Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit.
Defenisi Indikator adalah:
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator. Standar :
1. Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
2. Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik. 3. Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu. Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus
memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
a. Keprofesian b. Efisiensi
c. Keamanan pasien d. Kepuasan pasien
e. Sarana dan lingkungan fisik 2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok
daripada untuk perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dan berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Standart Pelayanan Minimal (SPM) Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Angka kelengkapan rekam medis
Indikator : Angka kelengkapan rekam medis 1x24 jam sejak pasien pulang
Dimensi mutu : Kesinambungan pelayanan dan kesehatan
Tuj uan : Tergambarnya tanggung jawab dokter dalam kelengkapan informasi rekam medik
Definisi Operasional : Rekam medik yang lengkap adalah, rekam medik yang diisi lengkap oleh dokter pada DMK 1 dan DMK 12 dalam waktu < 24 jam setelah selesai pelayanan rawat jalan atau setelah pasien rawat inap diputuskan untuk pulang, yang meliputi identitas pasien, anamnesis, rencana asuhan, pelaksanaan asuhan, tindak lanjut dan resume
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah DMK 1 dan DMK 12 yang disurvey dalam 1 bulan yang diisi lengkap
Denominator : Jumlah rekam medik yang disurvey dalam 1 bulan Sumber Data : Berkas Rekam Medis.
Nilai : 50%
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas
2.
Grafik Barber Johnson RSIJSIndikator : Grafik Barber Johnson RSIJS Dimensi mutu : Efisiensi pengelolaan rumah sakit
Tujuan : Tergambarnya efisiensi pengelolaan rumah sakit dan perkembangannya dari waktu ke waktu
Defmisi Operasional : Grafik Barber Johnson adalah suatu grafik yang secara visual dapat menyajikan tingkat efisiensi baik dilihat dari sudut pandang medis maupun ekonomi.
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah sisa pasien yang dirawat pada periode tersebut ditambah dengan pasien yang masuk dan pulang pada hari yang sama (Jumlah Hari Perawatan)
Denominator : Jumlah Tempat tidur pasien dikalikan dengan jumlah hari pada periode tersebut
Sumber Data : Sensus Harian Rawat Imp
Nilai : 75-85 %
Penanggung Jawab Pengumpulan Data
: Kepala Bagian Rekam Medis
Kepala Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan
3.
Angka ketidaklengkapan pengisian catatan medisIndikator : Angka ketidaldengkapan pengisian catatan medis Dimensi mutu : Kesinambungan pelayanan dan kesehatan
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter dalam kelengkapan informasi rekam medik
Definisi Operasional : Catatan medis yang tidak lengkap adalah, catatan medis yang tidak diisi lengkap oleh dokter dalam waktu < 24 jam setelah selesai pelayanan rawat jalan atau setelah pasien rawat map diputuskan untuk pulang,
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah rekam medik yang disurvey dalam 1 bulan yang tidak diisi lengkap
Denominator : Jumlah rekam medik yang disurvey dalam 1 bulan Sumber Data : Berkas Rekam Medis.
Nilai : 50 %.
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Assembling
4. Rekam medis pasien yang hilang / tidak ditemukan
Indikator : Rekam medis pasien yang hilang / tidak ditemukan Dimensi mutu : Kesinambungan pelayanan dan kesehatan
Tujuan .
Definisi Operasional : Rekam medis pasien yang hilang / tidak ditemukan adalah rekam medis yang tidak dapat ditemukan pada saat pasien akan mendapatkan layanan kesehatan lanjutan.
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 bulan Periode Analisa : 3 bulan
Numerator : Jumlah Dokumen Rekam Medis yang hilang Denominator : Jumlah total permintaan Dokumen Rekam Medis
(Pasien lama yang MRS, pasien RJ yang butuh Dokumen RM)
Sumber Data : Program Tracer
Nilai : 0%
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelalcsana
filling berkas 5. Duplikasi rekam medis
Indikator : Duplikasi rekam medis
Dimensi mutu : Efektifitas dan kesinambungan layanan Tujuan : Efektifitas pengidentifikasian pasien
Defmisi Operasional : Tidak ada nomer rekam medis yang terduplikasi Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah kejadian nomer rangkap dalam 1 bulan
Denominator : Jumlah Pasien yang didaftar dalam periode yang sama Sumber Data : Program Registrasi Pasien dan Program Nomer Rangkap
Nilai : < 1 %.
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Pendaftaran
6. Angka kelengkapan informed Concent
Indikator : Angka kelengkapan informed concent Dimensi mutu : Keamanan dan keselamatan pasien
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter untuk memberikan kepada pasien dan mendapat persetujuan dan pasien akan tindakan medik yang dilakukan
Definisi Operasional : Informed concent adalah persetujuan yang diberikan pasien/keluarga pasien atas dasar penjelasan mengenai tindakan medik yang akan dilakukan terhadap pasien tersebut.
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 bulan Periode Analisa : 3 bulan
Numerator : Jumlah pasien yang mendapat tindakan medik yang disurvey yang mendapat informasi lengkap sebelum memberikan persetujuan tindakan medik dalam 1 bulan.
Denominator : Jumlah pasien yang mendapat tindakan medik yang disurvey dalam 1 bulan
Sumber Data : Survey
Nilai : 100%
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Assembling
7. Validitas koding pasien rawat jalan
Indikator : Ketepatan koding diagnosa pasien rawat jalan
Dimensi mutu : Keakuratan data untuk kesinambungan pelayanan dan keselamatan pasien
Tujuan : Kesesuaian antara penyakit yang terdiagnosa oleh dokter dengan kode yang dipilih didalam system
Definisi Operasional : Mengevaluasi entryan data penyakit (koding) dalam system dengan penyakit yang terdiagnosa oleh dokter
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah entryan kode ICD yang tidak sesuai dengan diagnose Denominator : Jumlah pasien yang diperiksa/terdiagnosa
Sumber Data : Program Simple Poly (MRE Rawat Jalan)
Nilai : 100 %.
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKasie Pengolahan data dan Pelaporan/Pelaksana Koding 8. Validitas koding pasien rawat inap
Indikator _
: Ketepatan koding diagnosa pasien rawat Inap
Dimensi mutu : Keakuratan data untuk kesinambungan pelayanan dan keselamatan pasien
Tujuan : Kesesuaian antara penyakit yang terdiagnosa oleh dokter dengan kode yang dipilih didalam system
Definisi Operasional : Mengevaluasi entryan data penyakit (koding) dalam system dengan penyakit yang terdiagnosa oleh dokter
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah entryan kode ICD yang tidak sesuai dengan diagnose Denominator : Jumlah pasien KRS yang telah terdiagnosa
Sumber Data : Program Summary dan DMK 1/DMK 12
Nilai : 100 %.
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKasie Pengolahan data dan Pelaporan/Pelaksana Koding 9. Kelengkapan MRE
Indikator : Kelengkapan Rekam Medis Elektronik
Dimensi mutu : Kesinambungan pelayanan dan kesehatan serta keselamatan pasien
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter dalam kelengkapan informasi rekam medis rawat jalan
Definisi Operasional : Rekam Medis Elektronik adalah informasi bukti pelayanan rawat jalan yang diberikan kepada pasien dalam program simple poly
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 3 Bulan.
Numerator : Jumlah rekam medis elektronik yang tidak lengkap Denominator : Jumlah pasien rawat jalan yang diperiksa
Sumber Data : Program Simple Poly
Nilai : 100 %.
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKasie Pengolahan data dan Pelaporan 10. Identifikasi pasien
Indikator : Identifikasi pasien Dimensi mutu : Efektifitas pelayanan
Tujuan : Efektifitas pengidentifikasian pasien
Definisi Operasional : Identifikasi pasien adalah pengumpulan data dan pengumpulan segala pencatatan dan pasien sehingga kita dapat mengetahui identitas pasien dan dengan identitas tersebut kita dapat membedakan dengan pasien lain. Identifikasi pasien rawat inap dengan menggunakan gelang pasien yang diisi lengkap dan benar sesuai SPO.
Identifikasi pasien rawat jalan dengan menggunakan karcis yang didaftar sesuai SPO.
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah kejadian kesalahan identifikasi pasien
Sumber Data : Program Personal Detail
Nilai : 100 %.
Penanggung Jawab Pengumpulan Data
: Kepala Bagian Rekam Medis
Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Pendaftaran
11. Angka pengisian visum et repertum
Indikator : Angka pengisian visum et repertum
Dimensi mutu : Efisiensi dan kompetensi tehnis dokter dalam pengisian visum et repertum
Tujuan : Tergambarnya tanggung jawab dokter untuk memberikan kepada pasien dan mendapat persetujuan dari pasien akan tindakan medis yang dilakukan
Definisi Operasional : Keterangan tertulis yang dibuat oleh dokter dalam ilmu kedokteran forensik atas permintaan penyidik yang berwenangmengenai hasil pemeriksaan terhadap manusia baik hidup atau mati ataupun bagian atau diduga bagian tubuh manusia, berdasarkan keilmuannya dan di bawah sumpah, untuk kepentingan pro yustisia.
Frekuensi
Pengumpulan Data
: 1 bulan Periode Analisa : 1 bulan
Numerator : Jumlah permintaan visum et repertum yang sudah dikerjakan dalam 1 bulan.
Denominator : Jumlah permintaan visum et repertum dalam 1 bulan.
Sumber Data : SPVR
Nilai : 100%
Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKasie Pendaftaran & Pengelolaan Berkas 12. Verifikasi Pasien Asuransi
Indikator : Verifikasi Pasien Asuransi Dimensi mutu : Efisiensi pelayanan
Tujuan : Efisiensi dalam pelayanan pasien asuransi
Definisi Operasional : Verifikasi Pasien Asuransi adalah memeriksa tentang kebenaran seorang peserta asuransi kepada asuransi yang terkait
Frekuensi
Pengumpulan Data
: 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah peserta asuransi yang terverifikasi dalam 1 bulan Denominator : Jumlah peserta asuransi yang sudsah bekerja sama Sumber Data : Data Rekam Medis
Nilai : 100 %.
Penanggung Jawab Pengumpulan Data
: Kepala Bagian Rekam Medis
Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Pendaftaran
13. Keluhan pasien atau keluarga pasien
Indikator : Keluhan pasien atau keluarga pasien Dimensi mutu : Kenyamanan pasien
Tujuan : Terciptanya pelayanan yang diharapkan pasien
Definisi Operasional : Keluhan pasien atau keluarga pasien adalah hal yang telah terjadi dan tidak sesuai dengan harapan pasien atau keluarga Frekuensi
Pengumpulan Data
: 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah pasien yang memberi keluhan Denominator : Jumlah pasien yang datang ke rumah sakit Sumber Data : Pemasaran
Nilai : < 1%
_ . Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisPemasaran
14. Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan
Indikator : Waktu penyedian dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan
Dimensi mutu : Efektifitas, kenyamanan dan efisiensi
Tujuan : Tergambar kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan Definisi Operasional : Dokumen rekam medis rawat jalan berupa elektronik
namun untuk mengetahui riwayat pengobatan secara menyeluruh diperlukan dokumen rawat inap untuk pasien yang pemah rawat imp.
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan permintaan dokumen rawat inap pada pemeriksaan pasien rawat jalan yang pemah MRS.
Denominator : Jumlah permintaan dokumen rekam medis Sumber Data : Pemasaran
Nilai : Rerata < 10 menit Penanggung Jawab
Pengumpulan Data
: Kepala Bagian Rekam Medis
Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Pendaftaran
15. Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
Indikator : Waktu penyedian dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
Dimensi mutu : Efektifitas, kenyamanan dan efisiensi
Tujuan : Tergambar kecepatan pelayanan pendaftaran rawat inap Definisi Operasional : Dokumen rekam medis rawat Map
Frekuensi
Pengumpulan Data : 1 Bulan Periode Analisa : 1 Bulan.
Numerator : Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan permintaan dokumen lama rawat inap pada pemeriksaan pasien lanjutan/MRS
Denominator : Jumlah permintaan dokumen rekam medis Sumber Data : Pemasaran
Nilai : Rerata < 10 menit Penanggung Jawab
Pengumpulan Data : Kepala Bagian Rekam MedisKepala Seksi Pendaftaran dan Pengelolaan Berkas/Pelaksana Pendaftaran
BAB VIII
PENUTUP
Pedoman pelayanan rekam medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya tersusun berdasarkan kolaborasi antara regulasi nasional, refrensi dan implementasi dilapangan. Pedoman ini dibuat untuk menstandarisasi proses pemberian pelayanan rekam medis dengan harapan terciptanya pelayanan yang bermutu dan berkualitas.
Pemberian pelayanan yang berkualitas selain adanya standarisasi tata cara penyelengaraannya juga harus dilakukannya evaluasi secara berkala apakah standar yang telah ditetapkan ini dapat diterapkan secara maksimal atau ketidak patuhan staf terhadap standar yang dilakukan. Oleh karenanya, tidak ada gading yang tak retak, kesempurnaan hanya milik Allah semata, sehingga pedoman ini tetap harus selalu dilakukan review secara berkala agar tercipta pelayanan yang berkualitas secara terus menerus.