LANDASAN TEORI
2.2.2 Pengetahuan Surat-Menyurat a.Pengertian Surat
Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1978:8),surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik pihak atas nama sendiri ataupun jabatan dalam organisasi. Informasi berupa
pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan, laporan, buah pikiran lainnya yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Menurut Martono (1990: 24), surat adalah buah pikiran pejabat/perorangan yang dituangkan di kertas dan diserahkan ke pihak lain dengan harapan memperoleh tanggapan positif dari pihak penerima surat. Bratawidjaja (1990:5) juga mengungkapkan hal yang sama bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat atau sarana untuk menyampaikan pesan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan, undangan, sanggahan, dan sebagainya.
b. Fungsi Surat
Surat masih penting perannya dalam komunikasi, baik untuk kepentingan pribadi maupun kelompok. Secara umum surat berfungsi sebagai media komunikasi. Menurut Martono (1990: 11 – 15), fungsi surat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a). Surat sebagai media komunikasi, artinya surat merupakan penghubung antara penulis surat dan penerima surat yang di dalamnya terdapat pesan yang dapat disampaikan dan diterima sehingga komunikasi dapat berjalan.
b). Surat sebagai dokumen tertulis, artinya surat dapat digunakan dan dijadikan sebagai alat pembuktian dan memperkuat keterangan atau informasi.
c). Surat sebagai wakil duta, artinya surat dapat dijadikan duta atau wakil penulis. Pesan yang akan disampaikan langsung pada penerima surat dapat melalui surat sehingga dapat dikatakan surat sebagai pengganti pengirim surat.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis serta dokumentasi oleh penulis maupun pengirim. Selain itu, fungsi surat juga untuk memperpendek jarak antara pengirim dan penerima surat.
c. Penggolongan Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal berbagai jenis surat. Surat-surat dapat diklasifikasi menjadi beberapa jenis berdasarkan segi-segi tertentu, yang
meliputi: (a) menurut isi, maksud dan tujuan penulisan surat, (b) wujudnya, (c) urgensi penyelesaian, (d) tata aliran surat, dan (d) cara pengirimannya. Menurut
Bratawidjaja (1990:6), secara garis besar ada enam penggolongan surat, yaitu: a). Menurut isinya dan asal atau pengirimnya surat dibedakan atas tiga macam:
(1) Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk kepentingann kedinasan, baik dinas maupun dinas swasta.
(3) Surat pribadi adalah surat yang bersifat kekeluargaan serta surat pribadi yang isinya resmi.
b). Menurut maksud dan tujuannya surat dibedakan atas 12 surat, yaitu:
(1) Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada anggota dalam lingkungannya.
(2) Surat keputusan adalah surat yang digunakan untuk membuat keputusan tertentu.
(3) Surat permintaan atas permohonan adalah surat yang digunakan untuk memohon sesuatu kepada pihak tertentu.
(4) Surat peringatan adalah surat teguran yang diberikan oleh perusahaan atas tindakan yang dilakukan oleh karyawan yang menyalahi ketentuan atau peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut.
(5) Surat panggilan adalah surat yang berisi panggilan untuk datang ke perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, guna mengadakan wawancara, testing atau latihan-latihan tugas yang lain.
(6) Surat Penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang bermaksud menginformasikan harga, spesifikasi, dan syarat-syarat jual beli, serta brosur.
(7) Surat Perjanjian adalah surat persepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu yang secara yuridis.
(8) Surat Pesanan adalah surat dari pembeli kepada penjual yang bermaksud untuk memesan barang atau jasa.
(9) Surat laporan adalah surat yang berisi tentang bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban secara tertulis dari bawahan kepada atasa sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka.
(10) Surat pengantar/jalan adalah surat yang berfungsi mengantarkan dokumen agar penerima surat mengetahui maksud dokumen yang disampaikan.
(11) Surat lamaran Pekerjaan adalah surat dari pencari kerja kepada calon pemberi kerja yang berisi permohonan untuk mengisi lowongan jabatan yang tersedia.
(12) Surat penuntutan (klaim) adalah surat keluhan/pengaduan atau tuntutan ganti rugi dari pembeli kepada penjual atau pihak ketiga karena ada ketidaksesuaian barang yang diterima dengan barang yang dipesan.
c). Menurut wujudnya, terbagi atas enam bentuk yaitu:
(1) Kartu pos adalah segala macam surat yang dibuat di atas kertas (ertas karton), yang umumnya berukuran 15x10cm.
(2) Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak sedemikian rupa, sehingga kalau dilipat merupakan bentuk amplop.
(3) Surat bersampul adalah surat yang memakai sampul atau amplop.
(4) Nota atau memo dipergunakan untu surat-menyurat intern kantor yang diadakan oleh pejabat kantor yang bersangkutan.
(5) Telegram adalah surat yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam waktu singkat.
(6)Telex adalah surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.
d). Menurut banyak sasaran yang hendak dicapai, surat terbagi atas tiga surat, yaitu: (1) Surat biasa adalah surat yang dikirim kepada seseorang, pejabat, ataupun satu
organisasi.
(2) Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.
(3) Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang, pejabat dan lain-lain yang nama-namanya sulit dituliskan satu persatu..
e). Berdasarkan jaminan keamanan aslinya, dikenal empat macam surat, yaitu:
(1) Surat sangat rahasia adalah surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan mengancam keamanan Negara.
(2) Surat rahasia adalah surat yang apabila isinya diketahui oleh yang tidak berhak maka akan menimbulkan masalah.
(3) Surat konfidensial (terbatas) adalah yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan terbatas dalam suatu organisasi.
(4) Surat Biasa adalah surat yang dikirim kepada seseorang, pejabat, ataupun satu organisasi.
f). Menurut urgensi penyelesaiannya,surat terbagi atas: surat kilat, surat khusus, surat amat segera, dan surat biasa.
d. Kriteria Surat yang Baik
Untuk menghindari adanya kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat, maka dalam penyusunan surat perlu diperhatikan kriteria-kriteria dalam penulisan surat. Menurut Afra (2008: 6-8),dikatakan surat yang baik jika memenuhi kriteria sebagai berikut.
a).Pemilihan bentuk surat
Surat hendaknya ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan bentuk surat dalam ilmu korespondensi.
b). Cara penulisan bagian-bagian surat
Penulisan surat sangat perlu memperhatikan peletakan bagian-bagian surat dan cara penulisan secara benar. Peletakan dan cara penulisan bagian-bagian surat mulai dari kepala surat sampai dengan tembusan sebaiknya memperhatikan kaidah-kaidah dalam ilmu korespondensi.
c). Bahasa Surat
Beberapa unsur bahasa yang perlu diperhatikan yaitu Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan, pembuatan kalimat dan alinea yang efektif sehingga menghasilkan kalimat surat yang jelas, dan ada kepaduan antara kalimat dalam satu alinea maupun kepaduan alinea dalam satu surat.
d). Penampilan Surat
Berkenaan pengetikan, kerapian, dan keindahan surat. Dalam pengetikan surat tidak ada kesalahan yang berarti, lay out surat yang indah, kebersihan surat perlu diperhatikan dalam membuat surat.
e). Efektivitas dan efisiensi surat
Efektivitas surat berkenaan dengan pertanyaan apakah informasi yang disampaikan melalui surat dapat diterima secara benar sesuai maksud pengirim surat sedangkan efisiensi surat berkenaan dengan pertanyaan apakah tanpa mengurangi maksud, surat tampil secara singkat, tidak terlalu panjang, kalimat tidak bertele-tele.
e. Bagian-bagian Surat
Surat tersusun dari bagian-bagian yang setiap bagian surat tersebut memiliki fungsi dan cara penulisan sendiri-sendiri. Sedangkan cara meletakkan bagian-bagian surat tersebut tergantung pada bentuk surat yang dipilih. Menurut Afra (2008:28-29), bagian-bagian surat yang lengkap terdiri dari:
1. Kepala Surat 8. Penutup
2. Nomor Surat 9. Nama Organisasi
3. Tanggal Surat 10. Tanda tangan & Nama terang 4. Alamat Tujuan 11. Jabatan Penandatangan Surat
5. Hal Surat 12. Lampiran
6. Salam Pembuka 13. Tembusan Surat
7. Isi Surat 14. Inisial
a. Alinea Pembuka b. Alinea Inti c. Alinea Penutup 2.2.3 Surat Dinas
2.2.3.1Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah alat untuk menyampaikan maksud secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain yang berhubungan dengan kedinasan (Sabariyanto, 1998:37). Pembuat surat dinas dapat berupa instansi pemerintahan ataupun swasta atau juga perorangan. Surat dinas sama dengan surat resmi (Sabariyanto, 1998: 37). Surat dinas dikeluarkan oleh suatu badan atau lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakili, dan surat yang menyangkut masalah kedinasan. (Martono, 1990:22)
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain
yang berisikan tentang masalah kedinasan dan kepemerintahan yang ditulis oleh instansi pemerintahan dan ditujukan kepada instansi lain, perorangan, dan organisasi tertentu dan ditulis menggunakan bahasa ragam resmi.