Peningkatan mutu manajemen diperlukan untuk menjamin terlaksananya pengelolaan program studi yang beorientasi pada manajemen modern. Dalam hal ini staf dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan dapat berperan aktif untuk mendorong tercapainya visi dan misi Prodi Teknik Mesin. Untuk keperluan tersebut pengelolaan Prodi Teknik Mesin dilakukan dengan mengacu pada standar ISO. Fakultas Teknik dan Prodi Teknik Mesin pernah mendapatkan sertifkat ISO 9001:2008. Meskipun sertifikasi tersebut tidak lagi diperpanjang, namun kerangka peningkatan mutunya tetap digunakan.
Dari segi akademik, pengelolaan mutu secara internal telah dilakukan oleh prodi melalui kajian pengembangan kurikulum secara periodik selama 5 tahun sekali maupun revisi minor kurikulum tahunan oleh tim kurikulum prodi. Evaluasi terakhir dilakukan pada periode 2015-2016. Pada periode tersebut revisi dilakukan untuk menyelaraskan
Evaluasi Diri Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Andalas 26 kurikulum Prodi Teknik Mesin dengan standar kurikulum ABET dalam rangka menuju pencapaian akreditasi internasional. Prodi Teknik Mesin merupakan salah satu program studi sasaran program Leadership in Engineering Education Accreditation Program (LEEAP) yang dibantu oleh USAID dan Arizona State University.
Tim kurikulum juga mendapat masukan berdasarkan kebutuhan dan perkembangan eksternal melalui pakar peguruan tinggi, pengguna lulusan dari pemerintahan, industri dan swasta, serta alumni. Beberapa contoh kegiatan yang dilakukan dengan akademisi ataupun industri adalah sebagai berikut:
1. Prof. Dr. Djoko Suharto dari Institut Teknologi Bandung (ITB), tanggal 14 November 2013, dengan topik Strategi Membawa Jurusan Teknik Mesin Unand ke Level Internasional.
2. Prof. Dr. Djoko Suharto dari Institut Teknologi Bandung (ITB), tanggal 17 November 2014, dengan topik Kurikulum dan Persiapan Menghadapi Pasar Bebas ASEAN.
3. Prof. Dr.-Ing. Mulyadi Bur, Sekjend Badan Kerja Sama Teknik Mesin (BKSTM) Indonesa, tanggal 17 November 2014, dengan topik Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) Bidang Teknik Mesin
4. Dr. Is Prima Nanda, Ketua PPI Wilayah Sumatera Barat, tanggal 17 November 2014, dengan topik UU Keinsinyuran.
5. Prof. Dr. Djoko Suharto dari Institut Teknologi Bandung (ITB), tanggal 15 Mei 2015, dengan topik Karir Masa Depan untuk Lulusan Teknik Mesin
6. Lokakarya yang dilakukan pada tanggal 17 November 2014 ini juga diikuti representasi dari industri, yaitu dari PT. Semen Padang dan PDAM.
7. Diskusi dengan industri juga dilakukan dengan personel perusahaan dengan jabatan setara dengan manager, pada tanggal 14-15 November 2014 di Batam. Perusahaan yang dikunjungi adalahPT. Profab Indonesia dengan kontak person Bp. Budi Witjaksono (Project Manager), PT. Miswaco dengan kontak person Bp. Ahmad Ramzi (Mineral Plant Supervisor, yang juga alumni Teknik Mesin Unand), PT. Villa Corp dengan kontak person Bp. Witarso (General Manager),
Evaluasi Diri Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Andalas 27 dan PT. OSI Electronic International dengan kontak person Bp. Bambang S. (HR Manager).
8. Dll.
Selain itu, tim kurikulum juga melakukan revisi minor berdasarkan pengamatan pada proses pembelajaran yang telah dilaksanakan, ataupun melalui umpan balik yang diberikan mahasiswa, sehingga pada tahun akademik berikutnya proses dan metoda pembelajaran dapat diperbaiki. Berikut beberapa revisi minor yang dilakukan dalam 3 tahun belakangan ini:
1. Penambahan jumlah matakuliah pilihan dikarenakan terjadi penumpukan mahasiswa ketika jumlah matakuliah pilihan untuk satu jenis kompetensi terbatas (tahun 2013),
2. Peningkatkan kualitas modul ajar pada sekitar 21 matakuliah Prodi Teknik Mesin (tahun 2014),
3. Pembuatan alat bantu pengajaran pada 5 matakuliah Prodi Teknik Mesin (tahun 2014),
4. Penerapan sistem PBL untuk meningkatkan softskills mahasiswa pada 5 matakuliah Prodi Teknik Mesin (tahun 2015).
Monitoring dan evaluasi proses pembelajaran dilakukan di tingkat prodi maupun fakultas. Ketua GKM merangkap Sekretaris Prodi membantu prodi untuk monitoring dan evaluasi proses pembelajaran berdasarkan kurikulum dalam kesesuaiannya terhadap silabus, RPKPS, bahan ajar, soal ujian dan jawabannya, dokumen-dokumen pelaksanaan perwalian, serah terima lembar jawaban. Setiap akhir semester, setaiap dosen pengasuh dihimbau untuk menyerahkan laporan perkuliahan ke prodi yang berisikan silabus, tingkat kehadiran mahasiswa, soal-soal ujian dan jawabannya, distribusi nilai mahasiswa, kendala dalam pengajaran serta rencana untuk mengatasi kendala tersebut di tahun akademik berikutnya. Pembuatan laporan kegiatan ini merupakan bagian dari kegiatan penjaminan mutu di tingkat prodi dan dianggarkan dalam RKAKL Prodi Teknik Mesin dalam tiga tahun belakangan ini.
Evaluasi Diri Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Andalas 28 Sementara itu pihak Wakil Dekan 1 dengan timnya melakukan monitoring dan evaluasi kehadiran dosen setiap minggunya dan merekapnya di akhir semester. WD1 juga memantau ketepatan dosen dalam memasukkan nilai mahasiswa di akhir semester dan rekapitulasi nilai seluruh mata kuliah didistribusikan kembali ke seluruh prodi melalui milist dosen Fakultas Teknik. Melalui sinergi yang baik antara prodi dengan fakultas, membuat monitoring dan evaluasi proses pembelajaran berjalan dengan baik, sehingga jurusan dengan staf akademik yang jumlahnya terbatas tidak terbebani oleh pekerjaan bidang akademik yang cukup banyak.
Pada saat pelaksanaan UAS, mahasiswa memberikan kuesioner yang telah disiapkan untuk memberikan saran, masukan maupun kritik secara tertutup terhadap mata kuliah yang mereka ambil. Hasil kuesioner diolah oleh staf akademik WD1 dan hasilnya diberikan kembali bagi prodi dan dosen. Umpan balik yang diberikan oleh mahasiswa terhadap dosen menjadi masukan bagi dosen untuk melakukan perbaikan pada mata kuliah yang diampu pada tahun berikutnya.
Program studi juga secara aktif memonitoring tingkat ketidaklulusan mahasiswa pada beberapa perkuliahan yang dipertimbangkan cukup sulit. Untuk menekan angka ketidaklulusan ini, program studi setiap tahun menawarkan kelas-kelas tutorial kepada mahasiswa untuk 5 matakuliah dengan tingkat ketidaklulusan tertinggi pada tahun akademik sebelumnya. Mahasiswa akan dibantu dalam penyelesaian kasus/ soal-soal yang terkait dengan matakuliah-matakuliah tersebut. Kemudian, prodi juga berencana memperpendek masa tugas akhir mahasiswa yang dipertimbangkan masih panjang (10,4 bulan) dengan memberikan kuliah pembekalan penulisan proposal dan laporan tugas akhir dalam kelas-kelas kecil sehingga diharapkan dapat mengurangi kesulitan dalam hal pelaksanaan tugas akhir. Seluruh kegiatan ini dianggarkan dalam RKAKL Prodi Teknik Mesin.
Untuk menekan jumlah mahasiswa yang terkena evaluasi DO semester 4 (mengacu ke peraturan akademik universitas bahwa mahasiswa yang setelah semester 4 harus memiliki IPK minimal 2.0 dengan jumlah SKS total minimal 40), program studi
Evaluasi Diri Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Andalas 29 melalui fakultas secara aktif menyelenggarakan pertemuan dengan orangtua mahasiswa yang dipertimbangkan masuk dalam evaluasi DO semester 4 satu tahun sebelumnya (awal semester 3). Pada pertemuan tersebut, peringatan awal diberikan, agar orangtua juga memberikan perhatian yang lebih terhadap perkembangan studi anaknya, sehingga bisa menaikan prestasinya dalam setahun ke depan. Pertemuan dengan orangtua ini dianggarkan dalam RKAKL Fakutas Teknik untuk ke seluruh prodi S1. Hal yang sama juga berlaku untuk mahasiswa angkatan terakhir.
Selain dari sisi akademik, usaha peningkatan mutu manajemen juga dilaksanakan pada aspek sumber daya manusia, salah satunya adalah peningkatan kualifikasi pendidikan dosen ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi (S3). Usaha ini akan terus-menerus dilakukan hingga seluruh staf dosen bergelar S3. Pada tahun 2016 ini, proposal pendirian Program Studi S3 Jurusan Teknik Mesin juga sudah divisitasi oleh Dikti dan mendapatkan tanggapan yang memuaskan. Selain peningkatan kualifikasi pendidikan, dosen juga didorong untuk meningkatkan publikasi di level internasional melalui program insentif akselerasi publikasi internasional terindeks scopus.
Peningkatan mutu sumber daya manusia tidak hanya terbatas pada staf dosen saja, tetapi juga meliputi tenaga kependidikan melalui berbagai kegiatan pengembangan diri seperti magang dan pelatihan yang sesuai dengan pekerjaan mereka. Peningkatan efektivitas koordinasi dan kerjasama juga ikut dilakukan melalui berbagai kegiatan yang mendorong silahturahmi antara staf dosen dan tenaga kependidikan. Kegiatan tersebut antara lain olah raga bersama (futsal, tenis dan jalan kaki) serta acara kegiatan kekeluargaan seperti berbuka bersama di bulan Ramadhan dan halal bi halal yang rutin dilaksanakan setiap tahunnya. Acara tersebut tidak hanya melibatkan dosen dan tenaga kependidikan, namun juga anggota keluarga mereka. Kegiatan yang melibatkan silaturahmi dilakukan dengan tujuan memberikan implikasi positif terhadap motivasi kerja.
Penjaminan mutu untuk kegiatan operasional juga telah direncanakan dengan baik. SOP akademik (baik dalam bentuk dokumen maupun banner) telah disediakan untuk setiap
Evaluasi Diri Prodi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Andalas 30 aktivitas/ mekanisme seperti: tugas akhir, kerja praktek, pendaftaran ulang, seminar proposal dan sebagainya. Pelaksanaan kegiatan operasional juga didukung dengan sarana dan prasarana penunjang aktifitas manajemen seperti komputer, perlengkapan komunikasi perlengkapan komunikasi (telepon dan website), serta peningkatan kemampuan akses jaringan internet.
Evaluasi juga dilakukan terhadap kinerja operasional dari tenaga kependidikan. Monitoring dan evaluasi kinerja tenaga kependidikan dilakukan melalui management meeting program studi. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga agar pelaksanaan operasional program studi dapat selalu berjalan dengan baik.