BAB IV PEMBAHASAN
4.4 Pengendalian Internal terhadap Utang dan Modal PT CLS
Pengujian pengendalian internal berfungsi untuk menentukan internal control yang dilakukan perusahaan. Pengendalian internal penting dilakukan agar auditor dapat memberikan kesimpulan terkait pemahaman pengendalian internal yang diterapkan perusahaan. PT CLS tidak memiliki diagram arus (flowchart) pada siklus bisnis. PT CLS adalah perusahaan menengah, sesuai dengan kriteria usaha menurut UU Nomor 20 Tahun 2008 mengenai UMKM, karena PT CLS menerapkan sistem akuntansi dengan teratur dan PT CLS mempunyai hasil pendapatan yang lebih dari Rp2.500.000.000. Apabila PT CLS sewaktu-waktu terjadi keadaan tidak menguntungkan, tanggung jawab diserahkan sepenuhnya kepada pemegang saham mayoritas, PT BCF.
Pengujian pengendalian internal hanya dilakukan pada saat proses PT CLS
Laporan Posisi Keuangan (Parsial) 31/12/2014
(Disajikan dalam Rupiah, kecuali dinyatakan lain)
LIABILITAS DAN DEFISIENSI MODAL 2014 2013
LIABILITAS JANGKA PENDEK
Utang bank 52.500.000.000
-Biaya yang masih harus dibayar 52.500.000 45.000.000
Utang pajak 490.337.085 490.452.135
Utang bunga 2.778.576.809 2.778.576.809
Total Liabilitas Jangka Pendek 55.821.413.894 3.314.028.944
LIABILITAS JANGKA PANJANG
Pinjaman dari pemegang saham 31.881.587.345 46.944.587.345
Jaminan sewa 75.000.000
-Total Liabilitas Jangka Panjang 31.956.587.345 46.944.587.345
Total Liabilitas 87.778.001.238 50.258.616.288
DEFISIENSI MODAL
Modal saham 300.000.000 300.000.000
Defisit (7.493.125.842) (6.446.748.726)
Retained Earning - 31 Des 2014 (1.652.870.970) (1.046.377.116)
Defisiensi modal - Neto (8.845.996.812) (7.193.125.842) TOTAL LIABILITAS NETO
SETELAH DIKURANGI DEFISIENSI MODAL
perolehan kredit bank pada tahun 2014. Penulis mendapatkan prosedur perolehan dan pembayaran pinjaman dari pemegang saham, serta prosedur perolehan utang kredit bank setelah melakukan tanya jawab kepada manager akuntansi PT CLS. Berdasarkan hasil tanya jawab penulis dengan manajer akuntansi PT CLS berikut ini pengendalian internal yang dilakukan pada saat perolehan dan pembayaran pinjaman dari pemegang saham, serta perolehan utang bank pada tahun 2014.
1. Perolehan dan pembayaran pinjaman dari pemegang saham
a. Berikut ini bentuk pengendalian internal yang dilakukan PT CLS atas perolehan dan pembayaran pinjaman dari pemegang saham, PT BCF :
• Adanya catatan yang memadai atas pinjaman dari pemegang saham kepada PT CLS. PT CLS memiliki daily cheques deposit control yang dicetak setiap bulannya untuk mengetahui besar pinjaman yang diperoleh dari PT BCF.
• Pencatatan akuntansi PT CLS pada buku bank yang memudahkan auditor dalam melakukan proses test of control terkait dengan transaksi dengan PT BCF.
• Adanya surat komunikasi berbentuk memo mengenai pengajuan pinjaman dana terhadap pemegang saham terkait dengan invoices yang diperoleh PT CLS dari kontraktor pembangunan pabrik.
• Setiap surat komunikasi dengan pemegang saham membutuhkan tanda tangan/otorisasi dari presiden direktur dan langsung diserahkan oleh presiden direktur kepada PT BCF.
• Adanya pemisahan tugas antara yang melakukan pencatatan dengan yang melakukan pengajuan pinjaman kepada pemegang saham.
Pengendalian internal perolehan pinjaman dari pemegang saham dapat dilihat dari flowchart pada gambar 4.1 di halaman 45.
Gambar 4.1. Flowchart Perolehan Pinjaman dari Pemegang Saham Sumber : Laporan Keuangan PT CLS
Berikut adalah narasi dari flowchart pada gambar 4.1 mengenai perolehan pinjaman dana dari pemegang saham :
- Proses peminjaman dari pemegang saham diawali pada bagian keuangan (finances) yang memperoleh invoices dari kontraktor pembangunan
- Bagian keuangan membuat surat komunikasi (memo) terkait pinjaman dana kepada pemegang saham dan melakukan fotokopi invoices. Setelah itu surat memo dan invoices copy diberikan kepada Presiden Direktur, serta invoices asli disimpan ke dalam file bindex.
- Presiden direktur memberikan otorisasi atas surat (memo) komunikasi dan memberikan paraf pada invoices copy, serta mengirimkannya kepada PT BCF.
pinjaman dana disimpan ke dalam file bindex. Bukti transfer di-copy dan dikirimkan kepada bagian keuangan PT CLS.
- Bagian keuangan memberikan otorisasi paraf pada bukti transfer yang dikirimkan oleh PT BCF, setelah itu bukti transfer yang telah diparaf diberikan kepada bagian akuntansi.
- Bagian akuntansi menjurnal pinjaman dari pemegang saham pada ledger, lalu mencetak daily cheques deposit control, dan menyimpan bukti transfer serta daily cheques deposit control pada file bindex. Contoh dari Daily Cheques Deposit Control dapat dilihat pada lampiran 5.
b. Berikut ini bentuk pengendalian internal yang dilakukan PT CLS atas pembayaran pinjaman dari pemegang saham :
• Adanya penyimpanan dokumen terkait yang memadai atas pinjaman dari pemegang saham kepada PT CLS.
• Adanya surat (memo) komunikasi mengenai permohonan pembayaran atas pinjaman dari pemegang saham yang telah jatuh tempo.
• Pencatatan akuntansi PT CLS pada buku bank mengenai aktivitas pengeluaran kas yang memudahkan auditor untuk menemukan bukti atas pembayaran yang dilakukan.
• Adanya otorisasi presiden direktur atas check yang dikeluarkan bagian finances dan otorisasi payment voucher oleh bagian akuntansi untuk bukti pembayaran kepada PT BCF.
Pengendalian internal pembayaran pinjaman dari pemegang saham dapat dilihat dari flowchart pada gambar 4.2 di halaman 47.
Gambar 4.2. Flowchart Pembayaran Pinjaman dari Pemegang Saham Sumber : Laporan Keuangan PT CLS
Berikut adalah narasi dari flowchart pada gambar 4.2 mengenai pembayaran pinjaman dana dari pemegang saham :
- PT BCF mengirimkan surat (memo) komunikasi permohonan pembayaran pinjaman kepada bagian finances PT CLS.
- Bagian finances membuka file dokumen pinjaman dari pemegang saham yang telah jatuh tempo dan memberikan daily cheques deposit control serta bukti transfer PT BCF kepada bagian akuntansi untuk diberikan payment voucher supaya dilakukan proses pembayaran kepada pemegang saham.
- Bagian akuntansi memberikan payment voucher senilai pembayaran yang dilakukan, payment voucher diberikan nomor voucher dan tanggal transaksi lalu memberikan kembali dokumen kepada bagian finances. Nilai pembayaran pinjaman dari pemegang saham dapat dilihat contoh Payment Voucher pada lampiran 4 .
terhadap check tersebut, setelah itu check signed diberikan kembali ke bagian finances.
- Bagian finances melakukan fotokopi check signed, lalu memberikannya ke bagian akuntansi agar dilakukan dokumentasi. Bagian finances memberikan check kepada PT BCF.
- Bagian akuntansi melakukan pencatatan pada ledger pinjaman dari pemegang saham serta pencatatan pada buku bank terkait pembayaran pinjaman. Bagian akuntansi menyimpan dokumen terkait pada file bindex.
2. Perolehan Kredit Agunan Deposito PT Bank MB
PT CLS melakukan pengajuan kredit ke PT Bank MB pada Januari 2014 silam, karena PT CLS memerlukan dana tambahan dalam rangka operasional perusahaan dan pembangunan pabrik Puwakarta. Berikut ini bentuk pengendalian internal yang dilakukan PT CLS dalam proses pengajuan kredit bank pada Januari 2014 silam :
• Adanya dokumentasi yang baik dalam penyimpanan dokumen terkait utang bank dan surat perjanjian dari PT Bank MB.
• Adanya pencatatan akuntansi pada ledger dan buku bank dalam transaksi perolehan kredit bank dan pembayaran beban akibat kredit bank.
• Adanya surat (memo) komunikasi kepada pemegang saham perihal pengajuan kredit bank dan permintaan deposito PT BCF sebagai agunan kredit bank.
• Adanya otorisasi presiden direktur dan pemegang saham, PT BCF, atas pengajuan kredit ke PT bank MB.
Pengendalian internal pembayaran pinjaman dari pemegang saham dapat dilihat dari flowchart pada halaman 48 gambar 4.3. Berikut adalah narasi dari flowchart mengenai proses perolehan kredit agunan deposito bank MB :
- Proses perolehan kredit bank yang dilakukan PT CLS berawal dari bagian finances membuat surat terkait pengajuan kredit bank kepada presiden direktur.
Gambar 4.3. Flowchart Perolehan Kredit dari PT BANK MB Sumber : Laporan Keuangan PT CLS
- Presiden direktur memberikan otorisasi approval untuk pengajuan kredit kepada bank MB. Surat yang telah disetujui dikembalikan lagi kepada bagian finances.
- Bagian finances mempersiapkan semua dokumen yang menjadi persyaratan pengajuan kredit bank MB. Dokumen yang diperlukan adalah formulir pengajuan kredit, akta pendirian PT CLS, dokumen legalisasi PT CLS, serta deposito yang dijaminkan. Bagian finances memberikan dokumen persyaratan kepada presiden direktur.
- Lalu presiden direktur memberikan otorosasi atas dokumen persyaratan dan membuat surat pengajuan agunan deposito kepada PT BCF, dan mengirimkannya kepada manager PT BCF.
- PT BCF menyimpan surat pada file, lalu memberikan deposito terkait pinjaman yang diajukan PT CLS kepada bagian finances PT CLS. - Bagian finances memberikan semua persyaratan kepada PT Bank MB,
- Setelah mendapatkan persetujuan dari PT Bank MB, semua dokumen serta surat perjanjian kredit dikirimkan kepada bagian akuntansi PT CLS.
- Bagian akuntansi membuat jurnal pada ledger utang bank serta melakukan pencatatan atas masuknya kredit yang diperoleh dari PT Bank MB. Bagian akuntansi mencetak daily cheques deposit control dan menyimpan semua dokumen terkait kredit bank dalam file bindex. Berdasarkan penjelasan yang telah ditulis penulis, pengendalian internal PT CLS atas perolehan dan pembayaran pinjaman dari pemegang saham, serta utang bank sudah baik karena sudah ada sistem manajemen dan pemisahan tugas yang jelas, namun untuk memberikan keyakinan penuh atas nilai pinjaman dari pemegang saham maupun utang bank yang disajikan PT CLS pada laporan keuangan harus dilaksanakan prosedur audit atas utang dan modal.
4.5 Proses Audit untuk Akun Utang dan Modal PT CLS