PELAKSANAAN DAN OPERASI
Tingkat 5 : Formulir dan Catatan Sistem Manajemen Lingkungan
5.5 Pengendalian Dokumen (Control Of Document)
Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah memastikan bahwa informasi yang tepat tersedia di tempat yang benar, di waktu yang tepat, dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya remeh
DOKUMEN MANUAL
Tanggal : 13-08-2021
5-21 dalam bekerja tetapi pada kenyataannya sering ditemui adalah masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen/ informasi, khususnya pada saat paling dibutuhkan.
Pengendalian dokumen sistem manajemen lingkungan adalah penting untuk memastikan bahwa:
a) dokumen dapat diidentifikasi dengan organisasi, bagian, fungsi kegiatan maupun penghubung (contact person) yang tepat;
b) dokumen dikaji secara berkala, direvisi sesuai keperluan dan disetujui oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan; c) versi terkini dari dokumen yang relevan tersedia di semua lokasi operasi yang penting bagi penerapan sistem dilakukan.
c) dokumen usang dengan segera dipindahkan dari semua tempat penerbitan dan tempatpenggunaan. Dalam keadaan tertentu, sebagai contoh, untuk keperluan hukum danpenyimpanan pengetahuan, dokumen usang dapat dipertahankan.
Dokumen dapat dikendalikan secara efektif dengan:
a) mengembangkan format dokumen yang tepat termasuk judul yang tertentu, nomor,hari/tanggal, revisi, sejarah dan personil yang berwenang;
b) menegaskan kajian dan persetujuan dokumen kepada orang-orang dengan kemampuan teknik yang memadai dan kewenangan organisasi; dan
c) memelihara suatu sistem distribusi dokumen yang efektif
Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan pengkajiandokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan.
Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).
Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan
DOKUMEN MANUAL
Tanggal : 13-08-2021
5-22 mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan. Di dalam proses pengendalian dokumen, PT Dwijaya Manunggal membuat dan memelihara prosedur untuk dijadikan pedoman mengenai pengendalian dokuman yang meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Peninjauan ulang dan pembaharuan dokumen serta pengesahannya kembali.
b) Memastikan perubahan-perubahan dan status revisi terhadap dokumen yang sekarang dapat diidentifikasi.
c) Memastikan bahwa dokumen yang relevan senantiasa tersedia saat dibutuhkan. d) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan.
d) Memastikan semua dokumen yang berasal dari luar yang digunakan untuk perencanaan dan operasional Sistem Manajemen Lingkungan telah diidentifikasi dan didistribusikan secara terkendali.
e) Mencegah penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
f) Mengidentifikasikan dokumen yang sudah kadaluarsa apabila ingin disimpan untuk tujuan apapun.
Dokumen yang dikelola dalam pengendalian dokumen antara lain Manual Sistem Manajemen Lingkungan, Prosedur lingkungan pada setiap fasilitas di perusahaan, Proses/aktivitas dari prosedur yang spesifik dan instruksi kerja, Formulir dan data yang digunakan untuk tujuan Sistem Manajemen Lingkungan. Secara umum, Prosedur pengendalian dokumen yang dilakukan PT Dwijaya Manunggal antara lain:
1. Penyimpanan, peninjauan, dan Pengesahan Dokumen
a) Pembuatan atau persiapan dokumen dilakukan oleh bagian berwenang sesuai dengan kesepakatan prosedur kerja tentang pengendalian dokumen.
b) Semua dokumen harus ditinjau dan disahkan oleh bagian yang berwenang dengan dibubuhi tanda tangan resmi dan atau stempel bilamana diperlukan.
DOKUMEN MANUAL
Tanggal : 13-08-2021
5-23 2. Penggandaan Dokumen
a) Setiap dokumen setelah disahkan selalu digandakan terlebih dahulu agar jumlahnya sesuai dengan prosedur
3. Penerbitan Dokumen
a) Setiap penerbitan dokumen selalu dibubuhi dengan identifikasi yang meliputi nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal penerbitan, dan pengesahan.
b) Semua dokumen yang didistribusikan harus dikembalikan dan cetak dalam daftar induk dokumen atau agenda pengiriman/penerimaan.
4. Pemakaian dan Keberadaan Dokumen
a) Semua kegiatan produksi dan pengendalian lingkungan mengacu pada dokumen yang sah.
b) Dokumen yang digunakan selalu dokumen yang jelas, yang mudah dibaca dalam proses pengendalian lingkungan.
c) Dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja berada di tempat kerja.
5. Penyimpanan dan Perawatan dokume
a) Penyimpanan dokumen diletakkan bersama daftar induk dokumen
b) Semua dokumen disimpan dan diraat unuk keamanan, kemudahan dan kecepatan dalam penangannya.
c) Secara berkala dokumen yang disimpan diperiksa dan dokumen yang tidak terpakai harus disingkirkan dari file.
6. Perubahan dokumen
a) Setiap perubahan dokumen dicatat dan disesuaikan dengan kesepakatan prosedur kerja tentang pengendalian dokumen
b) Perubahan dokumen dan data harus diidentifikasi secara jelas dan tercatat di dalam buku induk perubahan dokumen
7. Pemusnahan Dokumen
a) Dokumen yang sudah dinyatakan tidak berlaku segera dimusnahkan 8. Revisi Dokumen
Revisi dokumen adalah tanda atau keterangan pada dokumen yang menunjukkan bahwa yang sedang dihadapi adalah dokumen yang telah mengalami revisi (perubahan) sekian kali PT Dwijaya Manunggal menulis seratus revisi ini dengan pernyataan : Revisi Ao, Revisi A1, Revisi A2, dan
DOKUMEN MANUAL
Tanggal : 13-08-2021
5-24 seterusnya. Daftar induk dokumen adalah daftar yang memuat nomor/judul dokumen/identifikasi lainnya, status revisi dokumen. Di dalam daftar induk itu dicatat informasi yang penting mengenai Suatu dokumen, misalnyaPihak yang membuat dokumen, Pihak yang menyetujui pemberlakuan dokumen, Nomor dokumen dan pihak-pihak yang menerima salinan dokumen
PT Dwijaya Manunggal telah menetapkan Dokumen Pengendalian Sistem Manajemen Lingkungan untuk mengendalikan semua dokumen dan data. Prosedur ini diterapkan untuk semua dokumen yang akan diubah atau direvisi sesuai Dokumen Pengendalian Sistem Manajemen Lingkungan PT Dwijaya Manunggal. Berikut ini adalah prosedur pengendalian dokumen pada PT Dwijaya Manunggal dari manajemen puncak kepada karyawan:
A. Umum
a) Daftar distribusi dokumen dikelola oleh Manajemen Representatif. Salinan dokumen yang diatur diidentifikasi oleh stempel dan tanda tangan, tergantung dari tipe dokumennya.
b) Distribusi dokumen dapat dikendalikan atau tidak tergantung kepada jenis dokumen.
c) Salinan dokumen yang tidak dikendalikan hanya untuk tujuan ilustratif, instruksional dan distribusi eksternal saja. Sedangkan semua dokumen yang dikendalikan ditandai dengan nomor dan tanggal revisi.
d) Manajemen Representatif bertanggung jawab untuk penyisihan dokumen yang kadaluarsa supaya tidak dipergunakan kembali.
e) Manajemen Representatif bertanggung jawab atas penyisihan dokumen yang telah kadaluarsa dari dokumen lainnya. Manajemen Representatif juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perubahan terhadap dokumen yang dikembalikan telah dimengerti, didistribusikan dan dikomunikasikan kepada unit departemen perusahaan yang terkait.
f) Semua dokumen yang dikendalikan telah terdaftar dalam daftar dokumen Sistem Manajemen Lingkungan. Daftar tersebut menunjukkan tanggal revisi dan orang-orang yang merevisinya.