BAB 3. TINJAUAN KHUSUS PT PRADJA PHARIN (PRAFA)
3.2. Logistic Department
Logistic Department dipimpin oleh seorang manager yang membawahi
bagian PAC (Production Activity Control), Warehouse (gudang), dan Finished
Goods (obat jadi) yang dibantu oleh beberapa supervisor. Logistic Department
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam merencanakan jadwal kegiatan produksi serta menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi.
Gambar 3.2 Struktur organisasi Logistic Department.
3.2.1. PAC (Production Activity Control)
PAC bertanggung jawab untuk mengatur aktivitas produksi. PAC beranggotakan tiga orang staf yang merupakan satu tim dan dipimpin langsung oleh Logistic Manager. Tugas dan tanggung jawab PAC yaitu :
1. Kegiatan tahunan seperti :
a. Membuat perencanaan tahunan (Annually Production Plan) produksi obat jadi.
b. Membuat Production Order (PrO) Released setiap tahun. 2. Kegiatan bulanan seperti:
a. Menerima Master Production Schedule (MPS) dari bagian PPIC. b. Menerima Rolling Forecast (ROFO) dari bagian PPIC.
3. Kegiatan mingguan seperti :
a. Membuat Production Schedule 4. Kegiatan harian yang meliputi :
a. Membuat dan mengeluarkan Pro dua hari sebelum proses produksi. b. Membuat dan mengeluarkan Picking List untuk bahan baku dan bahan
kemas untuk bagian gudang (logistik).
c. Membuat dan mengeluarkan Batch Production Record (BPR)
Compounding, BPR Dispensary, Packaging Direction Record (PDR)
untuk pengemasan primer dan sekunder.
Dalam membuat perencanaan jadwal produksi perlu mempertimbangkan hal-hal berikut :
1. Work in process (WIP), yaitu sejak PrO dikeluarkan sampai sebelum produk masuk ke Gudang Obat Jadi (GOJ).
2. Inventory Policy dari manajemen berupa jumlah buffer stock yang diperbolehkan di gudang.
3. Kapasitas produksi. 4. Batch size.
5. Lead time produksi, sejak barang mulai masuk proses sampai dikirim ke gudang.
6. Lead Time QC, yaitu dari barang selesai diproduksi sampai Finished Goods
Released.
3.2.2. Warehouse (WH)
Warehouse dipimpin oleh seorang Warehouse Supervisor yang dibantu
oleh tiga orang section head yaitu Raw Material (RM) Section Head, Packaging
Material (PM) Section Head, dan P&G Section Head. Adapun tugas dan tanggung
jawab bagian Warehouse :
1. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan raw material/bahan baku, bahan kemas dan finished goods (obat jadi).
2. Menjaga kualitas dan kuantitas bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi di dalam gudang sesuai dengan syarat dan ketentuan CPOB.
3. Memonitor persediaan bahan baku,bahan kemas, dan obat jadi.
Bagian P&G Warehouse bertanggung jawab atas bahan baku dan kemas untuk produksi P&G. Warehouse memonitor persediaan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi dengan cara melakukan weekly random stock taking finished
good/raw material.
Penyimpanan barang dilakukan berdasarkan spesifikasi material atau produk menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Masing–masing barang memiliki kartu rak (Bincard) untuk mencatat keluar–masuknya barang, jumlah dan tanggal transaksi juga untuk memudahkan pengambilan barang dari gudang.
Pembagian area gudang adalah sebagai berikut : 1. Gudang Bahan Baku Prafa
a. Gudang bahan baku terdiri dari:
Gudang bahan baku Prafa dibagi lagi menjadi tiga area yaitu : gudang non betalaktam, gudang betalaktam, dan gudang sefalosforin, yang berada di gedung yang terpisah.
- AC Area; gudang dengan suhu ≤ 25 oC dan kelembaban ≤ 75% untuk menyimpan bahan-bahan yang tidak tahan suhu > 25 oC.
- Cool Storage Area, yang merupakan gudang dengan suhu 2-8 o
C untuk menyimpan bahan-bahan yang mudah meleleh pada suhu kamar.
- Non AC Area; gudang dengan suhu kamar (≤ 30 o
C) yang digunakan untuk bahan-bahan yang dapat disimpan pada suhu kamar.
- Area ditolak/ rejected. - Ruang peralatan. b. Gudang Bahan Kemas Prafa
Gudang bahan kemas digunakan untuk menyimpan semua bahan yang dipakai pada proses pengemasan untuk menghasilkan produk jadi. Macam ruangan gudang bahan kemas terdiri dari :
- Ruang AC, untuk label, alu-foil, leaflet.
- Area ditolak/ rejected.
2. Gudang Bahan Kemas dan Bahan Baku P&G
Gudang bahan kemas dan bahan baku produk P&G dipisahkan dari gudang bahan baku dan bahan kemas produk Prafa. Pembagian ruangan di gudang bahan kemas dan bahan baku P&G sama dengan ruangan di gudang Prafa yang terdiri dari ruang AC, ruang non AC dan ruang untuk leaflet.
3. Gudang Obat Jadi Prafa dan P&G
Gudang obat jadi digunakan untuk menyimpan hasil produksi yang siap diserahkan ke distributor.
4. Gudang Umum
Gudang umum menyimpan barang–barang non inventory seperti barang teknik (kabel, sparepart mesin, perkakas) dan peralatan kantor (kertas, kapas, tisu dan alat tulis). Prosedur pengadaan barang non inventory dimulai dengan pembuatan POR (Purchase Order Requisition) oleh masing-masing departemen yang membutuhkan yang ditujukan kepada Purchasing agar melakukan pemesanan barang. Purchasing membuat PO (Purchase Order) dalam melakukan pembelian kepada supplier. Supplier memberikan barang sesuai dengan PO dan menyerahkannya ke gudang. Barang yang diterima dicek dengan menggunakan
checklist, kemudian gudang membuat PRL (Purchase Receipt Local)/PRI
(Purchase Receipt Import) sebagai pernyataan penerimaan barang. 5. Gudang Api
Gudang api mempunyai fungsi untuk menyimpan bahan baku yang mudah terbakar. Gudang ini terbagi atas area Prafa, P&G, Corrosive, Rejected, Washing dan gudang untuk penyimpanan oli.
Kegiatan yang dilakukan oleh warehouse meliputi : 1. Proses Penerimaan Barang
Penerimaan barang inventory yang berupa bahan baku ataupun bahan kemas dari supplier diawali dengan pemesanan barang oleh bagian PPIC dengan menggunakan POR (Purchase Order Requisition), kemudian purchasing membuat dan mengirimkan PO (Purchase Order) ke supplier yang dituju.
Supplier datang membawa barang beserta surat jalan dan Certificate of Analysis
(CoA) dari barang tersebut sesuai dengan PO. Pada saat penerimaan barang, petugas gudang selain mengecek kesesuaian barang dengan pesanan, petugas gudang juga harus mengecek supir, mobil yang dipakai dan kondisi fisik barang. Supir seharusnya rapi dan juga bersepatu. Truk yang dipakai untuk mengantar barang hendaknya dicek untuk mengangkut apa sebelumnya untuk memastikan tidak terjadi kontaminasi terhadap bahan sehingga kualitasnya terjamin, diperiksa juga kondisi fisik truk untuk menjamin tidak adanya kerusakan pada bagian langit truk atau lantai yang bocor dan bila mobil berupa truk terbuka harus ditutupi dengan dua lapis terpal yang tidak tembus air.
Pemeriksaan fisik barang dilakukan dengan mengecek kondisi kemasan, jumlah barang, dan lain-lain dan diisi pada IMC (Incoming Material Checklist). Barang yang sesuai dengan persyaratan diterima lalu dilanjutkan penanganan surat jalannya baru kemudian bahan dapat disusun di atas pallet yang sudah bersih. Pihak gudang membuat label quarantine (warna kuning) yang ditempel untuk setiap pallet; label GRN (Goods Received Number) ditempel di kemasan bahan/kardus; bincard untuk mencatat keluar masuknya barang, jumlah dan tanggal transaksi. Selanjutnya bagian gudang akan mengisi IML (Incoming
Material List) dan membuat PRL (Purchase Receipt Local) atau PRI (Purchase Receipt Import) sebagai bukti penerimaan bahan baku atau bahan kemas yang
diterima dan akan diperiksa oleh QC.
Bagian QC akan ke gudang mengambil sampel raw material atau
packaging material untuk diperiksa, jika barang tersebut sesuai dengan spesifikasi
maka barang diluluskan dan dapat digunakan untuk produksi. Material yang diluluskan ditempeli label released warna hijau, stempel released pada bincard dan juga status released pada EXACT. Jika barang tidak sesuai spesifikasi maka barang tersebut tidak diluluskan dan ditempeli label rejected warna merah. Barang yang ditolak akan dikembalikan ke supplier atau dimusnahkan di PT Prafa sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
2. Proses Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang harus mengikuti prosedur persyaratan kondisi penyimpanan sesuai dengan List of Approved Supplier terutama tentang suhu penyimpanan. Suhu penyimpanan harus sangat diperhatikan sehingga kualitas barang dapat terjamin karena penyimpanannya sesuai. Berdasarkan suhu ruangan, gudang dibagi menjadi beberapa area, antara lain :
a. Non AC Area, yaitu gudang dengan temperatur kamar untuk bahan-bahan yang dapat disimpan pada temperatur kamar seperti talk, paraffin dan sulfa.
b. AC Area, yaitu gudang dengan suhu ≤ 25 oC dan kelembaban ≤ 65% untuk menyimpan bahan-bahan yang tidak tahan suhu > 25 oC seperti vitamin C.
c. Cool Storage Area, yang merupakan gudang dengan suhu 2-8 o
C untuk menyimpan bahan-bahan yang mudah meleleh pada suhu kamar.
3. Proses Pengeluaran Barang
Pengeluaran bahan baku dan bahan kemas dari gudang berdasarkan
Production Order (PrO) dan Picking List. Barang-barang yang dikeluarkan dari
gudang menggunakan sistem FEFO untuk bahan baku dan sistem FIFO untuk bahan baku dan kemas. Setelah barang keluar, maka dilakukan pemotongan barang dari sistem EXACT yang disebut dengan PI (Production Issue). PI dilakukan setelah penimbangan dengan mengacu pada BPR (Batch Production
Record) untuk bahan baku dan untuk bahan kemas dilakukan setelah dikirim atau
diterima oleh Central Packaging. 3.2.3. Dispensary
Dispensary merupakan bagian yang melakukan penimbangan dengan
jadwal penimbangan yang disesuaikan dengan jadwal produksi. Dokumen-dokumen penimbangan meliputi:
1. Production Order (PrO) dan Picking List 2. Batch Production Record Dispensary (BPRD) 3. Label penimbangan
Sebelum penimbangan dilakukan, harus terdapat label “BERSIH” untuk alat yang ditempel pada setiap alat timbang yang berisi nama alat, nomor dibersihkan oleh siapa, tanggal mulai dan selesai pembersihan, jam mulai dan selesai pembersihan, terakhir untuk produk apa, nomor batch produk tersebut, kemudian diperiksa dan dinyatakan bersih oleh kepala bagian/supervisor pada tanggal berapa dan paraf, untuk digunakan pada produk apa. Setelah dicek bahwa alat/timbangan bersih maka dilakukan line clearance yang meliputi nama produk dan nomor bets, tanggal, produk yang ditimbang sebelumnya beserta nomor betsnya, dan checklist yang meliputi: pemeriksaan suhu, kelembaban, perbedaan
tekanan antar ruang saat penimbangan; apakah ruang timbang, alat, drum, pallet bersih, serta ruang timbang harus bebas dari bahan penimbangan sebelumnya. Sebelum kegiatan penimbangan dilakukan, alat penimbangan harus selalu diverifikasi dengan batu timbang yang terkalibrasi dengan syarat penyimpangan tidak boleh lebih dari 0,1 % dari berat konvensional anak timbangan.
Bahan baku yang akan ditimbang oleh bagian dispensary terlebih dahulu harus released QC. Penimbangan bahan aktif dilakukan terakhir setelah semua bahan selesai ditimbang, dengan tujuan agar tidak ada kontaminasi dari bahan aktif ke bahan yang lainnya. Untuk produk steril, penimbangan dilakukan dibawah
Laminar Air Flow (LAF).
Sebelum penimbangan, bahan baku disiapkan sesuai dengan Picking List kemudian bahan baku yang akan ditimbang dibawa ke ruang antara untuk dibuka kemasan terluar dan selanjutnya dimasukkan ke dalam ruang dispensary untuk ditimbang beserta bincard yang digunakan untuk mencatat hasil penimbangan dan nantinya akan disesuaikan dengan EXACT. Setelah barang ditimbang oleh pihak
dispensary, gudang mengeluarkan Production Issue dimana waktu pemotongannya di sistem EXACT paling lama 16 jam setelah ditimbang dan selanjutnya diserahkan ke Production Department. Selanjutnya Production
Department melaksanakan kegiatan produksi dan pengemasan berdasarkan
PrO/BPR/PI dan jadwal produksi. 3.2.4. Finished Good (FG)
Gudang obat jadi digunakan untuk menyimpan hasil produksi yang siap diserahkan ke distributor. Proses penerimaan obat jadi di Gudang Obat Jadi (GOJ) prosedurnya hampir sama dengan bahan baku/kemas, namun yang membedakan adalah dokumennya. Untuk penerimaan obat jadi dokumen yang harus ada yaitu PHP (Pengiriman Hasil Produksi) dari bagian produksi. Proses penerimaan obat jadi dimulai dari Central Packaging menyerahkan obat jadi beserta bukti serah terima dan dokumen Pengiriman Hasil Produksi (PHP) yang mencantumkan tanggal dokumen, nomor dokumen, nomor item, nama produk, nomor batch,
Kemudian setelah menandatangani bukti serah terima, barang diterima oleh gudang dan selanjutnya dicatat.
Penyimpanan obat jadi disesuaikan dengan spesifikasi dan persyaratan penyimpanan obat tersebut. Jenis ruangan gudang obat jadi terdiri dari :
1. AC Area dengan suhu ≤ 25 oC dan kelembaban ≤ 75%, digunakan untuk menyimpan obat yang perlu penyimpanan pada suhu tersebut. Area ini dibagi menjadi area AC menggunakan rak dan area AC tanpa rak.
2. Cool Storage Area dengan suhu 2-15 o
C yang digunakan untuk menyimpan produk injeksi.
3. Non AC Area, digunakan untuk menyimpan obat jadi yang tidak memerlukan persyaratan khusus dalam penyimpanannya.
4. Area ditolak/ rejected
5. Return Goods Area untuk obat kembalian karena kadarluarsa, kemasan rusak, dan product recall.
Obat jadi yang disimpan di gudang obat jadi belum dapat langsung didistribusikan ke distributor pusat yaitu PT Anugrah Pharmindo Lestari (APL) sebelum mendapat status released dari QA baik itu dari sistem dokumen maupun kondisi fisik dari obat jadi tersebut. Distribusi obat jadi dimulai dari Purchase
Order (PO) yang diterima distributor cabang (meliputi apotek maupun rumah
sakit). Kemudian PO tersebut dikirim ke distributor pusat APL dan selanjutnya diteruskan ke pabrik. Tembusan dari PO dikirim ke Accounting dan selanjutnya
Accounting membuat Sales Order (SO) yang kemudian dikirim ke GOJ. Pihak
gudang melihat stok dari obat yang dipesan. Jika jumlah stok obat tersebut tidak mencukupi PO maka pihak gudang segera melapor ke PPIC, selanjutnya PPIC melakukan follow up. Jika stok obat memenuhi permintaan maka obat tersebut dikeluarkan berdasarkan FEFO dan harus berstatus “RELEASED” dari QA. Pihak GOJ mengeluarkan Delivery Order (DO) sebagai dokumen bukti keluar obat jadi.