Koordinator perbekalan farmasi membawahi penyelia gudang farmasi, penyelia perencanaan, penyelia distribusi, penyelia produksi farmasi, penyelia IBS, dan penyelia gudang farmasi teratai.
Di gudang farmasi RSUP Fatmawati terdapat 3 orang penyelia, yaitu penyelia gudang farmasi, penyelia perencanaan perbekalan farmasi, dan penyelia penerimaan dan distribusi. Kegiatan yang dilakukan di gudang farmasi RSUP Fatmawati antara lain perencanaan dan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pencatatan, pendistribusian, dan pelaporan perbekalan farmasi.
Perencanaan yang dibuat merujuk pada Formularium Nasional (FORNAS) dan Formularium RSUP Fatmawati 2012. Selain itu, DPHO Askes 2013 juga masih digunakan sampai E-catalogue siap direalisasikan. Untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan tersebut dilakukan kegiatan pengadaan melalui pembelian, baik secara E-catalogue maupun lelang, produksi/pembuatan sediaan farmasi, maupun sumbangan/dropping/hibah. Metode perencanaan yang digunakan adalah metode konsumsi dan epidemiologi yang dibuat paling lambat tanggal 15 pada bulan berjalan, dengan jadwal pemesanan dua kali dalam sebulan. Meskipun sistem perencanaan dan pengadaan telah dibuat sedemikian rupa, namun ketersediaan perbekalan farmasi di gudang farmasi masih beberapa
mengalami kekosongan stok. Hal ini biasanya disebabkan oleh kekosongan stok dari pabrik atau distributor, keterlambatan pengiriman dari pihak distributor, dan juga perencanaan yang kurang terprediksi akibat adanya peningkatan penggunaan perbekalan farmasi. Akibatnya, seringkali dilakukan perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi cito. Alur perencanaan pengadaan perbekalan farmasi dan cito dapat dilihat pada lampiran 27.
Penerimaan perbekalan farmasi dilakukan oleh Tim Penerima Barang Medik. Namun, pemeriksaan dilakukan bersama-sama dengan Petugas Gudang Farmasi untuk efisiensi waktu kerja. Selanjutnya perbekalan farmasi disimpan di gudang farmasi berdasarkan stabilitas, bentuk sediaan serta jenisnya, dan disusun secara alfabetis dengan metode First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) di masing-masing ruangannya, baik itu di ruangan penyimpanan alkes, ruangan penyimpanan cairan, ruangan penyimpanan sediaan tablet, obat injeksi, dan semisolid, maupun ruangan penyimpanan gas medik.
Selain itu, terdapat perlakuan khusus untuk obat-obat jenis tertentu, seperti obat narkotika dan psikotropika, obat high alert, dan obat kemoterapi.
Penyimpanan obat narkotika dan psikotropika menggunakan lemari sesuai ketentuan, yaitu lemari double lock (kunci ganda) pada dua pintu dengan susunan berlapis dan lemari tersebut terpasang menempel pada dinding sehingga tidak dapat dipindahkan kecuali dengan membongkarnya serta dilengkapi dengan kartu stok. Untuk obat-obatan high alert disimpan pada lemari penyimpanan obat yang bertanda khusus (stiker high alert) dan tidak tercampur dengan obat lainnya. Sedangkan untuk obat kemoterapi, penyimpanan menggunakan lemari khusus dengan label/logo karsinogenik.
Bahan berbahaya dan beracun masih disimpan dalam ruangan yang sama dengan ruang penyimpanan obat lainnya dan belum tergolong gudang tahan api.
Untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kecelakaan kerja, maka pihak farmasi menempatkan bahan berbahaya beracun tersebut di tempat yang terpisah dari obat lainnya, diberi garis merah sebagai penanda, dan juga melengkapi gudang dengan APAR tambahan dan eyewash, serta dekat dengan jalur evakuasi.
Selain melaksanakan penyimpanan perbekalan farmasi, petugas farmasi di gudang juga melaksanakan penyusunan persediaan perbekalan farmasi pada tempat
penyimpanan secara aman, pencatatan pemasukan, pelaporan, dan stok perbekalan farmasi ke dalam Kartu Stok dan dalam Sistem Informasi manajemen Rumah Sakit (SIRS).
Pendistribusian perbekalan farmasi yang dilakukan gudang RSUP Fatmawati ada dua macam yakni pendistribusian amprahan obat berdasarkan permintaan dari depo-depo farmasi melalui sistem online dan pendistribusian floor stock dari ruangan/satuan kerja secara manual atau menggunakan formulir.
Alur pendistribusian amprahan hampir sama dengan pendistribusian floor stock.
Perbedaannya adalah pendistribusian amprahan dapat dilakukan setiap hari, sedangkan pendistribusian floor stock dilakukan sesuai jadwal pengambilan tiap satuan kerja/ruangan. Selain itu, permintaan floor stock hanya berupa alkes, antiseptik, dan lain-lain, tidak termasuk obat-obatan seperti permintaan amprahan.
Kegiatan terakhir yang dilakukan di gudang adalah pelaporan, yang terdiri dari pelaporan buku induk penerimaan barang, rekapitulasi penerimaan barang, rekapitulasi pengeluaran barang gudang induk farmasi dan gudang gas medik, rekapitulasi pengeluaran barang harian gudang induk farmasi dan gudang gas medik, laporan persediaan floor stock, laporan stok opname setiap 1 bulan sekali di gudang dan 3 bulan sekali ke Depkeu, laporan narkotika setiap 1 bulan sekali, laporan psikotropika setiap 1 tahun sekali, dan laporan barang sumbangan. Selain itu, dilakukan juga pelaporan retur dan pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak dan kadaluarsa.
Produksi farmasi RSUP Fatmawati terbagi menjadi 2 bagian, yaitu produksi non steril dan produksi steril. Tujuan dilakukannya produksi di RSUP Fatmawati antara lain adalah untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan untuk obat -obatan yang tidak tersedia di pasaran, penghematan anggaran, dan untuk menjamin ketersediaan perbekalan farmasi dengan formula khusus dan sediaan obat yang dibutuhkan segera seperti rekonstitusi intra vena dan obat kanker.
Kegiatan yang dilakukan di produksi non steril adalah pembuatan sediaan farmasi, pengenceran sediaan, dan pengemasan kembali. Sediaan f a r m asi dibuat berdasarkan master formula RSUP Fatmawati, contohnya OBH dan salep kemicetin. Pengenceran sediaan biasanya dilakukan pada alkohol 70% dan
betadine. Dan untuk sediaan kapsul CaCO3, NaCl, dan Bicnat yang dilakukan termasuk dalam kegiatan pengemasan kembali dan merupakan produk non steril yang paling banyak digunakan di RSUP Fatmawati. Permintaan produk non steril dilakukan melalui gudang farmasi, namun pendistribusiannya dapat dilakukan langsung melalui ruang produksi non steril. Di ruang steril hanya dilakukan penanganan obat sitostatika, sedangkan IV admixture dilakukan di depo teratai.
Permintaan pencampuran obat sitostatika di RSUP Fatmawati terbanyak adalah untuk pengobatan kanker payudara, kanker rahim, kanker colon, dan limfoma.
Depo Farmasi IBS khusus melayani permintaan obat dan alat kesehatan bagi pasien yang akan dioperasi di IBS. Depo farmasi IBS berada di bawah Koordinator Perbekalan Farmasi karena depo farmasi lebih fokus terhadap penyediaan dan pengadaan obat dan alkes bukan pada pelayanan kefarmasiannya.
Pelayanan obat dan alkes pada OK Cito berbeda dengan pelayanan di OK Elektif . Pada OK Cito paket obat sudah disiapkan di ruangan operasi. Jika terdapat kekurangan, maka petugas dapat mengambilnya pada lemari emergensi. Pada OK elektif permintaan obat dan alat kesehatan dilakukan langsung ke Depo IBS dengan menggunakan resep. Obat dan alat kesehatan disusun pada lemari terpisah.
Penyusunan alkes dan obat tidak alfabetis sehingga menyulitkan pengambilan obat saat diperlukan. Fasilitas lemari penyimpanan yang sempit mengakibatkan kesulitan dalam penyusunan obat secara alfabetis. Obat yang memerlukan suhu dingin telah disimpan di pharmaceutical refrigerator yang dilengkapi dengan monitor suhu. Keterbatasan ukuran pharmaceutical refrigerator menyebabkan obat tidak tertata secara alfabetis.