APLIKASI BUSINESS PROCESS REENGINEERING UNTUK
PENINGKATAN FUNGSI SALES AND MARKETING PADA
PT. ABDI WIBAWA PRESS
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh
MICHELSON THEDDY
080403116
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
APLIKASI BUSINESS PROCESS REENGINEERING UNTUK
PENINGKATAN FUNGSI SALES AND MARKETING PADA
PT. ABDI WIBAWA PRESS
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh
MICHELSON THEDDY
080403116
Disetujui Oleh :
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
(Prof.Dr.Ir. Humala L.Napitupulu, DEA) (Khalida Syahputri, ST. MT.)
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini.
Tugas Sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya program studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Penulis melaksanakan penelitian di PT. Abdi Wibawa Press yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang media cetak (Koran) yang sedang berkembang di Kota Medan. Judul Tugas Sarjana yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah “
Aplikasi
Business Process Reengineering Untuk Peningkatan Fungsi
Marketing and Sales Pada PT. Abdi Wibawa Press”
.Tujuan penelitian ini adalah untuk rekayasa ulang proses bisnis untuk menghasilkan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien.Penulis menyadari bahwa Tugas Sarjana ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk kesempurnaan proposal ini. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua
Medan, Agustus 2015 Penulis,
UCAPAN TERIMAKASIH
Segala puji dan syukur penulis ucapkan yang sebesar-besarnya kepada Tuhan Allah Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk merasakan dan mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU serta telah membimbing penulis selama masa kuliah dan penulisan laporan Tugas Sarjana ini.
Dalam penulisan Tugas Sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L.Napitupulu, DEA selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana.
3. Ibu Khalida Syahputri, ST. MT. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana.
5. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, MSc. selaku koordinator Tugas Akhir dan Kepala Laboratorium Komputasi atas pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana.
6. Bapak Erickliyono, S.Sos, S.Kom selaku pembimbing lapangan di PT. Abdi Wibawa Press yang telah mengizinkan serta membantu penulis melakukan penelitian dan membantu penulis dalam pengumpulan data.
7. Kedua orangtua penulis yang tiada hentinya mendukung penulis baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan dan kasih sayang dari keduanya, oleh karena itu izinkanlah penulis memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada kedua orang tua tercinta.
8. Stephenson Theddy, Felicia Theresa, Vivi Novati, dan Intan Permata Sari yang selalu mendukung, memotivasi, dan membantu penulis dalam pengerjaan laporan tugas sarjana.
9. Bang Nurmansyah, Bang Mijo, Kak Dina, Kak Ani, dan Bang Ridho atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana.
11. Rekan-rekan mahasiswa Teknik Industri USU 2008 atas dukungan dan kerjasama yang baik atas bantuan dan masukan serta motivasi yang diberikan kepada penulis.
12. Seluruh pihak yang tidak dapat dituliskan satu per satu, namun telah memberikan dukungan, bantuan, dan inspirasi yang sangat berharga.
Medan, Agustus 2015 Penulis
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
SERTIFIKAT TUGAS SARJANA ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xvi
I PENDAHULUAN ... I-1
1.1. Latar Belakang Masalah... I-1 1.2. Perumusan Masalah ... I-3 1.3. Tujuan Penelitian ... I-3 1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian ... I-4 1.5. Manfaat Penelitian ... I-5 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-5
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan. ... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-1 2.3. Lokasi Perusahaan ... II-2 2.4. Daerah Pemasaran ... II-2 2.5. Organisasi dan Manajemen Perusahaan ... II-2
III LANDASAN TEORI ... III-1
3.1. Defenisi Proses ... III-1 3.2. Proses Bisnis ... III-2 3.2.1. Defenisi Proses Bisnis ... III-2 3.2.2. Tipe Proses Bisnis ... III-3 3.3. Business Process Reengineering ... III-5 3.3.1. Metodologi Business Process Reengineering ... III-8 3.3.2. Peranan Teknologi Informasi ... III-11 3.4. PemahamanMengenai Sistem Informasi dan Teknologi
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
3.6. Iklan ... III-16 3.6.1. Pengertian Iklan ... III-16 3.6.2. Fungsi Iklan ... III-16 3.6.3. Manfaat Iklan ... III-18
IV METODOLOGI PENELITIAN ...
IV-1
4.5.9. Kesimpulan dan Saran ... IV-7
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
V PENGUMPULAN DATA ... V-1
5.1. Proses Aktual ... V-1 5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar ... V-1 5.1.2. Proses Pemasangan Iklan ... V-8
VI BUSINESS PROCESS REENGINEERING ... VI-1
6.1. Tahapan Pelaksanaan Business Process Reengineering ... VI-1 6.2. Output Pelaksanaan Business Process Reengineering ... VI-3 6.2.1. Persiapan Reengineering ... VI-3 6.2.2. Mempelajari dan Menganailisi Proses yang Ada ... VI-4 6.2.3. Merancang Proses yang Baru ... VI-9 6.2.3.1. Rancangan Database ... VI-10 6.2.3.2. Rancangan Program Desktop ... VI-13 6.2.3.3. Rancangan Jaringan Wireless... VI-19 6.2.3.4. Rancangan Proses Bisnis Baru ... VI-30
6.2.3.4.1. Rancangan Proses Bisnis
Penjualan Koran yang Baru ... VI-31 6.2.3.4.2. Rancangan Proses Bisnis
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
6.2.4. Implementasi Proses yang Baru ... VI-42 6.2.4.1. Implementasi Proses Bisnis Penjualan Surat
Kabar yang Baru ... VI-42 6.2.4.2. Implementasi Proses Bisnis Pemasangan
Iklan yang Baru ... VI-43
VII PEMBAHASAN ... VII-1
7.1. Pembahasan Proses Bisnis ... VII-1 7.1.1. Proses Bisnis Penjualan Surat Kabar ... VII-1 7.1.2. Proses Bisnis Pemasangan Iklan ... VII-2
VIII KESIMPULAN DAN SARAN ... VIII-1
8.1. Kesimpulan ... VIII-1 8.2. Saran ... VIII-2
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
ABSTRAK
PT. Abdi Wibawa Press adalah sebuah perusahaan media cetak yang sedang berkembang di Medan. Produk dari PT. Abdi Wibawa Press adalah surat kabar Berbahasa Mandarin yang bernama Xun Bao yang terbit setiap hari. Proses bisnis pada divisi Marketing dan Sales perlu dilakukan perbaikan dengan perubahan teknologi dan penyederhanaan rangkaian aktivitas sehingga dapat mempercepat waktu siklus setiap kegiatan. Pemanfaatan perkembangan teknologi salah satunya melalui perubahan yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Berdasarkan permasalahan tersebut, PT. Abdi Wibawa Press merencanakan proses rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) yang terintegritas pada penggunaan teknologi informasi berbasis komputer guna peningkatan kegiatan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Dengan dilaksanakannya Business Process Reengineering ini, diharapkan proses bisnis yang baru dapat memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan. Kegiatan BPR dilakukan dalam lima langkah, yakni: persiapan rekayasa ulang, mempelajari dan menganalisa proses yang ada, merancang proses yang baru, implementasi proses yang baru, dan perbaikan berkelanjuta. Dalam penelitian ini digunakan program iGrafx Process 2013 dalam pembuatan aliran proses bisnis dan simulasi, dan hasil simulasi memperlihatkan adanya perubahan waktu yang cukup signifikan setelah dilakukan BPR, yakni perubahan sebesar 32.50% untuk proses penjualan surat kabar dan 14.07% untuk proses pemasangan iklan.
ABSTRAK
PT. Abdi Wibawa Press adalah sebuah perusahaan media cetak yang sedang berkembang di Medan. Produk dari PT. Abdi Wibawa Press adalah surat kabar Berbahasa Mandarin yang bernama Xun Bao yang terbit setiap hari. Proses bisnis pada divisi Marketing dan Sales perlu dilakukan perbaikan dengan perubahan teknologi dan penyederhanaan rangkaian aktivitas sehingga dapat mempercepat waktu siklus setiap kegiatan. Pemanfaatan perkembangan teknologi salah satunya melalui perubahan yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Berdasarkan permasalahan tersebut, PT. Abdi Wibawa Press merencanakan proses rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) yang terintegritas pada penggunaan teknologi informasi berbasis komputer guna peningkatan kegiatan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Dengan dilaksanakannya Business Process Reengineering ini, diharapkan proses bisnis yang baru dapat memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan. Kegiatan BPR dilakukan dalam lima langkah, yakni: persiapan rekayasa ulang, mempelajari dan menganalisa proses yang ada, merancang proses yang baru, implementasi proses yang baru, dan perbaikan berkelanjuta. Dalam penelitian ini digunakan program iGrafx Process 2013 dalam pembuatan aliran proses bisnis dan simulasi, dan hasil simulasi memperlihatkan adanya perubahan waktu yang cukup signifikan setelah dilakukan BPR, yakni perubahan sebesar 32.50% untuk proses penjualan surat kabar dan 14.07% untuk proses pemasangan iklan.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi sangat dibutuhkan bagi semua umat manusia dalam memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari dimana teknologi tersebut berguna untuk membuat kegiatan mereka menjadi lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Begitu pula dalam dunia bisnis dimana teknologi pun ikut berkembang dalam dunia bisnis, sehingga proses bisnis yang sedang berjalan dalam perusahaan menjadi lebih efektif dan dapat meningkatkan keuntungan serta menjawab permasalahan yang terjadi dalam perusahaan agar perusahaan mampu mencapai tujuan dari perusahaan.
PT. Abdi Wibawa Press adalah sebuah perusahaan media cetak yang sedang berkembang di Medan. Pabrik dan kantor perusahaan berlokasi di Jalan Kapt. M. Basri no. 41 Medan 20238. Produk dari PT. Abdi Wibawa Press adalah surat kabar Berbahasa Mandarin yang bernama Xun Bao yang terbit setiap hari.
Dalam PT. Abdi Wibawa Press, proses bisnis pada divisi Marketing dan
yang dinilai masih panjang dilihat dari waktu pelayanan penjualan koran adalah 43 menit dan pemasangan iklan adalah 166 menit. Jika dengan pemanfaatan teknologi komputerisasi, pekerjaan akan lebih mudah dikerjakan dan mengurangi waktu pelayanan yang dianggap berlebih. Misalnya proses pengisian formulir dan pencarian data jika dilakukan dengan menggunakan komputer maka akan lebih cepat bila dibandingkan dengan pengerjaan manual. Proses transfer informasi antar divisi juga akan lebih cepat bila menggunakan teknologi komputer yang terhubung antar divisi.
Pemanfaatan perkembangan teknologi salah satunya melalui perubahan yang dilakukan dalam proses bisnis perusahaan. Salah satu konsep yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), yaitu suatu teknik manajemen perubahan untuk melakukan peningkatan proses-proses bisnis yang berlangsung yang dapat berupa peningkatan efisiensi, efektivitas, kualitas, pelayanan, serta mengurangi biaya. 1Sudah banyak perusahaan-perusahaan besar yang melaksanakan BPR seperti kantor cabang AT&T Global Business Communication System memperbaiki proses bisnis, sehingga mengurangi waktu penyampaian dari 8-12 minggu menjadi beberapa hari, bahkan menggunakan 35% lebih sedikit karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu contoh perusahaan lain adalah Ford Company, Procter & Gamble yang merupakan perusahaan raksasa Amerika yang berhasil mengakomodasi BPR
sehingga bangkit dari kelesuan yang mengancamnya.
1
Berdasarkan permasalahan tersebut, PT. Abdi Wibawa Press merencanakan proses rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering) yang terintegritas pada penggunaan teknologi informasi berbasis komputer guna peningkatan kegiatan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien. Dengan dilaksanakannya Business Process Reengineering ini, diharapkan proses bisnis yang baru dapat memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.2. Perumusan Masalah
Masalah yang dihadapai oleh PT. Abdi Wibawa Press, khususnya proses bisnis pada divisi Sales dan Marketing adalah rangkaian aktivitas yang panjang dikarenakan pemanfaatan teknologi yang masih secara manual sehingga mengakibatkan waktu pelayanan yang panjang. Oleh sebab itu perlu dilakukannya rekayasa ulang proses bisnis (BPR) guna memperoleh perbaikan proses bisnis yang lebih baik.
1.3. Tujuan Penelitian
memberikan dampak terhadap kinerja perusahaan sehingga berpotensi dalam peningkatan penjualan dan peningkatkan daya saing perusahaan.
1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) divisi Sales dan Marketing yaitu pada proses penjualan surat kabar dan proses penjualan iklan.
2. Satu siklus pelayanan dimulai dengan pelanggan mengisi formulir berlangganan surat kabar sampai dengan pembuatan laporan penjualan surat kabar untuk proses penjualan surat kabar atau pelanggan mengisi formulir berlangganan iklan hingga pembuatan laporan pemasangan iklan untuk proses penjualan iklan
3. Desain proses bisnis ini berfokus pada perbaikan aliran proses yang disertai dengan penggunaan teknologi yang menunjang proses bisnis tersebut.
4. Dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis (BPR), proses yang dilakukan sampai tahapan mengimplementasikan proses yang baru.
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Selama penelitian berlangsung, tidak ada perubahan kebijakan perusahaan
yang menyangkut Divisi Sales dan Marketing perusahaan.
1.5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah sebagai berikut: 1. Bagi Mahasiswa
Mampu memperkaya wawasan dan mampu mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari dalam perkuliahan ke dalam dunia nyata.
2. Bagi Perusahaan
Memberi bahan pertimbangan kepada perusahaan mengenai rekayasa ulang sistem dan prosedur proses bisnis yang lebih baik.
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan : Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi masalah yang digunakan dalam penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir.
BAB II Gambaran Umum Perusahaan : Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, struktur organisasi dan manajemen pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB IV Metodologi Penelitian : Bab ini berisi mengenai jenis penelitian, lokasi penelitian, kerangka konseptual, langkah-langkah metodologi penelitian, analisis pemecahan masalah, dan kesimpulan dan saran. BAB V Pengumpulan Data: Bab ini berisi data yang diperoleh dari penelitian
pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VI BPR: Bab ini berisi analisis masalah yang dihadapi sebelumnya dan rancangan proses bisnis yang baru.
BAB VII Pembahasan: Bab ini berisi pembahasan dari hasil perancangan proses bisnis yang dilakukan pada PT. Abdi Wibawa Press.
BAB VIII Kesimpulan Dan Saran : Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran yang bermanfaat bagi pihak PT. Abdi Wibawa Press.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Abdi Wibawa Press merupakan perusahaan penerbitan surat kabar yang berbahasa Mandarin di Sumatera Utara tepatnya terletak di jalan Kapten M.Basri No. 41 Kota Medan. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 21 Mei 2007. Selaku pendiri PT.Abdi Wibawa Press Mr. Ali Johnsen, SH melihat bahwa perkembangan bahasa Mandarin di Kota Medan cukup baik sehingga mendirikan perusahaan dengan tujuan meningkatkan minat pembaca terhadap bahasa
Mandarin. Pemerintah Indonesia juga sudah memasukkan bahasa Mandarin sebagai salah satu bahasa yang dipelajari di sekolah, sehingga kedepannya banyak warga negara Indonesia akan fasih berbahasa Mandarin. Minat memenuhi
kebutuhan berita dalam bahasa Mandarin juga ada pada beberapa kalangan warga yang fasih berbahasa Mandarin. PT. Abdi Wibawa Press melalui produk koran Xun Bao mengerti dan ingin memuaskan masyarakat yang memerlukan.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
2.3. Lokasi Perusahaan
PT. Abdi Wibawa Press terletak di Jalan Kapten M. Basri No.41 Medan 20238 Sumatera Utara.
2.4. Daerah Pemasaran
Surat kabar Xun Bao didistribusikan ke dalam dan luar kota, yaitu: Medan, Jakarta, Rantau Prapat, Pematang Siantar, Lhoksumawe, Banda Aceh, Kisaran, dan Tebing Tinggi.
2.5. Organisasi dan Manajemen Perusahaan
Struktur orgasnisasi adalah susunan yang stabil dari jabatan-jabatan dan hubungannya dengan jabatan yang lain dan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi orang-orang yang bergabung dalam organisasi itu sendiri. Struktur organisasi yang baik menunjukkan kerangka dan perwujudan pola tetap
hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi suatu perusahaan tentu berbeda dengan struktur
organisasi perusahaan lainnya. Hal ini tergantung pada besar kecilnya perusahaan. PT. Abdi Wibawa Press membutuhkan suatu struktur organisasi yang tepat agar dapat secara efektif dan efisien mengatur dan menjelaskan tugas-tugas
Struktur organisasi yang diterapkan PT. Abdi Wibawa Press adalah struktur organisasi garis dan fungsional, yang mana tugas dan wewenang berjalan dari pimpinan tertinggi sampai kepada karyawan dan adanya pembagian tugas sesuai dengan fungsi masing-masing divisi. Struktur Organisasi PT. Abdi Wibawa Press dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Berikut ini diuraikan tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan sebagai berikut:
1. Pemimpin Umum
a. Bertanggung jawab atas pencapaian proyeksi pendapatan serta pemanfaatan sumber dana perusahaan secara efektif dan efisien.
b. Berwenang dalam menanda tangani cheque dan bilyet giro yang dikeluarkan bersama-sama dengan Wakil Pemimpin Umum.
c. Menegakkan integritas dan loyalitas seluruh karyawan pada jajaran usaha maupun bidang redaksi.
d. Menciptakan dan mengembangkan iklim kerja yang kooperatif, sehat, dan berprestasi pada segenap jajaran usaha maupun bidang redaksi.
Reporter
Sumber : PT. Abdi Wibawa Press
2. Wakil Pemimpin Umum
a. Memelihara hubungan baik dengan lembaga keuangan tempat perusahaan menjadi nasabah dan segenap perusahaan periklanan serta penyalur utama yang menunjang mekanisme perusahaan.
b. Berwenang dalam menandatangani cheque dan bilyet giro yang dikeluarkan bersama-sama dengan Pemimpin Umum.
c. Mengelola dan mengendalikan pemanfaatan sumber dana perusahaan secara efisien dan efektif dilengkapi dengan laporan pertanggung jawaban kepada Pemimpin Umum.
d. Memegang teguh kerahasiaan data perusahaan secara menyeluruh dan membantu hal-hal yang bersifat rahasia.
e. Berwenang dalam memferifikasi seluruh dokumen perusahaan baik internal maupun eksternal.
3. Pemimpin Redaksi.
a. Bertanggung jawab secara struktur kepada Pemimpin Umum dan membawahi Wakil Pemimpin Redaksi serta redaktur-redaktur dan staf redaksi.
4. Kepala Produksi.
a. Melaksanakan kegiatan proses sebelum percetakan dimulai yang meliputi pengetikan berita, koreksi berita, penyusunan berita, dan pembuatan plat sebelum mencetak.
b. Mengadakan pengawasan percetakan surat kabar.
c. Mempersiapkan desain produk untuk penerbitan selanjutnya. 5. Kepala Sirkulasi
a. Bertanggung jawab terhadap pengiriman dan pendistribusian surat kabar. b. Bertanggung jawab atas pengemasan surat kabar yang akan dikirim ke
dalam dan luar kota. 6. Kepala Sales dan Marketing
a. Bertanggung jawab terhadap penjualan surat kabar dan pemenuhan kuota penjualan iklan.
b. Bertanggung jawab untuk mengirimkan bukti pemuatan iklan kepada biro iklan maupun kepada pemasang iklan langsung.
c. Bertanggung jawab atas kredibilitas dan piutang yang tertunggak dari para agen, langganan, dan pemuat iklan serta langkah-langkah penyelesaiannya. d. Mengadakan sensor terhadap materi iklan yang dapat berakibat
membahayakan pihak penerbit. 7. Kepala Keuangan
b. Bertanggung jawab mempersiapkan data untuk menyusun anggaran dan laporan realisasi anggaran secara bulanan maupun tahunan.
c. Bertanggung jawab atas hal-hal yang menyangkut perpajakan.
d. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pembukuan dan memegang teguh kerahasiaan data keuangan perusahaan.
8. Kepala Sumber Daya Manusia
a. Bertanggung jawab atas tegaknya disiplin karyawan.
b. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengembangan sumber daya manusia bagi kepentingan perusahaan.
c. Memelihara dan mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan instansi Departemen Tenaga Kerja serta lembaga resmi terkait.
d. Memegang teguh kerahasiaan data karyawan perusahaan. 9. Kepala Umum
a. Membina, menggerakkan dan mengawasi seluruh kegiatan personalia dan umum.
b. Mengurus permasalahan dibidang umum.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Defenisi Proses2
Menurut Wesner, Hiatt dan Triamble, defenisi proses adalah satu atau beberapa tugas yang mentransformasikan sekumpulan input menjadi sekumpulan output spesifik (barang maupun jasa) untuk orang lain (pelanggan) atau proses melalui kombinasi orang, prosedur dan alat bantu. Pada defenisi tersebut E.H. Melan menambahkan bahwa suatu proses harus mampu memberikan nilai tambah pada outputnya dibandingkan inputnya melalui satu atau beberapa transformasi. Akhirnya untuk memberikan landasan pemahaman proses yang kompleks pada suatuperusahaan maka kedua defenisi tersebut dikombinasikan melalui pemahaman terminologi dan model untuk menggambarkan keterkaitannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa proses melibatkan elemen input, aktifitas transformasi dan output yang mempunyai nilai tambah bagi pelanggan.
Sedangkan Hammer & Champy mendefinikan sebuah proses sebagai kumpulan dari aktivitas yang mengambil satu atau lebih input dan menghasilkan output yang merupakan nilai tambah bagi pelanggan.3 Sebagai catatan tambahan Hammer dan Champy mempunyai persepsi lebih terhadap orientasi transformasi, dan lebih sedikit dalam fokus ke struktur dari proses dan aktivitas dalam dimensi ruang dan waktu.
2
Arthur R. Tenner dan Irving J. DeToro. 1996. Process Redesign: The Implementation Guide for Managers, Engineering Process Improvement Series. Addision Wesley.
3
3.2. Proses Bisnis
Proses bisnis dan organisasi dapat dipandang sebagai dua sisi mata uang dalam suatu perusahaan. Meskipun secara tradisional perusahaan lebih direpresentasikan dalam bentuk organisasi, akan tetapi dapat dikatakan bahwa alasan dibentuknya organisasi bukanlah untuk mewakili kepentingan stakeholder, tetapi lebih karena untuk mengelola proses bisnis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
3.2.1. Defenisi Proses Bisnis4
Menurut Davenport (1993) sebuah proses bisnis adalah: Aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan
pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana”
pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang
berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.
Dari defenisi di atas bisa disimpulkan bahwa fokus logis bisnis terletak pada proses (how work is done). Pertama proses harus jelas batasnya, input serta ouputnya. Lalu kedua yang harus menerima hasil dari proses adalah pelanggan dan ketiga setiap transformasi dalam proses harus mempunyai nilai tambah bagi pelanggan.
4
Proses bisnis dapat diklasifikasikan ke dalam 4 (empat) kategori utama berdasarkan jenis modelnya, yaitu:5
1. Proses berbasis proyek (project-based process)
Proses ini biasanya dilakukan oleh perorangan ataupun sekelompok orang. Contoh: Pengembangan produk dan proses administrasi.
2. Proses berbasis produksi (production-based process)
Pada proses berbasis produksi, output diproduksi dalam suatu batch atau model aliran yang kontinyu dengan jumlah yang relatif banyak. Contoh: Pemenuhan pesanan, proses pembayaran, dan proses klaim.
3. Proses berbasis distribusi (distribution-based process)
Proses berbasis pada distribusi meliputi transportasi dan proses pengiriman dimana produk atau orang dibawa dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan distribusi.
4. Proses berbasis pada pelayanan konsumen (customer service-based process) Proses berbasis pada pelayanan konsumen, dimana proses bisnis tersebut melibatkan interaksi dengan konsumen secara langsung. Contoh: call center
(pusat panggilan), restoran, rumah sakit, dan retail shop.
3.2.2. Tipe Proses Bisnis6
Rummler & Brache mendefenisikan lebih jelas tentang proses yaitu
“Sebuah proses bisnis adalah dua tipe dari proses yaitu proses utama dan proses
5
Tinnila, M. 1995. Strategic Perspectives to Business Process Redesign. Business Process Reengineering & Management Journal, Vol. 1 No. 1, pp. 44-50
6
pendukung, tergantung dari apakah sebuah proses terlibat langsung dalam kreasi mengasilkan nilai tambah untuk pelanggan, atau konsentrasi pada organisasi
aktivitas internal. Sebuah proses bisnis dapat melalui beberapa fungsi bisnis”.
Proses bisnis primer melibatkan aktivitas yang secara langsung menambah nilai bagi produk perusahaan, yang meliputi lima kelompok proses bisnis, yaitu: 1. Logistik penjualan inbound (persediaan, pengendalian, retur ke pemasok). 2. Logistik penjualan outbond (pemrosesan order penjualan, pengiriman
pesanan, pengumpulan piutang).
3. Operasi (mesin, perakitan, pengepakan dan lain-lain). 4. Pemasaran (periklanan, promosi, penawaran, dan lain-lain). 5. Jasa (instalasi, reparasi, layanan purnajual, dan lain-lain).
Sementara itu proses bisnis pendukung melibatkan aktivitas yang tidak secara langsung menambah nilai produk, hal ini mencakup empat kelompok proses bisnis dasar, yaitu :
1. Prokuremen (pembelian, pemesanan, evaluasi penawaran dari pemasok, dan lain-lain).
2. Pengembangan teknologi (sumber daya dan pengembangan).
3. Organisasi dan manajemen sumber daya manusia (rekrutmen, pelatihan, dan lain-lain).
3.3. Business Process Reengineering7
Business process reengineering merupakan pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal terhadap sistem bisnis untuk mendapatkan peningkatan dramatis dalam pengukuran kinerja kritikal dan kontemporer seperti biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan (Hammer & Champy, 1993).
Manganelli & Klein (1994) mengatakan, reengineering adalah perubahan yang cepat dan radikal dalam merancang ulang strategi, nilai tambah proses bisnis dan sistem, aturan dan struktur organisasi yang mendukung kegiatan bisnis, dan untuk mengoptimalkan workflow dan produktifitas di dalam suatu organisasi.
Business Process Reengineering berbeda dengan manajemen perubahan lainnya : 1. Bukan cuma otomatisasi, meskipun sering memanfaatkan teknologi dalam hal
kreatif dan inovatif
2. Bukan cuma restrukturisasi, meskipun hampir selalu memerlukan perubahan struktur organisasi
3. Bukan cuma perampingan, meskipun biasanya memperbaiki produktifitas. 4. Bukan cuma kualitas, meskipun hampir selalu difokuskan pada kepuasan
pengguna layanan dan proses yang mendukungnya.
Pada saat ini, memperbaiki terus-menerus business process tersebut sangatlah penting apabila suatu perusahaan atau organisasi masih ingin tetap bertahan di dunianya sekarang. Ada beberapa alasan bagi suatu organisasi dalam melakukan perbaikan tersebut :
7
1. Meningkatkan service level
2. Menurunkan total waktu siklus proses 3. Meningkatkan throughput
4. Menurunkan waitingtime
5. Menurunkan activity / operationalcost 6. Menurunkan inventorycosts
Bagaimana bentuk perubahan proses tersebut, dapat dilakukan dalam berbagai bentuk yang secara garis besar dijelaskan sebagai berikut:
1. Menghilangkan proses (process elimination) yang dianggap tidak memiliki nilai tambah bagi organisasi.
2. Menyederhanakan proses (process simplification), dengan benchmarking, mengamati dan meniru proses yang dilakukan di organisasi sejenis.
3. Menyatukan atau menggabungkan beberapa proses menjadi satu process (process integration)
4. Melakukan otomatisasi (process automation) untuk meningkatkan kecepatan, ketelitian dan efisiensi.
Menurut Tan, Victor S.L. (1994) di dalam melakukan proses rekayasa ulang diperlukan inovasi, kecepatan, pelayanan, dan kualitas.8 Untuk itu ada lima pendekatan dasar untuk melakukan proses rekayasa ulang di dalam suatu perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Memahami aliran proses saat ini 2. Tantangan proses sekarang
8
3. Merancang alternative model proses
4. Menguji informasi yang dibutuhkan guna mendukung model proses usulan 5. Uji kelayakan dan simulasi
Salah satu tujuan dilakukannya rekayasa ulang terhadap proses bisnis adalah untuk memperoleh hasil yang luar biasa atau hasil yang merupakan lompatan besar (quantum leaps). Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan rekayasa ulang harus disadari bahwa rekayasa ulang membutuhkan atau mengakibatkan perubahan yang radikal atau dramatis.
Tujuan dari rekayasa ulang proses bisnis yaitu mendapatkan hasil yang effektif dan effisien dengan memperhatikan 4 point:
1. Maksimalisasi aktivitas-aktivitas yang mempunyai nilai tambah setinggi-tingginya dengan mengganti aktivitas-aktivitas yang tidak menjadi nilai tambah seperti redudansi pekerjaan bisa diidentifikasi dan dibuang.
2. Minimalisasi waktu proses yaitu dengan sinkronisasi aliran kerja dengan baik, tepat waktu dan perubahan pada material dan informasi terus menerus bisa membantu meminimalisasi waktu. Hal ini bisa didaptkan melalui integrasi dan koordinasi dari aktivitas-aktivitas lintas fungsional. Produktifitas pekerja punya impact yang besar dalam proses waktu kerja. Perubahan secara radikal seringkali didapat bukan dari kerja keras tetapi dari kerja smart, dengan melakukan lewat skill yang relevan dan spesialisasi kerja yang sesuai.
meningkatkan keputusan yang baik lewat teknologi informasi untuk menyediakan kemampuan dalam membantu membuat keputusan. Sistem informasi yang terintegrasi dan Local Area Network (LAN) bisa digunakan untuk mengirimkan kembali informasi-informasi yang telah dilakukan untuk pengambilan keputusan di beberapa tempat. Oleh karena itu peningkatan daya saing bukan hanya menambah jumlah pilihan keputusan yang dapat dikerjakan sesuai permintaan pelanggan tetapi juga lewat kecepatan dan peningkatan dari kualitas keputusan tersebut.
4. Mengetahui permintaan pelanggan yaitu dengan mendapatkan feedback dari pelanggan secara akurat sangat diperlukan untuk meyakinkan hasil atau
ouput produk yang berkualitas sudah sesuai apa belum.
3.3.1. Metodologi Business Process Reengineering9
Dalam rekayasa ulang proses bisnis, dikenal Consolidated Methodology, yaitu metodologi yang merupakan gabungan dari lima metodologi yang umum digunakan. Kelima metodologi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1.
9
Tabel 3.1. Metodologi Business Process Reengineering
Activity # Methodology #1 Methodology #2
1 Develop Vision and Strategy Determine Customer Requirements & Goals for the Process 2 Create Desire Culture Map and Measure the Existing Process
3 Integrate & Improve enterprise Analyze and Modify Existing Process 4 Develop Technology Solution Design a Reengineered Process
5 Implement the Reengineered Process
Activity # Methodology #3 Methodology #4 Methodology #5
1 Set Direction Motivating Reengineering Preparation
2 Baseline and Benchmark Justifying Reengineering Identification
3 Create the vision Planning Reengineering Vision
4 Launch Problem Solving Projects Setting up for Reengineering Technical & Social Design 5 Design Improvements As Is Description & Analysis Transformation
6 Implement Change To-Be Design and Validation
7 Embed Continuous Improvement Implementation
Sumber: Subramanian, M., Larry, W., and S. Hossein C. Business Process Reengineering: A Consolidated Methodology.
Dalam Consolidated Methodology ada beberapa tahapan yang harus dilakukan seperti terlihat pada gambar berikut ini.
1. Persiapan Reenginering
“If you fail to plan, you plan to fail”. Perencanaan dan persiapan adalah faktor penting untuk kesuksesan suatu aktivitas. Sebelum menjalankan reengineering
kita harus memastikan apakah perlu dilakukan BPR.
2. Mempelajari dan menganalisa proses yang ada
Sebelum memulai BPR, tim yang dibentuk harus mempelajari dan menganalisa proses yang berjalan saat ini. Tujuan utama dari fase adalah untuk mengetahui proses yang tidak memiliki dan yang memiliki value added. 3. Merancang proses yang baru
Tujuan dari fase adalah untuk menciptakan satu atau lebih alternatif untuk situasi saat ini, yang dimana hasilnya lebih optimal dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tahap awal dari fase ini adalah benchmarking yaitu membandingkan performa dari suatu proses pada perusahaan dibandingkan dengan perusahaan dalam industri yang sama ataupun berbeda industri untuk mendapatkan ide perbaikan.
4. Mengimplementasikan proses yang baru
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat. Sebelum dilakukannya tahap implementasi perlu perencanaan yang matang. Prototyping dan pelatihan perlu dilakukan sebelum dilakukannya transisi dari proses yang lama ke proses yang baru.
5. Perbaikan berkelanjutan
Monitoring adalah hal yang utama untuk proses ini. Di dalam BPR harus membuat KPI (Key Performance Indicator) yang jelas untuk tiap proses. Dengan KPI dapat diukur suatu proses sebelum dilakukan BPR dibandingkan dengan setelah dilakukannya BPR.
pemecahan masalah yang terjadi pada saat dilakukannya BPR. Sehingga dapat dilihat bahwa Continous Improvements (TQM) dan BPR memiliki keterikatan yang erat antara satu dengan yang lainnya.
3.3.2. Peranan Teknologi Informasi10
Di dalam rekayasa proses bisnis, Teknologi informasi memainkan peranan penting untuk mewujudkan rekayasa proses bisnis yang mengubah secara mendalam (Hammer & Champy, 1993). Teknologi informasi seharusnya tidak dipandang sebagai proses automasi saja atau tindakan mekanisasi saja untuk membuat model ulang cara suatu bisnis dijalankan. Bagaimanapun, teknologi informasi menyediakan banyak akses-akses secara lebar untuk infomasi dan membolehkan lebih banyak pekerjaaan diselesaikan secara bersamaan daripada berurut-urutan, ini dapat mengurangi sejumlah pengulangan-pengulangan dan birokrasi.
Michael Hammer (1990) menyatakan, “rekayasa membutuhkan perusahaan untuk memperhatikan hasil akhir dari usaha-usaha dan termasuk teknologi informasi sebagai persyaratan dari keberhasilan suatu upaya. Lebih dari itu kegiatan bisnis harus dilihat untuk memaksimalkan efektifitas kemampuan Teknologi informasi yang dapat mendukung proses bisnis dan cakupan proses bisnis juga harus berada dalam kemampuan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan. Dengan cepatnya perubahan pasar yang akan mempengaruhi banyak
10
perusahaan untuk mengembangkan koordinasi seperti struktur yang intensif untuk dapat mengkoordinasikan kegiatan mereka secara efektif dan efesien.
3.4. Pemahaman Mengenai Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
3.4.1. Konsep Dasar Sistem Informasi11
Terdapat beragam defenisi tentang sistem informasi, namun pada dasarnya sistem informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Defenisi lainnya, sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
Sedangkan menurut Romney, “A system is an entity consisting of two or more component or subsystem that interact to achieve a goal”.
Aktivitas yang terjadi pada sistem informasi, yaitu : 1. Input
Perolehan atau pengumpulan data mentah dari dalam organisasi maupun dari lingkungan di luar organisasi yang kemudian diproses dalam satu sistem informasi.
2. Processing
Pemindahan, manipulasi, dan analisis input mentah manjadi bentuk yang lebih bermanfaat bagi pengguna.
11
3. Ouput
Distribusi informasi yang telah diproses ke anggota organisasi maupun ke masing-masing aktivitas dimana output tersebut akan digunakan.
4. Feedback
Output tersebut dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepentingan maupun ke aktivitas dalam organisasi untuk membantu mengevaluasi atau memperbaiki input.
3.4.2. Konsep Dasar Teknologi Informasi12
Teknologi informasi adalah kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya: meliputi infrastruktur TI dan semua sistem informasi lainnya dalam perusahaan. Dalam teknologi informasi, teknologi komputer berperan sebagai pemroses data menjadi sebuah informasi penting yang diproses secara digital. Sedangkan teknologi komunikasi berperan sebagai alat transportasi data dan informasi yang akan memepermudah individu dalam melakukan komunikasi serta penyaluran data dan informasi yang berkaitan dengan aktivitas operasional organisasi. Hal ini diperjelas oleh sebuah pernyataan bahwa teknologi informasi merupakan satu dari banyak alat yang digunakan manajer untuk menghadapi perubahan yang terdiri dari peranti keras komputer, peranti lunak komputer, teknologi manajemen data, serta teknologi komunikasi dan jaringan. Semua teknologi tersebut mengarah kepada penyediaan
12
pusat informasi yang dapat digunakan secara bersama-sama dalam sebuah infrasutruktur teknologi informasi.
3.5. Media Cetak13
Media cetak yang merupakan media statis yang mengutamakan pesan-pesan visual, merupakan media yang terdiri dari lembaran dengan sejumlah kata-kata, gambar atau fotografi, dalam suatu tata warna serta halaman putih. Fungsi utama media cetak adalah sebagai wahana penyampaian pesan dan sekaligus sebagai media penghibur yang dapat memuaskan perasaan keindahan pemirsanya. Media cetak merupakan suatu dokumen yang merekam segala peristiwa dalam kehidupan masyarakat, yang ditangkap oleh jurnalis atau desainernya dan kemudian diubah dalam bentuk informasi yang berupa kata-kata, gambar, fotografi dan sebagainya.
Dalam hubungannya dengan kegiatan periklanan yang disebut sebagai media cetak adalah surat kabar, majalah, maupun media-media lain yang diproduksi lewat proses cetak mencetak (poster, selebaran, brosur dan lain-lain). Sehingga pengertian iklan media cetak adalah pesan-pesan komersial dari produsen kepada khalayak konsumennya yang disampaikan lewat media cetak.
Surat kabar atau koran dan majalah merupakan media massa cetak yang menjadi alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima), oleh sebab itu agar pesan yang akan disampaikan oleh
13
media massa cetak dapat diterima secara efektif oleh khalayaknya, maka media massa cetak harus memiliki daya tarik.
Boove mengemukakan media massa cetak yang baik harus memiliki daya tarik, antara lain:
1. Daya tarik pesan, meliputi isi pesan, tata bahasa, sistem penulisan dan aktualitas berita.
2. Daya tarik fisik, meliputi gambar (kualitas gambar/ foto dan kualitas kertas), tata letak, tata warna (teknik pewarnaan dan kualitas warna).
3. Daya tarik kuantitas, meliputi frekuensi terbitnya media massa cetak tersebut dan jumlah halaman yang tersedia.
4. Daya tarik dengan menggunakan teknik propaganda, untuk menciptakan daya tarik media massa cetak, maka digunakan public figure dan slogan.
3.6. Iklan 14
3.6.1. Pengertian Iklan
Iklan berasal dari bahasa Arab „iqlama’, yang dalam bahasa Indonesia
artinya pemberitahuan, sementara kata „advertensi’ berasal dari bahasa Inggris
„advertising’atau dalam bahasa Belanda „advertentie’, sedangkan reklame berasal
dari bahasa Prancis „re-klame’ yang berarti berulang-ulang. Semua istilah di atas memiliki pengertian yang sama yaitu member informasi tentang suatu barang/jasa kepada khalayak.
Secara sederhana iklan didefenisikan sebagai pesan yang menawarkan suatu produk yang ditujukan kepada masyarakat lewat suatu media.
Klepper mengungkapkan bahwa iklan atau advertising berasal dari bahasa
latin „advore’ yang berarti mengoperkan pikiran dan gagasan kepada pihak lain. Periklanan adalah suatu proses komunikasi massa yang melibatkan sponsor tertentu, yakni si pemasang iklan (pengiklan), yang membayar jasa sebuah media massa atas penyiaran iklannya. Adapun iklannya itu sendiri biasanya dibuat atas pesanan si pemasang iklan itu, oleh sebuah agen atau biro iklan atau oleh bagian humas (public relation) lembaga pemasang iklan itu sendiri.
3.6.2. Fungsi iklan
Fungsi iklan menurut Alo Liliweri dapat dijelaskan sebagai berikut:
14
1. Fungsi pemasaran, merupakan fungsi untuk menjual informasi tentang barang dan jasa maupun gagasan melalui media sebagai upaya:
a. Mengidentifikasi produk dan menjelaskan perbedaannya dengan produk lain.
b. Menganjurkan penggunaan produk baru secara bertahap.
c. Menunjang penyebaran untuk peningkatan penggunaan produk.
d. Membangun rasa cinta dan dekat pada produk untuk mengikat konsumen dalam jangka waktu yang lama.
2. Fungsi komunikasi, merupakan upaya member penerangan dan informasi tentang produk, member pesan yang berbau pendidikan, menciptakan pesan yang bersifat menghibur dan mempengaruhi khalayak untuk dekat dan selalu membeli dan memakai produk secara tetap.
3. Fungsi pendidikan, sehingga melalui iklan, orang dapat belajar sesuatu dari yang dibacanya, ditonton maupun didengar. Khalayak dapat mengkonsumsi produk yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat memperbaiki gaya hidup jadi lebih baik lagi.
4. Fungsi ekonomi, keuntungan ekonomis yang diperoleh khalayak melalui iklan adalah mereka lebih mudah mengakses produk yang dibutuhkan, yang bisa menjadikan khalayak efisien dari segi biaya.
3.6.3. Manfaat Iklan
Periklanan merupakan usaha bisnis yang besar. Iklan melibatkan pembelanjaan dana dalam jumlah besar sehingga perlu ditangani dengan teliti dan efisien. Periklanan adalah sebuah metode yang dipergunakan di tengah-tengah masyarakat dengan tujuan, yaitu:
1. Bagi bisnis komersial, untuk menjual barang dan jasa. 2. Bagi rekrutmen, untuk mendapatkan karyawan.
3. Bagi pemerintah, untuk member informasi kepada masyarakat. 4. Bagi konsumen iklan bermanfaat untuk:
a. Menumbuhkan kesadaran, iklan membantu agar sesuatu dikenal. b. Menumbuhkan atau membangun sikap – sikap yang diinginkan.
c. Membangun identitas merek, iklan membantu menanamkan citra atau ciri-ciri tertentu terhadap produk.
d. Menumbuhkan permintaan akan produk.
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian eksperimen (Experimental Research), yaitu penelitian yang bertujuan untuk menyelidiki hubungan sebab-akibat dan seberapa besar hubungan tersebut dengan cara mengenakan perlakuan pada satu atau lebih kelompok eksperimen dan membandingkan hasilnya dengan satu atau lebih kelompok yang tidak dikenakan perlakuan (Sinulingga, 2011:28). Termasuk penelitian eksperimen karena diselidiki bagaimana hubungan sebab akibat antara variabel-variabel independen dan variabel-variabel dependen serta seberapa besar pengaruh hubungan sebab akibat tersebut. Melalui penelitian ini, dikumpulkan fakta-fakta untuk memberikan solusi permasalahan berupa desain proses bisnis yang lebih baik.
4.2. Lokasi Penelitian dan Jadwal Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT. Abdi Wibawa Press yang berlokasi di Jalan Kapt. M. Basri no. 41, Medan, 20238.
4.3. Kerangka Konseptual
kelebihan pada proses bisnis tersebut dengan memperhatikan variabel teknologi, rangkaian proses, tenaga kerja, dan waktu. Hasil analisa kemudian dilanjutkan pada perancangan teknologi dan rekayasa ulang proses bisnis sehingga menghasilkan proses bisnis hasil rekayasa ulang yang menggunakan teknologi yang lebih baik, rangkaian proses yang lebih sederhana, dan pengurangan waktu pelayanan. Kerangka konseptual penelitian tugas akhir ini pada PT. Abdi Wibawa Press dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Analisis Proses Bisnis
Variabel-variabel dalam penelitian ini meliputi 1. Variabel Independen
a. Tenaga kerja, berupa jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam melakukan aktivitas proses bisnis.
b. Proses, berupa urutan aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. c. Waktu, berupa lamanya waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan seluruh aktivitas-aktivitas proses bisnis.
2. Variabel Intervending
a. Analisis proses bisnis aktual, berupa analisis rangkaian aktivitas yang sedang digunakan guna mencari pemecahan yang lebih baik. b. Merancang teknologi, berupa perancangan database dan program
untuk menunjang aplikasi proses bisnis yang baru.
c. Merancang proses bisnis, berupa perancangan ulang rangkaian aktivitas yang lebih baik dan disesuaikan dengan teknologi yang telah dirancang sebelumnya.
3. Variabel Dependen
a. Proses bisnis, berupa urutan aktivitas-aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk menghasilkan output.
4.5. Langkah-langkah Metodologi Penelitian
4.5.1. Perumusan masalah
Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terdapat pada divisi
marketing and sales. Hal yang dilakukan adalah mengamati proses bisnis
marketing and sales yang sedang berjalan. Kemudian merumuskan masalah yang terdapat pada bagian marketing and sales.
4.5.2. Tujuan Penelitian
bisnis untuk divisi Marketing and Sales untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis.
4.5.3. Studi Literatur
Studi pustaka ini dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan penelitian dari berbagi sumber seperti buku, jurnal, dan internet yang berkaitan dengan penelitian.
4.5.4 Kerangka Konseptual Penelitian
Pada tahap ini dibuat kerangka konsep dari penelitian yakni model perancangan yang dibentuk untuk menyelesaikan perancangan.
4.5.5. Pengumpulan Data
Jenis data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data primer
Data primer yang dikumpulkan adalah:
Proses bisnis pada bagian marketing and sales pada PT. Abdi Wibawa Press dengan pengamatan langsung dan wawancara.
2. Data sekunder
Data sekunder yang dikumpulkan adalah:
b. Gambaran umum, visi dan misi, struktur organisasi PT. Abdi Wibawa Press.
c. Jurnal internet yang berhubungan dengan penelitian.
4.5.6. Analisis Proses Bisnis
Pada tahap ini dilakukan analisis dalam kaitannya untuk menyelesaikan masalah berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Kegiatan yang pertama dilakukan adalah analisis proses bisnis yang sedang berjalan untuk memperoleh kelebihan dan kekurangan atas proses bisnis tersebut.
4.5.7. Business Process Reengineering
Langkah-langkah rekayasa ulang proses bisnis yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
6. Persiapan Reenginering
“If you fail to plan, you plan to fail”. Perencanaan dan persiapan adalah faktor
penting untuk kesuksesan suatu aktivitas. Sebelum menjalankan reengineering
kita harus memastikan apakah perlu dilakukan BPR.
7. Mempelajari dan menganalisa proses yang ada
Sebelum memulai BPR, tim yang dibentuk harus mempelajari dan menganalisa proses yang berjalan saat ini. Tujuan utama dari fase adalah untuk mengetahui proses yang tidak memiliki dan yang memiliki value added. 8. Merancang proses yang baru
Tujuan dari fase adalah untuk menciptakan satu atau lebih alternatif untuk situasi saat ini, yang dimana hasilnya lebih optimal dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tahap awal dari fase ini adalah benchmarking yaitu membandingkan performa dari suatu proses pada perusahaan dibandingkan dengan perusahaan dalam industri yang sama ataupun berbeda industri untuk mendapatkan ide perbaikan.
9. Mengimplementasikan proses yang baru
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat. Sebelum dilakukannya tahap implementasi perlu perencanaan yang matang. Prototyping dan pelatihan perlu dilakukan sebelum dilakukannya transisi dari proses yang lama ke proses yang baru.
10.Perbaikan berkelanjutan
Monitoring adalah hal yang utama untuk proses ini. Di dalam BPR harus membuat KPI (Key Performance Indicator) yang jelas untuk tiap proses. Dengan KPI dapat diukur suatu proses sebelum dilakukan BPR dibandingkan dengan setelah dilakukannya BPR.
pemecahan masalah yang terjadi pada saat dilakukannya BPR. Sehingga dapat dilihat bahwa Continous Improvements (TQM) dan BPR memiliki keterikatan yang erat antara satu dengan yang lainnya.
4.5.8. Pembahasan
Setelah dilakukan proses rekayasa ulang proses bisnis, dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rekayasa ulang proses bisnis yang dibuat lebih baik dengan melakukan perbandingan simulasi terhadapa proses bisnis sebelum dan sesudah rekayasa ulang.
4.5.9. Kesimpulan dan Saran
Pada tahap akhir dari penelitian ini ditarik kesimpulan berdasarkan hasil rekayasa ulang proses bisnis dan analisisnya serta pemberian saran-saran yang dianggap penting untuk menindaklanjuti kepentingan pihak PT. Abdi Wibawa Press.
Mulai
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Studi Pustaka
Kerangka Konseptual Perancangan
Pengumpulan Data
- Proses Bisnis Divisi Marketing
dan Sales
Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Business Process Reengineering: - Persiapan Reengineering
- Mempelajari dan menganalisa proses yang ada - Merancang proses yang baru
- Mengimplementasi proses yang baru - Perbaikan berkelanjutan
Pembahasan Proses Bisnis Hasil BPR
Kesimpulan dan Saran
BAB V
PENGUMPULAN DATA
5.1. Proses Aktual
Sesuai dengan kegiatan utamanya, divisi Sales dan Marketing pada PT Abdi Wibawa Press adalah melakukan proses penjualan baik penjualan surat kabar dan penjualan iklan. Bagian Sales dan Marketing mempunyai tanggung jawab penuh dalam melakukan penjualan surat kabar dan pemenuhan kuota penjualan iklan.
5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual
Divisi Input Proses Output
Pelanggan Formulir berlangganan Pengisian formulir berlangganan
Formulir berlangganan yang telah terisi data customer
Staff Sales dan Marketing Formulir berlangganan dari
customer
Penyerahan formulir berlangganan kepada administrasi sales dan
marketing
Formulir berlangganan pada administrasi sales dan
marketing
Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada
formulir berlangganan Pengecekan pelanggan baru
Pelanggan yang telah terdaftar atau belum Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada
formulir berlangganan Pengisian data pelanggan
Data pelanggan pada file pelanggan dan laporan penjualan
Administrasi Sales dan
Marketing
Laporan penjualan pada administrasi sales dan
marketing
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing
Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing
Kepala Sales dan
Marketing
Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan Pengecekan tunggakan tagihan
Pelanggan memiliki tagihan tertunda atau tidak Kepala Pembukuan Data tagihan pelanggan Pencetakan kwitansi tagihan Kwitansi tagihan
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual (Lanjutan)
Divisi Input Proses Output
Pelanggan Kwitansi tagihan
pelanggan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan
Persetujuan kwitansi
Kasir Kwitansi tagihan yang
telah dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran tagihan
Kasir Laporan penjualan pada
kasir
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi
Laporan penjualan pada kepala sirkulasi
Kepala Sirkulasi Laporan penjualan pada kepala sirkulasi
Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi
Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada
administrasi sirkulasi Input data pengiriman
Data pelanggan laporan data pengiriman
Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi
Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi
Laporan penjualan pada staff distribusi
Staff Sirkulasi Laporan penjualan pada
staff distribusi Pengiriman surat kabar
Keterangan proses penjualan surat kabar pada gambar 5.1.
1. Customer melakukan permintaan berlangganan surat kabar Xun Bao kepada staff sales dan marketing dengan melampirkan data berlangganan. Customer
yang dimaksud dapat berupa perorangan yang berlangganan setiap bulan atau pengusaha penjualan surat kabar yang akan menjual baik secara grosir ataupun eceran.
2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan permintaan berlangganan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer.
3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi.
4. Administrasi sales dan marketing melakukan penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing.
5. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan.
6. Laporan penjualan kemudian diserahkan kepada kepala pembukuan oleh kepala keuangan untuk diproses.
baru. Jika tidak ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru. Jika customer adalah customer baru maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru.
8. Kwitansi diserahkan kepada customer.
9. Kwitansi diterima oleh customer. Jika pelanggan menyetujui kwitansi tagihan berlangganan, maka pelanggan melakukan proses pembayaran kepada kasir. 10.Setelah melakukan proses pembayaran, kasir akan mencetak bukti
pembayaran.
11.Kasir menyerahkan laporan penjualan kepada kepala pembukuan.
12.Kepala pembukuan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan. 13.Kepala keuangan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi. 14.Kepala sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 15.Administrasi sirkulasi melakukan proses pemasukan data pengiriman.
16.Administrasi sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada staff distribusi. 17.Staff distribusi melakukan mengirim surat kabar dan membuat laporan
pengiriman surat kabar.
Proses penjualan surat kabar dengan komposisi sumber daya pada masing-masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2.
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual
No. Kegiatan Waktu
(menit)
SDM
Jumlah Jabatan
1 Permintaan berlangganan surat kabar 3.43 Customer 2 Penyerahan laporan kepada administrasi
sales dan marketing 1.56 1
Staff sales dan
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual (Lanjutan)
No. Kegiatan Waktu
(menit)
SDM
Jumlah Jabatan
3 Pengecekan data customer 3.54 1 Administrasi sales
dan marketing
4 Pemasukan data customer 2.37 1 Administrasi sales
dan marketing
5 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala sales dan marketing 1.54 1
Administrasi sales
dan marketing
6 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala keuangan 1.37 1
Kepala sales dan
marketing
7 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala pembukuan 1.48 1 Kepala keuangan
8 Pengecekan data keuangan customer 3.63 1 Kepala pembukuan 9 Pencetakan kwitansi tagihan tertunda dan
berlangganan baru 1.98 1 Kepala pembukuan
10 Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan
baru 1.66 1 Kepala pembukuan
11 Penyerahan kwitansi penagihan kepada
customer 1.41 1
Staff sales dan marketing
12 Customer memeriksa tagihan 2.51 Customer
13 Pembayar tagihan kepada kasir 3.30 Customer
14 Mencetak bukti pembayaran 1.48 1 Kasir
15 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala pembukuan 1.79 1 Kasir
16 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala keuangan 1.38 1 Kepala pembukuan
17 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala sirkulasi 1.34 1 Kepala keuangan
18 Penyerahan laporan penjualan kepada
administrasi sirkulasi 1.34 1 Kepala sirkulasi
19 Pemasukan data pengiriman customer 3.51 1 Administrasi sirkulasi 20 Penyerahan laporan penjualan kepada
staff distribusi 1.55 1 Administrasi sirkulasi
5.1.2. Proses Pemasangan Iklan
Dalam proses pemasangan iklan, iklan dapat berupa iklan produk, iklan ucapan selamat ataupun dukacita, dan iklan lainnya. Customer juga dapat berupa perorangan ataupun perusahaan yang ingin memasangkan iklannya. Customer
dapat memberikan desain iklan yang telah jadi atau dapat menggunakan jasa dari pihak PT. Abdi Wibawa Press untuk melakukan desain iklan sesuai dengan keinginan customer. Sistem pemasangan iklan aktual dapat dilihat pada tabel 5.3. Diagram proses pemasangan iklan dapat dilihat pada gambar 5.2.
Keterangan proses pemasangan iklan pada gambar 5.2.
1. Customer melakukan permintaan untuk pemasangan iklan di surat kabar Xun Bao melalui staff sales dan marketing. Customer dalam hal ini dapat berupa perorangan maupun badan usaha.
2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data
customer.
3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi.
4. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap desain iklan. Jika tidak ada desain iklan, maka administrasi sales dan
Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual
Divisi Input Proses Output
Pelanggan Formulir pemasangan iklan Pengisian formulir pemasangan iklan
Data pelanggan pada formulir pemasangan iklan
Staff Sales dan Marketing Formulir pemasangan iklan
pada pelanggan
Penyerahan laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing
Laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan
marketing
Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada laporan
pemasangan iklan Pengecekan pelanggan baru
Pelanggan yang telah terdaftar atau belum
Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada laporan
pemasangan iklan Input data pelanggan baru
Data pelanggan yang telah terdaftar
Administrasi Sales dan
Marketing Desain iklan pada pelanggan Pengecekan desain iklan
Desain iklan yang telah ada atau belum
Administrasi Sales dan
Marketing
Form data iklan pada staff
sales dan marketing
Memberikan form data iklan kepada pelanggan
Form data iklan pada pelanggan
Pelanggan Form data iklan pada
pelanggan Pelanggan mengisi form data iklan
Form data iklan yang telah terisi
Pelanggan Form data iklan pada
pelanggan
Menyerahkan form data iklan kepada staff sales dan marketing
Form data iklan pada staff
sales dan marketing
Staff Sales dan Marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing
Menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing
