:
Masih manual Gl-nya belum jalan (48). Ya, excel (50). Cuma belum pakai program GL-nya (51) (Sekretaris Paroki).
Belum sepenuhnya, karena mungkin sebagian besar belum memahami, kalau istilah saya mungkin masih konvensional
ya, itu saja menurut saya masih bersyukur kalau bisa baik (33) (Wakil Ketua II).
Itu sementara yang sudah jalan tapi tidak semua blanko-blanko format yang kita (…) dari keuskupan belum semua jalan. Hanya laporannya pakai manual. Saya dibantu oleh Romo Paroki (…) kemudian Romo Nunung yang membuat laporan (55) (Bendahara).
Penulis bertanya kepada Bendahara tentang apakah GL sulit (susah) untuk diimplementasikan di paroki. Berikut jawaban beliau:
Sebenarnya ndak susah, hanya belum mau belajar, kalau Mbak Andry dulu pakai (56).
Beberapa dari informan tidak mengetahui dengan jelas tentang GL Paroki dan sejauhmana software ini sudah digunakan di paroki. Berikut pernyataan mereka:
Saya pernah mendengar GL Paroki tetapi digunakan atau tidak saya tidak tahu lalu kalau pun digunakan sepertinya dulu pernah digunakan tetapi seoptimal apa saya juga tidak tahu. Itu yang waktu dulu pelatihan di paroki itu hanya Bendahara dan sekretariat paroki (36) (Ketua Bidang Liturgi).
Penulis juga bertanya kepada Ketua Bidang Pewartaan mengenai
software apa yang digunakan oleh paroki dalam membuat laporan keuangan. Beliau tidak tahu secara pasti tentang hal ini. Berikut pernyataannya:
Kelihatannya kemarin mencoba yang dari keuskupan (27). Demikian juga ungkapan Ketua Bidang Paguyuban dan Tata Organisasi:
Itu dengar-dengar itu, pokoknya ada aturan dari keuskupan yang diterapkan (51). Ndak tahu tapi yang jelas itu ada sistemnya sendiri. Sistem-sistem yang sudah dari keuskupan, gitu (52).
f. Dampak Keterlambatan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Dalam menyampaikan laporan ke KAS, paroki ini mendapat kendala keutuhan atau kelengkapan laporan. Keterlambatan penyampaian laporan dari tim-tim kerja berdampak bagi laporan yang disampaikan ke KAS. Laporan ke KAS juga tidak utuh atau sempurna, sehingga harus ditulis catatan bahwa masih ada bon. Mereka menyebutnya laporan seperti ini masih menggantung karena tim kerja yang belum melaporkan. Berikut pernyataannya:
…tapi itu nanti menjadi menggantung kayak bon sementara seperti itu, kalau tidak salah lho. Jadi laporan tetap berjalan cuma itu yang masih, kalau masih ada arus yang belum masuk. Ya itu masuk catatan kaki dibawahnya berupa bon … (52) (Sekretaris Paroki).
Ditulis disitu bon, karena belum berani melaporkan buktinya belum ada, dulu minta uang berapa, terpakai berapa, kalau sisa berapa, kan belum tahu (28) (Wakil Ketua II).
Jadi biasanya kita hanya … ya ini untuk laporan yang lengkap kadang-kadang susah juga tim kerja (31). Sepertinya kalau laporan itu belum fix ya belum komplit biasanya diberi catatan gitu Suster (51) (Ketua Bidang Pewartaan).
g. Penagihan LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta Bendahara akan melakukan penagihan terhadap LPJ-LPJ yang terlambat melalui Ketua Bidang atau langsung ke tim kerja yang bersangkutan. Berikut pernyataannya tentang hal ini:
Dan ini memang kemarin saya kejar-kejar bulan Maret sudah hilang semua dari catatan sehingga di sini tidak ada (64) (Bendahara).
… Ketua Panitia atau koordinator yang berkaitan dengan kegiatan itu dikejar-kejar wah ini belum ngumpul ini kuitansinya belum dapat (22) (Wakil Ketua II).
Kadang saya mengingatkan kalau saya pas blong
Bendahara mengingatkan, Bendaharanya juga lupa ya sudah mungkin bisa lewat dari bulan pembukuan yang seharusnya (31) (Ketua Bidang Liturgi).
Jadi kadang-kadang Bendahara biasanya ngoyak-oyaknya
ke Ketua Bidang, “Pak, bagaimana kegiatan ini belum ada laporannya, belum ada kuitansinya”. Lalu saya juga ngoyak
lagi kalau sudah klop lalu nanti Bendahara akan menulis (55) (Ketua Bidang Pewartaan).
h. Manfaat LPJ Paroki Santo Albertus Agung Jetis Yogyakarta
Adanya LPJ sangat penting bagi suatu organisasi. Sebab LPJ merupakan bentuk suatu pertanggungjawaban. Demikian juga bagi paroki ini LPJ bukanlah suatu formalitas saja namun memberi manfaat tersendiri bagi paroki. Berikut pernyataan Bendahara akan hal ini:
Pengukuran kinerja (65). Sehingga nanti kalau laporannya itu baik lancar nanti juga keuskupan bisa menilai Romo Paroki dan Tim Dewan itu kinerjanya baik, sehingga kalau kita butuh bantuan dari keuskupan lebih mudah (66).