BUSINESS PROCESS REENGINEERING
6.2. Output Pelaksanaan Business Process Reengineering
6.2.2. Mempelajari dan Menganalisi Proses yang Ada
Analisis permasalahan yang terjadi pada proses bisnis yang sedang berjalan dengan menggunakan cause and effect diagram. Dengan menggunakan
cause and effect diagram, dapat diketahui faktor-faktor yang menyebabkan kurang efektif dan efisiennya proses bisnis yang sedang berjalan. Hasil analisis dengan menggunakan cause and effect diagram dapat dilihat pada gambar 6.1
Proses bisnis kurang efektif dan efisien Manusia
Karyawan yang bekerja secara manual Waktu
Waktu proses yang panjang
Proses Proses yang terlalu panjang
Teknologi Teknologi yang tidak dimafaatkan dengan baik
Adanya proses yang dapat dihilangkan
Karyawan yang kurang efektif dalam bekerja
Teknologi yang masih semi manual Adanya kegiatan yang dapat dikerjakan dalam waktu yang lebih singkat
Penyebab proses bisnis yang kurang efektif dan efisien adalah faktor manusia, proses, waktu, dan teknologi. Dari faktor manusia, penyebabnya adalah karyawan yang kurang efektif saat bekerja dan karyawan yang masih bekerja secara manual. Dari faktor proses, penyebabnya adalah proses yang terlalu panjang dan adanya proses yang dapat dihilangkan. Dari faktor waktu, penyebabnya adalah waktu pelayanan yang panjang dan adanya kegiatan yang dapat dikerjakan dengan waktu yang lebih singkat. Dan dari faktor teknologi, penyebabnya adalah teknologi yang tidak dimanfaatkan dengan baik dan teknologi yang masih semi manual.
Kemudian dilakukan analisis aktivitas proses untuk mengetahui aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. Sehingga penyederhanaan proses bisnis dapat dilakukan dengan menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah. Adapun kegiatan-kegiatan yang untuk berlangganan surat kabar adalah sebagai berikut:
1. Permintaan berlangganan surat kabar
2. Penyerahan laporan kepada administrasi sales dan marketing 3. Pengecekan data customer
4. Pemasukan data customer
5. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing 6. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
7. Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 8. Pengecekan data keuangan customer
10.Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan baru 11.Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 12.Customer memeriksa tagihan
13.Pembayar tagihan kepada kasir 14.Mencetak bukti pembayaran
15.Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 16.Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan 17.Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi 18.Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 19.Pemasukan data pengiriman customer
20.Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi 21.Laporan pengiriman surat kabar
Dari rangkaian aktivitas penjualan surat kabar di atas, terdapat empat buah aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah dikarenakan berupa laporan yang dapat dilakukan sekaligus tanpa dilakukan terpisah dan melalui perantara serta pemasukan data pengiriman yang tidak perlu dilakukan secara berulang. Rangkaian aktivitas yang dihilangkan adalah kegiatan penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan, penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan, penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi, dan pemasukan data pengiriman customer.
Sedangkan kegiatan-kegiatan yang untuk pemasangan iklan adalah sebagai berikut:
1. Permintaan pemasangan iklan
2. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing
3. Pengecekan data customer 4. Pemasukan data customer 5. Pengecekan desain iklan
6. Pemberian formulir data iklan kepada customer 7. Customer melakukan pengisian formulir data iklan
8. Menyerahkan form iklan kepada staff sales dan marketing
9. Penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing 10. Penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi
11. Penyerahan data iklan kepada staff layout 12. Menghasilkan desain iklan
13. Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala produksi
14. Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing 15. Hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing 16. Hasil desain iklan diberikan kepada customer
17. Customer memeriksa kesesuaian iklan dengan keinginan 18. Customer mengisi form kekurangan desain iklan
19. Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing
20. Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada kepala sales dan marketing
21. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 22. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 23. Pencetakan kwitansi penagihan pemasangan iklan
24. Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 25. Customer menyetujui tagihan
26. Pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir 27. Pencetakan bukti pembayaran pemasangan iklan
28. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 29. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 30. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi 31. Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting 32. Pengaturan posisi iklan sebelum dicetak
33. Laporan pemasangan iklan di surat kabar
Dari rangkaian aktivitas pemasangan iklan di atas, terdapat delapan buah aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah dikarenakan berupa laporan yang dapat dilakukan sekaligus tanpa dilakukan terpisah dan melalui perantara serta pemasukan data pengiriman yang tidak perlu dilakukan secara berulang. Rangkaian aktivitas yang dihilangkan adalah kegiatan pemberian formulir data iklan kepada customer, penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing, penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi, hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing, hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing, penyerahan laporan pemasangan iklan kepada
kepala keuangan, penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan, dan penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi.
Setelah menganalisis proses yang ada, dilakukan realisasi dari visi, nilai, dan tujuan reengineering yang dapat dilihat pada tabel 6.2.
Tabel 6.2. Realisasi Visi, Nilai, dan Tujuan
Hal Realisasi
Visi Berusaha sebaik mungkin dalam kinerja dan
meningkatkan penjualan.
Nilai Selalu mendukung proses kerja reengineering perusahaan.
Tujuan
Pemahaman yang mendalam dari tiap SDM terhadap penerapan proses bisnis yang baru dan kinerja yang baik dalam melakukan setiap tugas yang dibebankan kepada masing-masing personil.
