Pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati terdiri dari pelayanan rawat jalan, pelayanan IGD dan IRI, dan pelayanan rawat inap. Dalam menunjang kegiatan pelayanan farmasi di setiap depo pelayanan farmasi dilaksanakan kegiatan pengkajian resep, monitoring medication error dan pengelolaan troli emergency.
Monitoring medication error dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam proses pengobatan yang dapat mengakibatkan perburukan secara
klinis pada pasien. Medication error sebaiknya dicegah dan segera diatasi bila terjadi. Oleh karena itu setiap apoteker depo pelayanan harus dapat memantau dan mengidentifikasi adanya medication error. Akan tetapi karena sedikitnya jumlah Apoteker dan kesibukan pada pekerjaan masing-masing menyebabkan monitoring medication error tidak optimal.
Troli emergency terdapat di setiap unit ruang perawatan pasien. Namun pengelolaannya tetap dilakukan oleh farmasi. Hal ini dilakukan agar penggunaannya efektif dan efisien. Stok perbekalan farmasi emergency tidak boleh kosong karena digunakan untuk keadaan darurat. Pada troli digunakan segel agar penggunaannya bisa dikendalikan. Akan tetapi seringkali ketika segel telah terbuka, segel tidak segera diganti sehingga besar kemungkinan terjadi penggunaan perbekalan emergency bukan untuk keadaan darurat.
Depo Farmasi IRJ 1 dan IRJ 2 melayani pelayanan rawat jalan. Depo Farmasi IRJ 1 melayani pasien tunai, BPJS, dan Jamkesda. Sedangkan Depo Farmasi IRJ 2 adalah depo farmasi yang khusus melayani semua pasien rawat jalan peserta JKN. Depo farmasi IRJ 1 dan 2 terletak di lantai 1 gedung IRJ. Depo farmasi IRJ 1 dan 2 mempunyai ruangan yang cukup luas yang terdiri dari ruang penulisan etiket, penyiapan obat, ruang racikan, ruang kerja apoteker, dan ruangan untuk menyimpan obat dan alkes. Kedua depo ini mempunyai petugas farmasi yang terdiri dari apoteker, asisten apoteker, juru resep dan petugas administrasi.
Pengadaan obat yang disediakan di depo farmasi IRJ sesuai dengan yang tertera dalam formularium nasional (Fornas) dan formularium RSUP Fatmawati serta jumlahnya sesuai kebutuhan. Permintaan barang dan obat-obatan dilakukan setiap hari melalui komputer yang langsung terhubung ke gudang secara online.
Namun apabila saat penyiapan resep terdapat obat yang tidak ada di depo IRJ, maka petugas depo dapat mengambil obat ke depo lain yang memiliki barang atau obat tersebut dengan membawa memo permintaan obat.
Penyimpanan obat di depo IRJ 1 dan 2 telah diletakkan sesuai dengan stabilitas sediaan, bentuk sediaan, disusun berdasarkan alfabetis, FIFO dan FEFO, dan LASA. Penyimpanan obat-obat LASA juga telah diselingi dengan minimal 2 obat non kategori LASA di antara keduanya. Untuk obat psikotropika dan narkotika disimpan di lemari dengan kunci ganda. Seharusnya kunci lemari
penyimpanan psikotropika dan narkotika dibawah tanggung jawab Penyelia Instalasi Farmasi, namun terkadang terlihat kunci masih tergantung di lemari penyimpanan psikotropika dan narkotika. Untuk obat-obat fast moving diletakkan terpisah di meja. Namun, pada IRJ 1 terdapat juga penyimpanan khusus untuk obat-obatan HIV/AIDS dan TBC. Oleh sebab itu, pelaporan IRJ 1 sedikit berbeda dengan IRJ 2, yaitu dengan adanya laporan obat HIV/AIDS dan TBC.
Pelayanan resep di depo farmasi IRJ 1 dimulai dengan penyerahan resep oleh pasien, resep tersebut akan disortir dan dicek kelengkapan berkas (untuk pasien pengguna jaminan). Kemudian dihargai oleh petugas administrasi dan diberitahukan harganya ke pasien (untuk pasien tunai). Apabila pasien menyetujui harga yang diberikan, pasien kemudian melakukan pembayaran di kasir dilanjutkan resep akan diberikan nomor antrian dan diserahkan ke bagian etiket melalui loket kecil. Di bagian etiket, resep akan dipisahkan antara resep racikan dan non racikan. Resep racikan yang kemudian diserahkan ke bagian peracikan untuk ditulis etiketnya, dihitung dan disiapkan, dan resep non racikan yang kemudian ditulis etiketnya oleh asisten apoteker berdasarkan nomor antrian. Obat yang telah selesai disiapkan diberikan pada petugas bagian depan (front liner) yang bertugas memberikan obat kepada pasien melalui loket kecil. Petugas memanggil pasien dan memberikan obat beserta informasi cara penggunaannya.
Kegiatan harga, etiket, timbang, isi, dan penyerahan atau biasa disebut dengan HETIP yang dilakukan di Instalasi Rawat Jalan dilakukan oleh petugas yang berbeda-beda. Hal ini bertujuan untuk meminimalisasi kesalahan penyerahan obat dan apabila terjadi. kesalahan dapat ditelusuri dan diatasi dengan segera karena adanya double check oleh petugas yang berbeda. Akan tetapi, terkadang petugas yang melakukan kegiatan HETIP dan penyerahan obat adalah petugas yang sama.
Selain pelayanan resep, depo IRJ 1 juga melayani konseling bagi pasien HIV. Adapun kriteria pasien HIV yang diutamakan untuk diberikan pelayanan konseling adalah pasien HIV yang baru, pasien dengan regimen obat yang baru, dan pasien dengan kondisi yang memburuk. Waktu yang dibutuhkan untuk konseling per pasien adalah 15-30 menit.
Alur pelayanan resep di IRJ 2 sedikit berbeda dengan IRJ 1, yaitu dimulai dari pasien membawa resep beserta berkas-berkas yang diperlukan sebagai
persyaratan dan diberikan kepada petugas. Petugas akan melakukan pengecekan kelengkapan berkas dan pengecekan obat-obat dalam resep (apakah obat-obat tersebut sesuai dengan pedoman dan dapat diserahkan kepada pasien). Resep kemudian di-input untuk pemotongan stok obat, lalu dilakukan pembuatan etiket, penyiapan obat, dan penyerahan obat. Masing-masing tahap dikerjakan oleh orang yang berbeda dan akan diberikan stempel HETIP (Harga Etiket Timbang Isi Penyerahan). Pemberian stempel tersebut bertujuan agar dapat dilakukan pengecekan kembali apabila terjadi kesalahan. Petugas akan membuatkan salinan resep (copy resep) untuk obat-obat yang tidak terdapat di depo IRJ 2 sehingga pasien dapat menebusnya di apotek lain. Setelah etiket dibuat, selanjutnya petugas akan melakukan penyiapan obat, baik obat non racikan maupun obat racikan.
Penyiapan obat non racikan dilakukan dengan memasukkan obat ke dalam etiket sesuai dengan jumlah yang tertera di etiket. Untuk penyiapan obat racikan, disediakan mortar, alu dan blender. Setelah peracikan, blender yang telah dipakai terkadang dibersihkan dengan kuas untuk mempersingkat waktu. Hal ini dapat menyebabkan interaksi obat. Blender yang telah dipakai akan lebih baik bila dibersihkan dengan air terlebih dahulu, kemudian dikeringkan dengan alkohol atau hair dryer. Namun, karena jumlah blender yang digunakan terbatas serta pengerjaan dengan mortir dan alu yang cenderung lama, maka proses pembersihan dengan pencucian terlebih dahulu sulit dilakukan. Pembersihan mortir dan alu terkadang juga hanya menggunakan alkohol. Setelah obat disiapkan, obat dibawa oleh petugas ke bagian penyerahan. Apabila obat yang diresepkan tidak tersedia, maka petugas depo akan memberikan salinan resep dan diberi cap Tidak Ada Persediaan (TAP).
Alur penyerahan obat dimulai dengan verifikasi nomor pasien, verifikasi identitas pasien, pemberian informasi singkat mengenai penggunaan obat, permintaan nomor telepon pasien yang dapat dihubungi, dan diakhiri dengan permintaan tanda tangan pasien. Informasi yang diberikan kepada pasien hanyalah informasi mengenai indikasi dan aturan pakai obat. Keterbatasan informasi obat yang diberikan disebabkan oleh banyaknya jumlah pasien yang harus dilayani Depo IRJ sehingga waktu pemberian informasi obat menjadi sangat singkat.
Jumlah resep yang dilayani depo IRJ 1 dapat mencapai 200-300 resep/hari.
sedangkan depo IRJ 2 dapat mencapai 500 resep/hari dengan obat yang sering diresepkan adalah obat-obat kardiovaskular dan penyakit dalam. Dengan jumlah tersebut, terkadang tidak semua pasien dapat dilayani. Beban kerja yang tinggi juga seringkali menyebabkan pekerjaan yang berbeda dilakukan oleh orang yang sama, misalnya seorang petugas dapat melakukan penyiapan obat dan penyerahan obat dalam hari yang sama.
Depo Farmasi IGD dan IRI melayani pasien rawat inap i n t e n s i f ( IC U , IC C U , N IC U , P IC U , d a n IW ) , rawat jalan, dan Cath lab. Kegiatan di depo farmasi IGD dan IRI yaitu melakukan pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan farmasi klinis. Pengelolaan perbekalan farmasi di depo IGD dan IRI meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi, dan pelaporan. Perencanaan, pengadaan, penerimaan, dan penyimpanan di depo IGD sama dengan di depo farmasi lainnya. Permasalahan yang terjadi di lapangan yaitu obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus yang sama.
Pendistribusian obat untuk pasien rawat inap dilakukan dengan sistem Unit Dose Dispensing (UDD), sedangkan untuk pasien rawat jalan dilakukan dengan sistem resep individual. Selain itu, distribusi perbekalan farmasi juga dengan menggunakan sistem paket sesuai dengan kebutuhan. Apabila terdapat perbekalan farmasi yang tidak terpakai, dapat dikembalikan (retur). Dari hasil pengamatan, jumlah perbekalan farmasi yang diretur dari ruangan dinilai terlalu banyak. Hal ini diduga disebabkan karena permintaan dari ruangan tidak sesuai dengan kebutuhan pasien.
Kegiatan farmasi klinis di IGD dan IRI telah berjalan dengan baik. Dengan adanya seorang Apoteker yang bertugas secara khusus di ruang rawat intensif.
Apoteker di Depo Farmasi ICU melakukan ronde bersama dokter dan perawat.
Melalui kegiatan ronde, tim tersebut dapat mengetahui kondisi pasien yang sebenarnya. Pada saat melakukan ronde, dapat terjadi perubahan terapi ataupun tindakan. Peran apoteker pada saat itu adalah memberikan rekomendasi dan berkoordinasi dengan dokter terkait rencana terapi atau tindakan yang akan diterapkan.
Pelayanan farmasi rawat inap Gedung Teratai, Gedung Prof. Soelarto, Gedung Anggrek, dan Gedung Griya Husada dilakukan di Depo Farmasi Teratai.
Jumlah tempat tidur yang berada dalam tanggung jawab depo farmasi teratai + 700 tempat tidur. Jika dibandingkan dengan jumlah Apoteker di depo farmasi teratai yang hanya berjumlah lima orang, maka perbandingan jumlah apoteker dengan pasien adalah 1:140. Hal ini tidak sesuai dengan persyaratan yang berlaku, dimana standar perbandingan apoteker dengan pasien adalah 1:50. Akibatnya pelayanan kefarmasian menjadi tidak optimal.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Depo Teratai meliputi pengadaan obat, penerimaan obat, penyimpanan obat, penyiapan obat, distribusi obat dan dokumentasi. Pengadaan, penerimaan dan penyimpanan sama dengan depo lainnya. Penyimpanan perbekalan farmasi di Depo Teratai telah dilakukan dengan cukup baik. Namun beberapa sediaan obat LASA masih ada yang belum diberi jarak dua obat yang bukan LASA dan belum diberi stiker LASA, sehingga sebaiknya dilakukan pengecekan kembali terhadap adanya obat-obat LASA tersebut.
Sistem distribusi yang digunakan di Depo Teratai adalah resep individual (Individual Prescription), Unit Dose Dispensing (UDD), floor stock, dan Paket (Unit Use). Diantara keempat sistem distribusi yang digunakan, sistem UDD merupakan sistem distribusi yang paling menguntungkan. Beberapa keuntungan dari sistem ini diantaranya adalah pasien menerima pelayanan 24 jam sehari dan hanya perlu membayar obat yang dikonsumsinya saja, serta pengurangan beban kerja perawat karena semua dosis yang diperlukan untuk pasien telah disiapkan oleh petugas depo. Sistem distribusi ini juga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan waktu pemberian obat. Sekalipun demikian, sistem distribusi UDD juga memilki beberapa keterbatasan, yaitu diperlukan teknik kerja yang cepat dan tepat oleh karena obat harus sudah siap dikonsumsi sebelum jam makan pasien, serta dibutuhkan tenaga kefarmasian yang lebih banyak.
Obat yang disiapkan untuk terapi pasien tidak hanya obat depo teratai, juga terdapat obat rekonsiliasi. Obat rekonsiliasi merupakan obat bawaan pasien yang digunakan selama terapi yang telah dikaji oleh perawat dan diserahkan kepada petugas depo farmasi. Obat rekonsiliasi dapat berasal dari penggunaan
terapi sebelum pasien masuk rumah sakit atau obat resep yang di copy karena stok di depo farmasi sedang kosong.
Selain melakukan kegiatan pelayanan distribusi obat, depo teratai juga melakukan kegiatan IV admixture service obat high alert yaitu rekonstitusi cairan KCl 7.47% dan Meylon 8.4%. Konsentrasi maksimum larutan KCl adalah 10 mEq/100 mL dan dapat menyebabkan kematian apabila terjadi salah penggunaan.
Oleh karena itu rekonstitusinya harus dilakukan oleh petugas farmasi yang berkompeten dengan menggunakan teknik aseptik.
Sama seperti depo farmasi lainnya, Depo Teratai juga melakukan pencatatan dan pelaporan. Laporan yang disusun di Depo Teratai adalah laporan analisa penjualan dan laporan tagihan pasien, laporan narkotika dan psikotropika, laporan obat generik dan non generik, laporan jumlah resep, serta laporan medication error.