SARANA DAN TEKNIK DALAM MANAJEMEN MUTU
5.4 KUALITAS DESIGN (RANCANGAN)
Kualitas merupakan prinsip-prinsip desain yang diubah oleh manajer yang memiliki pikiran dan perilaku bisnis. Desain kualitas Lossely merupakan metode yang menggunakan tim multidisiplin dalam melakukan pemikiran secara konseptual, desain barang dan semua perencanaan produksi pada waktu yang bersamaan, Lossely menyebutnya dengan insiyur bersama (concurrent engineering), rekayasa simultan secara paralel. Kualitas dengan desain baru telah mendorong perubahan dalam struktur manajemen.
Fungsi utama sebuah perusahaan adalah menyelesaikan tugas mereka dengan “melempar keatas dinding”, atau departemen berikutnya dalam urutan selanjutnya dan tidak perduli dengan masalah pelanggan internal yang muncul secara kebetulan, kualitas dengan desain atau insiyur bersama (concurrent engineering) membutuhkan fungsi utama yang harus dilakukan tim secara bersama. Sistem ini menyediakan umpan balik dengan segera, mencegah terjadinya masalah kualitas dan produktivitas.
87
Gambar 5.3 menunjukkan diagram dialir untuk rekayasa baik secara berurutan atau tradisional disebelah kiri dan kualitas dengan desain atau concurrent engineering disebelah kanan. Spesialisasi diawali pada masing-masing kualitas. Kemudian pada defenisi barang dan spesifikasi, biaya diminimalkan dan kinerja dimaksimalkan. Dengan demikian, barang-barang berkualitas baik yang diproduksi dengan mengurangi biaya dengan waktu yang lebih pendek.
Gambar 5.3 Diagram alur pengembangan barang
Kualitas desain atau metode concurrent engineering merupakan gabungan dari semua langkah menjadi satu. Setiap barang dirancang untuk meraih kesuksesan pada tahap siklus hidupnya. Kali pertama, kualitas harus dirancang dengan benar mengingat atribut dan aspek seperti pemasaran, perakitan, dan kemampuan
Sequential Enginering Verifikasi Defenisi produk desain Verifikasi ulang Mendesain ulang Proto tipe Prototipe ulang Kinerja biaya Lebih Estetika Stabilitas Kemampuan Manufaktur Kemampuan uji coba
Servis Kualitas Majelis Keandalan Generasi baru manufaktur UJI Verifikasi Proto tipe Teknisi manufaktur Pasar manufaktur Uji coba Hasil Estetika Kualitas berdasarkan desain Defenisi produk Pelanggan Pemasangan Servis Biaya Kualitas Penerimaa Pemasok Pelanggan Desain
88
pelayanan sebelum dirilis untuk melakukan pengujian dan produksi. Dasar pemikiran yang digunakan untuk pelaksanaan kualitas berdasarkan desain. Anggaran proyek untuk semua industri menjadi hal yang paling penting disetiap penjualan barang. Metode akuntansi dan anggaran saat ini bukanlah hal yang penting. Pada masa lalu, konsumen hanya memiliki beberapa merek yang dipilih berdasarkan harga yang didikte oleh permintaan untuk setiap barang yang berkualitas dengan keuntungan yang wajar. Barang impor membantu menyeimbangkan permintaan terhadap barang- barang yang berkualitas dengan harga yang wajar dan memungkinkan konsumen untuk mengatur harga pasar. Kualitas desain membantu mengendalikan harga yang wajar dengan menggeser semua desain proyek awal daripada siklus hidup yang panjang seperti yang ditunjukkan pada gambar 5.4.
Gambar 5.4 Hipotesis Pengembangan barang Sepanjang Masa
Keterangan:
= defenisi barang = desain = verifikasi = prototipe
= desain ulang = verifikasi ulang = prototipe ulang = generasi baru
= pabrik = uji coba
Total waktu yang dibutuhkan untuk desain model kualitas pada defenisi- barang dan spesifikasi secara signifikan lebih besar daripada apa yang dibutuhkan dalam model rekayasa yang berurutan. Dengan menggunakan desain kualitas, barang dirancang sesuai kemampuan produksi dalam rangka mengendalikan proses statistik agar lebih efektif. Barang yang diproduksi dengan baik sesuai proses kemampuan akan menimbulkan reaksi kepuasan pelanggan yang berantai. Jumlah pelanggan akan meningkat dan biaya pengerjaan ulang menurun. Dengan demikian, perusahaan
89
mengambil dua langkah didepan. Pertama untuk lingkungan, dan kedua langkah untuk mundur untuk melakukan pemeriksaan barang yang dirancang dengan proses kemampuan atau dibawah proses kemampuan.
5.5 FMEA
Modus kegagalan dan analisis efek pertama kali dikembangkan pada tahun 60- an. Industri Aerospace mengadopsi FMEA sejak tahun 1960. Sampai sekarang modus ini masih digunakan dalam industri otomotif secara lebih luas. Banyak produsen kendaraan otomotif bersikeras bahwa pemasok harus menggunakan FMEA pada barang baru dan melakukan perubahan terhadap barang selamanya. Penggunaan FMEA di indutri lain merupakan fenomena yang relatif masih baru.
FMEA merupakan desain dan teknik perencanaan pra-barang yang terstruktur dari proses pemikiran para insinyur untuk mempertimbangkan segala cara, dimana suatu barang atau komponen dari barang yang kemungkinan akan mengalami kegagalan. FMEA adalah teknik analisis yang:
a) Mengidentifikasi potensi kegagalan b) Menilai efek potensial pada pelanggan
c) Mengidentifikasi potensi penyebab kegagalan
d) Mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan
e) Meminimalkan potensi penyebab kegagalan
f) Memfasilitasi dialog antar departemen
g) Memfasilitasi identifikasi karakteristik yang penting pada proses
Sebuah FMEA memungkinkan para insinyur untuk melihat semua aspek dari kegiatan rancangan (desain) dengan cara yang sangat formal dan terstruktur. Masalah yang potensial dicatat, dinilai secara numerik dan digolongkan dalam urutan, kemudian diambil tindakan.
Kapan menggunakan F.M.E.A
Sebuah studi FMEA menyatakan bahwa FMEA dapat dilakukan untuk setiap tahap selama pengembangan barang. Namun, kapan idealnya menggunakan teknik ini adalah “pada tahap konsep asli, ketika spesifikasi sedang dibangun atau dibentuk. Segera setelah desain selesai akan tetapi sebelum produksi dimulai”. Pada saat perubahan besar dilakukan, baik dengan desain atau proses pergantian. Setelah studi FMEA telah dilakukan dan tindakan perbaikan juga dilakukan, yaitu dengan penilaian ulang.
90
Manfaat FMEA?
FMEA merupakan hulu, aktivitas off-line dan merupakan biaya pencegahan kualitas. Hal ini berkaitan dengan membangun kualitas kedalam barang sebelum diproduksi. FMEA harus dilakukan dengan benar, oleh sebab itu harus FMEA harus mengarah pada:
a) Memo dan kegiatan pengulangan menurun
b) Mengurangi kegiatan pemeriksaan dan proses pengendalian
c) Mengurangi kondisi kegagalan
d) Biaya garansi atau jaminan menurun
e) Mengurangi biaya produksi secara keseluruhan
f) Meningkatkan kepuasan pelanggan
Rancangan dan Kegiatan FMEA
Kegiatan rancangan proses FMEA merupakan dua tahap yang berbeda, yaitu analisis dan konvensional dicatat secara terpisah. Desain FMEA harus dilakukan sejak awal dalam suatu barang. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang akan berfungsi dengan baik bila diproduksi. Potensi kegagalan dianalisis setiap saat. Studi proses FMEA dilakukan segera setelah gambar desain diselesaikan. Hal ini digunakan untuk mengidentifikasi potensi kegagalan dari setiap proses, komponen, dan perakitan.
Menyiapkan Dokumen FMEA.
Langkah-langkah berikut sangat penting dalam memproduksi dokumen FMEA.
1. Nomor FMEA
Masukkan nomor dokumen FMEA, yang dapat digunakan untuk melakukan pelacakan.
2. Item
Masukkan nama dan nomor di sistem, subsistem atau komponen yang prosesnya sedang dianalisis
3. Tanggungjawab Proses
Masukkan MPM, departemen dan kelompok. Menunjukkan nama pemasok jika diketahui
91
Masukkan nama, nomor telepon dan teknisi dari perusahaan yang bertanggungjawab untuk menyusun FMEA
5. Model Tahun (s)
Masukkan model tahun (s) yang dimaksud yang akan digunakan dan atau dipengaruhi oleh desain atau proses yang akan dianalisis (jika diketahui) 6. Tanggal Kunci (Date Key)
Masukkan tanggal awal jatuh tempo FMEA, yang tidak boleh melebihi tanggal jadwal awal barang.
7. Tanggal FMEA
Masukkan tanggal FMEA asli yang dikompilasi, dan tanggal terbaru yang direvisi
8. Core Team
Daftar nama individu yang bertanggung jawab, dan departemen yang memiliki kewenangan untuk mengidentifikasi dan atau melakukan tugas-tugas (dianjurkan pada semua tim anggota, nama, departemen, nomor telepon, alamat dan lain-lain dimasukkan dalam daftar distribusi)
9. Fungsi Proses/Persyaratan
Masukkan deskripsi sederhana dari proses operasi yang dianalisis (misalnya Turning, pengeroran, penyadapan las, perakitan). Ditunjukkan sebagai tujuan proses yang diringkas atau operasi yang sedang dianalisis. Dimana proses melibatkan banyak operasi (misalnya perakitan) dengan mode potensial yang berbeda dari kegagalan, dan kemungkinan diinginkan pada daftar operasi sebagai proses yang terpisah
10. Cara Menemukan Potensi Kegagalan
Disini kita mengidentifikasi dan menjelaskan modus kegagalan yang potensial. Cara ini penting untuk mempertimbangkan kemungkinan kegagalan. Bekerja dengan menggunakan prinsip bahwa jika kemungkinan terjadi kesalahan, misalnya bengkok, terikat, kotor, terbuka, pendek, maka alat-alat dasar dikenakan/digunakan. Bent, Bindy, kotor, Terbuka, pendek, Grounded Alat dikenakan
11. Akibat Kegagalan Potensial
Akibat kegagalan potensial kita dapat mengidentifikasi dan menilai dampak potensial dari kegagalan serta menjelaskan pengaruh kegagalan untuk
92
menyesuaikan tujuan produk. Misalnya kebisingan, operasi yang tidak menentu, tidak dapat mengikat, tidak ada tekanan dan lain-lain.
12. Severity (s)
Memperkirakan tingkat kerusakan akibat kegagalan dalam skala 1-10. Biasanya:
Kecil Severity 1
Severity rendah 2-3
Severity menengah 4-6
Severity tinggi 7-8
Severity Sangat Tinggi 9-10
13. Penyebab Kegagalan Potensial
Disini kita akan mencoba mengatasi penyebab potensi kegagalan dan daftar
semua penyebab khusus dari kemungkinan terjadinya kegagalan.
Menggunakan diagram sebab dan akibat. Misalnya, Torsi yang tidak benar, atas, bawah, ventilasi yang tidak memadai dan lain-lain
14. Kejadian (0) (Lanjutan)
Evaluasi kriteria yang disarankan:
(Tim harus menyepakati kriteria evaluasi dan sistem peringkat, yang konsisten bahkan jika dimodifikasi untuk proses analisis secara individu).
Probabilitas kegagalan Ranking Kemungkinan Kegagalan Tarif Cpk
Sangat tinggi
Kegagalan yang tak
terelakkan 10 9 > 1 in 1 in 2 3 ≤ 0.33 ≤ 0.33
Tinggi Secara umum terkait
dengan proses yang sama dengan proses sebelumnya yang sering gagal
8 7 1 in 1 in 8 20 ≥ 0.51 ≥ 0.67
Netral Secara umum terkait
dengan proses yang telah
mengalami kegagalan
sekali, tetapi tidak dalam proporsi yang besar
6 5 4 1 in 1 in 1 in 80 400 8000 ≥ 0.83 ≥ 1.00 ≥ 1.17
Rendah Kegagalan terisolasi yang
terkait dengan proses yang sama
3 1 in 15,000 ≥ 1.33
Sangat rendah
Hanya kegagalan terisolasi yang terkait dengan proses yang hampir sama
2 1 in 1,50,000 ≥ 1.50
93
Tidak ada kegagalan yang
pernah berhubungan
dengan proses yang hampir sama
15. Kegiatan Pengendalian
Pengendalian saat ini adalah deskripsi dari pengendalian yang baik untuk mencegah modus kegagalan yang akan terjadi sejauh mungkin atau mendeteksi modus kegagalan yang akan terjadi. Pengendalian ini dapat mengendalikan proses seperti kesalahan pemeriksaan perlengkapan atau pengendalian proses statistik (SPC) atau bisa juga evaluasi pasca proses, evaluasi pasca operasi terjadi pada subjek atau operasi berikutnya yang dapat mendeteksi modus kegagalan dari subjek.
16. Deteksi
Memperkirakan probabilitas deteksi non kegagalan sebelum sampai ke pelanggan, menyarankan pengevaluasian kriteria. (Tim harus sepakat terhadap kriteria evaluasi dan sistem peringkat yang konsisten bahkan jika dimodifikasi untuk proses analisis individu).
Kemungkinan adanya cacat yang akan terdeteksi melalui pengendalian sebelum keproses berikutnya atau sebelum bagian atau komponen keluar
dari pabrik atau lokasi gudang
Peringkat Kepastian
mutlak Non-deteksi
Pengendalian tidak dapat mendeteksi adanya kecacatan
10
Sangat rendah Kemungkinan pengendalian tidak akan
mendeteksi adanya kecacatan
9
Rendah Pengendalian kemungkinan mampu
mendeteksi adanya kecacatan
8 7
Netral Pengendalian dapat mendeteksi keberadaan
pendeteksian
6 5
Tinggi Pengendalian memiliki kesempatan yang baik
untuk mendeteksi keberadaan pendeteksian (proses pendeteksian gagal secara otomatis).
4 3
Sangat tinggi Pengendalian mendeteksi hampir tidak
adanya kecacatan (lebih lanjut proses
pencegahan otomatis)
2 1
94
Jumlah resiko (PNR) hanya dihitung sebagai produk dari kejadian, tingkat keparahan dan deteksi.
PNR = 0 x S x D
18. Tindakan Yang Disarankan
Tindakan ini didasarkan pada: a) Nilai NPR yang dihitung.
LPNs tertinggi memerlukan tindakan dengan segera
Hal ini berguna untuk peringkat LPNs (tinggi vs rendah) dalam urutan prioritas yang mirip dengan Analisis Pareto
b) Nilai-nilai signifikan individu yang terjadi sangat tinggi, tingkat keparahan atau deteksi
19. Tanggung Jawab
Yang termasuk dalam tanggung jawab perusahaan dan individu
20. Tindakan yang Diambil
Menentukan tindakan yang harus diambil untuk menghilangkan atau mengurangu kekhawatiran yang berlebihan.
Panduan untuk mengambil tindakan dari masalah yang terjadi dan tindakan perekaman yang diambil. Kemudian lanjut kelangkah 21 dan merevisi O, S, D, dan NPR. Mengulangi sampai tercapai kepuasan.
Mengingat FMEA adalah sebuah dokumen yang langsung merekam semua desain dan proses perubahan
Jenis Kegagalan pada Modus Area
Bengkok Berkarat Beralaskan Dihilangkan Korsleting
Melepuh Retak Bocor Hubungan yang
terbuka
Ketat
Terikat Rusak Longgar Diluar toleransi Melengkung
Rapuh Cacat Lumer Keropos
Patah Beruban/tidak berwarna Sejajar Kasar Orang yang selalu buat susah
95 IMPLEMENTASI ISO-9000
Langkah-langkah Untuk Menerapkan Manajemen Mutu
Terdapat sejumlah langkah yang diperlukan untuk menerapkan sistem manajemen mutu. Langkah tersebut akan diuraikan satu per satu sebagai berikut:
1. Komitmen Manajemen Senior
Langkah yang paling penting dalam menerapkan sistem manajemen mutu yang akan memenuhi atau melampaui standar ISO-9000 adalah adanya
dukungan penuh dari manajemen senior atau manajemen puncak. Chief
Executive Officer (CEO) harus bersedia menyediakan sumberdaya yang diperlukan untuk mecapai sertifikasi.
2. Menunjuk Wakil Manajemen
Setelah komitmen dibuat, maka proses selanjutnya adalah dengan mengadopsi pendekatan tim proyek dan kemudian memperlakukan usaha bisnis lainnya tanpa ada perbedaan dari perwakilan manajemen. Orang ini bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan pelaksanaan dan pemeliharaan sistem mutu dan sebagai penghubung bagi semua pihak yang terlibat dalam proses, baik internal maupun eksternal. Penerapan sistem mutu harus melibatkan setiap orang dalam perusahaan. Standar tersebut mengharuskan perwakilan manajemen menjadi orang yang mampu menjamin bahwa sistem mutu dapat diimplemtasikan dan dipelihara secara efektif.
3. Kesadaran
Langkah ini membutuhkan program kesadaran. Karena proses ini akan memperngaruhi setiap anggota serta membutuhkan masukan dari mereka, dan semua orang harus memaham sistem mutu. Mereka harus tahu bagaimana sistem akan mempengaruhi kegiatan operasi setiap hari dan memanfaatkan potensi yang ada.
4. Menunjuk Tim Pelaksana
Setelah semua pihak diberitahu mengenai niat perusahaan untuk mengembangkan sistem mutu, tim pelaksana harus segera dibentuk. Tim ini nantinya akan merekrut anggota dari semua departemen dan tingkatan dalam perusahan.
5. Pelatihan
Tim pelaksana, pengawas, dan tim audit harus dilatih. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan mengirimkan pemimpin tim untuk pelatihan dan hasil dari
96
pelatihan tersebut diseminarkan pada semua anggota tim melalui seminar sehari atau dua hari.
6. Waktu Penjadwalan
Kegiatan ini mengembangkan waktu penjadwalan, untuk mengimplemtasikan dan sistem pendaftaran. Kerangka waktu menuntut adanya ukuran dan jenis perusahaan dan sejauh mana sistem mutu yang ada diperusahaan tersebut.
7. Menseleksi Elemen-Elemen Yang Dimiliki
Tim implementasi memilih elemen-elemen yang dimiliki dari masing-masing elemen sistem. Banyak elemen yang akan menjadi anggota pada tim implementasi. Departemen atau bidang tertentu diperusahaan kemungkinan akan memberikan lebih dari satu elemen yang dimilikinya kepada tim implementasi. Setiap departemen yang memiliki elemen mempunyai hak untuk memilih sebuah tim yang akan membantu dalam proses sistem mutu.
8. Meninjau Sistem Kehadiran
Meninjau semua sistem yang berkualitas dari sekarang. Salinan manual mutu, prsedur, instruksi kerja, dan formulir yang diperoleh dan digunakan saat ini. Dokumen-dokumen ini diurutkan menjadi sistem elemen-elemen untuk menentukan apa yang tersdia dan apa yang dibutuhkan dalam melengkapi sistem.
9. Pencatatan Dokumen
Sebelum kualitas dan prosedur ditulis secara manual, dokumen tersebut digabungkan menjadi satu dokumen. Dengan menulis intruksi kerja yang tepat akan menjaga kualitas fungsi departemen tertentu. Proses ini harus melibatkan setiap karyawan karena orang yang terbaik untuk menulis instruksi kerja adalah orang yang melakukan pekerjaan secara teratur.
10. Memasang Sistem Baru
Mengintegrasikan kebijakan, prosedur, dan instruksi kerja setiap hari kerja di perusahaan dan mendokumentasikan apa yang sedang dilakukan. Hal ini tidak perlu dilakukan untuk semua elemen yang akan dilaksanakan pada waktu yang bersamaan.
11. Audit Internal
Melakukan audit internal dari sistem mutu. Langkah ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem ini dapat melakukan efisiensi kerja dan menyediakan informasi bagi manajemen untuk meninjau manajemen yang komprehensif.
97
12. Meninjau Manajemen
Melakukan peninjauan terhadap manajemen. Peninjauan manajemen digunakan untuk menentukan efektivitas sistem dalam mencapai tujuan kualitas yang dinyatakan.
13. Pra-Penilaian
Jika pekerjaan telah dilakukan dengan baik maka pra penilaian tidak perlu dilakukan.
14. Pendaftaran
Langkah ini membutuhkan tiga bagian penting, yaitu memilih panitera atau pencatat, mengajukan permohonan dan melakukan audit sistem panitera.
Memilih panitera termasuk biaya, lead time (waktu jeda), penerimaan
pelanggan dari panitera, akreditasi panitera dan kesamaan dengan industri dimana perusahaan berada. Permohonan pendaftaran juga harus mencakup pencatat dari pemasok dengan kebijakan dan prosedur manual untuk peninjauan kembali.
Waktu yang dilibatkan dalam sistem audit dan prosedur manual yang dicatat untuk meninjau kembali. Waktu yang dilibatkan dalam pencatatan sistem audit akan sangat bervariasi bergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan dan jumlah auditor yang terlibat. Biasanya diperlukan waktu antara satu sampai tiga hari yang terdiri dari pertemuan pembukaan untuk menggambarkan proses auditor yang akan mengikuti, audit departemen dari sistem mutu dan pertemuan penutup untuk membahas temuan auditor.