Langkah I: Mengidentifikasi Masalah. Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan
INVENTORY MANAGEMENT
A. MANAJEMEN PERSEDIAAN JUST-IN-CASE
Manajemen persediaan penting untuk membentuk keunggulan kompetitif jangka panjang. Tingkat persediaan memengaruhi harga jual, kualitas, perekayasaan produk, kapasitas menganggur, waktu lembur, kemampuan merespons permintaan pelanggan, waktu tunggu, dan profitabilitas secara keseluruhan. Umumnya, perusahaan yang mempunyai tingkat persediaan lebih tinggi daripada para pesaingnya cenderung mempunyai posisi kompetitif yang lebih buruk. Manajemen persediaan berhubungan kuat dengan kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas sekarang dan masa mendatang. Kebijakan manajemen persediaan telah menjadi suatu alat untuk bersaing.
Biaya Persediaan
Apabila permintaan terhadap persediaan yang diperoleh dad pemasok dapat diketahui dengan pasti untuk suatu periode tertentu, maka terdapat dua macam biaya yang berhubungan dengan persediaan, yaitu biaya pemesanan (ordering costs), dan biaya penyimpanan (carrying
costs). Jika persediaan diproduksi secara internal, maka terdapat dua biaya, yaitu biaya setup
dan biaya penyimpanan.
Biaya pemesanan adalah biaya untuk memesan dan menerima pesanan. Misalnya, biaya pemrosesan suatu pesanan bahan, biaya asuransi pengiriman bahan yang dipesan, dan biaya pembongkaran. Biaya setup (setup costs) adalah biaya untuk penyiapan peralatan dan fasilitas agar dapat digunakan memproduksi suatu produk atau komponen tertentu. Misalnya, upah karyawan produksi menganggur, biaya fasilitas produksi menganggur, dan biaya
pengujian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang timbul karena menyimpan persediaan. Misalnya, biaya asuransi persediaan, biaya karena barang ketinggalan jaman, biaya kesempatan karena modal tertanam dalam persediaan, biaya penanganan bahan, dan biaya ruang penyimpanan.
Terdapat kemiripan antara biaya pemesanan dengan biaya setup, yaitu keduanya merupakan biaya yang harus terjadi untuk memperoleh persediaan. Perbedaannya hanya pada sifat aktivitas sebelumnya, yaitu pengisian dan pemesanan persediaan pada biaya pemesanan, sedangkan aktivitas penyusunan peralatan dan fasilitas pada biaya setup.
Jika permintaan tidak diketahui dengan pasti, jenis biaya yang ketiga muncul yaitu biaya stockout. Biaya kehabisan sediaan (stockout costs) adalah biaya yang terjadi karena tidak tersedianya produk yang dipesan oleh pelanggan. Misalnya, hilangnya penjualan sekarang dan masa yang akan datang, biaya penghentian produksi, dan biaya mempercepat aktivitas untuk memenuhi pesanan (expediting costs) yang meliputi biaya pengiriman yang meningkat dan biaya lembur.
Alasan Tradisional untuk Memiliki Persediaan
Biaya persediaan harus diminimalkan untuk tujuan pemerolehan laba maksimal. Namun, minimalisasi biaya penyimpanan menyebabkan peningkatan frekuensi pemesanan dan berproduksi dalam jumlah yang kecil, sedangkan minimalisasi biaya pemesanan menyebabkan pemesanan dalam jumlah besar dengan frekuensi pemesanan yang lebih sedikit, atau minimalisasi biaya setup mengakibatkan periode produksi yang lebih lama dengan frekuensi order produksi yang lebih sedikit. Jadi, minimalisasi biaya penyimpanan mendorong jumlah unit persediaan nol atau kecil, dan minimalisasi biaya pemesanan atau setup mendorong jumlah unit persediaan yang lebih besar. Oleh karena itu, kedua macam biaya tersebut harus diseimbangkan agar biaya persediaan total dapat diminimalkan. Hal ini merupakan salah satu alas an mengapa perusahaan mengadakan persediaan.
Alas an lain pemilikan persedian adalah adanya ketidakpastian permintaan. Antai kata biaya pemesanan atau setup dapat dihindari, perusahaan masih mengadakan persediaan untuk menghindari biaya stockout. Jika permintaan produk lebih besar daripada yang diharapkan, persediaan dapat berfungsi sebagai cadangan yang memungkinkan perusahaan mampu mengirim pesanan kepada pelanggan secara tepat waktu sehingga pelanggan akan puas.
Persediaan bahan baku atau suku cadang sering dipandang perlu karena adanya ketidakpastian penawaran. Persediaan bahan baku atau suku cadang diperlukan untuk memelihara kelancaran arus produksi apabila terjadi keterlambatan atau kegagalan pengiriman yang dapat terjadi karena adanya pemogokan, cuaca buruk, atau kebangkrutan pemasok.
Proses produksi yang belum andal dapat menimbulkan permintaan untuk berproduksi lebih banyak untuk keperluan persediaan tambahan. Misalnya, perusahaan memutuskan untuk memproduksi lebih banyak daripada yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan karena proses produksi biasanya menghasilkan sejumlah besar unit produk yang tidak sesuai dengan standar atau spesifikasi. Persediaan juga diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan kegagalan mesin produksi sehingga perusahaan mampu memelihara kontinuitas pengiriman produk kepada pelanggan. Perusahaan dapat menyiapkan jumlah unit persediaan di atas normal untuk memperoleh manfaat berupa diskon karena pembelian bahan yang lebih banyak atau untuk mengantisipasi kemungkinan kenaikan harga bahan. Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa perusahaan mengadakan persediaan.
1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau setup dengan biaya penyimpanan. 2. Untuk memuaskan permintaan pelanggan, misalnya pengiriman yang tepat waktu. 3. Untuk menghindari kemungkinan kegagalan produksi karena:
a. kegagalan mesin;
b. suku cadang atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi; c. ketidaksediaan bahan atau suku cadang;
d. keterlambatan pengiriman bahan atau suku cadang oleh pemasok. 4. Sebagai cadangan terhadap proses produksi yang tidak andal.
5. Untuk memperoleh keuntungan berupa diskon karena membeli dalam kuantitas yang lebih banyak.
6. Untuk mengantisipasi kemungkinan kenaikan harga bahan atau suku cadang.
Economic Order Quantity: Model Persediaan Tradisional
Dalam pengembangan kebijakan yang berhubungan dengan persediaan, perusahaan harus mampu menjawab dua pertanyaan berikut ini.
1. Berapa banyak jumlah unit bahan atau suku cadang yang harus dipesan atau diproduksi?
2. Kapan suatu pesanan atau aktivitas setup dilakukan?
Kuantitas Dipesan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan. Apabila
permintaan diketahui dalam pemilihan kuantitas unit dipesan atau ukuran lot produksi, manajer harus memerhatikan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan atau pengesetan. Biaya pemesanan atau pengesetan dan penyimpanan total dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut.
TC = P(D/Q) + C(Q/2)
Keterangan:
TC = Biaya pemesanan atau pengesetan dan biaya penyimpanan total
P = Biaya memesan dan menerima pesanan atau biaya pengesetan suatu production run D = Jumlah yang diminta tahunan
Q = Jumlah unit dipesan setiap kali suatu pesanan dipesan atau ukuran lot produksi C = Biaya penyimpanan suatu unit persediaan selama satu tahun
Biaya penyimpanan persediaan dapat dihitung bagi organisasi yang mempunyai persediaan, misalnya perusahaan eceran, jasa, dan manufaktur. Model biaya persediaan yang menggunakan biaya pengesetan (setup) dan ukuran lot produksi sebagai masukan hanya terjadi pada perusahaan yang memproduksi sendiri persediaannya, misalnya suku cadang atau barang jadi.
Sebagai ilustrasi berikut ini data yang relevan untuk penentuan biaya persediaan pada suatu perusahaan reparasi barang-barang elektronik. Suku cadang yang dibutuhkan dibeli dari luar perusahaan. Data yang diperoleh disajikan berikut ini.
D = 20.000 unit Q = 2.000 unit
P = Rp1.000 per pesanan C = Rp40 per unit
Perhitungan:
1. Banyaknya pemesanan per tahun = D/Q = 20.000 unit/2.000 unit = 10 kali pemesanan. 2. Biaya pemesanan total = (D/Q) x P = 10 x Rp1.000 = Rp10.000.
3. Persediaan rata-rata = Q/2 = 2.000 unit/2 = 1.000 unit.
5. Biaya persediaan total = Rp10.000 + Rp40.000 = Rp50.000.
Pemilihan jumlah unit dipesan sebanyak 2.000 unit yang menimbulkan biaya persediaan Rp90.000 belum tentu merupakan pilihan yang terbaik, karena belum tentu merupakan jumlah unit dipesan yang menimbulkan biaya persediaan yang terendah. Oleh karena tujuan manajemen persediaan adalah meminimalkan biaya persediaan, maka model EOQ diperlukan. Model EOQ merupakan suatu contoh push system. Dalam push system, pemerolehan persediaan dipicu oleh antisipasi terhadap jumlah yang diminta pelanggan pada masa mendatang, bukan reaksi terhadap jumlah yang diminta pelanggan sekarang. Dengan demikian, prediksi terhadap jumlah unit diminta (D) menjadi sangat penting dalam analisis ini.
Perhitungan EOQ. Rumus perhitungan EOQ adalah:
Q = EOQ = √
Q = EOQ =√ Q = EOQ = 1.000
Apabila jumlah yang dipesan = Q = 1.000 unit maka:
1. banyaknya pemesanan per tahun = D/Q = 20.000 unit/1.000 unit = 20 kali pemesanan.
2. biaya pemesanan total = (D/Q) x P= 20 x Rp1.000 = Rp20.000. 3. persediaan rata-rata = Q/2 = 1.000 unit/2 = 500 unit.
4. biaya penyimpanan total = (Q/2) x C = 500 unit x Rp40 = Rp20.000. 5. biaya persediaan total = Rp20.000 + Rp20.000 = Rp40.000.
Jika jumlah unit dipesan sebanyak 1.000 unit, maka total biaya persediaan adalah minimal yang ditandai dengan besaran biaya pemesanan (Rp20.000), atau sama dengan biaya penyimpanan (Rp20.000).
Reorder Point
Titik pemesanan kembali (reorder point) adalah tingkat persediaan yang sebaiknya pemesanan kembali dilakukan oleh perusahaan. Reorder point dipengaruhi oleh tingkat persediaan minimal, EOQ, dan waktu tunggu (lead time). Waktu tunggu adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menunggu datangnya EOQ sejak pemesanan dilakukan. Berikut ini penentuan reorder point jika perusahaan menetapkan persediaan minimal.
Reorder point = Persediaan minimal + (Tingkat penggunaan bahan rata-rata per hari
x Waktu tungggu dalam hari).
Persediaan minimal diperlukan untuk mengantisipasi fluktuasi jumlah yang diminta oleh pelanggan. Persediaan minimal dapat ditentukan dengan mengalikan kelebihan tingkat penggunaan maksimum di atas tingkat penggunaan rata-rata dengan waktu tunggu.
Persediaan minimal = (Tingkat penggunaan bahan maksimal per hari-Tingkat penggunaan bahan rata-rata per hari) x Waktu tunggu dalam hari
Penentuan reorder point jika perusahaan tidak menetapkan persediaan minimal adalah sebagai berikut.
Reorder point = Tingkat penggunaan bahan per hari x Waktu tunggu dalam hari
Contoh:
Jika diketahui bahwa tingkat penggunaan maksimum bahan baku adalah 125 kg per hari, sedangkan tingkat penggunaan bahan baku rata-rata adalah 100 kg per hari. Waktu tunggu adalah 4 hari. (EOQ) 1.100 Persediaan Minimal (ROP) 500 100 6 10 Hari
Persediaan minimal = (125 kg - 100 kg) x 4 hari = 100 kg.
Reorder point = 100 kg + (100 kg x 4 hari) = 500 kg.
Berdasarkan hasil perhitungan di atas, pemesanan kembali dilakukan ketika tingkat persediaan bahan baku sebanyak 450 kg. Peraga 12.1 menyajikan reorder point (ROP) dengan EOQ sebesar 1.000 kg, ROP sebesar 500 kg, persediaan minimal sebesar 100 kg, dan waktu tunggu 4 hari.
EOQ dan Manajemen Persediaan
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan disebut just-in-case system. Dalam beberapa situasi, just-in-case system sesuai kebutuhan, misalnya rumah sakit membutuhkan obat-obatan dan perlengkapan medis yang harus tersedia sepanjang waktu untuk mengendalikan situasi-situasi darurat. Penggunaan EOQ dan persediaan minimal akan sangat masuk akal dalam lingkungan semacam itu. Penerimaan obat yang penting untuk menolong korban serangan jantung secara just-in-time adalah tidak praktis. Umumnya, toko-toko pengecer, perusahaan manufaktur maupun jasa yang berukuran kecil tidak mempuyai buying power yang cukup untuk meminta kepada pemasok menerapkan pembelian secara just-in-time.