BAB 3. TINJAUAN KHUSUS PT PRADJA PHARIN (PRAFA)
3.4 Quality Assurance Department
QA Department bertanggung jawab terhadap jaminan kualitas produk yang
dihasilkan. Kualitas produk harus diciptakan sejak awal mulai dari bahan baku, proses pembuatan, peralatan, bangunan, dan personalia yang terlibat dalam pembuatan. QA Departement dipimpin oleh seorang QA manager yang dibantu oleh beberapa supervisor untuk System Compliance, Product Integrity, dan
Validation and Calibration.
Gambar 3.10 Struktur organisasi Quality Assurance Department.
Tugas dari QA adalah membuat sistem panduan mutu, pengembangan manajemen kualitas, kontrol dokumen, training GMP, menangani program kalibrasi, mengkoordinasi program kualifikasi dan validasi, audit pemasok, audit internal dan eksternal, penanganan terhadap keluhan pelanggan, penanganan penyimpangan bets, pengendalian perubahan, penanganan penarikan kembali obat jadi, pelulusan obat jadi, dan mengkoordinasi peninjauan produk tahunan.
3.4.1 System Compliance
System Compliance dipimpin oleh seorang supervisor. Bagian ini
bertanggung jawab terhadap :
1. DCC (Document Control Center)
Dokumentasi adalah salah satu komponen yang sangat penting dalam CPOB. Sistem dokumentasi yang digunakan harus sistematis untuk memudahkan pencarian dokumen bila diperlukan. DCC bertanggung jawab untuk mengelola SOP, master batch record, master list, spesifikasi dan prosedur analisis, dokumen registrasi, QDR, dokumentasi change control, dan complaint. DCC juga bertanggung jawab membuat index SOP yang berlaku di PT Prafa agar dapat diinventaris dan di-update bila perlu dan menyimpan back-up dalam bentuk CD-RW. Dokumen lain yang disimpan di DCC antara lain daftar approved supplier, laporan obat jadi, protokol, dan laporan validasi. Pengumpulan batch record ini berguna untuk melakukan validasi konkuren dan retrospektif.
Dokumen asli lain yang disimpan oleh DCC adalah SOP. Penyebaran SOP dikontrol dengan memberikan stempel pada SOP. SOP asli diberi stempel “original” dan SOP copy diberi stempel “copy”. Pada stempel “copy” tertulis kode angka yang menginformasikan beberapa copy yang beredar, bagian dan personel yang memiliki copy tersebut. SOP dianggap berlaku jika operator/staf yang berkaitan telah di-training. SOP direvisi setiap dua tahun sekali.
DCC juga menyimpan Master Batch Record (MBR) yang merupakan dokumentasi untuk pengusutan data jika terdapat komplain dari konsumen yang berkaitan dengan produk dan disimpan sesuai dengan waktu penyimpanan sampel pertinggal yaitu hingga tanggal kadarluarsa produk ditambah satu tahun.
2. Audit
Audit bertujuan untuk mengevaluasi sistem operasi industri farmasi dalam semua aspek yang mempengaruhi mutu apakah memenuhi kriteria CPOB (GMP). Audit yang dilakukan oleh PT Prafa meliputi tiga jenis yaitu :
a. SIP (Self Inspection Program)
Audit ini dilakukan oleh masing-masing departemen/bagian setiap bulan dengan menunjuk satu koordinator pada setiap departemen.
b. QA Audit
QA Audit dilakukan oleh QA Audit Officer dan tim auditor dari bagian lain
yang memiliki kompetensi sebagai auditor. QA Audit dilakukan dua kali setahun. c. Plant Audit
Plant Audit merupakan audit tiap departemen yang dilakukan setahun
sekali oleh Plant Manager dan manager departemen lain.
PT Prafa juga melakukan vendor audit, yaitu QA melakukan penilaian (assesment) kepada vendor atau material supplier (bahan baku dan bahan kemas) dalam negeri 2 kali setahun. Untuk vendor luar negeri, pemasok awal, penilaian dilakukan dengan mengirimkan kuisioner yang akan diisi vendor tersebut atau didapat dari audit record mother company, yaitu Unilab Philippines, sedangkan pemasok lama dilakukan langsung di tempat pemasok (luar negeri) 3 kali setahun. Selain itu, terdapat juga audit yang dilakukan oleh pihak ketiga seperti P&G, perusahaan toll manufacturing, dan BPOM.
3. BOS (Behavior Observation System)
BOS dilakukan untuk memperbaiki behavior personil berkaitan dengan GMP. BOS secara harian dilakukan oleh tiap personil untuk melakukan pemeriksaan dan checklist singkat, seperti pemeriksaan kebersihan ruang timbang. Jika suatu behavior sudah dapat terlaksana dengan baik dapat diganti dengan pemeriksaan behavior lain.
4. Registrasi
Bagian registrasi bertugas untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses praregistrasi, registrasi, dan registrasi ulang produk PT Prafa ke BPOM. Dokumen yang disiapkan meliputi dokumen administrasi dan dokumen mutu seperti dokumen Product Spesification and Analytical Procedure,
Raw Material Spesification and Analytical Procedure, CoA obat jadi, CoA bahan
dan laporan validasi metode analisis dan proses, serta dokumen lainnya yang dibutuhkan untuk proses registrasi.
3.4.2 Product Integrity
Product Integrity bertanggung jawab terhadap :
1. Releasing
Bagian releasing bertanggung jawab untuk melakukan pelulusan untuk setiap bets dari produk. Pelulusan tersebut berdasarkan penilaian dan pemeriksaan terhadap dokumen yang berkaitan dengan produksi seperti PrO, Picking List,
Production Issue, Line Clearence, BPR Dispensing dan Compounding, Lembar
Pemeriksaan IPC, PDR Primary dan Secondary, Lembar Rekonsiliasi Bahan Kemas Primer, QDR, dan dokumen lainnya. bila dokumen tersebut telah lengkap dan benar maka produk dapat diluluskan dan diberi label “RELEASED”.
2. APR (Annual Product Review)
Peninjauan produk tahunan merupakan rangkaian dari tiap produk yang diproduksi selama satu tahun, antara lain berisi jumlah bets yang diproduksi selama satu tahun dan status produk (reject dan release), status kalibrasi dan validasi, apakah ada QDR dalam satu tahun itu, apakah ada change control, CAPA yang dilakukan sudah close atau belum, apakah status produk pernah ada
recall, returned product dari distributor, complain dari publik atau distributor,
data supplier, serta bagaimana analisis sifat fisik dan kimia produk tersebut. Tujuan APR adalah untuk membuktikan konsistensi proses, kesesuaian dari spesifikasi bahan baku, bahan pengemas, obat jadi, untuk melihat tren dan mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan untuk produk dan proses. Jika dalam satu tahun tersebut terdapat banyak perubahan maka dilakukan validasi ulang. 3. Change Control Process
Setiap ada perubahan yang berdampak pada kualitas harus membuat laporan permohonan perubahan (change control process). Contoh perubahan yang diajukan adalah perubahan design ruangan, HVAC, atau perubahan spesifikasi proses produksi. Laporan change control process berisi nama dan departemen prakarsa, alasan perubahan, data-data seperti kualifikasi alat, gambar, SOP
perawatan, trainning SOP, tanggal selesai pelaksanaan perubahan. Laporan ini akan diajukan ke departemen QA dan departemen terkait untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan, laporan change control di-copy ke departemen terkait dan pihak yang melaksanakan tindakan perubahan. Change
control process dianggap selesai (closing) bila diverifikasi dan diperiksa kembali
oleh pemohon (originator) apakah tindakan perubahan yang dilakukan sudah tepat, kapan pelaksanaannya, apa tindak lanjutan (Corrective and Preventive
Action/ CAPA), dan kelengkapan dokumen.
QA akan melakukan tracking change control, untuk menentukan jumlah laporan change control process yang disetujui, ditolak, dan closing. QA juga melakukan change control tracking monitoring terhadap judul, originator, tanggal selesai tindakan perubahan, dan CAPA.
4. QDR (Quality Deviation Report)
Merupakan laporan penyimpangan mutu yang terjadi selama proses produksi atau yang berhubungan dengan produksi, dan akan mempengaruhi proses produksi nantinya, termasuk OOS (Out Of Specification), deviasi lingkungan produksi (contoh jumlah partikel di white area tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan atau RH yang tidak memenuhi). QDR yang masuk selanjutnya dibuat persetujuan QA Manager untuk menentukan tindakan yang perlu dilakukan. QDR meliputi penyimpangan packaging material, raw material, dan finished product. Kemudian bagian ini melakukan tracking antara lain meliputi jumlah penyimpangan dan berapa yang sudah closing.
5. Product Complain
Formulir complain meliputi product record (nama produk dan no. bets),
consumer record (source of product, nama konsumen, umur, no.telepon, keadaan
kesehatan), dan jenis complain (life threatening, critical, general). Selanjutnya QA membuat investigation notification dan permintaan investigasi.
Langkah-langkah investigasi yang dilakukan adalah meminta sampel produk yang di-complain kemudian dibandingkan dengan retained sample. Kemudian dilakukan evaluasi batch record untuk melihat apakah selama proses
produksi pernah terjadi kegagalan/masalah. Pemeriksaan juga dilakukan terhadap formula dan jika terjadi pada bets lain maka dilakukan pemeriksaan terhadap
retained sample bets lain. Dokumen yang diperlukan dalam investigasi antara lain
catatan complain sebelumnya apakah ada yang sama, QDR terkait bets tersebut, APR apakah terdapat trend, training record personil, dan mesin. Selanjutnya ditarik kesimpulan penyebab complain dan CAPA yang dilakukan. Laporan hasil investigasi dikirim kepada pihak yang complain.
6. Product Recall
Recall dapat dilakukan atas inisiatif industri farmasi jika produk cacat
mutu dan membahayakan konsumen. Recall juga dapat dilakukan oleh BPOM. Terdapat dua SOP yang berhubungan dengan product recall di PT Prafa yaitu SOP recall itu sendiri dan SOP simulasi jika terjadi recall (mock recall). SOP simulasi ini hanya bersifat administrasi, bukan recall produk sebenarnya.
Mock recall dilakukan satu tahun sekali dan dikordinasi oleh QA manager
dengan mengajukan permohonan recall kepada direktur Darya Varia Group. Setelah mendapatkan persetujuan, QA manager membuat protokol produk dan
batch yang di-recall dari distributor utama (APL), subdistributor, retailer, dan
konsumen. Setelah selesai proses recall maka dibuat laporannya. Mock recall ini dilakukan untuk mengetahui apakah sistem distribusi FIFO atau tidak, dan menelusuri catatan distribusi. Sistem distribusi dinilai baik jika 98% dari produk
recall terlacak.
7. Retained Sample (Finishing Good)
3.4.3 Validasi dan Kalibrasi
Pelaksanaan validasi dan kualifikasi merupakan aspek penting dari penerapan CPOB 2006. Validasi adalah tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan. Sifat validasi adalah reproducible,
seluruh sistem yang digunakan. Jenis-jenis validasi yang dilaksanakan di PT Prafa:
1. Kualifikasi
Kualifikasi adalah tindakan pembuktian yang terdokumentasi, bertujuan untuk menjamin mesin/peralatan, sistem, sarana penunjang, bangunan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi dan tujuan penggunaan yang telah ditentukan sebelumnya. Kualifikasi yang dilakukan meliputi kualifikasi rancangan (Design Qualification), kualifikasi instalasi (Installation Qualification), kualifikasi operasional (Operational Qualification), kualifikasi kinerja (Performance Qualification) dan kualifikasi bangunan (Building Qualification). Kualifikasi tidak hanya dilakukan pada alat / mesin baru saja, tetapi dapat juga dilakukan kualifikasi ulang terhadap alat / mesin lama yang telah mengalami modifikasi sehingga mempengaruhi output atau produk yang dihasilkan.
2. Validasi Metode Analisis
Validasi metode analisis bertujuan untuk membuktikan bahwa semua metode analisa (cara/prosedur pengujian) yang digunakan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten. Parameter validasi metode analisa yaitu selektifitas, linearitas, akurasi, presisi, LOD (Limit of Detection), LOQ (Limit of
Quantitation), dan robustness.
3. Validasi Proses Produksi
Validasi proses produksi dilakukan untuk memberikan dokumentasi secara tertulis bahwa prosedur produksi yang digunakan mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten. Validasi proses terdiri dari tiga kategori, yaitu validasi prospektif, validasi konkuren dan validasi retrospektif.
4. Validasi Proses Pengemasan
Validasi proses pengemasan dilakukan untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa prosedur pengemasan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan persyaratan rekonsiliasi yang telah ditentukan secara
konsisten. Resiko kesalahan di bagian pengemasan dapat berakibat fatal bagi konsumen seperti kesalahan label, produk, dosis, dan lainnya.
5. Validasi Pembersihan dan Sanitasi
Validasi pembersihan dan sanitasi dilakukan pada peralatan pengolahan dan pengemasan. Validasi ini menjamin bahwa sisa produk dibersihkan dengan tuntas dan sanitasi mampu mencegah kontaminasi mikroba.
6. Validasi Media Fill
Merupakan simulasi proses produksi produk aseptis untuk menjamin bahwa jalur produksi aseptis benar-benar aseptis. Kondisi proses simulasi dibuat dalam worst case condition. Validasi ini dikerjakan mengikuti ukuran bets terbesar dan mengambil durasi pengerjaan yang paling lama. Evaluasi lingkungan aseptis yang meliputi proses, operator, ruangan, dan peralatan. Validasi dilakukan dengan menggunakan larutan media TSB (Triptone Soya Broth) 3% steril (untuk sediaan injeksi liquid) dan kombinasi TSB dan laktosa dengan perbandingan 3:7 (untuk sediaan injeksi kering). TSB steril diisikan ke kontainer melalui proses
filling aseptis. Selanjutnya, hasil dan media fill diinkubasi pada temperatur
20-25oC selama 7 hari dan pada temperatur 30-35oC selama 7 hari. Kemudian diperiksa pertumbuhan mikroba. Apabila terjadi pertumbuhan mikroba, dapat disimpulkan mikroba masuk ke kontainer selama proses. Kriteria penerimaan validasi media fill menurut PICS yaitu :
a. Bila dilakukan pada kurang dari 5000 unit maka harus tidak ada pertumbuhan mikroba sama sekali.
b. Bila dilakukan pada 5000-10000 unit :
- Bila satu unit terkontaminasi maka dilakukan investigasi termasuk pertimbangan pengulangan media fill.
- Bila dua unit terkontaminasi maka dilakukan investigasi dan pertimbangan revalidasi.
c. Bila dilakukan pada lebih dari 10000 unit :
- Bila dua unit terkontaminasi maka dilakukan investigasi dan pertimbangan revalidasi.
7. Validasi sistem komputerisasi
Sistem komputer harus divalidasi sebelum digunakan pada sistem mutu, misalnya pencatatan stok material, pendataan masalah mutu, dan kontrol proses. 8. Kalibrasi
Kalibrasi adalah membandingkan suatu nilai terhadap nilai lain yang dijadikan standar dimana nilai tersebut mengacu pada nilai yang lebih tinggi. Bagian kalibrasi dan kualifikasi bertanggung jawab terhadap kalibrasi setiap alat ukur (neraca timbang, thermohygrometer, gelas ukur, dll) dan kualifikasi. Kalibrasi dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan tergantung dari seberapa sering dan seberapa rumit alat tersebut digunakan dalam kegiatan di pabrik. Kalibrasi terhadap alat ukur yang dilakukan menggunakan kalibrator yang setiap tahun dikalibrasi oleh instansi atau kalibrasi nasional. Data hasil pemeriksaan dicatat pada Calibration Service Record. Tata cara kalibrasi dijelaskan secara praktis dalam SOP.