TINJAUAN PUSTAKA
A. Manajemen Kepala Ruangan
Penerapan fungsi-fungsi manajemen kepala ruangan dalam penelitian ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengertian Manajemen
Menurut Gitosudarmo dan Mulyono, (2001), manajemen merupakan proses pemanfaatan sumberdaya dalam kegiatan organisasi melalui upaya orang lain untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien. Istilah proses menggambarkan fungsi-fungsi yang berjalan terus atau kegiatan utama yang dilakukan untuk para manajer. Fungsi-fungsi ini lazimnya disebut merancang, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan (Robbins &
Coulter,1999).
Hasibuan (2003) menyatakan manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Harsey & Blanchard (1997, dalam La Monica,1998) menyatakan manajemen adalah bekerja dengan dan melalui individu dan kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
Kesimpulan dari beberapa definisi diatas bahwa manajemen keperawatan adalah pelaksanaan pelayanan keperawatan melalui staf keperawatan untuk memberikan asuhan keperawatan, pengobatan dan rasa aman, kepada individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.
2. Fungsi-fungsi Manajemen Kepala Ruangan
Fungsi manajemen menurut Sabarguna (2005) pada dasarnya terdiri dari Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), Pengendalian (Controlling), dan Evaluasi (Evaluation). Gillies (1994) menyatakan manajemen terdiri dari Planning, Organizing, staffing, directing, dan Controlling. Menurut Terry (1976, dalam Siswanto, 2007), fungsi manajemen terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Perbedaan pendapat tersebut diatas antara lain dikarenakan adanya pengembangan fungsi-fungsi manajemen lainnya, dan tidak adanya persamaan terminologi diantara ratusan pengarang yang menyangkut konsep yang sama. Namun yang paling mendasar untuk diketahui adalah pengertian fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan pada fungsi fundamental itu sendiri (Hasibuan, 2006).
Berdasarkan penjelasan dari beberapa ahli manajemen diatas, dapat disimpulkan fungsi-fungsi manajemen kepala ruangan sebagai suatu proses yang terdiri dari Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), Pengendalian (Controlling), dan Evaluasi (Evaluation) dalam memberikan pelayanan keperawatan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikut akan dijelaskan pekerjaan kepala ruangan sebagai seorang manajer berdasarkan fungsi-fungsi manajemen (Terry, 2006):
a. Perencanaan (Planning).
Perencanaan (Planning) merupakan fungsi pertama dari manajemen.
Keberhasilan pelaksanaan kegiatan bergantung dari rencana yang telah disusun dengan baik. Rencana yang tidak disusun dengan jelas dan terukur, akan mengakibatkan kesulitan dalam memperkirakan apakah upaya yang dilakukan berhasil atau tidak. Dengan demikian perencanaan mempunyai peranan penting dalam keseluruhan proses manajemen (Gillies, 1995).
Dalam fungsi perencanaan, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi;
menunjukkan visi; menetapkan, mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan;
memperkirakan; menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja;
menetapkan dan menjelaskan tugas-tugas untuk mencapai tujuan;
menetapkan rencana penyelesaian; menetapkan kebijakan; merencanakan
standart-standart dan metode penyelesaian; mengetahui lebih dahulu permasalahan yang akan datang dan mungkin terjadi (Terry, dalam Siswanto, 2007; Marquis & Houston,2000).
b. Pengorganisasian (Organizing).
Menurut Terry (dalam Wijono, 1997), pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan perilaku yang efektif antara masing-masing orang sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan memperoleh kepuasan diri dalam melaksanakan tugas-tugas terpilih didalam kondisi lingkungan yang ada untuk mencapi tujuan dan sasaran.
Hal yang penting didalam pengorganisasian adalah pengelompokan organisasi, pembagian tugas, mengadaptasikan staf dengan lingkungan pekerjaan secara penuh dimana mereka akan bekerja (Swansburg &
Swansburg, 1999).
Dalam fungsi pengorganisasian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan;
mengklasifikasikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional;
mengumpulkan pekerjaan operasional; mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola;
menetapkan syarat pekerjaan; mengkaji dan menempatkan individu pada pekerjaan yang tepat; mendelegasikan otoritas yang tepat kepada
masing-masing manajemen; memberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya; menyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian (Terry, dalam Siswanto, 2007).
c. Pengarahan (Actuating).
Pengarahan / Pelaksanaan (Actuating) adalah fungsi yang teramat penting dalam manajemen. Seringkali diketahui perencanaan dan pengorganisasiannya bagus, namun dikarenakan kurangnya kemampuan pelaksanaan, hasil kegiatan suatu pekerjaan belum seperti diharapkan (Wijono, 1997). Actuating atau disebut juga “gerakan aksi” mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manajer dalam mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur perencanaan dan pengorganisasian, agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Actuating mencakup penetapan dan pemuasan kebutuhan manusiawi dari pegawai-pegawainya, memberi penghargaan, memimpin, mengembangkan dan memberi kompensasi kepada mereka (Terry, 2006).
Dalam fungsi pengarahan, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: memberitahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan;
mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin; membimbing bawahan untuk mencapai standart operasional (pelaksanaan); mengembangkan bawahan guna merealisasikan
kemungkinan sepenuhnya; memberikan orang hak untuk mendengarkan;
memuji dan memberikan sanksi secara adil; memberi hadiah melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik; memperbaiki usaha penggerakan dipandang dari sudut pengendalian (Terry, dalam Siswanto, 2007).
d. Pengawasan (Controlling).
Controlling merupakan tahap terakhir dari proses manajemen. Menurut Fayol (dalam Swansburg, 1999), pengendalian merupakan pemeriksaan tentang segala sesuatu yang dilaksanakan sesuai degan rencana yang telah disepakati, instruksi serta prinsip-prinsip yang telah ditentukan dengan tujuan menunjukkan kekurangan dan kesalahan agar dapat diperbaiki dan tidak terjadi lagi.
Dalam fungsi pengendalian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: membandingkan hasil dengan rencana pada umumnya; menilai hasil dengan standart hasil pelaksanaan; menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan; memberitahukan alat pengukur;
memudahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukkan perbandingan dan pertentangan; menganjurkan tindakan perbaikan apabila diperlukan; memberitahukan anggota tentang interpretasi yang
bertanggung jawab; menyesuaikan pengendalian dengan hasil (Terry, dalam Siswanto, 2007).
Handoko (2003) berpendapat perbedaan tingkatan manajer akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada 2 (dua) fungsi utama manajemen yaitu; manajemen administratif dan manajemen operatif.
Manajemen administratif lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan. Sementara manajemen operatif mencakup kegiatan memotivasi, supervisi dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil yang efektif.
Semakin tinggi tingkatannya, maka para manajer akan lebih terlibat dengan manajemen administratif. Namun tidak ada posisi manajemen yang hanya melaksanakan salah satu dari fungsi manajemen. Semua tingkatan mempunyai kedua unsur tersebut.
Pelayanan keperawatan di rumah sakit dikelola oleh bidang keperawatan yang terdiri dari tiga tingkatan manajerial (Gillies, 1995) yaitu: 1)manajer puncak, adalah Direktur keperawatan yang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan organisasi dalam lingkup luas dan perencanaan strategis berdasarkan misi organisasi. 2)manajer menengah, adalah pengelola keperawatan yang membantu manajer puncak untuk menyusun kebijakan, ketentuan, peraturan
untuk karyawan dan perencanaan jangka menengah. 3)manajer bawah adalah pengelola keperawatan yang langsung mengelola pelayanan keperawatan dengan mengatur jadwal perencanaan harian dan mingguan untuk pemberian asuhan keperawatan, dalam hal ini dilaksanakan oleh Kepala Ruangan dan Ketua tim
Hasil penelitian tentang kemampuan manajerial kepala ruangan yang dilakukan oleh Suhendar (2004) di ruang rawat inap RSU Kota Banjar Jawa Barat menemukan 65.6% responden mempersepsikan fungsi perencanaan kepala ruangan kurang baik, 55.2% responden mempersepsikan fungsi pengorganisasian kurang baik, 66.7% responden mempersepsikan fungsi pengarahan kurang baik, sedangkan fungsi pengawasan kepala ruangan dipersepsikan 54.2% responden baik. Penelitian yang sama yang dilakukan Kurniadi (2006) menemukan bahwa kemampuan manajerial kepala ruangan pada fungsi perencanaan lebih besar tidak baik dari pada baik, fungsi pengorganisasian lebih besar tidak baik dari pada baik, fungsi pengawasan lebih besar tidak baik dari pada baik, dan fungsi pengendalian lebih besar tidak baik dari pada baik.
3. Kepala Ruangan
Kepala ruangan adalah seorang tenaga keperawatan yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan
keperawatan di ruang rawat (Depkes. R.I, 1999). Kepala ruangan juga bertanggung jawab terhadap kelancaran asuhan keperawatan seluruh pasien dalam unit yang dikekolanya, peraturan dan penempatan tenaga keperawatan dalam unitnya serta mempunyai keterampilan klinik dan mampu menjadi manajer yang baik (Ganong, 1980).
Seorang kepala ruangan harus memiliki persyaratan pendidikan minimal Ahli Madya Keperawatan, telah mengikuti pelatihan manajemen pelayanan keperawatan, pengalaman kerja sebagai perawat pelaksana 3 – 5 tahun, sehat jasmani dan rohani (Depkes. R.I, 1999).
Dalam melaksanakan tugasnya, kepala ruangan bertanggung jawab kepada kepala instalasi perawatan terhadap hal-hal (Depkes. R.I, 1999): Kebenaran dan ketepatan program kebutuhan tenaga keperawatan, kebenaran dan ketepatan program pengembangan pelayanan keperawatan, keobjektivan dan kebenaran penilaian kinerja tenaga keperawatan, kelancaran kegiatan orientasi perawat baru. kebenaran dan ketepatan protap / Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan keperawatan, kebenaran dan ketepatan laporan berkala pelaksanan pelayanan keperawatan, kebenaran dan ketepatan kebutuhan penggunaan alat, kebenaran dan ketepatan pelaksanaan program bimbingan mahasiswa institusi pendidikan keperawatan.
Tugas pokok kepala ruangan adalah mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan diruang rawat yang berada diwilayah tanggung jawabnya.
Kepala ruangan mempunyai wewenang (Depkes R.I, 1999): 1). Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan, 2). Memberi petunjuk dan bimbingan pelaksanaan tugas staff keperawatan, 3). Mengawasi, mengendalikan dan menilai pendayagunaan tenaga keperawatan diruang rawat, 4). Menandatangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi wewenang kepala ruangan, 5). Menghadiri rapat berkala dengan kepala instalasi / kepala seksi / kepala rumah sakit untuk kelancaran pelayanan keperawatan.