Langkah I: Mengidentifikasi Masalah. Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan
INVENTORY MANAGEMENT
B. MANAJEMEN PERSEDIAAN JUST-IN-TIME
Lingkungan manufaktur telah berubah secara cepat dalam dua dasawarsa terakhir. Pasar kompetitif tidak memiliki batasan antarnegara. Komunikasi dan transportasi maju telah berkontribusi secara signifikan terhadap penciptaan kompetisi global. Kemajuan teknologi telah berkontribusi terhadap semakin pendeknya siklus kehidupan produk dan semakin bervariasinya produk di pasar. Perusahaan luar negeri mampu menghasilkan produk berkualitas tinggi dan fitur-fitur spesifik dengan biaya rendah. Tekanan kompetitif ini mendorong perusahaan untuk meninggalkan EOQ dan mulai menggunakan pendekatan JIT. JIT mempunyai dua tujuan strategis, yaitu meningkatkan laba dan memperbaiki posisi kompetitif perusahaan. Kedua tujuan ini dicapai melalui pengendalian biaya, memperbaiki kinerja pengiriman, dan memperbaiki kualitas. JIT menawarkan efisiensi biaya dan juga fleksibilitas dalam merespons permintaan pelanggan terhadap kualitas produk yang lebih baik
dan variasi produk yang lebih banyak. Kualitas, fleksibilitas, dan efisiensi biaya adalah prinsip-prinsip dasar untuk persaingan tingkat dunia.
Produksi dan pembelian secara JIT merepresentasi peningkatan produktivitas secara berkelanjutan melalui penghilangan pemborosan. Aktivitas tidak bernilai tambah adalah sumber utama pemborosan. Aktivitas bernilai tambah penting bagi perusahaan karena menciptakan nilai bagi pelanggan. Penghilangan aktivitas tidak bernilai tambah selain merupakan tujuan utama JIT, juga merupakan tujuan dasar perusahaan yang melakukan perbaikan secara berkesinambungan. JIT tidak hanya sekadar manajemen persediaan. Persediaan dipandang merepresentasi pemborosan karena di dalam persediaan terikat kas, ruang, dan tenaga kerja. Persediaan juga menyembunyikan ketidakefisienan produksi dan meningkatkan kerumitan sistem informasi perusahaan. Jadi, walaupun JIT lebih berfokus pada manajemen persediaan, tetapi pengendalian persediaan memberikan manfaat tambahan penting.
Pull System
JIT adalah pendekatan manufaktur yang memproduksi barang berdasarkan permintaan yang sesungguhnya ada, bukannya berproduksi dengan jadwal tetap berdasarkan pada proyeksi permintaan. Dalam pull system, permintaan pelanggan menarik bahan baku untuk masuk proses produksi. Prinsip yang sama digunakan dalam proses produksi. Setiap aktivitas produksi hanya dilakukan jika diperlukan untuk memenuhi permintaan aktivitas berikutnya. Bahan baku atau suku cadang tersedia hanya pada waktu dibutuhkan untuk aktivitas produksi sehingga permintaan tetap dapat dipenuhi.
Salah satu akibat JIT adalah pengurangan persediaan pada tingkat yang sangat rendah. Pencapaian tingkat persediaan yang rendah penting untuk keberhasilan JIT. Namun, ide pencapaian tingkat persediaan rendah bertentangan dengan alasan-alasan tradisional untuk mengadakan persediaan. Alasan-alasan tradisional tersebut dipandang tidak relevan lagi.
Menurut pandangan tradisional, pengadaan persediaan akan memecahkan beberapa masalah. Misalnya, penyelesaian masalah antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan dilakukan dengan pemilihan tingkat persediaan yang meminimalkan jumlah kedua biaya tersebut. Jika permintaan lebih besar daripada yang diharapkan atau jika produksi berkurang karena kerusakan mesin dan ketidakefisienan produksi, maka persediaan berfungsi sebagai cadangan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Persediaan bahan dapat mencegah
penghentian produksi karena keterlambatan pengiriman bahan, terjadinya produk rusak, dan kegagalan mesin Akhirnya, persediaan sering menjadi solusi untuk masalah pembelian bahan baku terbaik dengan biaya lebih kecil melalui pemanfaatan diskon.
JIT menolak penggunaan persediaan sebagai solusi masalah-masalah tersebut di atas. Pada kenyataannya, persediaan tidak hanya dipandang sebagai pemborosan, tetapi juga dipandang berhubungan langsung dengan kemampuan berkompetisi perusahaan. Persediaan tinggi merupakan sinyal keberadaan masalah kualitas buruk, waktu tunggu yang lama, dan kinerja tenggat (due-date performance) yang buruk. Manajemen persediaan JIT menawarkan solusi alternatif yang tidak membutuhkan persediaan tinggi.
Biaya Pemesanan dan Penyimpanan: Pendekatan JIT
JIT menggunakan pendekatan yang berbeda untuk meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan total. Pendekatan tradisional memandang keberadaan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebagai biaya yang seharusnya terjadi, dan kemudian berusaha menemukan kuantitas pemesanan yang menyeimbangkan terbaik kedua macam biaya tersebut. Di pihak lain, JIT tidak memandang biaya pemesanan sebagai suatu yang diberikan (given), tetapi JIT berusaha untuk mengurangi biaya-biaya tersebut menjadi nol. Jika biaya pemesanan menjadi tidak signifikan, maka tinggal meminimalkan biaya penyimpanan yang dapat dilakukan dengan mengurangi persediaan sampai tingkat yang sangat rendah. Pendekatan ini menjelaskan pengurangan persediaan sampai dengan nol dalam sistem JIT.
Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali Berkelanjutan, dan Electronic Data
Interchange. Biaya pemesanan dapat dikurangi dengan mengembangkan hubungan yang
dekat dengan pemasok. Negosiasi kontrak jangka panjang untuk penyediaan bahan dari pemasok luar akan mengurangi frekuensi pemesanan yang kemudian mengurangi biaya pemesanan. Para pengecer telah menemukan cara untuk mengurangi biaya pemesanan dengan menggunakan teknik pengisian kembali berkelanjutan (continuous replenishment). Dengan persetujuan pengisian kembali, produsen menerapkan finigsi manajemen persediaan untuk pengecer. Produsen memberitahu dan mengusulkan kepada pengecer mengenai kapan dan banyaknya unit untuk dipesan kembali. Pengecer menelaah rekomendasi dan menyetujui pesanan jika usulan yang diajukan masuk akal.
Proses pengisian kembali berkelanjutan dipermudah dengan EDI (electronic data
interchange). EDI memungkinkan pemasok mengakses database pembeli secara online.
Dengan mengetahui jadwal produksi pembeli, pemasok dapat mengirim suku cadang yang dibutuhkan pada saat akan digunakan untuk produksi. EDI tidak menggunakan kertas, tidak menggunakan faktur penjualan dan pesanan pembelian. Pemasok menggunakan jadwal produksi yang ada dalam database untuk menentukan jadwal produksi dan pengiriman kepada pembeli. Ketika suku cadang dikirim, suatu pesan elektronik dikirim oleh pemasok kepada pembeli yang memberitahu bahwa barang dalam proses pengiriman. Ketika suku cadang diterima, bar code dipindai dengan peralatan elektronik dan memulai proses pembayaran barang kepada pemasok. Pada dasarnya, EDI merupakan perjanjian kerja tertutup antara pemasok dengan pembeli.
Pengurangan Jangka Waktu Pemesanan. Pengurangan jangka waktu pemesanan
meminta perusahaan untuk mencari cara-cara yang lebih efisien dalam melakukan pemesanan. Pengalaman menunjukkan bahwa pengurangan secara dramatis jangka waktu pemesanan dapat dicapai. Dengan mengadopsi sistem JIT, jangka waktu pemesanan dapat dikurangi. Keberhasilan pengurangan jangka waktu pemesanan dapat berbeda di antara perusahaan.
Kinerja Tenggat (Due-Date): Solusi JIT
Kinerja tenggat (due-date performance) adalah suatu ukuran kemampuan perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan. Pada masa lalu, persediaan barang jadi telah digunakan untuk menjamin bahwa perusahaan mampu memenuhi tanggal pengiriman yang diminta pelanggan. JIT menyelesaikan masalah kinerja tenggat tidak dengan membentuk persediaan, tetapi dengan pengurangan waktu tunggu secara dramatis. Waktu tunggu yang lebih pendek akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi tanggal-tanggal pengiriman, dan merespons dengan cepat permintaan pasar sehingga kemampuan kompetitif perusahaan meningkat. JIT memotong waktu tunggu dengan mengurangi waktu pemesanan, memperbaiki kualitas, dan menggunakan pemanufakturan sistem sel.
Sel-sel pemanufakturan mengurangi jarak tempuh antara mesin dengan persediaan, dan mengurangi waktu tunggu secara dramatis. Misalnya, pada suatu sistem pemanufakturan tradisional, suatu perusahaan memerlukan waktu dua bulan untuk memproduksi suatu katup. Dengan mengelompokkan mesin bubut dan mesin pengeboran yang digunakan untuk
membuat katup ke dalam sel-sel berbentuk U, waktu tunggu dapat dikurangi menjadi dua atau tiga hari.
Penghindaran Shutdown dan Reliabilitas Proses: Pendekatan JIT
Kebanyakan shutdown (penutupan bisnis) terjadi karena tiga alasan, yaitu: kegagalan mesin, bahan atau suku cadang yang buruk, dan ketidaktersediaan bahan atau suku cadang. Pengadaan persediaan merupakan solusi tradisional untuk ketiga masalah tersebut.
Pendukung pendekatan JIT berpendapat bahwa persediaan tidak menyelesaikan masalah tersebut, tetapi menutupi atau menyembunyikannya. JIT menyelesaikan ketiga masalah tersebut dengan menekankan pada pemeliharaan preventif, pengendalian kualitas, dan membangun hubungan baik dengan pemasok.
Pemeliharaan Preventif Total. Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan
preventif total. Dengan memberikan perhatian yang lebih banyak pada aktivitas pemeliharaan, kerusakan mesin dapat dihindari. Tujuan ini lebih mudah dicapai dalam lingkungan JIT karena tenaga kerja dilatih untuk mampu melakukan beberapa pekerjaan. Umumnya, karyawan pada suatu sel manufaktur juga dilatih untuk mampu memelihara mesin yang dioperasikannya. Oleh karena sifat pull-through JIT, tidak akan ada waktu produksi menganggur bagi seorang karyawan pada suatu sel manufaktur. Sebagian waktu yang tersedia digunakan untuk melakukan aktivitas pemeliharaan mesin oleh karyawan sel manufaktur yang terlibat dalam aktivitas pemeliharaan preventif.
Pengendalian Kualitas Total. Masalah suku cadang atau bahan baku yang cacat dapat
diselesaikan dengan pencapaian zero-defect. Oleh karena produksi berdasar JIT tidak menggunakan persediaan untuk menggantikan suku cadang atau bahan yang cacat, penekanan pada kualitas untuk produksi bahan secara internal maupun pembelian bahan secara eksternal akan meningkat secara signifikan. Pengurangan suku cadang atau bahan yang cacat juga mengurangi justifikasi pengadaan persediaan yang diperlukan karena proses produksi yang tidak andal.
Sistem Kanban. Sistem kanban adalah suatu sistem yang menjamin bahwa suku cadang atau
bahan tersedia ketika dibutuhkan. Sistem kanban adalah suatu sistem informasi yang mengendalikan produksi melalui penggunaan kartu atau marker. Sistem kanban berfungsi
untuk menjamin bahwa produk atau suku cadang diproduksi dalam kuantitas yang diperlukan pada waktu yang tepat. Hal ini adalah inti sistem manajemen persediaan JIT.
Sistem kanban menggunakan tiga macam kartu, yaitu: kartu kanban penarikan (withdrawal), kartu kanban produksi, dan kartu kanban pemasok. Kartu kanban penarikan menspesifikasi kuantitas yang oleh proses berikutnya seharusnya ditarik dari proses sebelumnya. Kartu kanban produksi menspesifikasi kuantitas yang seharusnya diproduksi oleh proses sebelumnya. Kartu kanban pemasokdigunakan untuk memberitahu pemasok untuk mengirim lebih banyak suku cadang dan menentukan kapan suku cadang diperlukan.
Diskon dan Peningkatan Harga: Pembelian JIT versus
Penyelenggaraan Persediaan
Secara tradisional, persediaan diselenggarakan agar perusahaan dapat memperoleh keuntungan dari diskon kuantitas dan berjaga-jaga terhadap kemungkinan kenaikan harga barang yang dibeli pada masa mendatang. Tujuannya adalah untuk menekan biaya persediaan. JIT mencapai tujuan yang sama tanpa dengan menyimpan persediaan. Solusi JIT adalah bernegosiasi untuk kontrak jangka panjang dengan beberapa pemasok pilihan yang berlokasi dekat dengan fasilitas produksi perusahaan dan membangun keterlibatan pemasok secara intensif. Pemasok tidak dipilih berdasarkan harga raja. Kinerja berupa kualitas suku cadang atau bahan, dan kemampuan mengirim sesuai dengan kebutuhan dan komitmen pada pembelian JIT merupakan pertimbangan utama. Manfaat lain kontrak jangka panjang adalah penetapan harga dan kualitas suku cadang atau bahan yang dapat diterima. Kontrak jangka panjang juga mengurangi secara dramatis frekuensi pesanan sehingga mengurangi biaya pemesanan.
Keterbatasan JIT
JIT bukanlah pendekatan yang dapat dengan mudah diterapkan dengan hasil yang cepat diperoleh. Implementasi JIT lebih merupakan suatu proses evolusi, bukannya suatu proses revolusi. Oleh karena itu, dibutuhkan kesabaran. JIT sering disebut sebagai suatu program penyederhanaan, walaupun JIT tidak sederhana dan tidak mudah dilaksanakan. Penerapan JIT membutuhkan waktu, misalnya untuk membangun hubungan baik dengan pemasok. Pemaksaan untuk suatu perubahaan segera dalam kualitas dan waktu pengiriman mungkin tidak realistis dan dapat menyebabkan konfrontasi yang sulit di antara perusahaan dengan pemasok. Kemitraan, bukannya pemaksaan, seharusnya menjadi dasar hubungan
dengan pemasok Untuk memperoleh manfaat pembelian secara JIT, perusahaan perlu meredefinisi hubungan dengan pemasok. Pemaksaan konsesi dan mendiktekan termin pembelian dapat menyebabkan pemasok melakukan pembalasan dengan mengenakan harga jual yang tinggi dalam jangka panjang, atau tidak bersedia menjual kepada perusahaan. Pemaksaan dan mendiktekan terhadap pemasok dapat menghilangkan manfaat pendekatan JIT.
Karyawan juga dipengaruhi oleh JIT. Pengurangan persediaan yang dramatis akan menyebabkan suatu aliran besar pekerjaan dan menimbulkan tekanan bagi karyawan produksi. Pengurangan persediaan secara dramatis mungkin menyebabkan hilangnya penjualan sebagai pangsa pasar dan menimbulkan tekanan bagi karyawan pemasaran. Pengurangan persediaan dalam implementasi JIT sebaiknya mengikuti proses perbaikan yang dilakukan oleh JIT, bukan semata-mata pengurangan persediaan secara dramatis. Implementasi JIT adalah tidak mudah, membutuhkan kehati-hatian serta persiapan dan perencanaan yang teliti.
Kelemahan JIT yang mencolok adalah ketiadaan persediaan untuk mengantisipasi interupsi produksi. Kelangsungan penjualan diganggu oleh interupsi produksi yang tidak terduga. Jika masalah ini terjadi, pendekatan JIT berusaha untuk menemukan dan memecahkan masalah sebelum aktivitas produksi berikutnya terjadi. Pengecer yang juga menggunakan JIT akan menghadapi masalah kekurangan barang. Jika permintaan meningkat melebihi persediaan yang dimiliki pengecer, pengecer mungkin tidak mampu untuk melakukan penyesuaian pesanan pembelian dan pemasoknya secara cepat untuk menghindari hilangnya penjualan dan kemarahan pelanggan. Jadi, hilangnya penjualan merupakan biaya yang nyata penerapan sistem JIT.
Sebagai alternatif, pendekatan pelengkap JIT adalah teori constraint. Pada dasamya, teori constraint dapat digunakan dalam lingkungan manufaktur JIT yang juga mempunyai batasan-batasan. Pendekatan teori constraint memberi tekanan kuat pada kualitas untuk melindungi volume penjualan yang telah dicapai dan berusaha meningkatkan volume penjualan pada masa mendatang dengan meningkatkan kualitas, mempercepat waktu respons, dan juga mengurangi biaya operasi.