IV. METODE PENELITIAN
VI. SISTEM PERSEDIAAN BAHAN BAKU
6.3 Prosedur Pembelian Bahan Baku
6.3.2 Pembelian Kayu dengan Ijin Pemanfaatan Kayu (IPK)
Informasi kayu diperoleh dari suplier perusahaan tentang data kayu tersebut meliputi jenis kayu, kuantitas, kualitas, sedangkan harga kayu sudah ditetapkan oleh dinas kehutanan berdasarkan jumlah m3. Kerjasama antara pihak perusahaan dengan dinas kehutanan hanya berlangsung selama 3-4 bulan setelah itu diperpanjang lagi, Skala penebangan kayu malalui ijin IPK adalah skala kecil, karena luas areal hutannya ± 20.000 m2. .Untuk mendapatkan ijin IPK tersebut perusahaan harus mengurus surat ijin sendiri untuk penebangan kayu kepada dinas kehutanan untuk penyediaan bahan baku perusahaan. Setelah ijin IPK diperoleh dari dinas kehutanan, pihak perusahaan melakukan penebangan kayu secara total dengan melakukan penebangan habis hutan. Kayu hasil tebangan dimuat ditongkang, kemudian baru dilakukan pelaporan kepada dinas kehutanan untuk Pembayaran Sisa Dana Hasil Hutan/Dana Reboisasi (PSDHH/DR). Setelah semua dokumen yang diperlukan perusahaan lengkap, selanjutnya kayu diangkut ke perusahaan di Lampung. Bagian manajemen bahan baku memeriksa kayu yang
diterima sesuai dengan data dokumen dan menghitung volume kayu tersebut. Bagian manajemen bahan baku melaporkan hasil perhitungan volume kayu ke bagian pembelian berupa Perincian Penerimaan Bahan Baku (PPBB), bagian pembelian menghitung kembali total bahan baku tersebut dan memindahkannya ke dalam Bukti Penerimaan Kayu (BPK).
6.4 Sistem Pengadaan Bahan Baku
Besarnya persediaan kayu yang dimiliki PT ALP per bulannya tidak sama. Tujuan adanya persediaan bagi perusahaan adalah untuk memperlancar produksi, memperkecil kerusakan kayu, dan mengantisipasi kelangkaan bahan baku. Sedangkan tujuan akhir dari adanya persediaan kayu tersebut adalah untuk memenuhi permintaan order dari pemasok atau pembeli, dimana telah ditentukan mengenai kualitas maupun kuantitasnya. Jadi berdasarkan fungsinya persediaan perusahaan termasuk jenis anticipation stock sebagai persediaan pengaman. Proses pengadaan bahan baku secara garis besar pada perusahaan adalah:
Gambar 6. Skema Alur Pengadaan Bahan Baku Kayu Sumber : PT. Andatu Lestari Plywood
Informasi kayu didapat dari suplier sebagai mitra kerja yang memasok kayu kepada PT. ALP, informasi yang diperoleh berupa jumlah, ukuran, kualitas dan jenis kayu. PT ALP mengirim karyawan (grader) ke lapangan untuk
Evaluasi dan Grade awal untuk perkiraan penyesuaian
harga dan order produksi. Informasi Log
(Jml, Ukuran, Kualitas, Jenis)
Evaluasi dan Grade lanjutan untuk penentuan harga dan
order produksi
Pengangkutan
Rescaling Pemuatan
melakukan pengecekan kesesuaian antara laporan dari suplier tentang spesifikasi kayu tersebut. Setelah ada kesepakatan diantara keduanya, maka grader melakukan penggradetan untuk penentuan pembayaran berdasarkan jenis dan klasifikasi diameter. Kayu yang sudah digrade dimuat di ponton untuk diangkut ke pabrik. Kayu yang sudah sampai dipabrik digrade ulang kemudian dimasukkan ke daftar Scalling (daftar blok yang dipisahkan berdasarkan jenis). Pengkaplingan maksudnya mengelompokkan kayu berdasarkan jenisnya agar lebih mudah untuk pengambilan dalam proses produksi, kayu yang dikelompokkan tersebut ditempatkan di log pond.
Pada Tabel 9 terlihat bahwa jumlah pembelian bahan baku kayu per bulannya selama Januari sampai Desember 2007 sangat bervariasi. Selama tahun 2007 , perusahaan membeli kayu Meranti sebanyak 100.205,75 m3 dan kayu Rimba Campuran sebanyak 111.873,09 m3. Perusahaan melakukan pembelian kayu rata-rata per bulannya masing-masing 16.297,40 m3 untuk semua jenis kayu. Jumlah bahan baku kayu tersebut diperoleh dari beberapa kali pengangkutan ke pabrik. Rata-rata sekali pengangkutan bahan baku kayu Meranti ke perusahaan berjumlah 5000-6000 m3. Jadi dalam satu bulan bisa dilakukan 2-3 kali pengangkutan kayu ke perusahaan. Sedangkan untuk kayu Rimba Campuran dalam sekali pengangkutan berjumlah 60 m3.
Tabel 9. Perkembangan Pembelian Bahan Baku Kayu (m3) Tahun 2007
Klasifikasi Jenis
Bulan
Meranti Rimba Campuran
Total (M3) Januari 9.191,60 9.209,75 18.401,35 Februari 8.778,50 8.439,00 17.217,50 Maret 8.641,60 10.610,80 19.252,40 April 8.460,30 7.104,75 15.565,05 Mei 8.061,90 11.626,45 19.688,35 Juni 10.130,80 7.178,00 17.308,80 Juli 6.562,50 9.763,45 16.325,95 Agustus 5.424,60 9.462,95 14.887,55 September 10.712,67 8.966,32 19.678,99 Oktober 4.982,44 12.309,28 17.291,72 November 10.151,80 9.363,21 19.515,01 Desember 9.107,04 7.839,13 16.946,17 Total 100.205,75 111.873,09 212.078,84
Sumber: Bagian Pembelian, 2008
Pada Tabel 9 terlihat bahwa jumlah pembelian kayu Meranti terbanyak terjadi pada bulan September yaitu 10.712,67 m3 dan kayu Rimba Campuran terjadi pada bulan Oktober yaitu sebesar 12.309,28 m3. Peningkatan ini terjadi karena banyaknya order dari konsumen, disamping itu perusahaan juga memperbanyak stok bahan baku kayu untuk mengantisipasi melonjaknya permintaan plywood mendekati lebaran. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor cuaca yang mendukung dalam produksi kayu di hutan. Sedangkan pembelian kayu terkecil pada kayu Meranti terjadi pada bulan Oktober yaitu 4.982,44 m3dan kayu Rimba Campuran pada bulan Maret 7.104,75 m3. Hal ini terjadi karena para suplier kayu tidak bisa memenuhi permintaan kayu dari PT ALP dan faktor cuaca yang tidak mendukung untuk mendatangkan kayu ke pabrik.
Bervariasinya tingkat pembelian kayu per bulannya juga disebabkan oleh kebutuhan bahan baku untuk memproduksi sejumlah produk yang telah dipesan oleh pembeli. Hal ini disebabkan PT ALP merupakan perusahaan yang memproduksi produknya berdasarkan pesanan dari konsumen luar negeri,
sedangkan untuk pasar dalam negeri produk kayu lapis diproduksi kemudian langsung dikirimkan ke suplier tetap perusahaan yang berada di daerah Lampung dan Jakarta.
Kayu yang sudah dibeli diangkut ke pabrik dan disimpan di Log Pond, kayu tersebut ditempatkan berdasarkan jenisnya agar lebih mudah untuk pengambilan dalam proses produksi nantinya. Setiap kayu yang yang masuk dan keluar dari Log Pond selalu dicatat. Sistem pencatatan persediaan kayu di PT ALP adalah mencatat setiap kebutuhan pengambilan kayu setiap hari oleh bagian produksi. Selain itu, setiap pergerakan persediaan kayu baik karena adanya persediaan kayu yang baru dibeli maupun keluar karena dipakai oleh bagian produksi dicatat secara keseluruhan melalui media komputer yang terintegrasi antar bagian yang terkait. Bagian produksi sebagai pengendali persediaan kayu secara tersendiri selalu memeriksa jumlah, jenis, waktu, persediaan kayu yang telah dibeli dan dipakai. Pengendalian persediaan kayu pada perusahaan lainnya yaitu pengendalian mutu kayu. Kegiatan ini dilakukan oleh bagian produksi dan QC pada saat sebelum kayu masuk ke Log Pond. Pengendalian mutu berupa pemeriksaan standar kualitas jenis kayu yang disesuaikan dengan kriteria standar yang diterapkan perusahaan.