TATA LAKSANA PELAYANAN A. PENERIMAAN PASIEN
FLOWCHART REKAM MEDIS RAWAT JALAN Gambar 5
N. PENYIMPANAN REKAM MEDIS 1. Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya menggunakan sistem Desentralisasi dalam arti semua berkas rekam medis disimpan dalam 2 tempat (penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan dan berkas rekam medis rawat inap secara terpisah).
Semakin pesatnya perkembangan teknologi maka untuk berkas rekam medis rawat jalan sudah menggunakan elektronik sehingga tersimpan langsung di server dengan prosedur backup data minimal setiap hari dalam bentuk CD yang disimpan oleh Instalasi EDP (Elektronic Data Prosessing) atau SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit).
Karena Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya menggunakan sistem komputerisasi tanpa berkas (Paper less) untuk rekam medis pasien rawat jalan, maka sistem penyimpanan berkas hanya pada berkas rekam medis rawat inap pasien. Berkas rekam medis lama untuk pasien rawat jalan dan surat rujukan rawat jalan dialihkan menjadi soft file dengan cara dilakukan scan. Sedangkan untuk berkas pasien ODS (One Day Surgery) di simpan tersendiri di dalam odner untuk kemudian di scan setelah dilakukan evaluasi mengenai kelengkapan dan entry diagnosa.
Kelebihan dan sistem penyimpanan desentralisasi ini adalah:
1.
Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.2.
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.Untuk dapat mengelola berkas rekam medis dengan baik pada sistem penyimpanan harus ada suatu sistem yang mempermudah dalam pencarian atau pengambilan berkas, yaitu Sistem Penjajaran. Selain sistem yang mempermudah pencarian atau penyimpanan diperlukan juga suatu sistem pengendali dalam proses penyimpanan yaitu Kode Warna dan Penomoran.
2. Sistem Penjajaran
Sistem Penjajaran adalah sistem yang mengatur tata cara penyusunan berkas rekam medis didalam rak penyimpanan dengan tujuan agar berkas rekam medis mudah dicari dan diambil kembali. Sistem Penjajaran yang digunakan oleh Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya adalah Terminal Digit Filling System yaitu Sistem Angka Akhir yang telah dimodifikasi, sehingga berbeda dengan standar yang digunakan.
(sebagaimana dalam pembuatan nomor rekam medis), yaitu dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan atau paling bawah (jika susunan angka vertikal), angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri atau paling atas dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah. Perbedaan dengan standar yang digunakan adalah kebalikan pada 2 angka tengah dan 2 angka paling kiri atau paling atas. Susunan tersebut dapat dicontohkan sebagai berikut ;
00 Angka kedua Secondary digits 01 Angka ketiga Tertiary digits 00 Angka pertama Primary digits Dalam penjajaran dengan sistem angka akhir (terminal digit filling sistem) ada 100 kelompok angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai dengan 99.
Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis ke dalam rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama.
Pada kelompok angka pertama, berkas rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian berkas rekam medis disimpan dan dijajarkan ke dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketiga (tertiary digits), yang selalu berlainan.
Contoh : 00-00-00 01-01-00 02-02-00 00-01-00 01-02-00 99-99-00 00-02-00 01-99-00 00-00-01 00-99-00 02-00-00 00-01-01 01-00-00 02-01-00 02-00-01
Keuntungan dari sistem penjajaran Angka Akhir atau Terminal Digit Filling Sistem adalah :
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakkan di satu tempat (atau section), dimana rekam medis harus di simpan di dalam rak.
b. Petugas diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-49, section 5070, section 75-99 c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis bare disection tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan terhindar dari timbulnya rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga resiko untuk terjadi kekeliruan dalam membaca angka sangat kecil.
3. Kode Warna
a. Kode warna pada sampul berkas rekam medis rawat inap yang digunakan di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya ada 3 warna berbeda, yaitu :
1) Sampul warna kuning digunakan untuk pasien dengan tanggungan jamkesmas, atau jamkesmas non kuota yang dirawat di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya.
2) Sampul warna merah digunakan untuk pasien dengan tanggungan BPJS
3) Sampul warna hijau digunakan untuk pasien umum atau pasien tanggungan selain jamkesmas dan BPJS
b. Kode warna Untuk dua digit terakhir
Kode warna yang dimaksud adalah kode pembedaan warna berdasarkan dua digit terakhir dari nomor register pasien yang berarti menunjukan posisi rak masing-masing terminal digit. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kekeliruan dalam memasukkan berkas rekam medis kedalam rak penyimpanan. Kode warna ini masih digunakan pada berkas rekam medis rawat jalan.
Ketentuan kode warna pada terminal digit yaitu mulai angka 0 sampai dengan 9 adalah sebagai berikut :
Angka 0 : Merah Tua Angka 1 : Merah Muda Angka 2 : Hijau Muda Angka 3 : Biru muda Angka 4 : Kuning Angka 5 : Orange Angka 6 : Ungu Angka 7 : Coklat Angka 8 : Biru Tua Angka 9 : Hijau Tua Misalnya :
Nomor register pasien 00-23-56 maka warna pada berkas rekam medis rawat jalannya adalah orange dan ungu.
4.
PenomoranPada deretan berkas rekam medis yang disimpan baik di dalam rak filling maupun di dalam Odner diperlukan suatu cara/metode agar berkas rekam medis mudah diketahui tempat/kelompok penyimpanannya yaitu dengan metode Penomoran, dalam arti memberikan tanda penunjuk yang berupa angka/nomor pada rak-rak atau odner penyimpanan. Dengan sistem penjajaran terminal digit memberikan kemudahan dalam memberikan penunjuk rak yaitu dengan menggunakan 2 digit terakhir atau primary digit pada rak atau odner karena primary digit adalah acuan pengelompokan file, sehingga dengan memberikan kode angka primary digit pada setiap rak dan odner akan mempermudah dan mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis.
Memberikan kode 2 angka primary digit pada rak dan odner
00 01 02 03 04 05
Yang diletakan pada petunjuk 00 adalah berkas rekam medis dengan nomor sebagai berikut :
00-01-00, diikuti 00-02-00, 00-03-00, 00-04-00, 00-05-00 dan seterusnya.
4.
Ketentuan dalam Penyimpanan Berkas Rekam medisBerdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Permenkes 269/MENKES/PER/I11/2008 Bab IV tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan pada pasal 8 (ayat 1) yang berbunyi : Rekam Medis pasien rawat inap di Rumah Sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
Dengan adanya ketentuan tersebut maka setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud ayat 1 dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana ayat 2.
Berkas rekam medis di Rumah Sakit Islam Jemursari Surabaya dikatakan In-Aktif apabila tidak ada kunjungan dalam jangka waktu 2 tahun terakhir setelah pasien berobat atau dipulangkan. Berkas rekam medis In-Aktif disimpan selama 3 tahun di ruang penyimpanan inaktif untuk kemudian dimusnahkan.
O. PEMISAHAN DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS IN-AKTIF