PROSES PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
Tahap 7: Rencana Masa Depan
4.6 KUALITAS MENURUT SIX SIGMA (6σ)
“Sigma” digunakan untuk menunjukkan distribusi atau penyebaran tentang mean (rata-rata) dari kegiatan atau proses apapun. Sigma (σ) adalah kata lain untuk standar deviasi. Pada kegiatan atau proses bisnis atau manufaktur, nilai sigma adalah metrik yang menunjukkan seberapa baik kegiatan atau proses yang dilakukan. Semakin tinggi nilai sigma (2σ, 3σ, 4σ, dan lain-lain) maka semakin baik kegiatan atau kegiatan atau proses. Sigma merupakan kegiatan untuk mengukur kemampuan melakukan pekerjaan yang bebas dari cacat. Sebuah cacat merupakan segala sesuatu yang menghasilkan ketidakpuasan pelanggan. Dengan 6σ, indeks pengukuran umum mengenai cacat per unit, dimana unit tidak bisa menjadi komponen apapun, sepotong material, kode baris, bentuk administrasi, kerangka waktu (kerja), jarak, dan lain-lain.
Nilai sigma menunjukkan seberapa sering cacat yang akan mungkin terjadi. Semakin tinggi nilai sigma, semakin kecil kemungkinan proses akan menghasilkan cacat. Nilai sigma yang meningkat, biaya akan turun, waktu siklus turun, dan kepuasan pelanggan naik. Kegiatan 6σ sederhana yang berarti bahwa antara spesifikasi target dan batas toleransi standar deviasi enam dapat disesuaikan (gambar 4.1 menjelaskan perbedaan antara kegiatan 3σ dan 6σ ).
Gambar 4.1 Perbedaan antara kegiatan 3σ dan 6σ
Selanjutnya, kemampuan proses 6σ berarti 3,4 ppm (kegagalan per sejuta kesempatan) cacat atau 99,99966 % baik. Apabila produk atau jasa diproses pada tingkat kinerja dengan kualitas six sigma, maka perusahaan dapat mengharapkan 3,4 kegagalan per sejuta kesempatan (DPMO) atau 99,99999 % dari apa yang diharapkan
65
pelanggan akana da dalam prosuk atau jasa tersebut. Proses yang dilakukan oleh perusahaan merupakan kenyataan dan telah dibukti oleh perusahaan Motorola. Ketika kita menggambar histogram dari proses produksi perusahaan, perusahaan datang untuk mengetahui bagaimana kita, kita dapat, kemudian, menghitung sigma (σ) nilai proses perusahaan. Ketika perusahaan menempatkan batas toleransi, seperti yang ditentukan oleh persaingan, pada kurva perusahaan (terdistribusi normal) maka perusahaan datang untuk mengetahui dimana posisi perusahaan saat ini. Perusahaan mungkin berada di 2σ atau 3σ.
Saat ini, perusahaan memulai perjalanan 6σ. Dengan kata lain, perusahaan harus mengecilkan proses variabilitas sedemikian rupa, dengan demikian proses nilai sigma berkurang ke level baru yang terendah, yang dapat dipasang ±6 kali dalam batas toleransi yang sama. Batas toleransi yang sama menunjukkan peningkatan kualitas. Proses perbaikan seperti itu hampir tidak menghasilkan cacat apapun.
Six sigma Motorola adalah sebuah metode atau teknik pengendalian dan peningkatan kualitas dramatik yang diterapkan oleh perusahaan Motorola sejak tahun 1986, dan merupakan terobosan baru dalam bidang manajemen kualitas. Ahli-ahli manajemen kualitas menyatakan bahwa metode six sigma Motorola telah diterima dan dikembangkan secara luas oleh dunia industri, karena manajemen kualitas mengalami frustasi terhadap sistem-sistem manajemen kualitas yang ada saat ini, yang sebagian besar tidak mampu melakukan peningkatan mutu secara dramatik menuju tingkat kegagalan nol (zero defects). Prinsip-prinsip pengendalian dan peningkatan kualitas six sigma Motorola mampu menjawab tantangan tersebut, dan berhasil membuktikannya karena Motorola selama kurang lebih 10 tahun setelah mengimplementasikan konsep six sigma telah mampu mencapai tingkat kualitas 3,4 DPMO (defects per million opportunities-kegagalan per sejuta kesempatan).
Beberapa keberhasilan Motorola dari aplikasi konsep six sigma sebagai berikut: 1) Peningkatan produktivitas rata-rata 12,3% per tahun
2) Penurunan COPQ (cost of poor quality) lebih dari 84% 3) Eliminasi kegagalan dalam proses sekitar 99,7%
4) Penghematan biaya manufaktur lebih dari $11 Milyar
5) Peningkatan tingkat pertumbuhan tahunan rata-rata 17% dalam penerimaan, keuntungan, dan harga saham Motorola.
Hasil dari peningkatan kualitas diatas, dikur berdasarkan persentase antara COPQ (cost of poor quality) terhadap nilai penjualan (sales value) yang ditunjukkan pada tabel 4.1.
66
Tabel 4.1 Enam σ Sebagai sebuah Tujuan (Distribusi bergeser ± 1.5σ) Tingkat Sigma Cacat dalam PPM Hasil dalam %
COPQ sebagai hasil persentase dari nilai penjualan
2 σ 3 σ 4 σ 5 σ 6 σ 308,538 66,807 6,210 233 34 69,1462 93,3193 99,3790 99,9797 99,9999
Tidak dapat dihitung 25-40% dari penjualan 15-25% dari penjualan 5-15 % dari penjualan 1 % dari penjualan
Six Sigma Sebagai Pengukuran Kinerja Bisnis dan Industri
Pengukuran kinerja bisnis dan industri dalam menggunakan konsep six sigma Motorola yang mengizinkan nilai rata-rata dari proses bisnis dan industri bergeser 1,5 sigma. Penggunaan konsep six sigma dari Motorola dalam pengukuran berbagai kasus akan dikemukakan sebagai berikut dengan menggunakan contoh perhitungan yang ditunjukkan pada tabel 5.2 berikut ini:
1. Kasus transaksi bisnis untuk 500.000 pelanggan per satuan waktu tertentu 2. Unit total = 500.000 transaksi
3. Kapabilitas 1-sigma = 691.462 DPMO = (691.462/1.000.000) x 500.000 = 345.731 kegagalan atau kesalahan transaksi
4. Kapabilitas 3-sigma = 66.807 DPMO = (66.807/1.000.000) x 500.000 = 33.404 kegagalan atau kesalahan transaksi
5. Kapabilitas 5-sigma = 233 DPMO = (233/1.000.000) x 500.000 = 117 kegagalan atau kesalahan transaksi
6. Kapabilitas 6-sigma = 3,4 DPMO = (3,4/1.000.000) x 500.000 = 2 kegagalan atau kesalahan transaksi
7. Maka kapabilitas 6-sigma jauh lebih baik dari kapabilitas 5,4,3,2, dan 1 sigma.
Tabel 4.3 Pengukuran Kapabilitas Proses (Sigma) dari Beberapa Kasus
Kapabilitas Sigma 1 2 3 4 5 6 N o Kasus Aktivitas kerja Unit total 691.462 DPMO 308.538 DPMO 66.807 DPMO 6.210 DPMO 233 DPMO 3.4 DPMO 1 Kesalahan per 500.000 transaksi Transaksi 500.000 transaksi 245.731 154.269 33.404 3.106 117 2
67 minum selama 1 bulan (30
hari=30 x 3.600 detik = 108.000 detik)
publik detik = 20.74 menit detik = 9,26 menit detik = 2,00 menit = 11,18 menit detik 3 Downtime-mesin/peralatan per 10 ribu jam kerja (10.000 x 60 menit = 600 ribu menit)
Perawatan mesin dan peralatan 108.000 detik 414.877,2 menit = 6.914,62 jam 185.122,8 menit = 3.085,38 jam 40.084,2 menit = 668.07 jam 3.726 menit = 62.1 jam 139,8 menit = 2,33 jam 2,04 menit 4 Keterlambatan penyerahan proyek berjangka waktu 180 hari kerja (180 hr x 24 jam x 60 menit = 259.200 menit) Pelaksanaa n proyek 259.200 menit 179.227 menit = 2.987,12 jam = 124.46 hari = 4.15 bulan 79.973 menit = 1.332,88 jam = 55.54 hari 17.316 menit = 288,6 jam = 12.03 hari 1.610 menit = 26,83 jam = 1,12 hari 60 menit = 1 jam 1 menit
5 Kesalahan pemberian resep per 100 ribu pasien
Pelayanan kesehatan 100 ribu pasien 69.146 pasien 30.854 pasien 6.681 pasien 621 pasien 23 pasien 0 pasien 6 Kegagalan memperoleh
pekerjaan yang sesuai per 40 ribu alumni universitas
Link and Match 40 ribu orang 27.658 orang 12.342 orang 2.672 orang 248 orang 9 orang 0 orang
7 Kehilangan bagasi per 10 juta penumpang pesawat terbang
Pelayanan bagasi 10 juta penum Pang 6.914.620 penumpang 3.085.380 penumpan g 668.070 penum pang 62.100 penumpan g 2.330 penum pang 34 penum pang 8 Kegagalan pembersihan ruangan seluas 10 m x 10 m = 100 m2 (100 m2 = 1.000.000 cm 2) Cleaning service 1.000. 000 cm 2 691.462 cm2 = 69.15 m2 308.538 cm2 = 30,85 m2 66.807 cm2 = 6.68 m2 6.210 cm2 =0.62 m2 233 cm2 = 0,02 cm2 3,4 cm2
Kesimpulan dari tabel 4.3 dapat dilihat pada tabel 4.4 berikut ini:
Tabel 4.4 Makna Praktis
99% Good (3,8 σ) 99,999999% Good (6 σ)
1) 20.000 artikel hilang dari mail / jam
2) Aman air minum 15 min. / Hari
3) 5.000 salah bedah
4) 2 pendaratan pendek atau panjang di bandara / hari
5) 200.000 salah resep obat / tahun
6) Tidak ada listrik selama hampir 7 jam / bulan
1) Tujuh artikel hilang / jam
2) Aman air minum 1 min. / 7 bulan
3) 1,7 prosedur bedah yang tidak benar /
prosedur minggu / minggu
4) Satu pendek atau panjang landing / 5 tahun
5) 68 salah resep / tahun
6) Satu jam tanpa electricity/34 tahun
6σ menurut Dr J. Mikel Harry, CEO dari Akademi Six Sigma, Phoenix, USA.
1. Pertama, Six sigma merupakan pengukuran statistik
Pengukuran ini memberitahu kita seberapa baik sebuah produk, jasa dan proses yang sebenarnya. Pengukuran ini mengizinkan kita untuk membuat perbandingan dengan produk sejenis atau proses pada produk dan jasa yang berbeda. Kita dapat melihat bagaimana kita harus meninggalkan dan apa yang harus kita lakukan untuk mencapainya. Dengan kata lain, 6σ membantu kita
68
membangun pelatihan dan pengukuran kecepatan dalam perlombaan untuk mencapai kepuasan pelanggan.
2. Ketika kita mengatakan bahwa proses adalah 6σ, yang berarti bahwa kita berada di titik terbaik dikelasnya
Seperti tingkat kemampuan hanya akan menghasilkan 3,4 kasus ketidaksesuaian dari setiap satu juta kesempatan dari ketidaksesuaian. Disisi lain, ketika kita mengatakan bahwa proses lain adalah 4σ, berarti kita berada ditengah-tengah. Proses ini berarti untuk 6,210 ketidaksesuaian per sejuta kesempatan pada ketidaksesuaian. Dalam hal ini, skala sigma atau pengukuran yang diberikan pada kita “ micrometer yang bermutu tinggi” untuk mengukur kecukupan produk, jasa dan proses.
3. Six sigma adalah strategi bisnis
Hal ini sangat membantu kita untuk mendapatkan keunggulan yang kompetitif. Dengan alasan yang sangat sederhana, seperti ketika Anda ingin meningkatkan rating sigma dari proses, kualitas produk, dan biaya dapat turun. Pelanggan menjadi lebih puas merupakan hasil dari proses ini.
4. Ketiga, sigma ini adalah firasat
Sigma ini merupakan sebuah pandangan, bagaimana cara kita merasakan pekerjaan pada dunia bisnis disekitar kita. Pada dasarnya, firasat adalah salah satu cara bagaimana bekerja dengan lebih cerdas, dan bukan dengan lebih keras. Kegiatan ini memberi arti bagi kita untuk membuat lebih sedikit dan membuat kesalahan untuk segala hal yang kita lakukan-dari cara perusahaan dalam memproduksi produk dengan cara mengisi pesanan dari pembelian. Pada saat kita menemukan dan menetralisir sumber variasi yang berbahaya, maka peringkat sigma perusahaan akan naik. Sekali lagi, hal ini berarti bahwa proses kemampuan perusahaan meningkat dan cacat (kesalahan) akan hilang. 6σ Menurut Mr Jack Welch, The CEO of The General Electric Co, Amerika Serikat:
1. 6σ adalah sebuah metodologi disiplin peningkatan kualitas yang berfokus pada gerak dari setiap proses yang menyentuh pelanggan, setiap produk dan jasa, terhadap pendekatan kualitas terbaik. Hal ini merupakan pengukuran dari kualitas perusahaan.
2. MOTOROLA sebagai pelopor dan ALLIED SIGNAL, berhasil
menyatuhkannya. GE belajar dari pengalaman kedua perusahaan tersebut dan mulai mengimplemtasikannya.
3. 6σ adalah sistem top-down.
4. Jika perusahaan berhasil menerapkan 6σ, maka perusahaan harus:
a) Terbuka untuk perubahan
69
c) Bergerak dengan cepat terhadap ide yang terbaik
5. Perusahaan harus yakin bahwa kualitas 6σ dapat berperan sentral pada masa depan GE, tetapi perusahaan harus menyadari bahwa membutuhkan waktu yang lama untuk konsisten dalam berkomunikasi, penekanan yang tanpa henti dan kepemimpinan yang memiliki semangat untuk mengerakkan GE pada pelatihan yang lebih berani
6. Saat ini 6σ, telah menyebar seperti api di setiap perusahaan dan telah mengubah segala sesuatu yang dikerjakan oleh perusahaan.
Hal ini telah menyelamatkan sekitar $1200 pada perusahaan selama tahun 1998. 7. 6σ secara cepat membagi bagian kedalam kode genetik kepemimpinan masa depan. Saat ini pelatihan 6σ menjadi prasyarat untuk promosi jabatan ke posisi profesional atau posisi manajerial di perusahaa, dan syarat untuk setiap opsi harga saham. Kompensasi eksekutif senior saat ini diberi nilai tertinggi terhadap komitmen 6σ dan keberhasilan saat ini yang didefenisikan sebagai “sesuatu yang dapat dimakan” keuntungan finansial, bagi pelanggan dan perusahaan.
8. Perusahaan percaya bahwa ada banyak kreativitas, semangat dan energi pada
GE yang tidak memiliki dasar dan tidak ada penyanggah atau penopang. Perusahaan juga percaya bahwa terdapat kapasitas “tak terbatas untuk meningkatkan segala sesutau”. Kemudian perusahaan mempercayainya, akan tetapi tidak terdapat metodoogi atau disiplin yang melekat pada keyakinan akan adanya kreativitas, semangat dan energi pada GE. Keyakinan terhadap 6σ mengenai kualitas, kebersamaan dengan budaya belajar, berbagi dan kegembiraan yang tanpa henti
6σ Metodologi Terobosan Pada Peningkatan Mutu
Metodologi ini tidak memiliki keunikan. Metodologi ini memiliki sedikit varian metodologi yang diberikan oleh banyak ahli kualitas. Tidak terdapat terobosan dalam metodologi seperti ini, akan tetapi solusi/hasil, dapat diperoleh dengan mengikuti metodologi yang sistematis dengan benar-benar mencoba terobosan ini. Peningkatan kualitas tidak hanya dalam persentase tetapi dalam bermacam-macam (misalnya 100 kali, 1000 kali). Metodologi ini terdiri dari lima langkah, yaitu: Menetapkan (define, D), Mengukur (measure, M), Analisa (Analysis, A), Meningkatkan (Increase, I), dan Pengawasan (Control, C) atau DMAIC. Penggunaan metodologi DMAIC secara sederhana dapat dilihat pada gambar berikut:
70
Gambar metodologi DMAIC Six Sigma
Penjelasan dari masing-masing langkah tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Menetapkan (Define)
Masalah yang membutuhkan terobosan solusi, harus didefenisikan secara jelas dan terukur dalam segala hal. Masalah yang dipilih harus mementingkan pelanggan dan harus memiliki relevansi dengan bisnis perusahaan. Dengan kata lain, harus memastikan kepuasan pelanggan yang besar serta penghematan rupiah yang dapat dilakukan perusahaan. Jika perusahaan telah mengembangkan strategi bisnisnya, masalah harus berada dibawah strategi perusahaan.
Pada umumnya, setiap pelanggan mengharapkan produk/jasa yang bebas cacat dan pengiriman yang tepat waktu. Sebagian besar masalah terjadi pada dua kategori tersebut. Mendefenisikan masalah pada area manufaktur lebih mudah bila dibandingkan pada area jasa.
2. Mengukur (Measure)
Langkah penting kedua adalah pengukuran. Perusahaan harus mengukur sejauhmana perusahaan berada atau perusahaan saat ini berada diposisi mana, dan memutuskan kemana perusahaan akan berlabuh. Mengutip Dr J Mikel Harry ”Jika Anda tidak mampu mengungkapkan proses yang Anda capai dalam bentuk angka, maka Anda tidak benar-benar tahu banyak hal mengenai masalah kualitas”. Dan jika Anda tidak tahu banyak hal mengenai masalah kualitas, Anda tidak bisa mengendalikannya.
Dan jika Anda tidak dapat mengendalikannya, Anda berada di posisi belas kasihan. Dan jika Anda berada diposisi belas kasihan, mengapa harus bingung
Define Measure Analyze Improve Control
• Apa masalah yang sedang terjadi? • Akibat dari masalah yang terjadi? • Proses yang mana yang harus di investigasi? • Tujuan atau hasil yang ingin dicapai • VOC • Mengumpulk an data • Patokan kinerja dari proses Anda saat ini • Pareto grafik • COPQ • Nilai proses sigma • Menganalisis data yang dikumpulkan • Daerah FMEA yang berisiko tinggi • Peta kendali • Pareto • Diagram korelasi • Merekomen • dasikan solusi • Mengimplem entasikan solusi • Pengujian hipotesis • Merievew hasil • Mempertah ankan perbaikan terus menerus • Memantau kinerja • Mempredik • si perilaku proses • VOC • Peta kendali • Nilai proses sigma • COPQ
71
dengan masalah kualitas? Oleh karena itu, perusahaan harus belajar menggunakan bahasa penomoran. Data yang baik adalah data yang diukur dengan menggunakan sistem. Oleh karena itu, sebelum mengumpulkan data lakukan terlebih dahulu analisis sistem pengukuran dan jika hasilnya tidak memuaskan, tindakan korektif harus diambil sebelum mengukur data. Data terdiri dari 2 jenis yaitu Diskrit dan Kontinu. Data kontinu adalah data yang sesuai untuk analisis statistik dan karenanya dilakukan upaya untuk mengkonversi data diskrit menjadi data yang kontinu (berkelanjutan).
Setelah mengumpulkan data diskrit yang cacat dan menghitung peluang untuk membuat kesalahaan, perusahaan dapat menghitung kesalahan per peluang (DPO), yang tidak lain adalah kemungkinan membuat kesalahan. Dari tabel statistik perusahaan dapat mengetahui apakah “standar normal deviasi”, yaitu nilai Z atau nilai sigma. Jika data tersebut adalah data kontinu perusahaan dapat mengetahui nilai sigma dengan menghitung rata-rata dan proses standar deviasi dengan mengetahui batas spesifikasinya. Maka perusahaan dapat mendefenisikan masalah secara statistik. Setelah mendefenisikan sebab dan akibat masalah maka diagram dapat dibangun melalui brainstorming dan
memisahkan penyebab menjadi penyebab eksperimental dan non
eksperimental. Solusi harus diidentifikasi dan dilaksanakan melalui Standard Operating Procedures (SOP) pada penyebab non eksperimental pada tahap ini sendiri, yang membawa penurunan proses variabilitas pada sebagian besar masalah. Kedepannya, faktor-faktor eksperimental dapat dilakukan untuk tahap analisis berikutnya.
3. Analisa (Analyze)
Analisis statistik harus dilakukan pada tahap ini untuk mengidentifikasi penyebab eksperimental. Tes ini dilakukan untuk mengetahui apakah penyebab (faktor) yang benar-benar membuat perbedaan yang signifikan dalam merespon ketika tingkat faktor-faktor tersebut berubah. Alat yang digunakan adalah T-test, F-test, ANOVA, Chi-Square, Korelasi, dan Regresi. Sebuah analisis grafis yang disebut analisis multi variabel dapat dilakukan untuk memisahkan variasi respon kedalam lembaran, antara potongan dan waktu yang lebih bervariasi. Setelah mengidentifikasi faktor-faktor eksperimental yang penting beberapa dari faktor-faktor tersebut dibawa ke tahap selanjutnya.
4. Meningkatkan (Increase)
Pada tahap ini kita akan mengoptimalkan respon atau tanggapan. Dengan kata lain kita akan menentukan target nilai dengan mencoba melakukan pengaturan
72
tingkatan pada faktor-faktor penting. Proses percobaan ini disebut dengan desain eksperimen. Ada beberapa tahap pada proses percobaan ini seperti desain yang ramping/rancangan desain pecahan faktorial, faktorial lengkap, faktorial lengkap dengan replikasi, desain komposit tengah, metode pendakian steepest, proses evolusioner (EVOP), metode Taguchi dan lain-lain. Pada akhirnya kita akan memberi batasan pada faktor-faktor pada tingkat yang diperlukan. Untuk melakukan DOE, perencanaan secara menyeluruh sangat diperlukan karena DOE membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang mahal.
5. Pengawasan (Control)
Ada tahap akhir adalah memegang keuntungan yang telah diperoleh dari tahap perbaikan, kecuali kita memiliki pengendalian yang baik kita cenderung akan kembali pada keadaan semula. Statistical Process Control (SPC) harus digunakan untuk mengendalikan keuntungan. Terdapat beberapa jenis diagram pengendalian seperti MR, X dan R, X dan S dan EWMA pada data yang berkelanjuta dan p, np, c dan u untuk grafik pada data diskrit yang dipilih serta perangkat Poka-Yoke yang dapat diatur untuk menghindari kesalahan yang tidak disengaja. Ide Poka-Yoke adalah untuk menghormati kecerdasan para karyawan dengan mengambil alih tugas yang berulang dan bergantung pada ketelitian dan ketajaman daya ingat (memori).
Pada bab ini mencoba menjelaskan arti six sigma tanpa memasukkan unsur statistik kedalamnya. Pada hakekatnya, metodologi peningkatan kualitas six sigma merupakan strategi yang menjembatani filsafat kualitas dengan alat statistik yang tersedia, yang bergantung pada kendali manajemen dan praktek yang kuat untuk memperoleh keuntungan. Untuk menjadi ahli dalam metodologi ini, maka seseorang membutuhkan pelatihan selama 10 hari dan mempraktekkannya dalam satu proyek nyata. Setelah memahami metodologi ini dengan sungguh-sungguh maka kita tidak akan berhenti untuk meningkatkan perbaikan kualitas. Six sigma bukanlah sekedar lelucon. Proses ini telah menghantarkan beberapa perusahaan besar seperti MOTOROLA, GENERAL ELECTRIC, ALLIED SIGNAL, dan lain-lain. Saat ini perusahaan-perusahaan di India dan China sudah banyak yang mempraktekkan teori ini, misalnya perusahaan M / S BHARAT ELECTRONICS LTD dan M / S WIPRO di India.
73