TATA LAKSANA PELAYANAN A. PENERIMAAN PASIEN
FLOWCHART REKAM MEDIS RAWAT JALAN Gambar 5
O. PEMISAHAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS IN-AKTIF 1.Pemisahan Berkas Rekam Medis Inaktif
2. Pemusnahan berkas rekam Medis Inaktif
Pemusnahan berkas rekam medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas Rekam Medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya (setelah melewati masa In-Aktif). Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.
Ketentuan pemusnahan Rekam Medis adalah sebagai berikut ;
1. Dibentuk tim pemusnah arsip dengan surat keputusan direktur yang beranggotakan sekurang-kurangnya dari : Sekretariatan, Bagian Rekam Medis, Bagian Pelayanan (Rawat Jalan dan Rawat Inap) dan Komite Medis (termasuk Panitia Rekam Medis).
2. Rekam Medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkah tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu.
3. Membuat pertelaan arsip bagi Rekam Medis aktif yang telah dinilai. 4. Daftar pertelaan arsip Rekam Medis yang akan dimusnahkan oleh
tim pemusnah dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI. 5. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirimkan kepada Pemilik
Rumah Sakit dan Kepala Direktur Jenderal Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI.
Pada point 3 mengenai Daftar pertelaan berkas rekam medis, di RS Islam Jemursari, daftar pertelaan berkas menggunakan program pertelaan sebagaimana ketentuan dalam proses penyusutan diatas. Hasil dan report tersebut sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh DepKes RI.
Tata cara penilaian berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya adalah berkas yang telah 5 tahun in aktif. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif adalah frekuensi rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian, bernilai guna primer administrasi, hukum, keuangan dan IPTEK, serta
bernilai guna sekunder untuk pembuktian dan sejarah. P. PENYIMPANAN, RETENSI, DAN PEMUSNAHAN ARSIP REKAM MEDIS 1. Pengaturan Arsip di Indonesia
a. Umum
Menurut Undang-undang tentang kearsipan, arsip diartikan sebagai naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah, selain itu arsip diartikan juga sebagai naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal atau kelompok.
Arsip dari segi pembuatan dan kepentingan-kepentingan yang terkandung didalamnya, dapat dibedakan menjadi :
1) Arsip kenegaraan atau pemerintahan (Public archives), yaitu arsip yang
memuat catatan atau keterangan yang dibuat atau mengenai tindakan kenegaraan atau pemerintahan;
2) Arsip perniagaan (Business archives) yaitu arsip yang memuat catatan atau
keterangan yang dibuat atau mengenai tindakan badan-badan perniagaan atau perorangan dalam rangka atau mengenai perniagaan (Business); Ditinjau dari sudut hukum, ada beberapa persoalan menyangkut kearsipan, diantaranya :
1) Bentuk arsip sebagai alat bukti
Arsip mempunyai makna penting dalam hal pembuktian. Arsip sebagai alat bukti terkait 2 (dua) hal, yaitu :
a) Fungsi arsip sebagai alat bukti, yaitu sebagai sumber informasi dan data baik di dalam maupun di luar pengadilan;
b) Bentuk fisik/wujud arsip. Sampai saat ini surat yang diartikan sebagai lembaran kertas yang berisi naskah atau tulisan asli baik dalam bentuk huruf, atau tanda-tanda lain merupakan alat bukti yang sah.
Beberapa arsip tertentu mempunyai kedudukan sebagai alat bukti sehingga wajib disimpan dan dipelihara sesuai dengan ketentuan jangka waktu/retensi menurut peraturan yang berlaku.
2) Lama penyimpanan arsip
Secara umum, sebelum berlakunya Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, untuk bidang perusahaan ada kewajiban menyimpan arsip selama 30 (tiga puluh tahun). Hal ini mengacu pada ketentuan pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesia Staatblad 1847: 23) junto jangka waktu
daluwarsa suatu tuntutan sebagaimana diatur dalam pasal 1967 KUH Perdata. Karena dengan lewatnya masa daluwarsa maka secara hukum segala tuntutan baik yang bersifat kebendaan maupun perorangan akan hapus, sehingga segala permasalahan yang menyangkut keberadaan arsip tersebut tidak dapat dituntut lagi oleh pihak manapun. Dalam perkembangannya, ketentuan kewajiban penyimpanan selama 30 (tiga puluh) tahun tersebut, dinilai banyak mengurangi efektivitas dan efisiensi perusahaan. Aturan penyimpanan selama 30 tahun tersebut dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan perdagangan.
Oleh karena itu UU Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, mengatur tentang adanya kewajiban penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahun, sehingga dianggap lebih memperingan beban penyimpanan bagi
badan usaha/perusahaan. Akan tetapi dilain pihak dalam undang-undang tersebut juga menyatakan bahwa ketentuan penyimpanan selama 10 (sepuluh) tahun tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan daluwarsal. Sehingga dalam hal ini diperlukan managemen dan metode yang tepat dalam penggelolaan arsip, sehingga tercipta sebuah sistem penyimpanan yang efektif dan efisien serta tidak menghilangkan fungsi arsip sebagai alat bukti.
Ketentuan Daluwarsa diatur dalam Pasal 1967 KUH Perdata, yaitu segala tuntutan hukum, baik yang bersifat perbendaan maupun yang bersifat perorangan, hapus karena daluwarsa dengan lewatnya waktu tigapuluh tahun.
3) Penyusutan arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu bagian yang penting dalam pengelolaan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan. Yang perlu diperhatikan adalah adanya penyusutan terutama pemusnahan tidak mengurangi jaminan perlindungan hak-hak yang terkandung dalam arsip tersebut.
4) Kualifikasi arsip
Arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Disebut dinamis karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan atau penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip statis tidak lagi dipergunakan secara langsung, tetapi disimpan untuk memudahkan penemuan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut frekuensi pemakaiannya, arsip dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu :
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam operasional sewaktu-waktu.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan tetapi sudah berkurang frekuensi penggunaannya.
c) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi dalam operasional sehari-hari tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan badan usaha.
Untuk arsip aktif dapat disimpan dengan retensi 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun; arsip semi aktif disimpan dengan retensi 3 (tiga) sampai 5 (lima) tahun. Arsip in aktif disimpan dengan retensi 10-30 tahun/sesuai dengan nilai guna arsip.
b. Pengalihan bentuk arsip
Ketentuan di dalam Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, memuat perubahan pengertian arsip, yaitu tidak hanya berupa hard paper, namun juga dalam bentuk media elektronik (disket, mikrofilm, CD room) sebagai alat bukti yang sah (pasal 12). Sehingga kendala yang dialami dalam penyimpanan arsip kertas (daya tahan kertas terbatas, biaya pemeliharaan besar dan memakan banyak tempat) dapat diminimalisasi dengan mengalihkan arsip kertas ke dalam media elektronik, dengan jaminan bahwa isi naskah tetap benar dan sesuai dengan aslinya. Berkaitan dengan hal tersebut, arsip-arsip yang penting dapat dialihkan ke dalam media elektronik harus dengan dilegalisasi pimpinan Rumah Sakit. Berita Acara legalisasi tersebut sekurang-kurangnya memuat :
Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya legalisasi; Keterangan bahwa pengalihan dokumen yang dibuat diatas kertas
ke dalam media elektronik telah dilakukan sesuai aslinya. Tanda tangan dan nama jelas pimpinan perusahaan.
Untuk arsip yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik masih mengandung kepentingan hukum tertentu seperti : sertifikat tanah, akta pendirian, dan lain-lain. Wajib disimpan naskah aslinya meskipun sudah dialihkan ke dalam media electronik/media lainnya.
c. Arsip rumah sakit
Arsip Rumah Sakit merupakan arsip yang bersifat khas karena selain mempunyai peranan penting dalam pembuktian bagi rumah sakit, pasien, dan pihak lain berdasarkan peraturan yang berlaku, beberapa arsip rumah sakit juga berkaitan dengan ketentuan kode etik profesi kedokteran, sehingga diperlukan adanya kehati-hatian dalam pengelolaannya. Secara umum arsip rumah sakit terdiri dari :
1) Arsip di bidang medis
Arsip Rumah Sakit yang penting dan bersifat khas adalah arsip Rekam Medis (Medical Record), karena arsip Rekam Medis dapat merupakan catatan induk bagi semua catatan/arsip mengenai penanganan terhadap pasien di sebuah Rumah Sakit. Berdasarkan fungsi tersebut Rekam Medis mempunyai hubungan dengan :
a) Kepentingan health care Provider (Pelaksana pelayanan kesehatan) sebagai pemakai utama (primary users) diantaranya :
1. Sebagai media komunikasi diantara tenaga kesehatan selama episode penyakit pasien sampai yang sekarang. Sebagai bahan referensi bagi perawatan penyakit pasien di masa datang.
2. Untuk kepentingan follow up bagi pasien yang memerlukan pengobatan lama serta untuk menilai efektifitas pengobatan yang telah diberikan.
b) Kepentingan Payers For Services (pembayaran biaya pelayanan), antara lain :
1. Sebagai bahan bukti bagi pengajuan klaim asuransi
2. Untuk audit bagi perusahaan asuansi terhadap pelayanan medis serta jasa profesional
3. Untuk memonitor kualitas dan ekuitas pelayanan medis yang diasuransikan
4. Untuk menilai dan mengontrol biaya pelayanan medis
c) Kepentingan Social Users (pengguna dalam bidang social), antara lain : 1. Untuk kepentingan survey epidemiologik
2. Untuk menyelidiki pola penyakit, pengaruh penyakit terhadap kehidupan sehari-hari, termasuk kesehatan kerja dan keamanan 3. Untuk bukti di pengadilan bagi penyelesaian perkara perdata atau
pidana
4. Untuk membuktikan adanya kelainan mental
5. Untuk penegakan disiplin kedokteran dan etika kedokteran.
Ada beberapa hal dari rekam medis yang perlu dipahami dari aspek hukumnya secara benar, hal-hal yang penting itu ialah :
a) Bentuk dokumen rekam medis
Berdasarkan pasal 2 Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis. Dokumen tersebut harus dibuat secara tertulis, jelas & lengkap. Atau secara electronik. Jadi bentuk dokumen rekam medis dapat berupa 2 (dua) : kertas atau electronik.
c) Pasal 12 ayat (1) Permenkes tentang Rekam Medis menyatakan bahwa berkas rekam medis adalah milik sarana kesehatan (Rumah Sakit), sedangkan dalam ayat (2) menyatakan bahwa isi dari rekam medis menjadi milik pasien. Isi rekam medis dimaksud dalam ayat (2) dalam bentuk ringkasan rekam medis. Berkas Rekam Medis adalah milik Rumah sakit, Direktur Rumah Sakit bertanggungjawab atas : 1. Hilangnya, rusaknya atau pemalsuan Rekam Medis.
2. Penggunaan oleh badan lain yang tidak berhak.
Isi Rekam Medis adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya, dan untuk melindungi kerahasiaan tersebut dibuat ketentuan sebagai berikut :
1. Hanya petugas Rekam Medis yang diijinkan masuk ruangan berkas Rekam Medis.
2. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi Rekam Medis untuk badan /perorangan, kecuali ada ijin tertulis dari pasien dan/atau sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
3. Selama pasien dirawat di instalasi rawat inap maka data Rekam Medis menjadi tanggungjawab perawat ruangan dan perawat ruangan wajib menjaga kerahasiaan isinya.
Dokter tidak berhak memberikan persetujuan kepada badan/perorangan lain untuk memperoleh data/isi dari Rekam Medis. Peminjaman Rekam Medis harus memenuhi syarat:
1. Untuk keperluan riset, pendidikan dan keperluan lainnya, penggunaan data Rekam Medis harus dikerjakan di ruang Rekam Medis, dengan telah mendapat ijin dari Direktur dan harus dilakukan sesuai prosedur tetap yang berlaku.
2. Bila pasien mendapat perawatan lanjutan dari Rumah Sakit lain, berkas Rekam Medis tidak boleh dikirim atau dibawa, tetapi cukup diberikan salinan resume akhir saja.
3. Atas permintaan pengadilan, dengan Surat Kuasa Khusus tetulis dan direktur Rumah Sakit, petugas Rekam Medis harus melakukan ikhtiar agar pengadilan menerima salinan fotocopy Rekam Medis yang dimaksud. Apabila hakim meminta yang sah, petugas Rekam Medis/wakil Rumah Sakit harus meminta tanda terima dari pengadilan. Fotocopy Rekam Medis dan tanda terimanya disimpan sampai data Rekam Medis yang sah dikembalikan oleh pengadilan. Berdasarkan ketentuan diatas, Rumah Sakit berkewajiban untuk : memberikan isi Rekam Medis kepada pasien jika diminta, baik dalam bentuk lisan, salinan pada lembaran kertas maupun fotocopy; menyimpan berkas dengan baik sebab di dalamnya terdapat data tentang pasien yang sewaktu-waktu diperlukan; menjaga dari kerusakan atau kehilangan; melaporkan Berita Acara pemusnahan kepada Dirjen Pelayanan Medis.
Arsip medis di Rumah Sakit lainnya adalah arsip Laboratorium, arsip radiologi, resep obat. Data laboratorium, resep obat dan data radiologi merupakan bagian dan arsip Rekam Medis, namun terkadang tidak menjadi 1 (satu) bendel dengan dokumen rekam medis. Namun datanya harus dicatat ulang di dalam dokumen Rekam Medis sehingga apabila data Rekam Medis sudah lengkap dan tersimpan dengan baik,
maka penyimpanan bagi arsip penunjang tersebut dapat diperpendek retensinya.
Penyimpanan arsip medis diantaranya diatur di dalam Peraturan Menteri Kesehatan no.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis. Di dalam Pasal 8 Permenkes tentang Rekam Medis penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap sekurang-kurangnya selama 5 (lima) tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat/dipulangkan. Setelah terlampaui 5(lima) tahun, berkas dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis. Penyimpanan ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis, harus disimpan selama 10 (sepuluh) tahun sejak tanggal dokumen dibuat.
Penyimpanan Resep obat berdasarkan Pasal 17 Permenkes No. 922/ Menkes/PER/X/1993 adalah selama 3 (tiga) tahun. Data Laboratorium dapat berbentuk laporan umum dan laporan khusus. Laporan umum diantaranya : Surat Permintaan Pemeriksaan, laporan umum kimia klinik, mikrobiologi, dan laporan umum hermatologi, dokumen-dokumen tersebut di atas wajib disimpan selama 1 (satu) tahun. Laporan khusus meliputi laporan khusus kimia klinik, mikrobiologi,hermatologi; pemeriksaan sunsum tulang belakang dan pemeriksaan Radioisotop, disyaratkan penyimpanannya oleh Dep.Kes.RI.Dirjen Yanmed Direktorat Pelayanan Medis Spesialistik selamanya. Batasan selamanya ini sendiri, Dirjen yanmed tidak memberikan batasan, padahal sangat sulit arsip yang berwujud kertas tesebut dapat bertahan lebih dari 30 (tigapuluh) tahun. Oleh karenanya sebaiknya data Laboratorium tersebut dialihwujudkan ke media elektronik, sehingga penyimpanan dalam bentuk kertas diberi retensi selama 30 (tigapuluh) tahun saja, setelah itu dapat dimusnahkan.
2) Arsip di bidang Administrasi
Selain arsip di bidang medis, Rumah Sakit sebagai sebuah badan usaha juga mempunyai arsip-arsip di bidang kesekretariatan/administrasi. Arsip administrasi di rumah sakit meliputi : memo-memo intern, surat masuk, surat keluar umum, surat keluar khusus, perjanjian-perjanjian baik perjanjian intern antar sesama unsur di rumah sakit maupun dengan pihak di luar unsur rumah sakit; dokumen-dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja antara rumah sakit dengan tenaga kesehatan dan karyawan lainnya; Surat Kontrak; Akta-akta dan/atau sertifikat-sertifikat (sertifikat pendidikan, sertifikat tanah, rekening antar kantor, rekening harian/mingguan; dan dokumen pendukung administrasi lainnya diluar dokumen medis dan dokumen keuangan.
Pengelolaan arsip administrasi bagi rumah sakit mengacu pada aturan di dalam Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Undang-undang tentang dokumen perusahaan menyebutkan bahwa dokumen perusahaan terdiri dan dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dokumen lainnya terdiri dan data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan. Misalnya risalah rapat, akta pendirian perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum tertentu. Penyimpanan dari arsip-arsip tersebut disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Dokumen administrasi semisal surat perintah kerja, surat kontrak dan/atau surat
perjanjian, penyimpanannya selama 10 (sepuluh) tahun atau sesuai kebutuhannya. Sedangkan untuk data pendukung administrasi yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan misalnya rekening antar kantor, rekening harian/rekening mingguan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
3) Arsip di bidang keuangan dan/atau pajak
Arsip di bidang keuangan dan/atau pajak senantiasa ada disetiap perusahaan/badan usaha. Pengaturan mengenai arsip keuangan mengacu pada Undang-undang No. 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Sedangkan untuk perpajakan mengacu pada undang-undang Nomor 6 tahun 1983 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 9 tahun 1994 dan Undang-undang Nomor 16 tahun 2000 tentang Ketentuan Umum dan tata cara perpajakan.
Setiap perusahaan wajib membuat catatan yang terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi, rekening jurnal transaksi harian, dan setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan, yang semua catatan tersebut merupakan bagian dari dokumen keuangan. Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta keinginan usaha suatu perusahaan. Penyimpanan dokumen keuangan tersebut sebagaimana diatur dalam UU No. 8 tahun 1997 adalah selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun perusahaan yang bersangkutan.
Undang-undang Nomor 6 tahun 1983 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang No. 9 tahun 1994 dan Undang-undang Nomor 16 tahun 2000 tentang Ketentuan Umum dan tata cara perpajakan, mensyaratkan bahwa buku-buku, catatan-catatan, dokumen-dokumen, yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan dan dokumen lain wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun di Indonesia, yaitu di tempat kegiatan atau di tempat tinggal wajib pajak pribadi atau di tempat kedudukan bagi wajib pajak badan. Kewajiban penyimpanan yang telah diuraikan di atas, tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku atau untuk kepentingan hukum lainnya d. Pemusnahan arsip umum
Dokumen/arsip dapat dimusnahkan setelah jadwal retensi penyimpanannya berakhir. Pemusnahan dokumen perusahaan secara umum mengacu pada ketentuan dalam Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, yaitu diatur dalam Pasal 19 sampai dengan Pasal 21 undang-undang tersebut. Penjelasan pasal 19 ayat (2) menyebutkan bahwa Penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnakan, hams mempertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara. Untuk dokumen/arsip penting, pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen yang dibuat diatas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lain.
Adapun tata cara pemusnahan sebagaimana diatur dalam undang-undang tentang dokumen perusahaan adalah sebagai berikut :
2) Pimpinan perusahaan/pejabat lain yang ditunjuk bertanggungjawab atas segala kerugian perusahaan dan/atau pihak ketiga dalam hal Pemusnahan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
3) Pemusnahan dokumen dilakukan sedangkan dketahui atau bahkan diketahui bahwa dokumen tersebut masih tetap harus disimpan karena mempunyai nilai guna, baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
4) Pemusnahan dokumen yang telah dialihkan dalam media elektronik/microfilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan;
5) Pemusnahan dilaksanakan dengan pembuatan Berita Acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a) Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan;
b) Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
c) Tandatangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan; 6) Di dalam Berita Acara pemusnahan dilampirkan daftar pertelaan dokumen
yang akan dimusnakan.
7) Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan dikirimkan kepada pimpinan perusahaan dan/atau pemilik perusahaan.
e. Penyusutan dan pemusnahan arsip rekam medis
Pemusnahan arsip adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip Rekam Medis yang telah berakhir fungsi dan nilainya. Adapun tata cara penyusutan dan pemusnahan arsip rekam medis adalah sebagai berikut : 1) Dibentuk tim pemusnahan arsip rekam medis dengan Surat Penugasan
Direktur.
2) Arsip rekam medis di telaah dari sisi arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau nilai guna rendah. Arsip yang mempunyai nilai guna tinggi/berkaitan dengan hal-hal khusus dapat dialihkan ke media elektronik atau media lain atau tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu. 3) Arsip dengan nilai guna rendah dapat dimusnahkan tanpa disimpan dalam
bentuk soft file.
4) Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya.
5) Petugas rekam medis membuat pertelaan berkas rekam medis aktif yang telah dinilai.
6) Daftar pertelaan berkas rekam medis yang dimusnahkan oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada direktur rumah sakit dan dirjen Yanmed Departemen Kesehatan RI.
7) Berita Acara pelaksanaan pemusnahaan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada Dirjen Yanmed Departemen Kesehatan RI.
2. Pelaksanaan penyimpanan dan pemusnahan arsip di Rumah Sakit Islam jemursari a. Pelaksanaan Penyimpanan arsip di RS Islam Jemursari Surabaya diatur sebagai
berikut : N O JENIS DOKUMEN LAMA