METODOLOGI PENELITIAN
PENGUMPULAN DATA
5.1. Proses Aktual
5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar
Dalam proses penjualan surat kabar, customer dapat berupa perorangan ataupun pedagang surat kabar. Proses penjualan surat kabar juga melibatkan beberapa divisi, yakni divisi keuangan dan divisi distribusi. Sistem penjualan surat kabar aktual dapat dilihat pada tabel 5.1. Diagram proses penjualan surat kabar dapat dilihat pada gambar 5.1.
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual
Divisi Input Proses Output
Pelanggan Formulir berlangganan Pengisian formulir berlangganan
Formulir berlangganan yang telah terisi data customer
Staff Sales dan Marketing Formulir berlangganan dari
customer
Penyerahan formulir berlangganan kepada administrasi sales dan
marketing
Formulir berlangganan pada administrasi sales dan
marketing
Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada
formulir berlangganan Pengecekan pelanggan baru
Pelanggan yang telah terdaftar atau belum Administrasi Sales dan
Marketing
Data pelanggan pada
formulir berlangganan Pengisian data pelanggan
Data pelanggan pada file pelanggan dan laporan penjualan
Administrasi Sales dan
Marketing
Laporan penjualan pada administrasi sales dan
marketing
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing
Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing
Kepala Sales dan
Marketing
Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan Pengecekan tunggakan tagihan
Pelanggan memiliki tagihan tertunda atau tidak Kepala Pembukuan Data tagihan pelanggan Pencetakan kwitansi tagihan Kwitansi tagihan
pelanggan Kepala Pembukuan
Kwitansi tagihan pelanggan pada kepala pembukuan
Kwitansi diserahkan kepada pelanggan
Kwitansi tagihan
Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual (Lanjutan)
Divisi Input Proses Output
Pelanggan Kwitansi tagihan
pelanggan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan
Persetujuan kwitansi tagihan
Pelanggan Persetujuan kwitansi
tagihan
Pelanggan membayar tagihan di kasir
Kwitansi tagihan yang telah dibayar
Kasir Kwitansi tagihan yang
telah dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran tagihan
Kasir Laporan penjualan pada
kasir
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan
Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada
kepala pembukuan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan
Laporan penjualan pada kepala keuangan
Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan
Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi
Laporan penjualan pada kepala sirkulasi
Kepala Sirkulasi Laporan penjualan pada kepala sirkulasi
Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi
Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada
administrasi sirkulasi Input data pengiriman
Data pelanggan laporan data pengiriman
Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi
Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi
Laporan penjualan pada staff distribusi
Staff Sirkulasi Laporan penjualan pada
staff distribusi Pengiriman surat kabar
Laporan pengiriman surat kabar
Keterangan proses penjualan surat kabar pada gambar 5.1.
1. Customer melakukan permintaan berlangganan surat kabar Xun Bao kepada staff sales dan marketing dengan melampirkan data berlangganan. Customer
yang dimaksud dapat berupa perorangan yang berlangganan setiap bulan atau pengusaha penjualan surat kabar yang akan menjual baik secara grosir ataupun eceran.
2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan permintaan berlangganan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer.
3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi.
4. Administrasi sales dan marketing melakukan penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing.
5. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan.
6. Laporan penjualan kemudian diserahkan kepada kepala pembukuan oleh kepala keuangan untuk diproses.
7. Staff pembukuan kemudian akan melakukan pemeriksaan terhadap laporan penjualan. Jika customer adalah customer lama maka akan diperiksa apakah masih ada kwitansi yang belum dibayar. Jika masih ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi tagihan tertunda dan kwitansi berlangganan
baru. Jika tidak ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru. Jika customer adalah customer baru maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru.
8. Kwitansi diserahkan kepada customer.
9. Kwitansi diterima oleh customer. Jika pelanggan menyetujui kwitansi tagihan berlangganan, maka pelanggan melakukan proses pembayaran kepada kasir. 10.Setelah melakukan proses pembayaran, kasir akan mencetak bukti
pembayaran.
11.Kasir menyerahkan laporan penjualan kepada kepala pembukuan.
12.Kepala pembukuan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan. 13.Kepala keuangan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi. 14.Kepala sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 15.Administrasi sirkulasi melakukan proses pemasukan data pengiriman.
16.Administrasi sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada staff distribusi. 17.Staff distribusi melakukan mengirim surat kabar dan membuat laporan
pengiriman surat kabar.
Proses penjualan surat kabar dengan komposisi sumber daya pada masing- masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2.
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual
No. Kegiatan Waktu
(menit)
SDM
Jumlah Jabatan
1 Permintaan berlangganan surat kabar 3.43 Customer 2 Penyerahan laporan kepada administrasi
sales dan marketing 1.56 1
Staff sales dan
Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual (Lanjutan)
No. Kegiatan Waktu
(menit)
SDM
Jumlah Jabatan
3 Pengecekan data customer 3.54 1 Administrasi sales
dan marketing
4 Pemasukan data customer 2.37 1 Administrasi sales
dan marketing
5 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala sales dan marketing 1.54 1
Administrasi sales
dan marketing
6 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala keuangan 1.37 1
Kepala sales dan
marketing
7 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala pembukuan 1.48 1 Kepala keuangan
8 Pengecekan data keuangan customer 3.63 1 Kepala pembukuan 9 Pencetakan kwitansi tagihan tertunda dan
berlangganan baru 1.98 1 Kepala pembukuan
10 Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan
baru 1.66 1 Kepala pembukuan
11 Penyerahan kwitansi penagihan kepada
customer 1.41 1
Staff sales dan marketing
12 Customer memeriksa tagihan 2.51 Customer
13 Pembayar tagihan kepada kasir 3.30 Customer
14 Mencetak bukti pembayaran 1.48 1 Kasir
15 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala pembukuan 1.79 1 Kasir
16 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala keuangan 1.38 1 Kepala pembukuan
17 Penyerahan laporan penjualan kepada
kepala sirkulasi 1.34 1 Kepala keuangan
18 Penyerahan laporan penjualan kepada
administrasi sirkulasi 1.34 1 Kepala sirkulasi
19 Pemasukan data pengiriman customer 3.51 1 Administrasi sirkulasi 20 Penyerahan laporan penjualan kepada
staff distribusi 1.55 1 Administrasi sirkulasi
