BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Exploration Phase
4.1.3 Mendefinisikan Sistem yang Dibangun
Ruang lingkup dan kebutuhan sistem untuk Configuration Management System (CMS) akan tertuang dalam user story.
4.1.3.1 System Metaphor
Berikut ini merupakan gambar dari sistem metaphor : System Metaphor
Date Secara singkat menggambarkan visi dari sebuah proyek dibangun. Tujuan dibuatnya CONFIGURATION MANAGEMENT SYSTEM (CMS) PADA PT RADIANT UTAMA INTERINSCO TBK adalah untuk membantu organisasi dalam mengelola infrastruktur IT (configuration items). Diharapkan dengan adanya sistem ini dapat memberikan pelayanan Informasi dan Teknologi (IT) yang maksimal kepada setiap user ataupun stakeholder dengan baik. Sistem ini diharapkan mampu memberikan kebutuhan informasi secara komprehensif, mudah diaplikasikan atau pengelolaannya, sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan organisai, sehingga dapat memberikan hasil yang memuaskan, selain itu juga dapat memberikan kinerja yang maksimal seperti menyusun kebutuhan IT perusahaan untuk user, dan juga mengkoordinasikan kegiatan pada bidang IT lainnya agar tepat sasaran.
Gambar 4.5 System Methapor
4.1.3.2 User Stories
User Story yang berisi penjelasan non-teknis dari kebutuhan sistem yang ditulis secara singkat oleh client dalam hal ini. Jika terdapat kebutuhan yang belum
didefinisikan, pengguna dapat menambahkannya pada user story dasar (base story) atau membuat user story baru sebagai penambahan untuk base story. Sehingga user story digunakan sebagai salah satu alat komunikasi antara pengguna dan pengembang sistem. User story dasar adalah sebagai berikut: User Story Base
Story No. : 1 Date Started ____ Developer : Ridwan Attaufiq Date Completed ____ ____
Organisasi membutuhkan fasilitas untuk mengelola infrastruktur IT (configuration items) perusahaan. Fasilitas tersebut adalah sistem yang terkomputerisasi berupa Configuration Management System (CMS). Sistem ini harus memiliki beberapa fitur / modul tertentu agar tercapainya sasaran atau tujuan organisasi dalam mengelola infrastruktur IT (configuration items) secara komprehensif.
Gambar 4.6 User Story Base
Pada Configuration Management System (CMS) yang akan dibangun nanti, ruang lingkupnya adalah pada proses configuration management, change control, problem & incident, document & procedure, dan juga report dimana semuanya akan dijelaskan lebih terperinci lagi pada proses selanjutnya, yaitu pada user strory case yang berdasarkan fungsionalitas sistem nantinya dibuat.
4.1.4 Analisis PIECES
Untuk memaksimalkan hasil penelitian pembangunan Configuration Management System (CMS), penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan terhadap proses yang ada.
Analisis ini dilakukan pada proses yang lama, sehingga dapat diketahui sistem yang akan diusulkan baru layak atau tidak, karena beberapa aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari proses sebelumnya.
Tabel 4.1 Tabel Analisis PIECES
Jenis Analisis
Kelemahan proses lama Kelebihan proses baru
Performance
Proses request setiap event terkait infrastruktur yang masih menjadi satu dengan IT service request, membuat proses menjadi lama, untuk penanganan suatu ticket request pun bisa memakan waktu paling tidak satu sampai dua hari, bahkan bisa lebih, tergantung dari tingkat service yang di request. Ditambah lagi organsasi belum memiliki sistem yang digunakan untuk mengelola infrastruktur IT atau
Configuration Management System (CMS) yang dibangun berbasis web sehingga mudah untuk
diakses, mudah
dioperasikan, mampu menyimpan banyak data terkait informasi infrastruktur IT / configuration items (CI). Proses setiap request pun dapat dibedakan setiap fungsinya agar proses service berjalan maksimal sesuai dengan ketentuan dan
configuration items (CI).
Dalam mengelola
configuration item (CI),
organisasi masih
menggunakan “logbook” akibatnya pengelolaan menjadi tidak maksimal, Karena harus mengecek terlebih dahulu setiap item infrastruktur dalam lembar “logbook” dan mencocokan dengan data yang sudah
tersimpan kedalam
komputer. Hal ini tentu saja berpengaruh terhadap
efektifitas waktu
penanganan / service yang diberikan terhadap setiap user..
proses menjadi lebih cepat. Diharapkan sistem mampu menjadi solusi bagi organisasi dalam melakukan pengelolaan infrasturktur IT atau Configuration Items (CI) yang dimiliki secara efektif .
Information
Data infrastrukur atau configuration item (CI)
sering terjadi
ketidaksesuaian, karena apabila terjadi perubahan terkait configuration item (CI) pendataan tidak dilakukan secara baik, data configuration item yang ingin diubah akan langsung diganti karena tidak ada fasilitas pencatatan
Informasi yang disajikan dalam Configuration Management System (CMS) terkait infrastruktur IT / Configuration Items (CI) menjadi lebih detail, terkait status Configuration Items
(CI), komponen
didalamnya, perubahan data, relasi setiap configuration items, ataupun masalah terkait Configuration Items
Hal ini diperoleh dari hasil diskusi / perbincangan dengan IT manager berdasarkan teknis dilapangan, selain itu berdasarkan analisis
terhadap dokumen
“logbook”.
(CI) lebih komprehensif.
Economic
Level layanan masih terbatas pada IT service request selain itu juga banyaknya infrastrukur yang dimiliki menyebabkan banyak kertas yang dibutuhkan (logbook) untuk mendata setiap item configuration.
Level layanan menjadi lebih bervariasi tidak terbatas pada IT service request, sistem CMS mampu memberikan service terkait item infrastruktur, service perubahan, service incident / problem, dan service lainnya. Control Pengelolaan banyaknya infrastruktur IT dan banykanya pelayanan (service) dengan
menggunakan resource yang terbatas (ITSR dan logbook) Dapat menimbulkan resiko yang cukup signifikan dari segi waktu, dan biaya yang dikeluarkan organisasi / perusahaan.
Penggunanan CMS yang terpisah dengan service request lainnya dalam ITSR
membuat proses
pengelolaan infrastruktur menjadi lebih mudah di kelola, resiko pengelolaan waktu yang lama dapat diminimalisir karena didalam sistem, proses pengelolaan request CI, pengelolaan perubahan, dan pengelolaan incident /
problem sudah terpisah satu dengan lainnya. Hal ini dapat memilimalisir biaya yang dikeluarkan terkait logbook.
Efficiency
Penggunakan logbook hanya dapat mendata informasi infrastruktur IT / configuration items saja, proses lain (change, incident, relasi antara setiap items ) tidak dapat ter-cover. Selain itu pendataan dengan menggunakan logbook membutuhkan waktu yang cukup lama apalagi dengan banyaknya infrastruktur yang dimiliki perusahaan
Dengan Configuration Management System (CMS) proses bisnis lain seperti management incident, change, relasi antara setiap items, problem & support, manage document, dapat ter-cover. Selain itu proses pendataan informasi setiap item infrastruktur menjadi lebih mudah, intinya pencapaian hasil yang
optimum dengan
penggunaan CMS
memberikan kecepatan waktu dalam pengelolaan infrastruktur IT beserta service lainnya .
Proses request service yang dijalankan saat ini
belum adanya
pengelompokan
sesuai kebutuhan / permasalahan tertentu. Proses request ticket juga
Sistem CMS yang dibangun
sudah memiliki
pengelompokan berdasarkan kebutuhan / permasalahan tertentu, seperti request configuration item, request for change, dan request
Service
belum adanya skala prioritas dalam penangannaya.
Akibatnya dari proses tersebut, informasi service masih general (umum) yang memungkinkan manager
kesulitan dalam
mengevaluasi laporan setiap request service yang ada.
incident. Disamping itu proses setiap request juga sudah memberikan skala prioritas terhadap suatu ticket request. Jadi ini dapat
mempermudah bagi
manager dalam melakukan review / evaluasi setiap laporan service yang terjadi, serta meningkatkan kualitas layanan terhadap service yang diberikan.
4.1.4.1 Rich Picture Sistem Usulan
Setelah mendapatkan proses lama dan menganalisa dengan metode PIECES, didapatkan rancangan sistem usulan yang akan dibangun adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Sistem Usulan
Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. Open ticket request merupakan proses yang dilakukan oleh setiap staf yang ingin melakukan permintaan, misalnya terhadap item configuration yang baru, permintaan perubahan data item configuration sebelumnya, ataupun apabila staf mengalami suatu permasalahan terhadap item configuration tertentu.
2. Melakukan proses / manage data all ticket request (view & validation ticket configuration item, request for change) dan ticket incident.
3. Melakukan proses access & manage (edit, delete data ticket configuration item, request for change, dan incident).
4. Manager juga dapat melakukan proses yang sama dengan admin yaitu view dan manage data all ticket request (view & validation ticket configuration item, request for change). Yang membedakannya adalah pada tingkat eskalasi / urgensi dari suatu ticket request nantinya.
5. Admin manage data (entry, update, & delete informasi configuration item).
6. Admin dapat membuat laporan terkait informasi / data ticket request keseluruhan atau tertentu, kemudian data setiap infrsatruktur IT / configuration items (CI).
7. Admin melakukan manage data / informasi terkait dokumen, pelayanan (service), data user, dan lain-lainnya.
8. IT manager / section head bisa melakukan review terhadap hasil laporan / grafik dari sistem terkait data ticket request maupun data configuration item.
9. Proses ini dilakukan oleh staf dan juga IT manager / section head yaitu mengakses informasi terkait progress dari ticket request.
10.Pada proses ini dapat dilakukan oleh staf maupun IT manager / section head, yaitu mengakses informasi terkait problem & support, informasi dokumen, atauun service catalog.
