Dalam beberapa tahun terakhir, beraneka-ragam sumberdaya informasi terkomputerisasi banyak dikembangkan oleh para pustakawan dan penerbit, khususnya di negara maju. Berbagai informasi paper-based, yang selama ini merupakan primadona perpustakaan tradisional, sekarang telah banyak yang tersedia dalam edisi elektronik. Bahkan sebagian dari produk informasi yang dihasilkan ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Perkembangbiakan sumberdaya informasi baru ini yang didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang sistem akses dan temu-balik menjadikan akses informasi elektronik sebagai salah satu alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi.
Pertumbuhan pesat di bidang produksi bahan-bahan berbasis elektronik (electronic-based) telah melahirkan ungkapan electronic library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar tersedia untuk diakses melalui internet atau dimuat pada komputer stand-alone atau jaringan lokal.
Berkaitan dengan kecenderungan tersebut, para pustakawan dituntut untuk bersikap responsif terhadap perubahan yang terja-di dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan inovatif dalam memenuhi harapan pengguna. Hal ini penting jika para pustakawan dan perpustakaan ingin terus tumbuh dan berkem-bang, bahkan survive dalam lingkungannya yang terus berubah. Tantangan bagi para pustakawan adalah untuk memahami dan menentukan kembali posisinya di dalam proses tersebut dan beralih dari pemikiran ‘perpustakaan sebagai ruang fisik’ semata
56 Perpustakaan: Energi Pembangunan Bangsa
ke suatu kenyataan baru ‘perpustakaan sebagai suatu organisasi’ yang harus mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis pelayanan termasuk diantaranya akses informasi elektronik.
Pengembangan dan penyediaan fasilitas akses informasi elektro-nik menyangkut berbagai aspek yang perlu mendapat perhatian kita, khususnya bagi pustakawan, yang beberapa diantaranya akan diuraikan berikut ini.
OTOMASI PERPUSTAKAAN
Otomasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Otomasi perpustakaan pada awalnya banyak dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan pada umumnya adalah mainframe yang harga dan biaya pemeliharaannya tergolong mahal. Perkembangan kemampuan komputer PC dan teknologi jaringan client/server serta tersedianya berbagai jenis perangkat lunak perpustakaan, menjadikan otomasi bukan lagi sesuatu yang mahal. Perpustakaan di negara berkembang seperti Indonesia dapat mengembangkan aplikasi secara bertahap dengan menggu-nakan program seperti CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara cuma-cuma.
Otomasi perpustakaan sebagai suatu kegiatan pengkom-puterisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
Ä SIRKULASI
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang dikomputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama pada perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi setiap hari. Sistem sirkulasi terotomasi meng-gantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, perhitungan denda, pencetakan tagihan keterlambatan dan pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan transaksi dilakukan tanpa kertas (paperless). Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga
dapat mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Ä PENGATALOGAN
Pada tahun 1970an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan cara manual yang menggunakan mesin ketik dan duplikator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan. Pada tahun 1980an, database katalog ini disajikan untuk diakses oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog (OPAC) atau Katalog Akses Umum Talian (KAUT). KAUT menggantikan kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangannya teknologi komputer PC dan jaringan, penyediaan KAUT dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas. Kemudian dengan tersedianya jaringan global internet, KAUT berbagai perpustakaan pun disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh (remote access) tanpa mengenal batas negara.
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru. Katalog elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean Logic dan pembatasan penelusuran seperti oleh bahasa dan bentuk dokumen.
Ä PENGADAAN
Sistem pengadaan terotomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar bahan-bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang akan digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang dipesan diterima, cantuman yang sama dapat dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya
58 Perpustakaan: Energi Pembangunan Bangsa
dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perusahaan pemasok.
Ä SERIAL
Sistem terotomasi untuk pengawasan serial (serial control) berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), pengajuan klaim nomor-nomor yang tidak diterima, peminjaman (kalau dipinjamkan) dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya pada sistem yang lain.